Digital Planet

Une solution en nuage d'abord et évolutive

Quel que soit le système choisi, il devait être "cloud-first", permettre à l'entreprise d'évoluer et être personnalisable. "Nous voulions que nos développeurs aient accès au système et qu'ils aient la possibilité d'y apporter des modifications pour l'adapter à notre activité", explique M. Zietsman. L'équipe de Digital Planet a créé un système de notation et a initialement évalué 12 produits.

Digital Planet a éliminé de nombreux systèmes parce qu'ils étaient trop rigides et qu'ils dépendaient des mises à jour de versions pour la personnalisation, explique M. Opperman. Finalement, ils ont réduit leur choix à deux options. "Nous avons réalisé que le partenaire allait jouer un rôle important dans notre réussite", explique M. Opperman. "Parce que le score sur les fonctionnalités était serré, l'expérience d'un partenaire local avec un historique d'implémentation réussie nous a fait pencher en faveur d'Acumatica.

En outre, les capacités d'Acumatica s'alignaient sur la vision de Digital Planet, à savoir qu'elles étaient basées sur le cloud, évolutives et personnalisables, et qu'elles s'accompagnaient d'un modèle de licence flexible, explique M. Zietsman.

"Notre partenaire Acumatica, Palladium Business Solutions, s'est activement impliqué dans une phase de consultation approfondie afin de comparer nos besoins aux fonctionnalités de base d'Acumatica. Il nous a fourni un plan de projet et des délais qui nous ont permis d'avoir une bonne idée de ce à quoi ressemblerait notre parcours, de ce qui serait rapidement gagné et de ce qui prendrait un peu plus de temps et nécessiterait une personnalisation en amont", explique M. Zietsman.

Digital Planet a mis en œuvre Acumatica en peu de temps et la nécessité d'exploiter des systèmes parallèles a été brève, ce qui a apaisé les craintes des dirigeants. L'entreprise a procédé à quelques personnalisations, notamment en se connectant à un partenaire 3PL et à une plate-forme de communication des commandes développée en interne, et elle recherche activement d'autres intégrations.

Avantage inattendu : un alignement plus profond

Le plus grand avantage de la mise en œuvre d'Acumatica était inattendu.

"Avec nos systèmes précédents, les départements travaillaient de manière isolée, chacun se concentrant sur son propre système, sans se soucier de l'impact de ses actions sur les autres départements ", explique M. Zietsman. "Avec la version unique de la vérité d'Acumatica, la compréhension et la réalisation que ce que fait un département affecte un autre a créé un alignement plus profond et a amélioré de façon décisive la collaboration entre les départements.

Plus efficace, plus productif

Digital PlanetLes services de l'entreprise sont beaucoup plus efficaces lorsqu'ils travaillent avec une solution unique, facile à utiliser et connectée.

Ils ont
- éliminé la nécessité de gérer plusieurs systèmes
- réduit les coûts d'administration, d'exploitation et d'infrastructure
- éliminé la dépendance à l'égard des feuilles de calcul
- La possibilité d'exécuter des rapports à partir d'une source de données unique, ce qui élimine les discussions sur la "version de la vérité".

En conséquence, les dirigeants estiment que les gains de productivité et de temps sont de l'ordre de 30 % dans le secteur financier, de 20 % dans les opérations, de 20 % dans le service après-vente et de 20 % dans l'entrepôt. "Nous faisons désormais plus de choses dans les mêmes délais, avec une plus grande précision", déclare M. Opperman.

La productivité du service financier a augmenté de 30 % grâce à l'automatisation de la facturation. Auparavant, la réception d'un bon de commande prenait 20 à 30 minutes. Aujourd'hui, il faut moins de 10 minutes, y compris pour joindre les documents, ce qui était auparavant un casse-tête.

"Notre personnel est plus efficace et peut se concentrer sur des questions pertinentes plutôt que sur des tâches manuelles, et cela vaut de l'or", ajoute M. Zietsman. "Nous avons connu une croissance importante et, à mesure que le volume de nos commandes augmentait, nos effectifs diminuaient. Nous sommes en mesure de faire plus avec moins, et financièrement, c'est une très grande victoire pour nous".

Des opérations d'entreposage plus efficaces

La solution conviviale d'Acumatica permet à Digital Planet de suivre les indicateurs clés comme jamais auparavant. Ils peuvent visualiser le flux complet de l'entrepôt, du bon de commande à la remise du courrier, et gérer les performances des employés à l'aide de tableaux de bord personnalisables, explique M. Zietsman. Elle dispose d'une meilleure visibilité sur les stocks et leurs mouvements, ce qui permet une comptabilisation précise de leur valeur, et reflète en temps réel l'état précis des transactions dans les comptes clients et les comptes fournisseurs.

En outre, Digital Planet a optimisé et rationalisé ses processus d'entreposage, en éliminant les processus et les transactions en double. Elle a par exemple réduit de 25 % le temps nécessaire à la gestion du processus d'approvisionnement. Alors qu'elle devait auparavant utiliser deux systèmes, elle n'en utilise plus qu'un seul. En passant au WMS Acumatica, ils prévoient d'optimiser l'entrepôt d'au moins 15 % supplémentaires.

Passer sans problème au travail à distance

Lorsque la pandémie a frappé, les employés de Digital Planet se sont facilement adaptés au travail à domicile.

"L'état actuel du monde face à la pandémie de Covid-19 a mis en évidence l'énorme valeur de l'informatique dématérialisée", explique M. Zietsman. "Notre personnel a été confiné pendant six semaines, et nous nous attendons à devoir travailler à domicile pendant de nombreuses autres semaines. Acumatica nous a permis de continuer à travailler comme nous l'aurions fait normalement et a éradiqué une situation potentielle où 130 personnes n'auraient pas été en mesure d'accomplir grand-chose à distance.

"Nous avons fermé les portes de nos bureaux avec une chaîne et un cadenas, mais nous avons pu continuer à fonctionner à pleine capacité", ajoute-t-il. "Si nous n'avions pas opté pour Acumatica, nous n'aurions jamais pu faire face à la situation. Nous n'étions pas équipés pour un accès à distance à grande échelle au bureau. Nous aurions eu de gros problèmes lorsque nous aurions essayé de mobiliser notre personnel".

"Avec Acumatica, nous pouvons accéder à nos données ; il suffit d'un clic de navigateur.

Les ERP modernes permettent aux DP de faire plus avec moins

Digital PlanetLa mise en œuvre de l'ERP d'Acumatica offre une plate-forme commerciale puissante qui peut évoluer et s'adapter aux besoins uniques de l'entreprise, ce qui lui permet de se développer. Acumatica est accessible depuis n'importe quel appareil, n'importe où et n'importe quand. La solution augmente la précision, la productivité et l'efficacité en automatisant le traitement manuel, la saisie des transactions et les tâches de consolidation des données, ce qui améliore la vitesse de traitement des commandes et des opérations financières. Avec une seule version de la vérité, les dirigeants de Digital Planet reçoivent des rapports précis et prennent des décisions stratégiques.

En bref, Acumatica a permis de moderniser Digital Planet, explique M. Opperman. "Dans le nuage, nous avons accès à une capacité illimitée pour ajuster les niveaux de ressources à la volée, répondre à tout changement de la demande en quelques secondes, accéder aux données de n'importe où et permettre à notre personnel de fixer ses propres heures de travail."

Zietsman ajoute : "L'automatisation va nous permettre de croître, mais ce qu'elle va vraiment faire, c'est nous donner une plus grande efficacité et nous permettre de nous concentrer sur le travail important plutôt que sur le travail manuel, en transformant notre main-d'œuvre en travailleurs de la connaissance plutôt qu'en travailleurs de la tâche".