AcumatiCaresLes utilisateurs de l'ERP en nuage Acumatica disposent d'options pour gérer la comptabilisation de leurs cartes de temps pour les projets. Le billet du mardi technique d'aujourd'hui aborde les avantages des différentes méthodes, chacune dépendant de la façon dont la paie est mise en œuvre et des exigences en matière de rapports.
Acumatica cloud ERP propose différentes options de comptabilisation des fiches de présence. Cela permet aux clients de transférer les dépenses aux projets et de comptabiliser correctement les activités saisies sur les fiches de présence.
Les clients qui utilisent des cartes de pointage ont des implémentations de paie et des exigences de reporting différentes qui influencent l'option d'implémentation la mieux adaptée à une entreprise spécifique. Cet article a pour but d'aider à comprendre les avantages des différentes options de comptabilisation :
- Comptabiliser les transactions dans le grand livre et le projet
- Enregistrer les transactions dans le projet uniquement
- Ne pas comptabiliser de transactions
Considérations relatives à la paie et aux rapports
Les données des cartes de pointage peuvent être utilisées pour la paie, la facturation des projets, le suivi du budget et les rapports. En fonction de vos besoins, vous pouvez configurer le logiciel ERP en nuage d 'Acumatica pour enregistrer les transactions dans le grand livre et les modules de projet.
Situation 1: Votre entreprise utilise les fiches de présence des salariés pour envoyer les heures au système de paie afin que les travailleurs horaires soient payés pour les heures qu'ils ont effectuées. Pour ce faire, les informations des fiches de présence doivent être enregistrées dans le grand livre.
Situation 2: Votre entreprise utilise les fiches de présence des employés pour enregistrer les heures travaillées sur un projet à des fins de facturation. Pour ce faire, les informations des cartes de pointage doivent être transmises au projet.
Situation 3: Vos rapports financiers doivent ventiler les salaires en coût des marchandises vendues (directement lié au chiffre d'affaires) et en frais généraux. Pour ce faire, vous pouvez passer des écritures dans le grand livre ou dans le module de projet.
Situation 4: Votre entreprise demande à ses employés d'enregistrer les heures consacrées aux projets et les heures de frais généraux afin de produire des rapports détaillés décrivant le rapport entre les heures consacrées aux projets et les heures de frais généraux. Pour ce faire, les informations détaillées des fiches de présence doivent être transmises aux moteurs de reporting par l'intermédiaire du grand livre.
Mise en œuvre et avantages de la comptabilisation dans le grand livre et dans le projet
Enregistrez les transactions dans le grand livre lorsque vous devez envoyer les données des cartes de pointage à la paie ou lorsque vous avez besoin de rapports financiers qui séparent les heures liées à un projet des heures non liées à un projet.
Ce scénario est mis en œuvre dans les données SalesDemo que vous pouvez télécharger en tant qu'instantané sur le portail Acumatica. Les sections ci-dessous décrivent les détails de la configuration de ce scénario tel qu'il apparaît dans les données de démonstration.
Préférences de la carte de pointage
Sous les Paramètres des rapports de temps, sélectionnez l'Option d'enregistrement : Enregistrer les transactions PM et GL comme indiqué.
Cette option permet au système de créer des transactions de grand livre lorsqu'un projet est spécifié dans une activité de temps. Une transaction de projet sera également créée si le code du grand livre est associé à un groupe de comptes de projet.
Préférences du projet
Dans les préférences du projet, vous pouvez définir la source du compte pour les transactions de débit (compte de dépenses) et de crédit (compte de régularisation) pour les transactions du projet. Ce paramètre indique au système où obtenir les comptes de débit et de crédit pour chaque transaction de la carte de temps.
Dans les données de SalesDemo, l'option de poste de travail est sélectionnée à la fois pour le compte de charges (dépenses) et pour le compte de régularisation des charges (passif).
Le point sur le travail Poste de travail offre plus de flexibilité que les autres options (Projet, Tâche de projet, Employé) car différents types de gains peuvent être saisis sur une carte de temps et mis en correspondance avec différents éléments (non stockés).
Article non stocké
Lorsque la source du compte de dépenses dans l'écran Préférences du projet est définie sur Poste de travail, le système prend les comptes de l'onglet Comptes GL de l'onglet Postes non stockés. Articles non stockés de l'écran Articles non stockés.
Lors de la saisie d'un poste de travail, le compte de charges doit être défini comme un compte de dépenses lié à un groupe de comptes de projet. S'il n'est pas lié à un groupe de comptes de projet, le système génère une erreur lors de la validation de la transaction. Le compte de régularisation des compte de régularisation des charges peut être défini comme un compte de passif qui suit les salaires gagnés, mais non payés. Si le compte de régularisation des charges n'est pas lié à un groupe de comptes de projet, le compte de crédit sera créé pour l'entrée GL, mais pas sur le projet.
Notes importantes sur l'affichage :
- Les entrées de la carte de pointage qui font référence au code hors projet ('X' dans SalesDemo) ne créent pas d'entrées de projet ni d'entrées dans le grand livre.
- Les comptes liés à un groupe de comptes créeront une transaction de projet. Si les comptes ne sont pas liés à un groupe de comptes, aucune transaction de projet ne sera créée.
- Le compte de charges (débit) doit être défini dans un groupe de comptes, sinon une erreur se produit.
- Le compte de passif (crédit) peut ou non être défini dans un groupe de comptes
- Les fiches de temps contiennent plusieurs activités de temps différentes. Chaque activité de temps est utilisée pour créer des transactions de projet. Les coûts sont récupérés dans la table des taux de coûts de main-d'œuvre lorsque l'activité est validée.
Diagramme de flux pour la saisie des activités de la carte de pointage :
Régularisation des dépenses avec la paie
Les montants de régularisation des dépenses doivent être supprimés après l'exécution de la paie, faute de quoi le compte de passif continuera de croître et les dépenses salariales seront surévaluées (comme ce fut le cas pendant des années dans SalesDemo). Voici quelques stratégies possibles pour annuler les informations relatives aux comptes de régularisation.
- Modifiez les écritures reçues de votre système de paie. Voir l'exemple de l'annexe 1 pour savoir comment procéder.
- Créer un GL pour débiter les salaires à payer et créditer les salaires à payer lorsque la paie est enregistrée dans le grand livre. pour débiter les salaires à payer et créditer les salaires à payer lorsque la paie est terminée et enregistrée dans le grand livre. Cela permet d'automatiser le processus décrit dans la première stratégie. Voir l'annexe 2 pour plus de détails sur la création de cette affectation au grand livre.
- Régler le compte de régularisation des dépenses de l'article non stocké sur le compte de dépenses. Ainsi, la transaction sera nette zéro dans le GL, mais elle sera tout de même envoyée au module de projet. Avec cette méthode, vous devez créer une affectation de projet pour produire des transactions reflétant les coûts d'un projet. La création de cette affectation n'est pas abordée dans cet article.
Avantages de l'enregistrement des entrées de cartes de pointage dans le grand livre général
Avantage : COGS contre salaires indirects
Grâce à la comptabilisation dans le grand livre, les entrées de la carte de pointage sont disponibles pour le reporting financier. Cela vous permet de répartir facilement la main-d'œuvre entre le coût des marchandises vendues et les frais généraux d'exploitation, comme illustré ci-dessous.
Le segment du rapport sur les bénéfices et les pertes ci-dessus l'illustre :
- Les données de la carte de pointage qui contiennent un code de projet et qui sont comptabilisées dans le grand livre sont automatiquement placées dans le domaine du coût des marchandises vendues afin de réduire les bénéfices bruts.
- Les données relatives à la masse salariale sont placées sous la ligne de la marge brute. Comme nous l'avons vu, vous devez mettre en œuvre une stratégie pour retirer la masse salariale du COGS afin d'éviter la double comptabilisation.
Avantage : temps de projet pour les employés
Vous pouvez configurer le système de manière à ce qu'il recueille des rapports de productivité et des rapports présentant des ratios entre le temps consacré au projet et le temps non consacré au projet.
Pour configurer cela dans SalesDemo, procédez comme suit :
1. Dans les préférences du projet, définissez la source du compte de dépenses comme étant le projet.
Conseil : si vous souhaitez utiliser les entrées de l'élément d'inventaire, vous pouvez utiliser les types de revenus pour remplacer l'élément d'inventaire par défaut pour tous les salariés qui saisissent des feuilles de présence. Cela permet aux employés de saisir un type de rémunération pour les heures non liées à un projet, ce qui définit les codes de compte appropriés.
2. Créer un projet pour les frais généraux - définir des comptes GL dans le projet
3. Créer des fiches de présence - lors de la saisie des données, ne pas sélectionner le code hors projet pour le projet - sélectionner plutôt le projet de frais généraux.
4. Avec le système configuré de cette manière, vous pouvez facilement créer des rapports pour calculer les ratios de productivité en utilisant soit des requêtes génériques, soit le gestionnaire de rapports analytiques. Les requêtes génériques ont accès à la quantité si vous souhaitez comparer les heures, tandis que l'outil ARM n'a accès qu'aux soldes financiers.
Avantage : Exportation des données vers le système de paie
Outre les avantages en termes de rapports et de suivi, la comptabilisation dans le GL vous permet d'exporter un fichier contenant les heures des salariés vers votre système de paie. Les salariés peuvent ainsi être payés pour les heures approuvées sur leur carte de pointage.
Les détails de la création de ce fichier d'exportation ne sont pas inclus dans cet article.
Mise en œuvre et avantages de l'affectation au projet uniquement
Acumatica propose également une option permettant de comptabiliser des informations dans un projet sans créer de transactions de journal. Cette option est utile lorsque vous avez besoin d'utiliser les données des cartes de pointage pour la facturation et le reporting au sein des projets, mais que vous souhaitez simplifier et réduire le nombre d'entrées dans le GL.
Les sections ci-dessous décrivent le scénario d'installation simple.
Groupes de comptes
Créez un groupe de comptes de type Hors bilan, afin de pouvoir comptabiliser des transactions de cartes de pointage sans avoir de transaction GL correspondante.
Cochez la case des dépenses afin que les saisies de temps puissent être liées à la ligne budgétaire des coûts pour la main-d'œuvre.
Préférences de la carte de pointage
Après avoir créé le groupe de comptes pour les dépenses, utilisez les Paramètres de déclaration des temps pour définir l'option de comptabilisation :
L'option Comptabiliser le PM dans le groupe de comptes hors bilan permet au système de créer des transactions de projet sans impact sur le grand livre.
Définissez le groupe de comptes hors bilan sur le groupe de comptes que vous souhaitez utiliser pour les dépenses. C'est ce groupe de comptes qui sera utilisé pour la répartition et la facturation.
Règles de répartition et de facturation
Le nouveau groupe de comptes que vous avez créé sera utilisé par les règles de répartition et de facturation. Pour la démonstration, j'ai modifié certaines des règles existantes dans les données de SalesDemo.
Exemple de règle de facturation.
J'ai ajouté une nouvelle étape ID à la règle de facturation TM existante. Cette étape fait la même chose que l'étape de travail 20 existante, sauf qu'elle utilise un groupe de comptes différent.
Exemple de règle d'allocation.
J'ai mis à jour la règle d'allocation TMR existante en étendant la sélection du groupe de comptes de LABOR à une série de groupes de comptes.
ASTUCE : En sélectionnant un nom de groupe de comptes proche de l'ordre alphabétique, mon travail a été grandement simplifié.
Tester la solution
Après la configuration simple, créez un nouveau projet qui utilise l'une des règles de répartition ou de facturation impliquant le groupe de comptes hors bilan et enregistrez-y une carte de pointage.
Créer un projet simple sans budget :
Saisir et libérer du temps pour le projet :
Consultez l'onglet des soldes du projet :
La dépense est calculée sur la base du coût saisi dans l'écran Taux de coût de la main-d'œuvre. Je peux faire une recherche dans la transaction du projet et voir qu'il n'y a pas de transaction GL créée. Cela nous permet de créer un budget et un événement de facturation pour notre projet sans impact sur le GL.
Exécuter le projet pour obtenir une facture basée sur la règle de facturation que j'ai créée. Lorsqu'elle est validée, la facture crée une opération de journal pour le produit des ventes et la créance. Le coût de la main-d'œuvre dans le grand livre est nul car tous les coûts de main-d'œuvre sont enregistrés à partir de la paie.
Avantages de l'enregistrement des entrées de cartes de pointage dans un projet uniquement
La comptabilisation sur un compte hors bilan permet aux entreprises de simplifier la configuration du système et de minimiser le nombre de transactions dans le grand livre. Lors de l'utilisation de ce mécanisme, l'analyse détaillée des dépenses de main-d'œuvre doit être effectuée dans le module de projet.
Cette méthode simplifie le calcul de la paie car tous les chiffres reçus du fournisseur de paie peuvent être insérés dans Acumatica cloud ERP sans qu'il soit nécessaire d'extraire les données des cartes de pointage.
Les options de comptabilisation des cartes de pointage d'Acumatica conviennent à toutes les entreprises
Le logiciel ERP en nuage et la plateforme ERP d'Acumatica prennent en charge différents processus comptables pour les rapports de temps et la facturation des projets. En utilisant une approche simplifiée, vous pouvez enregistrer les données des cartes de pointage dans le module de projet pour la facturation et le suivi du budget du projet. Les clients qui ont besoin de rapports financiers plus complexes peuvent récupérer des détails supplémentaires auprès de leur système de paie ou activer la comptabilisation des cartes de pointage dans le grand livre au sein d'Acumatica.
L'enregistrement des données de la carte de pointage dans le grand livre général peut entraîner une double comptabilisation des dépenses de main-d'œuvre. Ce risque peut être géré en enregistrant des écritures manuelles ou en mettant en place des affectations automatisées dans le grand livre.
Les données des cartes de pointage peuvent également être alimentées par les informations générées par les modules de services sur le terrain et de fabrication. Les données reçues de ces modules suivent le même processus de comptabilisation et de validation, de sorte que les données de l'ensemble de l'entreprise sont rationalisées au moyen d'un processus unique.
Si vous souhaitez en savoir plus sur Acumatica cloud ERP, notre plateforme ERP, ou sur les options d'affichage des fiches de présence, contactez notre équipe. Pour plus de tutoriels comme celui d'aujourd'hui, consultez notre série Mardi Technique. Les deux tutoriels les plus récents portent sur l'authentification multifactorielle via l'authentification unique et l'utilisation des événements commerciaux pour automatiser les processus, mais il y en a beaucoup d'autres qui contiennent des informations détaillées sur la façon de tirer le meilleur parti de la solution complète d'Acumatica.
Lire la suite de la série Mardi technique
ANNEXE 1 : Exemple de modification du calcul de la paie en fonction du passif des cartes de pointage
Dans l'exemple ci-dessous, nous modifions les informations comptables relatives à la paie afin d'annuler les dettes créées à partir des données de la carte de pointage.
Cet exemple suppose que la paie comprend les salaires, les heures incluses dans les fiches de temps Acumatica et les heures qui ne sont pas incluses dans les fiches de temps Acumatica. Cet échantillon correspond aux données de SalesDemo de janvier 2018 :
Entrée 1: Données de la paie
Entrée 2: Rapport contenant le passif des cartes de pointage (salaires à payer)
Dans cet exemple, j'ai appliqué un filtre pour ne sélectionner que les transactions de main-d'œuvre, car tous les articles en stock et non stockés avaient le même compte de régularisation des charges (20100).
Processus
L'objectif est d'éliminer les salaires à payer et de réduire les salaires comptabilisés deux fois.
Étape 1: Récupérer les données (voir ci-dessus).
Étape 2: Localisez l'entrée du lot GL pour la paie et sélectionnez Action > Reclassifier.
Étape 3: diviser la ligne contenant les dépenses salariales - utiliser le montant du chiffre d'affaires ci-dessus pour débiter le compte de passif, comme illustré ci-dessous.
Dans SalesDemo, le résultat est le suivant :
- Les salaires (qui étaient auparavant comptabilisés deux fois) sont réduits.
- Les salaires à payer (appelés accumulation des achats de stocks avant juillet 2018 et 12400 avant décembre 2018) sont éliminés.
- Le COGS Salaires reste inchangé. Les COGS ont été créés à partir des entrées de la carte de pointage.
Résultat
Le nouveau rapport sur les profits et les pertes reflète avec précision les salaires et les traitements dans deux endroits différents - un endroit COGS qui contient les données des fiches de présence et un endroit Salaires qui reflète les frais généraux ou les dépenses d'exploitation.
ANNEXE 2 : Allocation GL pour automatiser l'élimination des charges salariales et des dépenses
Le processus manuel décrit dans l'annexe précédente peut être automatisé en créant une affectation GL. Celle-ci récupère toutes les écritures de salaires à payer et les affecte aux charges salariales.
Une fois les écritures du livre de paie effectuées, l'exécution de cette répartition supprime les salaires excédentaires et élimine l'obligation de payer les salaires.
