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Comment les logiciels ERP modernes aident les fabricants et les distributeurs à se conformer aux réglementations en matière de qualité et de conformité
La gestion des opérations quotidiennes n'est pas une mince affaire, et elle est rendue de plus en plus difficile par les réglementations fédérales et sectorielles en matière de conformité. En effet, l'Association nationale des industriels (NAM) estime que le secteur manufacturier est soumis à près de 300 000 réglementations et restrictions.1 De plus, le secteur de la distribution en gros doit faire face à des centaines de milliers d'exigences tout aussi contraignantes.
Les réglementations en matière de conformité qualité obligent les fabricants et les distributeurs à complexifier des processus par ailleurs simples afin de sécuriser les systèmes, de mettre en place des procédures d'audit, de consigner les modifications et de réaliser des investissements importants dans la formation et les systèmes pour rationaliser le processus d'audit.
Toute entreprise est soumise à des réglementations générales allant de la conformité PCI en matière de cartes de crédit aux exigences de reporting financier de la loi Sarbanes-Oxley (SOX), en passant par les principes comptables IFRS/GAAP, les exigences de sécurité de l'OSHA, et bien d'autres encore. À ces réglementations s'ajoutent les exigences fédérales appliquées par des agences gouvernementales telles que la FDA et l'EPA, ainsi que les réglementations sectorielles propres à chaque maillon de la chaîne d'approvisionnement.
Cette fiche de présentation d'Acumatica et d'eWorkplace Apps offre aux distributeurs en gros et aux fabricants un aperçu des fonctionnalités ERP modernes qui soutiennent les initiatives en matière de qualité et de conformité. Elle présente également un résumé des exigences de qualité standard dans différents secteurs d'activité, ainsi que des stratégies pour mettre en place des systèmes de qualité et les étapes à suivre pour la mise en œuvre de logiciels dédiés à la qualité.
Aperçu de la conformité
Réglementations en matière de qualité et de conformité
Les chaînes d'approvisionnement mondiales sont soumises à six catégories de réglementations : les réglementations commerciales et financières, les technologies de l'information, la conformité industrielle, la réglementation du travail, les exigences des partenaires commerciaux et les réglementations gouvernementales. Par ailleurs, les réglementations gouvernementales concernent de nombreux secteurs, notamment l'aérospatiale et la défense, l'électronique, l'agroalimentaire et l'industrie chimique.
« Sans le framework Acumatica, le développement et les tests du système de traçabilité [conforme à la loi américaine sur la sécurité de la chaîne d'approvisionnement des médicaments (FDA Drug Supply Chain Security Act)] prendraient deux fois plus de temps ; cette plateforme est vraiment très performante. »
Affaires et finance
Les normes comptables telles que la loi Sarbanes-Oxley (SOX) en matière d'information financière, la conformité fiscale, les normes IFRS et les principes comptables généralement admis (GAAP) sont couramment appliquées dans les entreprises.
Acumatica prend en charge les normes GAAP et IFRS grâce à la solution de gestion fiscale fournie par Avalara. Acumatica a obtenu les certifications SOC 1 et SOC 2, assorties d'audits annuels.
Restrictions sectorielles
La norme ISO est la principale norme de qualité dans tous les secteurs d'activité. D'autres réglementations sectorielles sont établies par des organismes indépendants tels que l'Automotive Industry Action Group (AIAG), l'American National Standards Institute (ANSI), l'ASTM pour les matériaux et la SAE pour les secteurs automobile et aérospatial.
Acumatica offre une infrastructure permettant de se conformer à de nombreuses réglementations sectorielles grâce à des wikis intégrés, des workflows définis par l'utilisateur et des applications connectées.
Conformité des partenaires commerciaux
Les contraintes de qualité imposées aux clients et aux fournisseurs comprennent l'EDI pour la transmission électronique de documents, les spécifications d'étiquetage et d'emballage, les normes de qualité des produits, ainsi que d'autres exigences en matière de qualité et de conformité.
Les applications EDI connectées, l'étiquetage et le conditionnement intégrés, ainsi que d'autres fonctionnalités, facilitent la mise en conformité des partenaires.
Technologies de l'information
La conformité informatique englobe notamment la norme PCI relative aux cartes de crédit, la loi américaine CAN-SPAM, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), ainsi que les normes SOC, SSAE et ISAE établies par l'Institut américain des experts-comptables agréés (AICPA). Parmi les autres réglementations figurent FEDRAMP et la norme ISO 27001.
Acumatica et la plateforme Amazon Web Services (AWS) sont certifiées ISO 27001.
Législation du travail
La législation du travail comprend notamment les réglementations de l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA), la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA), la loi sur les normes du travail équitables, l'indemnisation des accidents du travail, la loi sur le congé familial et médical (FMLA), et bien d'autres encore.
Connectez-vous aux applications HCM pour la gestion des compétences et de la formation grâce à Acumatica Payroll, qui prend en charge l'indemnisation des accidents du travail et les cotisations syndicales. La confidentialité prévue par la loi HIPAA est également assurée.
Réglementations gouvernementales
Des agences fédérales telles que l'EPA, la FDA et d'autres sont chargées de la lutte contre la pollution, de l'équité en matière de commercialisation et de publicité, ainsi que de la sécurité des produits.
Tirez parti de la puissance des applications connectées et des personnalisations « low-code » et « no-code » pour créer des solutions répondant à pratiquement tous les besoins des administrations publiques.
Applications de gestion de la qualité
Relier des données et des processus de qualité
Peu de systèmes ERP prennent en charge l'ensemble des exigences en matière de qualité ou de conformité. Les applications ERP héritées peuvent offrir des fonctionnalités spécifiques pour certaines réglementations en matière de qualité. Cependant, ces logiciels ERP hérités sont souvent rigides et difficiles à adapter aux récentes évolutions réglementaires. Les applications modernes telles qu'Acumatica offrent une plateforme adaptable permettant de personnaliser les flux de travail du système, de sécuriser les données et de connecter des applications disparates afin de s'adapter à des réglementations en constante évolution.
« Sans la suite Acumatica, nous n’aurions certainement pas obtenu la certification ISO… Nous avons articulé l’ensemble de notre système de gestion de la qualité autour d’Acumatica… »
Documentation
Les wikis Acumatica permettent aux entreprises de documenter leurs procédures opérationnelles standard, leurs consignes de travail et leurs protocoles de sécurité, ainsi que de gérer les exigences en matière de documentation qualité grâce à un module intégré de gestion des documents et à un système de sécurité basé sur les rôles, assorti de journaux d'audit du système.
Gérez la documentation relative à la qualité grâce aux wikis Acumatica et au module de gestion des documents intégré.
Précision
Les codes-barres, l'intelligence artificielle associée à l'apprentissage automatique et d'autres technologies permettent d'éliminer les erreurs humaines et d'améliorer la précision. Des applications connectées enregistrent les résultats des tests de qualité.
Automatisez la collecte des données et la saisie des résultats des tests afin d'améliorer la précision des données.
de sécurité
Plusieurs niveaux de sécurité protègent l'intégrité de vos données. Évitez les cyberattaques grâce à la plateforme Acumatica ultra-sécurisée. La sécurité intégrée, basée sur les rôles, offre des contrôles internes permettant de limiter l'accès aux informations.
Protégez vos systèmes et vos données grâce à la sécurité basée sur les rôles d'Acumatica.
s de formation
Le dossier du salarié d'Acumatica propose des attributs personnalisés permettant de gérer les compétences et les certifications. Utilisez le CRM intégré pour créer des tâches liées au renouvellement des certifications et à la formation. Des applications connectées sont disponibles pour la gestion du capital humain.
Gérez la formation grâce à un CRM intégré et à des applications connectées.
s de reporting
Associez les données ERP et les données externes grâce à des requêtes flexibles et des tableaux de bord en temps réel pour évaluer les performances des fournisseurs, les temps d'arrêt des machines, et bien plus encore. Les outils de BI présentent les données sous forme visuelle et génèrent des notifications.
Reliez les données entre les différentes plateformes pour générer des rapports en temps réel sur la qualité et la conformité.
de contrôle des processus
Automatisez les processus métier pour éliminer les erreurs de saisie de données. Les applications de contrôle des modifications techniques et de gestion du cycle de vie des produits connectés assurent le suivi des demandes de modification grâce à des journaux d'audit. Utilisez le configurateur de produits basé sur des règles pour définir des normes applicables aux produits configurés.
Gérer les modifications techniques, définir les configurations des produits et assurer la traçabilité de la qualité.
« Disposer d’un système de gestion de la qualité robuste, qui fonctionne efficacement pour l’ensemble de nos références, puisse être géré de manière centralisée et fournisse un rapport de rappel de lots extrêmement utile, est une nécessité absolue pour toute entreprise en pleine croissance comme la nôtre. La suite de gestion de la qualité d’eWorkplace App pour Acumatica constituera la colonne vertébrale de notre programme qualité… Une intégration transparente est indispensable. Elle permet de garantir la traçabilité de tous les mouvements de stock, ainsi que la prise en compte et la documentation des contrôles qualité à chaque étape du processus. On ne peut pas y parvenir uniquement avec des tableurs et un simple suivi des stocks. »
Des fonctionnalités de gestion de la qualité parmi les meilleures de leur catégorie
La combinaison des ressources humaines, des processus et des logiciels garantit la qualité et la conformité au sein de toute organisation. Un système de gestion de la qualité (SGQ) de premier ordre constitue la base nécessaire à la mise en place d’un environnement SGQ qui réponde aux attentes et aux exigences, voire les dépasse. Les applications SGQ d’entreprise s’articulent autour des neuf éléments suivants.
Sécurité et contrôle
Le système doit comporter plusieurs niveaux d'autorisation permettant de contrôler qui peut créer, exécuter et approuver des fonctions, modifier des enregistrements et accéder aux données de qualité.
AQL / Échantillonnage
L'application QMS offre aux utilisateurs un système flexible permettant de définir des niveaux d'échantillonnage tels que les limites de qualité d'acceptation (AQL). De plus, les résultats d'évaluation sont basés sur le niveau de gravité (majeur, moyen, mineur) et les critères de résultat (rigoureux, modéré, flexible), dans le but final de prendre en charge les normes ISO 2859 / ANSI/ASQ Z1.4 et autres normes similaires.
Formation et éducation
Le système de gestion de la qualité (SGQ) fournit un cadre permettant de gérer les exigences en matière de formation et de certification des collaborateurs, avec des contrôles visant à restreindre l'accès à certaines tâches en fonction des niveaux de formation.
Outillage et équipement
Les utilisateurs définissent les outils utilisés dans le processus de contrôle qualité, en précisant des informations relatives à leur état, telles que les dates d'étalonnage et les certificats d'étalonnage, ainsi que l'état des équipements.
Journaux d'audit
Le système QMS permet aux utilisateurs de définir et de contrôler plusieurs audits portant à la fois sur les données et les processus afin de garantir le respect des normes de qualité. Les audits doivent être suffisamment souples pour s'adapter aux processus systématiques et manuels.
Non-conformités (NC) et actions correctives et préventives (CAPA)
Les fonctionnalités du système de gestion de la qualité (QMS) prennent en charge les procédures relatives aux non-conformités (NC) internes, celles des clients et des fournisseurs, ainsi qu’aux actions correctives et préventives (CAPA), afin de documenter les étapes à suivre en cas d’échec des tests de qualité et de gestion des produits.
Santé et sécurité
L'application QMS propose des outils permettant de gérer les incidents liés à la santé et à la sécurité des employés, ainsi que des mesures visant à atténuer, corriger et prévenir les problèmes futurs.
Plans d'inspection
L'application QMS offre un cadre flexible permettant d'élaborer des plans d'inspection et des listes de contrôle pour toutes les opérations liées aux stocks ou à la fabrication, telles que la réception des marchandises provenant des fournisseurs, les transferts entre entrepôts, les sorties de matériel vers la production et les opérations d'inventaire physique.
Plans de test
Les applications QMS permettent aux utilisateurs de créer des plans de test avec des critères d'évaluation flexibles, en utilisant des opérateurs booléens, des caractères alphanumériques, des valeurs numériques, des listes validées et d'autres méthodes d'évaluation par rapport à un résultat attendu prédéfini, afin de garantir la conformité et le bon fonctionnement des produits.
Stratégie
Stratégies visant à améliorer la conformité
Étape 1 : Les bases
Jetez les bases d'un système de qualité solide grâce à une application ERP moderne, conçue dès le départ pour offrir une connectivité ouverte et des outils natifs d'automatisation et de contrôle des processus. Quelles fonctionnalités liées à la qualité votre application ERP actuelle intègre-t-elle ? Existe-t-il un module permettant d'étendre les capacités en matière de conformité ? Envisagez de mettre à niveau ou de remplacer votre logiciel ERP existant avant de vous lancer dans tout projet lié à la qualité ou à la conformité. Vous serez peut-être surpris de constater que les nouvelles versions logicielles offrent des fonctionnalités permettant de simplifier le respect des réglementations en matière de qualité.
« L'un des principaux atouts d'Acumatica, c'est sa grande flexibilité de personnalisation… Nous avons également mis en place différents ensembles de contrôles qualité et créé des tableaux de bord. »
Étape 2 : Recherche
Renseignez-vous sur les technologies liées à la qualité et à la conformité afin de pouvoir hiérarchiser vos actions. Commencez par identifier les problèmes de qualité et de conformité. Procédez ensuite à un examen approfondi de vos processus métier afin de repérer ceux qui peuvent être améliorés. Répertoriez les fonctionnalités liées à la qualité et à la conformité de votre système ERP actuel (ou de celui qui pourrait le remplacer). Comment ces fonctionnalités sont-elles utilisées aujourd’hui dans le système ? Commencez modestement et concentrez-vous d’abord sur les actions de haute priorité en matière de qualité et de conformité. Contactez ensuite votre partenaire ERP pour en savoir plus sur les modules, fonctionnalités ou applications tierces disponibles.
Étape 3 : Établir des priorités
Dressez une liste des problèmes de qualité et classez-les par ordre de priorité en fonction de leur coût et de leur bénéfice potentiel. Cherchez d'abord des moyens de tirer le meilleur parti de vos applications actuelles. Soyez attentif aux coûts. De plus, de nombreuses exigences réglementaires avancées peuvent vous obliger à mettre en place des systèmes de gestion de la qualité coûteux et inutiles, ou à procéder à des personnalisations intrusives. Passez en revue les projets qualité déjà menés à bien afin de trouver des moyens d'améliorer les processus en ajustant les paramètres ou les configurations. Par ailleurs, tenez-vous informé des mises à jour, car les nouvelles versions peuvent offrir des fonctionnalités susceptibles d'améliorer les processus existants ou d'ouvrir de nouvelles perspectives en matière de gestion de la qualité et de la conformité.
Étape 4 : Élaborer un plan
Élaborez un plan définissant l’objectif visé, les technologies associées, ainsi qu’un calendrier et un processus pour mener à bien la mise en œuvre du système qualité du début à la fin. Consignez au préalable l’état actuel des projets et initiatives en matière de qualité et de conformité afin de disposer d’un point de référence permettant de mesurer votre réussite. Même si vous ne connaissez pas encore la date de lancement du projet qualité, vous pouvez définir les phases détaillées et les délais nécessaires à la réalisation de chaque étape du processus. Prévoyez des plans d’urgence au cas où vous rencontreriez des problèmes techniques.
Exécution
Mise en place de systèmes qualité
Il est temps de mettre en œuvre le projet consacré à la qualité et à la conformité. N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé de tout faire d'un seul coup et qu'il est plus facile de commencer par les exigences les plus simples.
Première phase : Préparation
Le temps nécessaire à la préparation dépendra de la complexité du projet, des technologies utilisées et de l'ampleur des changements. La préparation doit débuter bien avant la date de mise en service souhaitée. Elle doit inclure une révision du plan de projet avec toutes les personnes impliquées dans le processus. Fixez la date de début du projet et attribuez des dates à chaque étape. Prévoyez un plan d’urgence afin de disposer d’une procédure à suivre en cas de problème. Informez les participants des délais ainsi que de leurs rôles et responsabilités. Un test pilote en salle de conférence (CRP) améliore considérablement les taux de réussite.
« Nous pouvons mettre en ligne tous nos certificats d’analyse (COA), nos analyses microbiologiques et nos contrôles qualité. Et si nous faisons l’objet d’un audit et que quelqu’un souhaite savoir ce qui s’est passé en avril, nous pouvons générer un fichier PDF. Le service qualité ne cesse de me dire à quel point c’est plus simple désormais. »
Deuxième phase : jour de la mise en service
Désignez une personne comme chef de projet afin qu'elle répartisse les tâches entre les membres de l'équipe et supervise l'ensemble du projet. Des changements de dernière minute surviennent inévitablement au cours du projet. Consignez ces changements par écrit afin de pouvoir revenir ultérieurement sur les écarts par rapport au plan de mise en service.
Troisième phase : révision
Laissez aux utilisateurs le temps de s'adapter aux nouveaux processus tout en prévoyant suffisamment de temps pour collecter des données. Consultez les notes de mise en service pour prendre connaissance des modifications de dernière minute. Discutez avec les utilisateurs des nouvelles techniques et technologies. Qu'est-ce qu'ils apprécient ? Qu'est-ce qu'ils n'aiment pas ? Est-ce qu'ils les trouvent utiles ? Vous constaterez que les utilisateurs ont souvent les meilleures idées si vous prenez le temps de leur poser la question. Analysez les premiers résultats. Avez-vous atteint, voire dépassé, vos objectifs ? Continuez à suivre les résultats et créez des tableaux de bord et des rapports afin d'améliorer la qualité et la conformité des données en vue d'une analyse continue.
Phase 4 : Amélioration continue
Tenez-vous informé des dernières mises à jour de vos logiciels ERP et QMS. Configurez un environnement de test pour évaluer les mises à niveau. Consultez les feuilles de route des produits et familiarisez-vous avec les cycles de vie des technologies. Cherchez des moyens d’utiliser les fonctionnalités existantes pour améliorer encore davantage les processus et l’automatisation. Tenez-vous informé des changements en matière de qualité et de conformité. Anticipez les évolutions à venir et élaborez des plans pour y faire face afin de rester en conformité.
La conformité qualité simplifiée grâce à Acumatica et aux applications eWorkplace
Il existe des centaines de milliers de réglementations en matière de qualité et de conformité qui concernent les distributeurs en gros et les fabricants. Les entreprises qui utilisent des applications ERP traditionnelles installées sur site ou des logiciels de comptabilité d'entrée de gamme sont confrontées à des processus cloisonnés et à des solutions de contournement manuelles. À l'inverse, les entreprises dotées d'applications ERP modernes basées sur le cloud disposent des outils nécessaires pour s'adapter aux règles et réglementations en constante évolution.
Acumatica, associé au système de gestion de la qualité (QMS) d’eWorkplace Apps, offre un cadre opérationnel moderne permettant de se conformer aux réglementations les plus strictes. Donnez à vos collaborateurs les moyens de documenter les initiatives en matière de qualité, de gérer la formation du personnel, d’améliorer la précision et de contrôler la sécurité des systèmes et des données. Personnalisez les contrôles de processus et élaborez des rapports pertinents sur la qualité et la conformité, accompagnés d’indicateurs clés de performance, sur des tableaux de bord en temps réel offrant une accessibilité mobile et des fonctionnalités d’exploration permettant d’accéder aux transactions sources.
À propos des applications eWorkplace
Spécialisée exclusivement dans la plateforme Acumatica, eWorkplace Apps propose des produits, des intégrations, des extensions, des services de conseil et des formations adaptés à chaque secteur d’activité, qui répondent à l’ensemble des besoins métier des fabricants de produits discrets et de produits de process, ainsi que des distributeurs. Parmi nos produits phares figurent « Quality Management » et « Process Manufacturing » pour Acumatica. eWorkplace Apps est une filiale de BatchMaster Software, leader mondial depuis 30 ans sur le marché des logiciels de fabrication. Basée à Irvine, en Californie, eWorkplace Apps compte plus de 30 développeurs Acumatica, consultants en mise en œuvre et analystes dotés d’une expertise sectorielle approfondie, qui vous aideront à optimiser votre activité sur la plateforme Acumatica. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.eworkplaceapps.com.
« Nous avons choisi Acumatica parce que nous souhaitions nous associer à un partenaire prêt à comprendre la complexité du secteur du cannabis. »
