AcumatiCares
En tant que société de services professionnels, Interaction Associates aide ses clients à former des dirigeants, à constituer des équipes inclusives et à améliorer la culture de leurs réunions grâce à des formations et à des contenus exclusifs sur le leadership. En bref, Interaction Associates ou IA montre aux entreprises comment mieux travailler ensemble.
L'entreprise s'efforce continuellement d'améliorer ses propres opérations, déclare Chris Williams, directeur des opérations commerciales. Afin de rendre ses 20 employés et plus de 50 consultants plus efficaces et d'améliorer les opérations, les dirigeants ont décidé de devenir 100 % virtuels en 2018.
"Nos employés redoutaient de faire la navette entre le quartier portuaire de Boston et le centre-ville", explique M. Williams. "Nous avons réalisé que nos employés seraient plus heureux et plus productifs s'ils n'avaient pas à faire le trajet". L'équipe de direction s'est également rendu compte qu'elle pouvait embaucher au niveau national sans se soucier du lieu de résidence des candidats ou des frais de déménagement qui pouvaient en découler.
Mais Interaction Associates ne pouvait pas se permettre de passer à la télématique du jour au lendemain en raison de son ancienne plate-forme technologique. Elle disposait d'un ancien système Sage MAS 500 qui fonctionnait sur un serveur sur site et avait été fortement personnalisé. Si le système fonctionnait de manière basique, l'entreprise ne disposait pas d'un système de sauvegarde et les multiples personnalisations de Sage entravaient les mises à niveau. Il était extrêmement difficile d'extraire des données commerciales exploitables. Comme l'ancien système n'était pas prêt pour l'informatique en nuage et que le bail d'IA se terminait dans 30 jours, les dirigeants ont décidé d'externaliser la comptabilité.
Entreprise externalisée et non basée sur un projet
La solution externalisée a duré sept mois. "L'arrangement a été difficile ; le système et le flux de travail utilisés par la société externalisée ne correspondaient pas à nos besoins commerciaux", explique Williams. "Ils utilisaient Intacct avec un plug-in Nexonia Time & Expense. Comme notre entreprise est fortement axée sur les projets, il est essentiel que nos données sur le temps et les dépenses s'intègrent directement dans un module de projet.
M. Williams a découvert que l'entreprise sous-traitante traitait l'AI comme une entreprise manufacturière vendant des gadgets. Elle n'a pas doté l'AI d'un module de projet, mais seulement d'un grand livre général. "J'ai réalisé dans les 30 premiers jours que nous n'avions pas la bonne configuration technique pour notre entreprise", explique M. Williams. "Nous avons différents taux de facturation et différents termes et notre partenaire comptable avait supposé que tous nos clients étaient nets 30 alors que nous offrons des termes 60, 90 et nets 120. En outre, le personnel technique était basé à l'étranger, à Bangalore, en Inde ; pour fonctionner, nous dépendions de la communication par Google docs, de nombreuses feuilles de calcul, et nous étions confrontés à la barrière du fuseau horaire".
Le cabinet a utilisé Nexonia parce qu'Intacct n'avait pas d'application mobile conviviale pour le temps et les dépenses. De plus, les données brutes de temps et de dépenses - pour chacun des 400+ clients du cabinet comptable - étaient extraites une fois par semaine dans un entrepôt de données et ensuite poussées vers Intacct.
"Il n'y avait pas de correspondance ou de structure claire entre les données d'un projet utilisant un grand livre et celles d'un projet Intacct, de sorte que l'établissement des factures des clients était un véritable cauchemar", explique M. Williams.
"Je passais 50 % de ma semaine à lire des contrats et à informer l'équipe d'assistance sur la manière de configurer nos projets dans le système Intacct", ajoute-t-il. "La situation était frustrante. Le cabinet comptable externalisé envoyait les factures à nos clients, mais sa politique était de ne pas faire d'appels de recouvrement, si bien que les factures des clients restaient souvent dans la file d'attente."
Réunion d'urgence
M. Williams a convoqué une réunion d'urgence avec le PDG d'IA, puis a redéployé la moitié du personnel des opérations de vente d'IA pour examiner les factures et effectuer des appels de recouvrement. En arrière-plan, l'équipe d'IA s'est mise à la recherche d'une nouvelle plateforme technologique afin de pouvoir réintégrer la fonction comptable en interne.
"Nous avons réuni toutes les parties prenantes dans une salle pendant une journée", explique M. Williams. "Nous avons passé en revue l'ensemble de notre flux de travail et souligné nos exigences par rapport à nos besoins. En d'autres termes, nous avons mis en pratique ce que nous enseignons à nos clients sur l'importance de l'implication des parties prenantes, de la clarté du niveau d'implication dans la prise de décision et des moyens d'atteindre le résultat souhaité".
Armé d'une courte liste d'exigences, l'IA a engagé un expert ERP indépendant pour passer au crible 15 plateformes ERP et renvoyer une liste restreinte de trois options. Après avoir assisté à des démonstrations de ces trois options, les parties prenantes ont convenu qu'une plateforme se distinguait des autres : Acumatica.
"C'était tellement clair", explique M. Williams. "La première fois que j'ai vu l'interface utilisateur d'Acumatica, j'ai su que c'était la voie à suivre. Je me souviens avoir regardé l'interface utilisateur d'Intacct et m'être dit que la moitié de l'écran était vide, qu'elle n'était pas réactive et que j'avais presque besoin d'une loupe rien que pour voir les champs."
