Témoignages de clients Mise en œuvre réussie de l'ERP - The Learning Lab
Un centre éducatif suscite l'amour de l'apprentissage et construit une base financière solide grâce à Acumatica ERP
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Acumatica Solution ERP en nuage pour The Learning Lab
Siège
Singapour
L'industrie
Services
Applications remplacées
Microsoft Dynamics

The Learning Lab

  • Connexion d'applications commerciales disparates en un système intégré, rationalisant l'ensemble des opérations.
  • Élimination de la saisie de données multiples, y compris les demandes d'indemnisation, ce qui réduit les ressources nécessaires au fonctionnement de l'organisation.
  • Collaboration accrue entre des équipes cloisonnées, amélioration de la communication et de la satisfaction des clients
  • Accès plus approfondi aux données sur les recettes et aux données financières, ce qui a permis d'améliorer la prise de décision et la gouvernance financière.
  • Amélioration de la visibilité des stocks grâce au module interentreprises, ce qui a permis d'accroître la précision et la capacité à localiser instantanément les produits dans tous les centres régionaux.
  • Acquisition d'une plateforme commerciale moderne pour la croissance future, avec la possibilité d'ajouter de nouvelles fonctionnalités et d'intégrer des solutions tierces.
Ying-Jian Chan
"Nous avons aidé des dizaines de milliers d'étudiants à atteindre le meilleur d'eux-mêmes et avons encouragé l'amour de l'apprentissage au fil des ans. La mise en place d'une solution ERP fiable comme Acumatica donne aux clients encore plus de confiance dans ce que nous faisons, en préparant les étudiants à réussir aujourd'hui et à l'avenir."
Ying-Jian Chan, directeur financier
The Learning Lab
Défis
Solution ERP
Résultats
Défis

Défis

The Learning Lab est une organisation privée d'enrichissement de l'éducation basée à Singapour qui s'engage à faire ressortir le meilleur de chaque élève. Elle touche plus de 12 000 élèves en leur enseignant l'anglais, les mathématiques et les sciences, en leur donnant les moyens de penser au-delà des limites de la salle de classe. Pendant des années, l'entreprise s'est appuyée sur une version obsolète de Microsoft Dynamics pour les comptes généraux et les immobilisations, sur un système de facturation sur mesure dépourvu de contrôles internes, sur un CRM et sur d'autres logiciels pour gérer la facturation, les présences et la programmation des cours.

"L'entreprise utilisait un logiciel de comptabilité très obsolète pour la tenue des comptes de base", explique Ying-Jian Chan, directeur financier. "Notre équipe financière a réalisé que ce logiciel n'était pas viable compte tenu de notre volume et de notre croissance et a entrepris de le remplacer par une solution financière robuste pour la gestion de la trésorerie, les notes de frais et l'approvisionnement."

Comme l'ancien système était rudimentaire et n'était pas connecté au système de gestion de la relation client de l'entreprise, l'équipe financière ne recevait pas beaucoup d'informations sur les clients lors d'une commande. Par exemple, elle ne savait pas quelle session de cours un parent avait achetée, ni quand la session commencerait, ni quelle matière l'élève avait choisie. Elle ne savait pas non plus quel centre l'élève allait fréquenter, et ne savait donc pas où allouer correctement les recettes.

Seuls quelques-uns des quelque 500 employés de The Learning Labavaient accès au système financier, de sorte qu'une équipe de saisie de données de deux personnes devait entrer les notes de frais et d'autres informations financières dans le système, en saisissant souvent de manière fastidieuse les mêmes informations transactionnelles dans différentes applications.

"Le système n'était pas conçu pour intégrer les informations relatives aux sessions dans la facture", explique Shirley Lim, directrice des finances de The Learning Labà l'époque. En outre, "il n'était pas possible de définir des contrôles (d'accès), de sorte que nous ne pouvions pas permettre à un grand nombre de membres de l'équipe d'accéder aux informations dont ils auraient pu avoir besoin pour faire leur travail". L'application de facturation ne disposait pas d'un calendrier d'exécution, et nous avions de nombreux problèmes de validation et de réconciliation", a-t-elle déclaré.

Mme Lim avait déjà utilisé des ERP de SAP et d'Oracle et s'est mise à la recherche d'un ERP basé sur le cloud avec des données financières solides, qui pourrait également s'intégrer facilement à d'autres applications. Elle avait également besoin d'un système flexible pour suivre les milliers d'étudiants qui suivent un ou deux des 2 000 cours proposés par semaine, et d'un logiciel qui ne nécessitait pas de personnalisation coûteuse.

"Nous avions besoin d'une solution abordable et flexible. Nous ne voulions pas être enfermés dans une seule solution, mais pouvoir connecter les meilleurs logiciels pour les différentes fonctions dont nous avions besoin", a déclaré Shirley Lim. The Learning Lab voulait une solution prête à l'emploi pour les finances, facile à utiliser et accessible depuis n'importe lequel de ses centres régionaux.

Solution ERP

Solution ERP

Les dirigeants de l'entreprise ont discuté des solutions ERP possibles avec plusieurs fournisseurs de solutions, ont examiné les forces et les faiblesses de plusieurs d'entre eux et ont réduit leur liste d'options. Finalement, l'équipe a choisi Acumatica ERP avec son partenaire Info Cloud Asia pour mettre en œuvre la nouvelle solution d'entreprise.

"Acumatica est une solution bien développée qui prend en compte les meilleures pratiques et exigences comptables tout en incorporant ce dont les utilisateurs et les clients ont réellement besoin." Shirley Lim, alors directrice financière, a ajouté : "L'interface d'Acumatica est facile à adapter pour les utilisateurs finaux, et sa facilité d'intégration avec notre plateforme existante a été un autre atout."

La tarification d'Acumatica pour un nombre illimité d'utilisateurs a rendu le logiciel abordable, a-t-elle ajouté. Les autres ERP sont facturés à l'utilisateur, ce qui, avec plus de 500 employés, rendait les autres logiciels beaucoup plus coûteux en comparaison.

Sergey Vereshchagin, d'Info Cloud Asia, a dirigé la mise en œuvre et la mise en service réussie d'Acumatica. "La réponse de Sergey est rapide et il a travaillé tard le soir pour nous aider", a déclaré Shirley Lim. En plus de sa connaissance approfondie des nombreuses fonctionnalités et des flux de travail d'Acumatica, "il ne manque jamais de réfléchir à la meilleure façon de répondre aux exigences uniques de notre entreprise".

Résultats

Résultats

Un fonctionnement pédagogique plus efficace

The Learning Lab a supprimé plusieurs postes auparavant consacrés uniquement à la saisie manuelle des données entre ses différents systèmes financiers. Chaque employé peut accéder à Acumatica au niveau de sécurité approprié. Cela a permis de redonner du temps à l'équipe financière qui s'occupait auparavant d'une grande variété de tâches en raison des contrôles d'accès limités de l'ancien système. Chaque employé saisit désormais ses propres notes de frais dans le système, par exemple, au lieu de confier à une seule personne la gestion de toutes les notes de frais et la saisie des données.

"Une hiérarchie d'approbation est en place dans Acumatica, ce qui permet aux responsables d'avoir une visibilité et une autonomie", explique M. Chan. "Acumatica étant basé sur le cloud, il nous permet de travailler n'importe où, n'importe quand, et c'est dans cette direction que tout se dirige.

The Learning Lab dispose d'une plus grande visibilité sur les opérations de l'organisation et, pour la première fois, d'une visibilité en temps réel sur les comptes débiteurs et créditeurs.

"Auparavant, nous devions saisir (manuellement) la plupart des transactions dans le système de facturation, mais nous pouvons désormais télécharger des informations en masse par lots de manière efficace", explique-t-il. "Acumatica a également réduit le volume de travail transactionnel, ce qui permet à notre équipe d'effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L'architecture flexible d'Acumatica s'intègre bien à Microsoft Dynamics 365, que The Learning Lab utilise pour la gestion des clients et comme système d'information sur les étudiants, ainsi qu'à Unit 4, son système de ressources humaines, ce qui rend l'ensemble des opérations plus efficaces.

A l'avenir, The Learning Lab prévoit de créer une interface utilisateur simple entre Acumatica et son application Front Desk, qui permettra aux utilisateurs de rechercher rapidement l'historique des factures et des paiements des clients, par exemple.

Il est également prévu de mettre en place une fonctionnalité d'approvisionnement pour remplacer les processus d'achat manuels et de l'intégrer aux systèmes financiers. L'établissement d'un lien avec les flux bancaires permettra également de réduire le travail de saisie des données et de faciliter les rapprochements.

Une solution flexible et facile à utiliser

Mme Lim a fait l'éloge de l'interface d'Acumatica, facile à apprendre et à utiliser, qui "est simple et claire, ce qui permet aux utilisateurs qui n'ont jamais été confrontés à un logiciel ERP de le prendre en main rapidement".

L'organisation a amélioré la communication avec ses clients. Ils reçoivent désormais des factures avec les dates des cours, les lieux et les informations sur les centres, ce qui a permis de réduire les appels et les courriels des parents à la recherche de ces informations et d'améliorer la satisfaction des clients.

Une plateforme commerciale fiable et moderne pour la croissance

Plus important encore, The Learning Lab dispose désormais d'une version unique de la vérité et d'un système financier auquel elle peut faire confiance. "Les finances ont toujours eu pour objectif de rendre compte de cette version unique de la vérité. Le fait que les informations contenues dans Acumatica soient accessibles aux autres parties prenantes leur permettra de collaborer avec les finances pour s'assurer que les informations sont correctement reconnues et comptabilisées", a déclaré Mme Lim.

La mise en œuvre d'Acumatica s'inscrit dans le cadre de la démarche de The Learning Labvisant à s'appuyer sur des données et à rester compétitif. "La mise en place d'une solution telle qu'Acumatica avec des processus commerciaux efficaces garantit que nous disposons d'une bonne gouvernance financière et de bons contrôles", déclare M. Chan. "Nous avons aidé des dizaines de milliers d'étudiants à atteindre le meilleur d'eux-mêmes et avons encouragé l'amour de l'apprentissage au fil des ans. La mise en place d'une solution ERP fiable comme Acumatica donne aux clients encore plus de confiance dans ce que nous faisons, en préparant les étudiants à réussir aujourd'hui et à l'avenir."

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