Pourquoi Nucleus Research estime que l'amour entre Acumatica et les PME va se poursuivre

A N A L Y S T E
Samuel Hamway

Acumatica renforce sa position de leader sur le marché des PME

Nucleus a interrogé des clients d’Acumatica et a constaté que les utilisateurs peuvent s’attendre à des avantages concrets, notamment une amélioration du reporting et de la visibilité, une automatisation accrue, ainsi qu’une évolutivité et une agilité renforcées. Parmi les avantages quantitatifs cités figurent la réaffectation d’équivalents temps plein (ETP) grâce à l’automatisation et une réduction de plus de 80 % du délai moyen de recouvrement des créances (DSO) après le déploiement. À l’avenir, les entreprises souhaitant adopter une solution ERP dans le contexte économique actuel devraient privilégier les fournisseurs proposant une offre à forte valeur ajoutée. Acumatica offre depuis longtemps un excellent retour sur investissement aux petites et moyennes entreprises (PME) et a récemment confirmé cet argument en présentant, lors de son dernier sommet, des mises à jour de ses produits axées sur la valeur. À ce titre, Nucleus est convaincu que ce système ERP continuera d’être adopté par les PME dans les années à venir.

Les organisations qui souhaitent adopter un système ERP doivent privilégier les fournisseurs qui proposent régulièrement des améliorations de produits axées sur la valeur ajoutée, en s'appuyant sur les retours d'expérience des utilisateurs. Elles s'assurent ainsi de tirer le meilleur parti de leur investissement technologique sur le long terme. Des mises à jour régulières, fondées sur les retours des clients, garantissent l'accès à de nouvelles fonctionnalités et capacités qui répondent directement aux besoins de l'entreprise et qui sont adaptées à l'évolution des exigences des clients.

Acumatica, fournisseur de logiciels ERP basés sur le cloud, a récemment annoncé d’importantes améliorations de ses produits lors de la conférence « Acumatica Summit » qui s’est tenue en janvier 2023. Les dernières mises à jour comprennent des fonctionnalités d’ergonomie qui profitent à divers secteurs, notamment l’industrie manufacturière, le bâtiment, le commerce de gros, le commerce de détail et la distribution. Le module de fabrication d’Acumatica propose désormais un écran d’ordre de fabrication amélioré qui affiche la prochaine action disponible, ainsi qu’un nouveau panneau latéral permettant aux utilisateurs de modifier la nomenclature avant sa validation. Les utilisateurs peuvent
également identifier les composants critiques et consulter les écarts de coûts ainsi que l’état d’avancement des quantités via le tableau de bord. Le module de vente en gros d’Acumatica a amélioré les canaux de vente au comptoir, permettant aux commerciaux de gérer les achats et les retours au sein d’une même transaction de commande via un seul écran.

De plus, les utilisateurs du secteur de la vente au détail peuvent désormais personnaliser les classes d’articles et les attributs des variantes, et les articles matriciels peuvent être déployés sur Shopify. Le
secteur de la construction bénéficie également de nouvelles fonctionnalités, notamment des rapports sur les projets en cours (WIP) qui simplifient l’ajout de champs et de colonnes pour intégrer des informations financières telles que les coûts et les bénéfices. L’édition Retail d’Acumatica propose des fonctionnalités permettant aux intégrateurs et aux agences numériques qui travaillent avec les détaillants d’améliorer l’expérience client (CX) et le référencement naturel (SEO) afin d’aider les acheteurs à trouver plus rapidement les produits,
et à finaliser leurs achats grâce à une expérience d’achat simplifiée. Acumatica aide les utilisateurs à résoudre les problèmes de back-office, propose des automatisations basées sur l’ERP en collaboration avec des partenaires, et offre un
et un rapprochement automatisés des paiements pour toutes les devises depuis un emplacement centralisé.

Acumatica

Acumatica est un fournisseur d’ERP dans le cloud qui s’adresse principalement aux entreprises de taille moyenne des secteurs de la construction, de la distribution, du commerce de détail, des services et de l’industrie. La plateforme unifiée de ce fournisseur combine des fonctionnalités de gestion financière, de comptabilité de projet, de gestion de la relation client, de gestion des interventions sur site et de gestion de la paie. L'architecture modulaire d'Acumatica permet tant aux développeurs qu'aux « citizen developers » de configurer la logique métier, d'intégrer des applications tierces et de créer de nouveaux types de rapports à l'aide de la technologie low-code/no-code. Cette proposition de valeur favorise l'agilité organisationnelle et permet aux entreprises d'adapter les solutions ERP à leurs besoins spécifiques.

Principaux avantages

Nucleus a mené des entretiens auprès de clients d'Acumatica et a mis en évidence des avantages quantifiables liés à l'amélioration du reporting et de la visibilité, à l'automatisation accrue, ainsi qu'à une évolutivité et une agilité renforcées.

AUTOMATISATION ACCRUE

Acumatica propose une gamme de fonctionnalités d’automatisation des flux de travail qui aident les entreprises
à rationaliser leurs opérations, à accroître leur productivité et à réduire le recours à la saisie manuelle de données. Acumatica permet d’automatiser des processus métier tels que la gestion des stocks, le traitement des commandes et la gestion financière, ce qui libère du temps pour que les employés puissent se concentrer sur les activités principales de l’entreprise. L’automatisation des tâches routinières et répétitives réduit également les erreurs et garantit l’exactitude des données. Les utilisateurs peuvent espérer un gain de temps de 100 % sur des processus tels que la compilation de feuilles de calcul, ainsi que l’extraction et le traitement des données. Les rappels automatisés ont permis à une organisation d’améliorer son délai moyen de recouvrement (DSO), le faisant passer de 52 à 10 jours. Une organisation à but non lucratif a estimé que l’automatisation des flux de travail et la signature de chèques à distance rationaliseraient ses opérations et amélioreraient l’efficacité de ses processus.

AMÉLIORATION DU RAPPORT ET DE LA VISIBILITÉ

Acumatica permet aux utilisateurs de générer des rapports personnalisés, de suivre les indicateurs clés de performance
et de gérer les données financières sans compétences techniques particulières. Grâce à Acumatica, les entreprises bénéficient d’une vue d’ensemble consolidée de leurs informations financières, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées. De plus, les fonctionnalités de reporting et d’analyse d’Acumatica permettent aux entreprises d’obtenir des informations pertinentes et de prévoir leurs ventes, leur production et leurs coûts. Un fournisseur de mobilier et une association à but non lucratif ont souligné que l’amélioration des rapports et de la visibilité constituait l’un des principaux avantages du déploiement d’Acumatica, ce qui a permis d’optimiser la prise de décision au sein de leur organisation.

ÉVOLUTIVITÉ ET AGILITÉ ACCRUEES

L’architecture cloud d’Acumatica offre aux entreprises l’évolutivité de stockage
nécessaire à leur développement. Les organisations peuvent en outre configurer le logiciel pour l’adapter à leurs besoins et flux de travail spécifiques, en ajoutant ou en supprimant des modules selon les besoins afin de favoriser l’agilité organisationnelle. Le modèle tarifaire flexible d’Acumatica, basé sur l’utilisation plutôt que sur le nombre d’utilisateurs, aide les entreprises en pleine croissance ou soumises à des variations saisonnières à réduire leurs coûts informatiques. L’évolutivité et la flexibilité d’Acumatica ont été mises en avant comme critères de sélection clés par une organisation à but non lucratif et un fournisseur de technologies SaaS.

TÉMOIGNAGES DE CLIENTS

Nucleus a interrogé des clients d'Acumatica afin de mieux comprendre la valeur concrète qu'
e grâce au déploiement de cette solution ERP.

ORGANISME À BUT NON LUCRATIF DANS LE DOMAINE DE LA SANTÉ

Cette organisation est une association à but non lucratif spécialisée dans la mise en relation des donneurs et des receveurs d’organes ainsi que dans la logistique associée. Elle compte environ 200 employés. Elle avait besoin d’une solution cloud capable de pallier les limites de son ancien système, Sage 100. Les principaux défis auxquels l’organisation était confrontée avec Sage 100 étaient l’absence d’accès à distance, des performances médiocres, des capacités de reporting limitées et une interface utilisateur peu conviviale. De plus, face à la croissance rapide de l’organisation, il est apparu clairement que Sage 100 ne pouvait plus accompagner cette expansion. En 2020, l'organisation a décidé de déployer Acumatica comme nouvelle solution ERP. Le processus de mise en œuvre s'est déroulé entre avril et août 2020 et s'est achevé plus rapidement que prévu.

L'organisation utilise actuellement Acumatica pour gérer ses finances, et prévoit de l'étendre aux services aux familles des donneurs, à la logistique, au fonctionnement des cliniques et à la gestion des activités philanthropiques. Le système fournit des analyses financières au niveau de chaque donneur, aidant ainsi l'organisation à prendre des décisions éclairées quant aux pistes à explorer. Acumatica a permis à l'organisation de générer des rapports personnalisés et de mettre en forme ses comptes fournisseurs, ses comptes clients, ses bilans et son grand livre. L'intégration de TrueNorth et d'Acumatica a contribué à rationaliser le reporting et à éviter les inefficacités liées à la double saisie des données. L’organisation a constaté que la tarification à l’utilisation se traduisait par un coût total de possession (TCO) globalement inférieur à celui de NetSuite ou de Great Plains.
Dans les années à venir, l’organisation prévoit que le déploiement d’Acumatica apportera des avantages supplémentaires significatifs. Les fonctionnalités d’accès à distance devraient permettre de gagner du temps et d’améliorer la productivité des utilisateurs dispersés géographiquement. Grâce à des rapports améliorés et à une interface utilisateur conviviale, l’organisation prévoit une accélération de ses clôtures mensuelles. L’organisation envisage également d’utiliser Acumatica pour la numérisation de ses stocks. L’organisation prévoit de nouvelles économies en termes d’effectifs, car elle compte continuer à utiliser les heures de conseil allouées pour gérer le nouveau système sans avoir besoin de personnel supplémentaire. Elle estime pouvoir réaffecter environ 29 % de ses ETP chargés de l’analyse financière. De plus, l’automatisation des flux de travail et la signature à distance des chèques devraient aider l’organisation à rationaliser ses opérations.

FOURNISSEUR DE MOBILIER

Ce détaillant est spécialisé dans le mobilier d'extérieur haut de gamme. Il réalise un chiffre d'affaires d'environ 7 millions de dollars. L'entreprise a connu une croissance significative au cours des cinq dernières années, passant de sept à 25 employés. Elle rencontrait des difficultés liées à la gestion manuelle des documents et au traitement des commandes, ce qui nuisait à l'efficacité de ses opérations logistiques. Avec un modèle de livraison directe pour la plupart de ses produits et un petit entrepôt, l'entreprise avait besoin d'une solution pour numériser et gérer ses ventes en magasin et en ligne.

Elle manquait de visibilité sur les processus et de fonctionnalités de reporting pour la production, l’analyse des ventes et le
reporting des coûts. Début 2019, l’entreprise a lancé un appel d’offres et a choisi Acumatica comme solution. La mise en œuvre a porté sur les modules financiers, de fabrication et de vente, en mettant l’accent sur le configurateur de produits, la tarification des tapis et les fonctionnalités de gestion des ventes du module de fabrication. La mise en œuvre a débuté en novembre 2019 et s’est achevée en juin 2020.

L’un des principaux avantages constatés depuis le déploiement réside dans l’amélioration du reporting et de la visibilité sur l’activité commerciale, l’entreprise traitant chaque semaine des centaines de commandes uniques comprenant des milliers de Swatches personnalisés. L’automatisation du traitement des commandes a supprimé la nécessité d’une gestion manuelle des commandes, libérant ainsi du temps pour que le personnel commercial puisse se concentrer sur les interactions avec les clients. L’entreprise est désormais entièrement dématérialisée, ce qui élimine les coûts liés au papier et l’empreinte environnementale de la gestion documentaire pour les services commerciaux, comptables et opérationnels. Acumatica a permis de créer des champs définis par l’utilisateur pour le suivi et la gestion des tâches, ce qui a permis à
d’améliorer le suivi et la précision des données.

La vue d'ensemble consolidée des informations financières a permis à l'équipe commerciale de saisir les commandes et d'analyser les performances de vente mensuelles, ce qui a contribué à expliquer les incohérences et à améliorer la qualité des données. Grâce à l'intégration de PowerBI, l'entreprise a également pu réaliser des analyses plus poussées et suivre ses objectifs. Le déploiement d’Acumatica a par ailleurs entraîné une réaffectation des ETP dans plusieurs domaines, notamment au niveau du rapprochement comptable, de la salle d’échantillonnage et d’un poste de commercial. L’entreprise envisage d’aller plus loin à l’avenir en matière d’automatisation des ventes et de l’échantillonnage.

FOURNISSEUR DE SOLUTIONS TECHNOLOGIQUES SAAS

Cette entreprise propose des solutions SaaS d’optimisation des effectifs. Elle génère
environ 30 millions de dollars de chiffre d’affaires et compte 85 employés. Elle a récemment été rachetée par une entreprise plus grande et mieux établie, ce qui a donné lieu à un processus de refonte en 2019.
Ce processus de refonte impliquait notamment de changer son ancien système ERP, par lequel transitaient 60 % du chiffre d’affaires de l’entreprise : un produit SYSPRO hautement personnalisé, vieux de 35 ans, géré par un consultant à temps plein. L’entreprise cherchait à moderniser ce système et à se débarrasser des serveurs sur site qui y étaient associés. Les principales exigences techniques de l’entreprise pour un nouveau système cloud étaient la configurabilité et la facilité d’utilisation. L’entreprise a évalué plusieurs systèmes ERP, notamment SAP, Dynamics, Infor, NetSuite, Sage Intacct et Acumatica. Elle a constaté que SAP offrait des fonctionnalités excédentaires par rapport à ses besoins et que la démonstration de Dynamics DXC n’était pas satisfaisante. Acumatica a finalement été retenu comme la solution la mieux adaptée à l’entreprise en raison de son interface utilisateur intuitive et de son modèle de tarification basé sur l’utilisation. La mise en œuvre a été menée par une équipe locale et visait à s’aligner autant que possible sur le déploiement standard, avec un minimum de personnalisations. Le projet a duré 15 mois. Depuis la mise en œuvre, l’entreprise a tiré plusieurs avantages de l’utilisation d’Acumatica
comme ERP. L’organisation a gagné en cohérence dans ses rapports, en contrôle et en visibilité sur ses dépenses, ainsi qu’en précision dans le rapprochement des comptes. De plus, l’entreprise a pu numériser son programme de cadeaux aux employés et de gestion des livraisons. L’intégration de BigCommerce, rendue possible par Acumatica, a été achevée deux semaines après la mise en service, permettant ainsi d’élargir la portée de son activité de commerce électronique. La mise en œuvre d’Acumatica a également eu un impact positif sur les comptes clients de l’entreprise. Les rappels de paiement automatisés ont amélioré le délai moyen de recouvrement (DSO) de l’entreprise, le faisant passer de 52 jours à 10 jours. L’entreprise procède actuellement à l’intégration avec ses clients et fournisseurs et prévoit d’ajouter le traitement des paiements par carte bancaire. La prochaine étape consiste à lancer un portail client.

Perspectives d'avenir

Les organisations qui souhaitent adopter une solution ERP doivent privilégier les fournisseurs proposant une offre à forte valeur ajoutée et s'engageant à garantir l'agilité de leurs produits face à l'évolution des besoins fonctionnels du secteur. Les PME sont particulièrement vulnérables aux difficultés macroéconomiques susmentionnées, ce qui renforce encore l'importance de ces priorités. Acumatica offre depuis longtemps un excellent retour sur investissement aux PME, notamment en matière d'amélioration de l'efficacité des processus et de réduction des coûts.
(Nucleus Research T104 – Guide – Plateforme Acumatica – juillet 2019) Lors de l’édition 2019 de l’
Acumatica Summit, le fournisseur a également renforcé la compétitivité de sa plateforme en
proposant des mises à jour axées sur la valeur ajoutée. Ces améliorations, associées aux retours positifs des clients
qui soulignent une amélioration du reporting et de la visibilité, une automatisation accrue, ainsi qu’
une évolutivité et une agilité renforcées, confèrent à Nucleus la certitude que l’adoption d’Acumatica se poursuivra dans le secteur des PME.