Lifeway Mobility

Un nouvel entrant vole la vedette

L'équipe de Lifeway Mobility était sur le point de signer avec Oracle NetSuite lorsque George Mackiewicz, propriétaire de CAL Business Solutions à Harwinton, Connecticut, lui a suggéré d'étudier Acumatica. "Je ne connaissais pas Acumatica avant cela", explique Mullen. "À l'époque, Acumatica n'avait pas la même notoriété que les autres, mais nous avons accepté d'y jeter un coup d'œil, conformément à la recommandation de CAL Business Solutions.

Le modèle de tarification innovant d'Acumatica, l'application mobile pour les travailleurs de terrain et la capacité d'évolution via le cloud ont impressionné l'équipe. "Nous avons beaucoup apprécié la tarification basée sur l'utilisation, qui nous donne la flexibilité d'évoluer et de croître en fonction des besoins de notre entreprise", déclare Mullen. "La possibilité de mettre en œuvre la solution rapidement et d'ouvrir de nouveaux sites s'inscrit également dans notre stratégie technologique, qui consiste à ne pas tenir compte des sites."

Une mise en œuvre rapide multipliée par six

Lifeway Mobility a donné le coup d'envoi de la mise en œuvre et a mis en service son premier bureau en l'espace de cinq mois seulement. "Ayant dirigé de grandes opérations, et en tant que DSI d'une entreprise du Fortune 50 dans le passé, j'ai mis en œuvre un nombre considérable de technologies au fil des ans. Aucune d'entre elles n'a été aussi fluide qu'Acumatica ", déclare Mullen. "J'attribue cela à la direction de Lifeway, aux compétences et au partenariat commercial avec CAL Business Solutions et Acumatica.

Lifeway a pris le temps de s'assurer que la nouvelle solution commerciale fonctionnait comme prévu avant de mettre en service le reste de ses sites. "Le deuxième bureau a été mis en service, puis le troisième", explique Mullen. "Nous installions littéralement un nouveau site tous les 30 à 45 jours. Nous faisions une pause pour une mise à niveau, puis nous mettions en service les deux bureaux suivants".

Ce rythme est stupéfiant si on le compare à l'expérience la plus récente de Mullen, qui a mis 2,5 ans à mettre en œuvre un système de gestion de la relation client pour une société d'assurance classée au Fortune 50, dans un périmètre similaire de six bureaux. "Au bout de deux ans et demi, nous n'avions déployé qu'un seul bureau, alors qu'il nous a fallu un an pour déployer les six bureaux avec Acumatica", explique-t-il.

Mise en œuvre rapide et à distance

Mais ce n'est pas tout : Lifeway Mobility a mis en place son plus grand bureau, la succursale de Chicago, pendant l'épidémie de Covid-19, le tout à distance. "Nous travaillons tous à distance, sans être sur place, et le fait d'avoir pu mettre en œuvre une nouvelle solution pendant cette période témoigne de la façon dont cela peut être fait", explique Mullen. "La formation, la migration des données et l'assistance après le lancement ont été entièrement réalisées à distance. Lifeway MobilityDepuis, le bureau de Minneapolis a également déployé Acumatica à distance.

Les données en temps réel informent les opérations

"La mise en œuvre d'Acumatica nous permet d'examiner nos paramètres au jour le jour et en temps réel. Nous pouvons voir quels sont nos impacts opérationnels, ce qui nous permet de prendre de meilleures décisions pendant cette période chaotique. Rien de tout cela n'était possible avec nos systèmes précédents", explique M. Mullen.

Quatre paramètres clés guident les activités de Lifeway Mobility:

• Nouvelles opportunités commerciales
• Estimations et valeur qu'elles créent
• Nouvelles commandes ou activations
• Commandes terminées

"Nous pouvons voir les tendances de ces quatre mesures sur une base hebdomadaire ou journalière, ce qui nous permet de prendre de meilleures décisions", explique M. Mullen. La nouvelle plateforme a également éliminé une grande partie du travail manuel et des efforts nécessaires pour consolider les données provenant de systèmes disparates, transformant des heures de travail en un simple clic sur un bouton.

Visibilité pour tous les employés

"Nos employés sur le terrain qui livrent et installent des équipements critiques dans les maisons des gens restent en sécurité et restent entièrement connectés grâce à l'application mobile Acumatica ", explique Mullen. L'équipe de terrain arrive désormais sur le site d'un client avec toutes les photos, les ordres de modification, les instructions et les informations dont elle a besoin, ce qui la rend plus informée et plus efficace. "Nous ne perdons pas de temps à chercher des documents, à passer des coups de téléphone ou, pire, à installer quelque chose qui ne répond pas aux attentes du client. Tout est à portée de main, et c'est un énorme avantage. Des heures de travail hebdomadaire ont été évitées, ce qui nous permet de passer plus de temps avec le client et de lui offrir une meilleure expérience", explique M. Mullen.

Lifeway a créé de nombreux tableaux de bord financiers et opérationnels spécifiques aux rôles fonctionnels des employés afin de fournir des informations exploitables dans l'ensemble de l'entreprise. "Nous leur demandons de regarder les mesures quotidiennes pour comprendre ce qui se passe dans notre entreprise et comment nous réagissons aux événements qui se produisent autour de nous. Ils peuvent voir les tendances, l'impact de leurs actions sur l'ensemble de l'entreprise et comprendre pourquoi l'équipe dirigeante prend les décisions qu'elle prend, en particulier pendant cette pandémie".

Passer au travail à domicile rapidement et en toute sécurité

Lifeway MobilityLes données de Lifeway sont hébergées dans le nuage par Acumatica et Amazon Web Services, ce qui a permis à l'entreprise de passer au travail à domicile sans la moindre interruption, explique M. Mullen. La plateforme en nuage d'Acumatica élimine tout souci concernant les connexions VPN, les installations de logiciels clients, la capacité des serveurs, les intrusions dans le réseau, la sécurité du centre de données et la maintenance. Il ajoute : "Nous sommes convaincus que les données que nous conservons pour le compte de nos clients sont sécurisées. Chacun de nos sept sites a une empreinte informatique nulle. Nous comptons sur la structure de sécurité gérée par Acumatica et AWS pour assurer la sécurité de nos données."

Acumatica, un atout stratégique pour la croissance

Avant la pandémie mondiale, les dirigeants de Lifeway Mobility prévoyaient de doubler la taille de l'entreprise, principalement par une combinaison de croissance organique et d'acquisitions. Ils espèrent toujours atteindre cet objectif, mais uniquement parce qu'ils ont mis en œuvre Acumatica.

"Personnellement, je ne pourrais pas faire mon travail si je n'avais pas la plateforme Acumatica", déclare Mullen. "Je ne pourrais pas gérer tous ces sites avec leurs anciens systèmes. Avec Acumatica, je dispose d'une visibilité sur les données et d'un aperçu des opérations grâce à des tableaux de bord et à des notifications de déclenchement qui me permettent de réagir et de soutenir les équipes de nos différentes succursales."

"Nous disposons d'un solide pipeline et d'un soutien financier, et nous nous attendons donc à ce que cette croissance se poursuive", ajoute-t-il. "Acumatica favorise notre croissance grâce au processus de mise en œuvre. Nous sommes en mesure d'intégrer une nouvelle organisation, de partager avec elle nos outils et de l'intégrer dans les 30 à 60 jours suivant la conclusion d'un contrat, ce qui est phénoménal."