Accélérez vos encaissements grâce à des processus flexibles de distribution et de vente au détail, de la proposition à l'encaissement
Chaque distributeur en gros et chaque entreprise de vente au détail dispose d’un processus « de l’offre à l’encaissement » légèrement différent. Certaines entreprises axées sur les stocks prévoient la demande, commandent pour constituer leurs stocks et traitent les commandes à partir de ces derniers. Parallèlement, d’autres organisations investissent massivement dans le marketing et les ventes, en confiant la gestion des stocks à des tiers et en externalisant le traitement des commandes via le « drop shipping ». La gestion des articles est essentielle dans les environnements où les familles de produits comptent des centaines, voire des milliers d’articles dont les caractéristiques ne varient que très légèrement. La traçabilité par lot et par numéro de série, ainsi que la constitution de kits avec démontage, sont cruciales pour de nombreuses entreprises.
Acumatica offre la flexibilité nécessaire pour prendre en charge de nombreux processus « de l'offre à l'encaissement » grâce à des applications performantes permettant de gérer les prospects, les stocks, les achats, la préparation des commandes, l'emballage, les expéditions et la comptabilité. Les ventes omnicanales sont prises en charge, qu'il s'agisse de ventes en magasin, de commandes passées sur une boutique en ligne ou de transactions en point de vente. Des applications étendues prennent en charge le processus « de l'offre à l'encaissement » avec la gestion des rendez-vous de service sur site pour l'installation et la réparation, ainsi que la comptabilité de projet pour les services professionnels incluant des biens distribués.
Ce guide pratique explique comment Acumatica prend en charge les processus « quote-to-cash » (de l'offre à l'encaissement), qu'ils soient simples ou complexes, pour les entreprises qui vendent, installent et assurent la maintenance de produits distribués.
Le processus « de l'offre à l'encaissement » comprend trois phases et 14 étapes distinctes, allant de la définition des articles et de la génération de prospects jusqu'au reporting et aux activités connexes.
Phase 1 : Préparation et vente
La plupart des ventes commencent bien avant l'établissement du devis. Configurez des articles en stock pour les produits et des articles hors stock pour les services. Tirez parti de l’automatisation marketing intégrée pour générer des prospects. Gérez le cycle de vente grâce à l’attribution des prospects et aux activités liées aux opportunités. Créez et gérez des familles de produits à l’aide d’articles matriciels, puis envoyez des devis aux clients pour validation électronique. Convertissez les devis en commandes client et gérez les détails des commandes afin d’assurer un transfert fluide vers l’entrepôt, les livraisons directes par les fournisseurs ou les prestataires tiers chargés de l’exécution des commandes.
Étape 1 : Définition de l'élément
Les distributeurs en gros et les entreprises de vente au détail gèrent les stocks et les articles hors stock utilisés dans le cadre des ventes, des projets et des services. Les codes de report garantissent une comptabilisation précise du chiffre d'affaires lié aux ventes de services, d'assistance et d'autres articles hors stock. Créez des articles uniques à l'aide de « Matrix Items » en utilisant des attributs tels que la longueur, la largeur, le style, la couleur, etc. Les articles de contrat sont configurés comme des articles hors stock afin de définir des services assortis de politiques de tarification et de fourniture pour l’article hors stock initial vendu, ainsi que pour différents articles hors stock en cas de renouvellement.
Articles en stock
Il existe six façons de créer des articles en stock dans Acumatica.
- Importer des articles à partir des fichiers des fournisseurs
- Création manuelle d'un article
- Copier des éléments à partir d'éléments similaires
- Créer des éléments à partir de modèles
- Convertir les articles issus des demandes d'achat
- Créer des éléments à l'aide d'attributs avec des éléments de matrice
Articles hors inventaire
Gérer les articles hors inventaire tels que :
- Services professionnels et services sur le terrain
- Documentation produit
- Téléchargements numériques
- Frais facturables
- Contrats d'assistance
- Autres articles non répertoriés
« Les commerciaux n’avaient jamais été autorisés à accéder à notre système ERP, mais ils peuvent désormais s’y connecter à tout moment. Ils peuvent consulter les données dans les limites des droits qui leur ont été accordés. Ils peuvent voir quels clients ont passé commande par le passé et générer des rapports. Grâce à l’accès au CRM, ils peuvent consulter les notes et les activités saisies par l’équipe du service client. La communication entre nos commerciaux et l’équipe interne s’est améliorée, ce qui n’était pas le cas auparavant. »
Étape 2 : Génération de prospects
Ensuite, le service marketing élabore des listes de prospection et met en œuvre des campagnes visant à générer des prospects. Les opportunités sont attribuées aux commerciaux en fonction de la gamme de produits, du territoire de vente ou d’autres critères définis par l’utilisateur. Il est possible de planifier des activités et d’enregistrer les tâches terminées, accompagnées de notes, pour chaque opportunité. Les prospects non qualifiés peuvent être renvoyés au service marketing pour des actions supplémentaires. Le marketing intégré soutient les activités essentielles de marketing entrant pour les entreprises axées sur le commerce, grâce à des actions de marketing sur les réseaux sociaux, de blogging et d’optimisation pour les moteurs de recherche.
de gestion des prospects
Les activités marketing génèrent des prospects commerciaux à partir d'événements, d'e-mails, du trafic entrant sur le site web, de salons professionnels, du télémarketing, des appels à froid, des recommandations et d'autres initiatives. Importez et gérez des listes marketing pour les e-mails, le publipostage, le télémarketing et différents types de campagnes. Créez et mettez en œuvre des activités marketing à l'aide de tâches et d'événements afin de générer des opportunités qualifiées pour les ventes, les projets et les services, et ainsi développer votre entreprise. Exploitez les données commerciales pour améliorer vos plans de campagne.
Gestion des opportunités
Les prospects qualifiés sont transformés en nouvelles opportunités commerciales par l'équipe commerciale. Configurez les processus de vente, planifiez des tâches, ajoutez des notes et joignez des documents pour gérer efficacement chaque opportunité. Les opportunités permettent aux commerciaux de gérer les devis et les commandes client, ainsi que de créer des ordres de service pour les lignes de commande associées à ces opportunités. Suivez votre pipeline à l'aide d'indicateurs clés de performance et de workflows intégrés pour faire progresser les opportunités tout au long du cycle de vente.
« Comme nous ne savions pas que nous avions déjà des articles dans un autre entrepôt, nous achetions des choses dont nous n’avions pas besoin et nous nous retrouvions avec des stocks excédentaires… Nous avons vraiment éliminé l’intervention humaine dans des processus tels que la tarification spéciale et nous nous sommes appuyés sur le système Acumatica, ce qui s’est avéré très payant. Ça m’a vraiment facilité la vie. »
Étape 3 : Activités préalables à l'établissement du devis
Les distributeurs en gros établissent souvent des devis pour des produits standard disponibles en stock. À l’inverse, d’autres peuvent proposer des devis pour des kits personnalisés, de nouveaux articles issus des catalogues de fournisseurs qu’ils n’ont jamais vendus auparavant, ou encore des articles non stockés, tels que des services. Les entreprises de commerce interentreprises (B2B) utilisent des boutiques en ligne pour recueillir des informations afin de préparer des devis clients pour des articles, des projets ou des services complexes. Les entreprises de commerce qui vendent principalement aux consommateurs disposent de processus « de l’offre à l’encaissement » simples, car la plupart des produits sont en stock ou facilement disponibles pour une livraison directe par les fournisseurs. Les ventes sont généralement réglées au moment de l’achat, ce qui élimine la nécessité de facturer et de recouvrer les paiements. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des activités que les distributeurs et les entreprises de vente au détail peuvent être amenés à réaliser avant d’établir le devis client.
Gestion des demandes d’achat
Certains processus de gestion « de l’offre à l’encaissement » impliquent la création de nouveaux articles en stock, indispensables à l’élaboration des tarifs pour les devis clients. Les demandes de nouveaux articles ou services sont créées dans l’application « Demande d’achat ». Ces demandes sont envoyées par voie électronique aux fournisseurs afin de solliciter des offres, avec soumission des devis par les fournisseurs et des processus configurables pour les validations internes des bons de commande. L'offre du fournisseur retenu est convertie en fiche de nouvel article ou d'article hors stock lorsque la demande d'achat est approuvée et que le client valide officiellement le devis commercial.
de la constitution de kits de stock
De nombreux distributeurs et entreprises commerciales constituent des kits de stock en assemblant des composants pour former des articles uniques. Ces kits sont parfois pré-assemblés et stockés en vue de répondre à de futures commandes. Ils peuvent également être constitués à la commande, au fur et à mesure que les commandes parviennent à l’entreprise. Le démontage des kits en leurs composants est courant lorsqu'un client a besoin d'une pièce en rupture de stock mais disponible dans un kit en stock. Le démontage peut entraîner la destruction de composants du kit, qui doivent être pris en compte dans le cadre du processus de démontage.
« Acumatica a déjà fait ses preuves pour répondre à nos besoins futurs grâce à une intégration fluide et simple à notre système de commerce électronique, et nous sommes convaincus qu’elle continuera à le faire pendant de nombreuses années. Je recommanderais Acumatica à tout distributeur en pleine croissance à la recherche d’un excellent système. »
Étape 4 : Établissement du devis
Acumatica a défini des workflows pour les processus métier et opérationnels quotidiens. Ces processus peuvent être personnalisés pour répondre aux exigences spécifiques d’une entreprise ou d’un secteur d’activité. Par exemple, certains distributeurs établissent des devis pour la vente de produits, tandis que d’autres proposent des devis pour des projets de plus grande envergure, des interventions sur site ou des contrats de maintenance. Les devis commerciaux sont convertis en commandes client, tandis que les devis de services sont convertis en rendez-vous de service. Les devis de projet approuvés définissent le projet et les tâches associées. Les devis contractuels sont facilement convertis en nouveaux contrats ou en renouvellements de contrats.
Devis de vente
Créez des devis à partir de la saisie des commandes client pour les types de commande « devis » ou à partir des opportunités du CRM. Copiez des devis à partir de devis ou de commandes client antérieurs et envoyez-les par e-mail aux clients directement depuis l'application.
Acumatica propose une tarification flexible, comprenant des remises sur quantité et sur volume, exprimées en pourcentage ou en montant. Vous pouvez définir plusieurs règles et séquences de remises, ou laisser le système appliquer automatiquement la meilleure combinaison de remises pour des articles individuels, des groupes d'articles et des documents.
Définissez des règles et des politiques relatives aux dérogations tarifaires par entrepôt, quantité vendue ou unité de mesure. Définissez des processus de validation des remises pour les devis ou les commandes nécessitant l'accord d'un responsable. Les responsables et les dirigeants en déplacement peuvent examiner et approuver les demandes de remise depuis leurs appareils mobiles.
Devis de projet
Les distributeurs qui proposent des services professionnels établissent des devis pour les projets de leurs clients. Des modèles de projet permettent de rationaliser le processus de devis. Les devis comprennent des estimations, des tâches, des détails de facturation et des informations fiscales permettant de calculer les coûts du projet, le chiffre d'affaires prévu et la marge brute. Les devis peuvent être facilement convertis en projets grâce à des options permettant de renseigner les taux horaires, d'activer des tâches, d'ajouter des notes et des fichiers, et de relier des activités.
Devis de services
Les devis relatifs à des interventions ponctuelles de dépannage ou à des contrats de service à long terme sont créés dans Acumatica, puis convertis en commandes client, en rendez-vous et en contrats.
Devis d'assistance
Créez des devis pour des interventions d'assistance ponctuelles ou des contrats d'assistance à long terme en tant que types de devis à partir de la saisie des commandes client ou des opportunités CRM. Convertissez rapidement les devis en commandes client et en contrats d'assistance.
Signatures électroniques avec DocuSign
Acumatica s'intègre parfaitement à DocuSign pour automatiser les validations des devis et des commandes client. L'intégration DocuSign fournit un tableau de bord affichant les documents finalisés et en attente. Lorsque le client valide le devis, la copie signée est synchronisée dans Acumatica et jointe à la fiche du devis. Personnalisez le workflow du système pour faire passer le type d'enregistrement de « devis » à « commande client », avec une notification adressée au responsable commercial.
Devis dans le commerce B2B
Les commerciaux internes peuvent ajouter des articles au panier et partager le lien avec les clients pour établir des devis. Des applications de devis pour les places de marché, telles que Quote Ninja, s'intègrent à BigCommerce. Ces applications s'intègrent facilement à Acumatica grâce à des intégrations « no-code » et « low-code » via des API ouvertes.
“The nice part about having a system like this is we can all follow along: if someone’s not in on a certain day, anyone can pick up where the other person left off; you can track orders whether you wrote the order or not.”
Étape 5 : Création d'une commande client
Convertissez les prospects en comptes clients lorsque des commandes client sont générées à partir d’opportunités. Un workflow avertit le service comptable afin qu’il finalise la configuration du compte : vérification de solvabilité, conditions de crédit définies, limites de crédit, lieux d’expédition, interlocuteurs du service comptabilité fournisseurs, etc. Des informations supplémentaires, telles que la taxe sur les ventes et les barèmes de commission, peuvent être ajoutées ou modifiées pour finaliser la commande client. Réservez les stocks nécessaires afin de garantir la disponibilité des produits pour l’exécution des commandes client.
Les distributeurs et les commerces de détail disposant d'entrepôts de petite taille et de processus simples peuvent contourner l'étape de préparation des commandes pour générer directement des expéditions à partir de la saisie des commandes client, à condition de disposer d'un stock suffisant pour honorer la commande. Les devis de projet peuvent être convertis en projets, et les devis de service en ordres de service, directement à partir de la saisie des commandes client. Générez des commandes client à partir de transactions en point de vente, de commandes passées sur la boutique en ligne, d'importations de fichiers ou de transactions d'échange de données informatisé (EDI) via des applications connectées.
« Nous enregistrons également un volume de ventes assez important, ce qui se traduit par de nombreuses transactions. De par notre mode de fonctionnement, nous concluons parfois des contrats très importants, ce qui explique que nos bons de commande comportent un grand nombre de produits… Chaque fois que des stocks sont déplacés, le transfert est consigné, ce qui nous permet d’exercer un contrôle plus rigoureux sur la localisation des produits et les quantités dont nous disposons, ce qui a contribué à réduire les pertes et à améliorer le contrôle qualité… Comme nous pouvons vendre en temps réel, nous pouvons fonctionner avec des marges de sécurité réduites et écouler nos stocks sans accumuler de surstock. »
Phase 2 : Approvisionnement et exécution des commandes
Dans de nombreux secteurs de la distribution et du commerce, la planification des stocks commence avant même la vente. Les entreprises achètent des marchandises afin de maintenir des niveaux de stock suffisants et d’éviter les ruptures d’approvisionnement. Les bons de commande et le réapprovisionnement des stocks permettent d’équilibrer l’offre et la demande, garantissant ainsi un stock suffisant tout en évitant les surstocks, qui augmentent les coûts de stockage et le risque d’obsolescence des produits. Les grossistes disposant de plusieurs sites ou les centres de distribution de type « hub-and-spoke » définissent des règles de réapprovisionnement afin de générer des transferts destinés à réapprovisionner les entrepôts lorsque les niveaux de stock tombent en dessous des seuils de sécurité. De plus, certaines entreprises concluent des contrats à long terme avec leurs fournisseurs en utilisant des bons de commande-cadres pour contrôler leurs achats, avec des appels de commande périodiques envoyés au fournisseur.
Étape 1 : Planification des stocks
Une planification efficace des stocks est essentielle pour rationaliser les processus métier, de la proposition à l'encaissement. La planification des stocks englobe de nombreux aspects interdépendants, notamment l’aménagement de l’entrepôt afin d’optimiser l’emplacement des articles à fort volume et de prévoir des zones de préparation pour la préparation des commandes et l’emballage. Les paramètres de gestion des stocks (niveaux de stock minimum ou maximum, quantité économique de commande (EOQ), stock de sécurité, délais de livraison des fournisseurs, quantités commandées et multiples de commande, entre autres) régissent les achats dans l’ensemble des sites de stockage. Les transferts entre entrepôts nécessitent la définition d’entrepôts sources afin de déclencher des ordres de transfert entre sites lorsque le stock passe en dessous des niveaux de stock de sécurité dans certains entrepôts.
La prévision de la demande est un autre élément essentiel de la planification des stocks. Certains distributeurs et commerces de détail établissent manuellement des prévisions pour leurs articles afin d’orienter leurs processus de planification opérationnelle. D’autres entreprises s’appuient sur des données historiques et des modèles statistiques avancés pour prévoir la demande future. Acumatica propose plusieurs méthodes de gestion des prévisions de demande, ainsi que des options supplémentaires via des applications connectées disponibles sur la marketplace.
Étape 2 : Achat
La gestion des bons de commande Acumatica permet de réduire les coûts et d'améliorer les relations avec les fournisseurs grâce à l'automatisation et à la centralisation des processus d'achat à l'échelle mondiale. Rationalisez les processus d'approvisionnement afin de garantir un approvisionnement régulier en matériaux tout en appliquant les contrôles relatifs aux politiques et aux processus. Créez des bons de commande manuellement ou rationalisez vos achats à l'aide de rapports de réapprovisionnement, de la création de bons de commande depuis l'application de gestion des demandes d'achat, ou encore en générant des ordres de livraison à partir de contrats-cadres prédéfinis.
Processus flexibles de préparation des commandes, d'emballage et d'expédition
Acumatica prend en charge aussi bien les processus d'entrepôt simples, pour les opérations de préparation de commandes, d'emballage et d'expédition en une seule étape, que les processus avancés de traitement des commandes, avec préparation par vagues et par lots à l'aide de chariots dotés de zones de transit pour l'emballage et la préparation de l'expédition.
Étape 3 : La cueillette
La première étape du processus est la préparation des commandes. Celle-ci peut être effectuée manuellement ou de manière automatisée, à l'aide de méthodes avancées de préparation par vagues ou par lots, avec ou sans chariots. Adaptez les fiches de préparation afin d'y inclure les informations dont votre équipe d'entrepôt a besoin pour améliorer la précision de la préparation. Les fiches de préparation peuvent être triées par employé et par emplacement de stockage, que ce soit pour les méthodes de préparation classiques, par vagues ou par lots. La lecture des codes-barres permet de vérifier que les articles sélectionnés sont corrects, et les numéros de série ou de lot sont enregistrés.
Étape 4 : Emballage
Les entrepôts de petite et moyenne taille peuvent emballer les produits dans le cadre du processus de préparation des commandes. Les grands distributeurs peuvent, quant à eux, traiter le processus d’emballage séparément. Enregistrez les dimensions et les spécifications des colis dans Acumatica et imprimez des bordereaux d’expédition à joindre aux envois. L’utilisation de codes-barres accélère et valide la saisie des données en identifiant chaque article emballé pour l’expédition. Acumatica prend en charge les définitions d’emballage personnalisées et les conversions d’unités de mesure, offrant ainsi une grande flexibilité aux distributeurs en gros et aux entreprises commerciales.
Étape 5 : Expédition
La dernière étape du processus de traitement des commandes est l'expédition. L'expédition est préparée au sein d'Acumatica grâce à l'intégration des transporteurs via des applications d'expédition connectées, afin de transmettre les ordres d'expédition et les documents d'expédition associés, tels que les connaissements, les bordereaux d'expédition et d'autres informations relatives à l'expédition. Comparez les options d’expédition afin d’identifier les solutions les moins coûteuses ou les délais de livraison les plus courts, en fonction des besoins des clients et des politiques d’expédition internes. Utilisez les données d’intégration et les dimensions d’emballage enregistrées dans Acumatica pour calculer les frais d’expédition. Les applications connectées prennent en charge les envois de petits colis, les chargements partiels (LTL) et les chargements complets.
Phase 3 : Rendre compte et analyser
Le service comptable intervient à différentes étapes du processus « de l’offre à l’encaissement » pour la facturation, les paiements aux fournisseurs et les activités connexes. Les factures sont généralement envoyées après l’expédition de la commande. Cependant, certaines entreprises émettent plusieurs factures pour les commandes importantes ou les ventes comprenant des prestations sur site, des contrats ou des projets à tâches multiples. Les factures fournisseurs sont reçues, enregistrées et réglées. Les factures en souffrance font l’objet d’un suivi de recouvrement par le biais d’appels téléphoniques et d’e-mails. Des activités et des rapports supplémentaires viennent compléter le processus, notamment en ce qui concerne les commissions sur les ventes et les analyses détaillées. Il existe de nombreuses autres applications et processus connexes, indispensables à la perfection du processus «de l’offre à l’encaissement», qui ne doivent pas être négligés.
Étape 1 : Comptabilité
Chaque opération liée aux stocks, aux ventes et aux achats est enregistrée dans le grand livre général à des fins de reporting financier et d'analyse. Le service comptable veille à ce que les factures soient envoyées, que les encaissements soient effectués et que les fournisseurs soient payés dans les délais. Les distributeurs en gros et les commerces de détail ont d'autres exigences comptables spécifiques concernant la paie des salariés, les flux bancaires, la gestion des dépenses, la comptabilité de projet, la facturation des contrats, la comptabilité inter-sociétés, les produits différés et récurrents, la gestion multidevises, etc.
des paiements fournisseurs
Réduisez le temps consacré au traitement des paiements fournisseurs grâce à une meilleure précision des données. Synchronisez automatiquement les factures fournisseurs relatives aux produits et services à partir d’e-mails ou via des transactions EDI. L’intelligence artificielle associée à l’apprentissage automatique identifie automatiquement le fournisseur, les articles, les prix, les conditions de paiement et d’autres détails des factures fournisseurs. Gérez les factures récurrentes en définissant des paramètres par défaut pour la fréquence et les délais. Rationalisez les remboursements fournisseurs et les documents fiscaux 1099. Payez vos fournisseurs en ligne, par carte bancaire ou via ACH. L’automatisation rationalise le processus de traitement des pièces comptables, garantissant un paiement rapide à vos meilleurs fournisseurs avec un minimum d’efforts. Envoyez des rapports et des documents par e-mail à vos fournisseurs directement depuis le système ERP.
de facturation client
Générez automatiquement des factures à partir des expéditions clients. Les distributeurs axés sur les projets génèrent des factures à partir des projets pour les travaux achevés. Des factures sont générées pour les interventions de service ou les contrats de service client récurrents. Créez des factures pour les contrats de service et d’assistance. Acumatica prend en charge les produits différés et récurrents conformément aux normes ASC 606 et IFRS 15. Gérez la taxe sur les ventes et plusieurs devises pour répondre aux exigences comptables internationales et aux besoins des clients. Facturez des frais de retard et gérez les obligations en matière de taxe sur les ventes. Les entreprises de commerce B2B qui vendent à crédit effectuent l’intégralité du processus comptable au sein d’Acumatica pour la facturation et le traitement des paiements.
« Acumatica nous a permis de devenir une entreprise plus performante sur le plan numérique. Des ventes aux opérations, de l'administration aux cadres dirigeants, Acumatica nous offre une vision claire des données, ce qui nous permet de prendre les bonnes décisions pour développer notre activité de manière efficace. »
Étape 2 : Espèces
Acumatica propose des outils destinés à aider les entreprises à être payées plus rapidement. Tout commence par des factures précises et claires. Des cycles de facturation flexibles et l'automatisation garantissent que les clients reçoivent leurs factures dans les meilleurs délais.
Gérez les activités de crédit et de recouvrement grâce à des tâches intégrées, des tableaux de bord et des rapports sur la trésorerie, des modèles de lettres de relance et une intégration native à la messagerie électronique. Le recouvrement proactif et l'accès aux informations dans l'ensemble de la solution Acumatica permettent aux professionnels de la comptabilité de réduire le délai moyen de recouvrement (DSO) avec un minimum d'efforts.
Les applications intégrées permettent aux clients d'effectuer des paiements par carte bancaire en ligne en toute sécurité. Les paiements peuvent également être effectués par virement bancaire (EFT) ou par chèque papier. Les flux bancaires automatisés synchronisent les transactions provenant de votre banque ou de vos établissements de crédit.
Étape 3 : Rapports et analyse
Il est impossible d'optimiser le processus « de l'offre à l'encaissement » sans disposer d'informations précises en temps réel. Les tableaux de bord Acumatica, les requêtes génériques, les rapports financiers, les alertes et notifications, ainsi que les outils de veille stratégique vous permettent de vous assurer que votre processus se déroule comme prévu, grâce à des notifications en cas d'écarts par rapport à la norme.
du grand livre
Le grand livre (GL) constitue le référentiel central de vos informations financières, notamment le plan comptable, les exercices comptables, les livres comptables et les imputations. Le grand livre étant entièrement intégré à l'ensemble du système Acumatica, vous pouvez saisir des écritures dans d'autres modules, tels que la gestion des stocks, les achats et les ventes, puis les enregistrer dans le grand livre. Regroupez les données de plusieurs entités pour établir des rapports et des analyses consolidés, gérer différentes devises ou différentes structures comptables.
Rapports financiers
Créez différentes vues des données ou des dimensions à l'aide des sous-comptes Acumatica. Un nombre illimité de dimensions de reporting est disponible pour segmenter les rapports financiers par produit, service ou tout autre segment défini par l'utilisateur. Affichez des données consolidées et synthétisées sous forme de vues mensuelles, annuelles et trimestrielles.
Tableaux de bord
Les tableaux de bord ERP constituent un moyen pratique d'afficher les données essentielles pour gérer votre entreprise par exception. Ils vous permettent de prendre en main les informations financières, opérationnelles et organisationnelles en temps réel, et d'analyser les tendances ainsi que les indicateurs clés de performance par fonction. Les tableaux de bord Acumatica offrent une grande flexibilité grâce à des visualisations claires de données complexes sous forme de graphiques et de tableaux, avec des fonctions d'exploration permettant d'accéder aux transactions sources.
en intelligence d'affaires
Acumatica s'appuie sur de puissants outils d'intelligence d'affaires, tels que Microsoft Power BI, pour vous aider à regrouper vos données provenant de multiples sources, à en extraire des informations exploitables pour la prise de décision stratégique et tactique, et à les présenter visuellement aux parties prenantes. L'intelligence d'affaires vous permet de donner du sens à toutes les données brutes issues de votre système, par exemple en identifiant vos produits et vos zones de vente les plus rentables, en repérant les maillons faibles de votre chaîne d'approvisionnement ou en évaluant les performances de vos fournisseurs.
Rapports opérationnels
Acumatica assure le suivi des transactions au sein des différentes entités de l'entreprise, notamment les ventes, les stocks, les achats, les projets et les services. Le module de reporting exploite les données brutes et les présente sous forme de rapports contenant des informations exploitables permettant de prendre des décisions éclairées. Créez des rapports élégants sans aucune expérience en programmation grâce au gestionnaire de rapports analytiques natif et modifiez facilement des centaines de rapports existants.
Alertes et notifications
Automatisez les notifications par SMS ou par e-mail en cas de niveau de stock insuffisant, de retards de commande, de commandes importantes, de stocks dont la date de péremption approche, de non-respect des engagements de paiement par les clients et d’autres scénarios, afin de maîtriser l’ensemble du processus, de la proposition à l’encaissement. Gérez votre activité en vous concentrant sur les exceptions grâce à des informations en temps réel qui vous permettront de stimuler la croissance et la rentabilité.
Requêtes génériques
Les requêtes génériques permettent d'extraire les données spécifiques dont vous avez besoin et de les transmettre aux fonctions de reporting à des fins d'analyse. L'éditeur de requêtes génériques est un outil de reporting qui accède à toutes les données d'Acumatica, y compris celles stockées dans des champs personnalisés ou les données externes synchronisées dans la base de données. Exportez les données vers Excel ou formatez-les pour OData afin de les rendre accessibles dans un format ouvert et de les analyser à l'aide d'outils de business intelligence tels que Microsoft Power BI. Les requêtes génériques ne nécessitent aucune connaissance préalable en programmation. Sélectionnez les données dont vous avez besoin à l’aide d’assistants qui vous guident tout au long du processus. Les requêtes génériques peuvent être réutilisées et modifiées à des fins diverses.
Commissions sur les ventes
Calculez les commissions avec un système de répartition entre plusieurs commerciaux. Associez les commissions à des lignes de commande spécifiques et versez les commissions aux employés dès l'émission ou le paiement de la facture. Calculez les commissions mensuellement, trimestriellement ou annuellement.
Étape 4 : Processus connexes
Il est impossible d’optimiser le processus « de l’offre à l’encaissement » si vous ne disposez pas d’un système d’entreprise complet prenant en charge toutes les activités de ce processus. Acumatica est un progiciel de gestion intégré (ERP) complet et moderne, doté d’applications permettant de gérer l’ensemble de votre entreprise. Donnez à vos collaborateurs les moyens d’agir grâce à des informations adaptées à leur rôle, à la saisie mobile des heures et des notes de frais, ainsi qu’à un traitement natif de la paie. La gestion intégrée des documents, la gestion des tâches et l’accès à toutes les fonctions métier sont disponibles sur les appareils mobiles, à tout moment et en tout lieu.
Bénéficiez d'une visibilité totale sur vos immobilisations et le calcul de leur amortissement. Ajoutez des immobilisations (matériel de bureau et d'entrepôt) directement à partir des achats comptabilisés en comptabilité fournisseurs, importez-les depuis un fichier ou ajoutez-les une par une. Choisissez parmi des plans d'amortissement prédéfinis ou créez vos propres plans pour une comptabilité et un reporting précis.
Gérez la production grâce à une suite connectée d'applications de gestion de la fabrication, comprenant la production, la planification, la planification des besoins en matériaux, l'ingénierie, l'établissement des devis, la configuration des produits et la collecte de données en atelier. Dépassez les attentes de vos clients grâce à des fonctionnalités omnicanales adaptables. Gérez les retours pour crédit, les autorisations de retour de marchandise (RMA) formalisées ou les retours en vue d'un échange.
Les applications de la place de marché offrent des fonctionnalités supplémentaires pour l'automatisation avancée des entrepôts, la tarification, la gestion de la qualité, le transport et la logistique, l'échange de données informatisé (EDI), l'optimisation des stocks, la prévision de la demande, le suivi des conteneurs, les applications spécifiques à certains secteurs d'activité, l'intégration des services d'expédition et des transporteurs, la location, et bien plus encore.
« Acumatica nous a permis de gagner du temps et de réaliser des économies en traitant plus de 4 500 commandes par jour. Grâce à sa solution basée sur le cloud, Acumatica est en mesure de s’adapter à nos taux de croissance à deux et trois chiffres… L’automatisation mise en place avec Acumatica nous a permis de réaffecter du personnel, auparavant chargé de la gestion courante des données, à des missions liées à notre croissance. »
Optimisez les processus « de l'offre à l'encaissement » pour la distribution et le commerce de détail grâce à l'ERP cloud Acumatica
Les distributeurs et les enseignes de vente au détail optimisent leur processus « de l'offre à l'encaissement » et sont payés plus rapidement grâce à une solution ERP complète et moderne telle qu'Acumatica. Gérez chaque étape de manière efficace tout en bénéficiant de la flexibilité nécessaire pour adapter le système à votre mode de fonctionnement.
Simplifiez la création d'articles, qu'ils soient en stock ou hors stock. Tirez parti de l'intégration native des expéditions, des fonctionnalités avancées de préparation des commandes par vagues et par lots, ainsi que de la gestion intégrée des codes-barres pour optimiser les opérations d'entrepôt. Le CRM intégré d'Acumatica comprend des fonctionnalités d'automatisation du marketing pour la génération de prospects, avec des processus de vente configurables et des automatisations permettant de gérer les cycles de vente complexes des produits.
Constituer des stocks de réserve afin de garantir la disponibilité des produits pour les commandes des clients. Harmoniser les stocks avec les prévisions de demande afin d'améliorer la rotation des stocks tout en réduisant les coûts de stockage. Rationaliser les opérations en tenant compte des activités comptables associées, des commissions sur les ventes, des modifications techniques, de la sous-traitance, des traitements externes, etc.
Avec Acumatica, vous disposez d'une application de gestion d'entreprise complète et connectée, dotée d'outils puissants pour analyser les données en temps réel. Gérez votre entreprise par exception grâce à des tableaux de bord adaptés à chaque rôle, des rapports et des requêtes en temps réel, ainsi que des analyses métier connectées.
Acumatica est une solution ERP cloud évolutive, reposant sur une plateforme modulaire et adaptable dotée d'API ouvertes permettant une intégration rapide avec des systèmes externes, afin d'aider les entreprises à prospérer dans la nouvelle économie numérique.
Acumatica est conçue pour les distributeurs et les commerces de détail de taille moyenne qui sont confrontés à des systèmes disparates et cloisonnés. Elle propose des solutions complètes de gestion d'entreprise accessibles dans le cloud via un navigateur Web standard ou une application mobile.
« Nous avons procédé aux changements nécessaires et mis en place le prélèvement automatique pour la quasi-totalité de nos clients, le tout étant géré via Acumatica. Cela a eu un impact très positif sur notre trésorerie et fonctionne très bien pour nous. C’était un sujet qui nous posait problème avant le confinement. Mais là encore, Acumatica nous a aidés à surmonter cette situation. »
