Modernisez votre clôture de fin de mois

Vue d'ensemble

Les symptômes

Symptôme n° 1

Travail manuel et saisie en double des données

Les entreprises qui s'appuient sur des systèmes supplémentaires non connectés entre eux (tels que les systèmes de point de vente, de gestion de la relation client, de commerce électronique, de production, de gestion des cultures, de gestion du temps et de la facturation, ainsi que de gestion de la paie) doivent intégrer les informations essentielles provenant de chacun d'entre eux dans leur système comptable. Cela nécessite souvent de ressaisir les informations récapitulatives dans l'application comptable, puis de procéder à d'interminables rapprochements pour s'assurer que les deux systèmes concordent.

Personne ne sait quel est le niveau réel des stocks avant l’inventaire de fin de mois. À cela s’ajoutent les tableurs nécessaires pour suivre les rapprochements et le volume d’écritures comptables requises pour corriger les erreurs commises lors du transfert des données. Il s’agit là d’un gaspillage de temps et d’efforts qui ne contribue en rien à améliorer l’expérience client ni à augmenter le résultat net. Dans la terminologie du Kaizen (système de production allégée de Toyota), cet effort est appelé « Muda », c'est-à-dire le gaspillage, l'un des trois problèmes à l'origine de l'inefficacité de la chaîne d'approvisionnement.

Symptôme n° 2

Retard dans la publication des informations financières

Combien de temps après la fin du mois les états financiers de l'entreprise sont-ils établis ? Avec des systèmes cloisonnés et des saisies manuelles, il est impossible d'avoir une vision précise des résultats financiers de l'entreprise tant que la clôture mensuelle n'est pas terminée ; les équipes sont donc contraintes de créer leurs propres tableurs simplement pour suivre leurs résultats au cours du mois.

Avec cette approche, une fois le mois clôturé, personne ne comprend pourquoi ses chiffres ne correspondent pas à ceux de la comptabilité, ce qui entraîne un cycle de rapprochement entre le comptable et les responsables de service, ainsi qu’une frustration de part et d’autre. Une fois de plus, l’organisation est incapable de prendre des décisions en temps opportun, et tout le monde se retrouve contraint de faire de longues heures pour accomplir des tâches à faible valeur ajoutée.

Symptôme n° 3

Écritures comptables incomplètes ou erronées

Combien d’erreurs de codage, de saisie ou de validation sont corrigées à la fin de chaque mois ? Supposons que le système de paiement des factures du service des comptes fournisseurs (AP) de l’entreprise implique la circulation d’un document papier d’une personne à une autre pour codage et validation avant même qu’il ne soit saisi dans le logiciel comptable. Dans ce cas, le risque d’erreurs est élevé. Non seulement les comptables doivent compter sur la capacité du responsable de l’approbation à sélectionner le code comptable approprié, à l’inscrire correctement sur le document, puis à le paraper (le tout d’une écriture lisible), mais ils doivent également compter sur le vérificateur pour transmettre le document au service comptable.

Que se passe-t-il s'il est perdu ou détruit ? Il n'y a aucun contrôle sur ce document tout au long de son parcours au sein de l'entreprise. À la fin du mois, le comptable doit d'abord endosser le rôle de chasseur-cueilleur et passer au peigne fin les bureaux à la recherche de factures non enregistrées, puis se transformer en cryptologue pour tenter de déchiffrer les notes manuscrites figurant sur des documents codés.

Symptôme n° 4

Ajustements manuels, provisions et affectations

Il est désormais temps pour le comptable de s'occuper de toutes les obligations de reporting nécessaires pour rester en conformité avec les principes comptables généralement admis (GAAP) et refléter correctement les résultats des différents services. À la fin du mois, les comptables doivent veiller à respecter les règles de clôture comptable, ce qui implique, pour de nombreuses entreprises, une multitude d'écritures manuelles de régularisation et de produits différés.

D'autres entreprises répartissent leurs frais généraux entre plusieurs services à l'aide d'écritures comptables manuelles, dont la préparation est fastidieuse. Les charges d'amortissement doivent être suivies et saisies sous forme d'écritures comptables manuelles. Le comptable a besoin d'un tableur complexe rien que pour garder une trace de toutes les sources de données qu'il doit consulter afin d'effectuer les ajustements nécessaires.

Symptôme n° 5

Absence de processus normalisés

Chaque mois apporte son lot de nouveaux défis liés à la clôture. Les unités opérationnelles doivent être réajustées et consolidées. Les transactions intra-groupe doivent être enregistrées. Et à mesure que de nouveaux comptes sont ajoutés, que de nouveaux systèmes sont mis en place et que de nouvelles exigences réglementaires entrent en jeu, le comptable doit créer des systèmes pour y faire face. Si la procédure standard de clôture de fin de mois est documentée, c’est dans un tableur ou un document, et personne ne sait où trouver la dernière version. Il en résulte une frustration chez toutes les personnes concernées.

Symptôme n° 6

Rapprochements manuels

Les données relatives aux soldes bancaires et aux cartes de crédit sont rapprochées manuellement à l’aide des relevés bancaires mensuels. Les virements électroniques doivent être comptabilisés et sont souvent saisis à partir du relevé bancaire, ce qui entraîne d’importantes fluctuations des soldes de trésorerie en fin de mois. Les transactions doivent être vérifiées et ajustées, mais personne ne parvient à retrouver les pièces justificatives correspondantes ni à faire correspondre les dépôts bancaires aux reçus correspondants. C’est alors que l’on crée davantage de tableurs pour faciliter le processus de rapprochement de fin de mois.

Symptôme n° 7

Connaissances limitées en matière de gestion

Si l’entreprise s’appuie sur des outils de reporting externes ou des tableurs mensuels pour établir ses états financiers, cela tient probablement aux limites de la structure de son plan comptable. De nombreux systèmes élaborent leurs rapports financiers à partir de la structure et de l’organisation rigides de leur plan comptable. Ces systèmes répondent aux exigences de base du reporting conforme aux principes comptables généralement admis (GAAP). Cependant, ils ne répondent en rien aux besoins des dirigeants en matière de gestion et de prise de décision, ce qui explique pourquoi l’entreprise se tourne vers des tableurs externes pour établir ses rapports. Plus le tableur externe nécessite d’onglets, moins la solution financière actuelle est adaptée aux besoins de l’entreprise.

The Cure

Remède n° 1

Les données circulent librement d'un système à l'autre

Grâce à sa conception intelligente, à son architecture ouverte et à ses différentes options de déploiement, Acumatica s'intègre facilement à d'autres systèmes, quel que soit leur emplacement. Les données financières et opérationnelles peuvent être intégrées et analysées au quotidien. Grâce aux fonctionnalités CRM intégrées d'Acumatica, les équipes commerciales et comptables travaillent toutes deux à partir d'un ensemble unique de chiffres. Chaque jour du mois, les informations sont précises et mises à la disposition des dirigeants qui doivent prendre des décisions stratégiques éclairées. Les données importées suivent la même logique métier que les saisies à l'écran, garantissant ainsi la cohérence des données en temps réel.

Remède n° 2

Les résultats financiers en temps réel permettent à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde

Une fois les systèmes opérationnels et financiers entièrement intégrés, les dirigeants peuvent s'appuyer sur des rapports financiers quotidiens pour gérer et suivre leurs résultats. L'ajout d'utilisateurs n'entraîne aucun coût supplémentaire grâce au modèle tarifaire unique d'Acumatica. Si la question des droits d'accès vous préoccupe, la sécurité granulaire et basée sur les rôles d'Acumatica garantit qu'aucun utilisateur n'aura accès à des informations sensibles. Les utilisateurs disposent d'un accès permanent aux informations dont ils ont besoin, ce qui met fin à la course effrénée de fin de mois et élimine la nécessité de passer d'innombrables heures à chercher pourquoi certains rapports ne correspondent pas aux résultats comptables officiels.

Remède n° 3

Les transactions sont numérisées et acheminées afin d'améliorer la précision

Grâce à l’intelligence artificielle (IA) et à l’apprentissage automatique (ML), Acumatica peut créer automatiquement des documents de comptabilité fournisseurs directement à partir de factures numérisées et identifier les éléments des justificatifs de dépenses en vue de leur codage. Une fois saisis et codés, les documents sources peuvent être joints à chaque transaction (depuis un téléphone portable ou un ordinateur), puis acheminés via des workflows automatisés pour être examinés et approuvés. Grâce à la comptabilisation automatisée et aux workflows personnalisables, le risque de révisions ou d’ajustements en fin de mois est considérablement réduit.

Remède n° 4

Les ajustements automatisés permettent d'éviter les saisies manuelles

Les saisies automatisées des transactions remplacent le suivi, l'enregistrement et la comptabilisation manuels :

• L'utilisation de codes de report permet de configurer différents scénarios de comptabilisation automatique des produits et des charges. Les produits ou charges reportés sont alors calculés automatiquement en fonction de ces codes, qui peuvent être générés et attribués à chaque poste comptable.
• Les données relatives aux immobilisations sont gérées dans Acumatica (et mises à jour à partir des opérations de comptabilité fournisseurs et clients selon les besoins) afin que les charges d'amortissement puissent être automatiquement calculées et comptabilisées à chaque période.
• Les opérations intra-groupe sont automatiquement comptabilisées dans les sociétés concernées au sein d'une base de données unique, ce qui évite les doublons et les ajustements de fin de mois.
• Répartitions configurables créer des entrées automatisées en fonction de l'une des règles suivantes dans Acumatica :
  • répartir les montants en fonction de coefficients (pondérations) définis par l'utilisateur
  • répartir les montants en fonction de pourcentages
  • répartir les montants en fonction d'un ratio dynamique calculé à partir des soldes des comptes depuis le début de la période
  • répartir les montants en fonction des données budgétaires

Remède n° 5

La configuration des processus permet d'appliquer des procédures de manière cohérente dans tous les domaines de l'entreprise.

Des flux de travail personnalisés permettent de créer des attributions automatiques qui réduisent le temps nécessaire à l'attribution et au circuit de circulation des documents pour toutes les validations requises, quel que soit le type de document. Des alertes et notifications automatisées tiennent chacun informé des actions à effectuer, depuis n'importe quel appareil, y compris un téléphone portable pour les collaborateurs à distance. Les relecteurs peuvent alors accéder à tous les types de documents à relire à partir d'un seul formulaire.

Pour les entreprises fonctionnant par projets, les règles de facturation permettent d'automatiser le calcul des montants à facturer aux clients pour un projet donné.

Remède n° 6

Les importations automatiques des relevés bancaires et les pièces jointes permettent d'effectuer les rapprochements quotidiens

Les flux de transactions quotidiens peuvent être importés depuis les banques qui fournissent des données dans l'un des formats suivants : Open Financial Exchange (OFX), QuickBooks Online (QBO), QFX ou Excel. Cela signifie que les utilisateurs peuvent effectuer des rapprochements quotidiens et disposer d'un accès en temps réel aux soldes de trésorerie réels. Plus besoin d'attendre la fin du mois pour clôturer les comptes.

Remède n° 7

Les états financiers multidimensionnels répondent aux besoins en temps réel des dirigeants d'entreprise

Pour offrir une flexibilité totale, Acumatica utilise des clés segmentées afin de définir les différents éléments du plan comptable, ainsi que leur fonction et leur longueur. Une fois les numéros de compte attribués, des paramètres individuels pour les lignes et les colonnes permettent de créer des états financiers personnalisés, incluant si nécessaire des comparaisons entre les prévisions et les résultats réels, qui répondent aux besoins de chaque utilisateur au sein de l'organisation.

La fin du mois ne devrait être qu'un jour comme les autres

Il est temps de tirer parti de la puissance de l'automatisation. Plutôt que de se retrouver confrontées au cauchemar fastidieux et dépassé que représente la clôture mensuelle basée sur le calendrier, les entreprises modernes peuvent désormais procéder à des clôtures au fur et à mesure, de manière continue.

Grâce à un système tel qu’Acumatica, le personnel comptable peut être libéré du stress lié à une clôture de fin de mois effectuée dans l’urgence, tout en permettant au reste de l’équipe de direction d’accéder en temps opportun aux données financières essentielles. La plupart des tâches de faible valeur ajoutée et particulièrement fastidieuses peuvent être automatisées, ce qui permet au service comptable de se consacrer à la planification, à l’élaboration de prévisions et de scénarios, voire à la formation des collaborateurs.

À mesure que l'entreprise évolue à l'ère du numérique, l'impact de ces gains d'efficacité sur le résultat net sera considérable, mais les avantages pour les membres de l'organisation moderne – amélioration du moral, communication renforcée et collaboration régulière – seront encore plus importants.