Qu'est-ce que le processus de mise en œuvre de l'ERP ?

Le choix d'un logiciel de système ERP est une décision importante qui nécessite du temps et des recherches. Une fois que vous avez fait votre choix, le processus de mise en œuvre du système ERP peut être intimidant, mais il n'a pas à l'être. Nous sommes là pour vous aider.

Dans cet article :

Qu'est-ce qu'une solution ERP ?

Une solution ERP est un référentiel de données central qui relie tous les départements d'une organisation et permet d'accéder à toutes les informations de l'entreprise, à tout moment et en tout lieu. Les solutions ERP modernes sont également des plateformes puissantes et intelligentes qui permettent d'automatiser les tâches manuelles, de consolider toutes les informations relatives aux stocks, aux produits, à la fabrication, à la distribution et aux projets, et de préparer les entreprises à réussir dans l'économie numérique. Mais avant de pouvoir profiter de cette "source unique de vérité", votre entreprise doit mener à bien le processus de mise en œuvre de l'ERP.

Qu'est-ce que la mise en œuvre d'un ERP ?

La mise en œuvre d'un système ERP consiste à installer le logiciel ERP choisi, à transférer les données de l'entreprise vers le nouveau système, à configurer les informations relatives aux utilisateurs et les processus personnalisés, et à former les employés à l'utilisation du logiciel. Cela peut sembler beaucoup, mais ces éléments de la mise en œuvre d'un PGI ne se produisent pas tous en même temps. Ils sont accomplis de manière logique, tout au long du cycle de vie de la mise en œuvre de l'ERP.

Qu'est-ce que le processus de mise en œuvre de l'ERP ?

Comme pour tout projet d'envergure, la mise en œuvre d'un système ERP doit se faire étape par étape. Bien que la mise en œuvre d'un système ERP soit légèrement différente pour chaque entreprise, le cycle de vie de la mise en œuvre d'un système ERP se compose de huit étapes standard, qui sont toutes essentielles à la réussite du projet. Le délai de réalisation de ces étapes diffère également d'une entreprise à l'autre et dépend de vos décisions personnelles quant à la rapidité avec laquelle vous souhaitez aller de l'avant. À titre indicatif, la plupart des mises en œuvre d'ERP sont achevées, de la planification à la mise en place d'un système pleinement opérationnel, dans un délai de six mois à un an.

Les phases du cycle de vie de la mise en œuvre d'un système ERP sont décrites en détail ci-dessous. Chaque étape doit être entièrement achevée avant de passer à la suivante. Cela permet de s'assurer que toutes les parties du processus reposent sur des bases solides.

Étapes de la mise en œuvre de l'ERP

Étape 1 : Planification et organisation

Cette étape, qui commence avant même que vous ayez choisi le système ERP qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, comporte plusieurs sous-étapes. Vous serez :

1. Obtenir l'adhésion de la direction et du service informatique au projet. Le soutien de l'équipe de direction et du service informatique est essentiel, car le reste de l'organisation compte sur eux pour assurer respectivement la direction et la sécurité. Voici quelques étapes importantes pour obtenir le soutien de la direction :
  - - Expliquez pourquoi une solution ERP cloud moderne est importante: La plupart des dirigeants d'aujourd'hui sont pleinement conscients de la nécessité d'une stratégie de transformation numérique. Pour rester compétitives sur le marché, les entreprises doivent automatiser d'importants processus de gestion d'entreprise afin d'accroître l'efficacité, l'évolutivité et la rentabilité. Vous devez communiquer clairement ce qu'un système ERP moderne peut faire : mettre chaque département sur la même page avec une "source unique de vérité", fournir des données en temps réel pour une meilleure prise de décision, ajouter des capacités d'analyse approfondies, offrir la mobilité pour une connexion à tout moment et en tout lieu, et permettre une intégration transparente avec les applications tierces nécessaires.
    - Mettre en évidence le retour sur investissement: Pour justifier une dépense importante, il faut estimer le coût de l'investissement, depuis la licence et la mise en œuvre jusqu'à la formation des utilisateurs et la maintenance du système. Le coût total est ensuite mis en balance avec les avantages d'un nouveau système. Les avantages des systèmes ERP en nuage comprennent généralement la réduction des dépenses d'exploitation, l'amélioration de la satisfaction des clients grâce à des temps de réponse plus rapides, l'augmentation de l'analyse des données pour une meilleure prise de décision et la garantie de l'efficacité des employés grâce à des flux de travail plus complets et plus intuitifs - tous ces éléments se combinent pour affecter votre retour sur investissement au fil du temps.
    - Tenir l'équipe dirigeante au courant: C'est là que le champion entre en jeu. Comme nous l'avons déjà mentionné, il s'agit d'un membre de l'équipe dirigeante qui peut rencontrer régulièrement l'ensemble de l'organisation tout au long de la mise en œuvre de l'ERP afin de tenir tout le monde informé. Non seulement ils seront préparés au processus, mais ils auront aussi leur mot à dire. En outre, ils ne seront pas surpris lorsque des défis se présenteront et ils pourront aider à résoudre les problèmes.
  Une fois que la direction a apporté son soutien et que le processus de mise en œuvre commence à se développer, il est important que l'ensemble de l'entreprise soit impliqué dans le processus. Voici ce que vous pouvez faire :
  - Communiquez immédiatement sur le projet de mise en œuvre d'un ERP moderne basé sur le cloud computing. Les avantages d'un ERP basé sur le cloud computing ne sont peut-être pas clairs pour vos employés qui se sont contentés de votre ancien système pendant des années. Ils peuvent penser que ce changement est inutile, qu'il perturbe leur façon de faire et qu'il est même légèrement offensant, car ils ont l'impression que leurs efforts n'ont pas été à la hauteur. Le meilleur moment pour répondre à leurs préoccupations (et à leurs éventuels ressentiments) est avant la mise en œuvre de l'ERP - peut-être même pendant le processus de sélection du logiciel ERP lui-même. En informant les employés de la mise en place d'un nouveau système de gestion d'entreprise, vous leur donnez le temps d'assimiler la nouvelle, de poser des questions et de s'adapter au changement. L'avantage supplémentaire de communiquer cette information tôt est que les employés peuvent partager leurs idées sur les fonctionnalités qu'ils aimeraient voir et utiliser dans une nouvelle solution ERP en nuage. Leurs commentaires sont précieux ; vous aurez une idée claire des éléments qui contribueront à rationaliser et à faciliter leur travail, ce qui encouragera le soutien à la mise en œuvre.
  - Communiquer clairement sur les fonctionnalités et les avantages Communiquer sur les fonctionnalités et les avantages qui en découlent avant (et pendant) la mise en œuvre de l'ERP contribuera à graisser les rouages, si l'on peut dire. Les systèmes ERP en nuage sont conçus pour être appris intuitivement, et les avantages comprennent une efficacité, une évolutivité et une rentabilité accrues. Ces avantages sont synonymes de sécurité de l'emploi et de nouvelles opportunités à mesure que l'entreprise se développe.
  - Communiquer le soutien de la direction - L'objectif est toujours d'obtenir l'adhésion de l'organisation sans qu'il y ait de résistance. Même dans ce cas, des résistances peuvent survenir. Renforcer le fait que l'équipe dirigeante soutient pleinement cet investissement majeur peut faciliter un acquiescement plus rapide. Le fait de savoir que l'ensemble de l'organisation - du sommet à la base - utilisera le même système peut inspirer confiance, patience et acceptation en ce qui concerne la mise en œuvre de l'ERP.
2. Constituer l'équipe de mise en œuvre de l'ERP. Ces employés doivent être issus de différents services et chacun d'entre eux se verra attribuer un rôle spécifique au sein de l'équipe de mise en œuvre. (Nous y reviendrons plus tard.)
3. Choix de l'option de déploiement (SaaS basé sur le cloud, cloud privé ou hybride).

Après avoir fait vos devoirs, obtenu le soutien nécessaire, utilisé les commentaires de l'ensemble de l'organisation pour choisir le bon logiciel ERP en nuage et mis en place une équipe de projet interfonctionnelle, vous êtes sur la bonne voie pour une mise en œuvre réussie de l'ERP. Mais il y a encore quelques pièges auxquels vous devez faire attention.

Temps: quelle que soit la qualité de votre planification et de votre coordination, la mise en œuvre de votre ERP peut prendre plus de temps que vous ne le pensez. Établissez un calendrier qui prévoit une zone tampon. Il y a beaucoup de pièces en mouvement et beaucoup de personnes impliquées, et, inévitablement, des questions et des défis surgiront. Vous devrez être prêt à poursuivre vos activités quotidiennes tout en trouvant des réponses. Prévoir les écueils dès le départ - même si cela prend plus de temps - vous sera bénéfique à long terme.

Le refoulement: Quelle que soit la qualité de votre communication sur les avantages d'un nouveau système, certaines personnes préféreront s'en tenir à ce qui a fait ses preuves. Tenez vos employés informés de l'avancement de la mise en œuvre, rappelez-leur les problèmes qui seront résolus et le temps qui sera gagné, et demandez-leur leur avis tout au long du processus.

Étape 2 : Sélection du système ERP

Définition des besoins

Définir les besoins en matière d'ERP en nuage implique de documenter les processus métier actuels et les lacunes fonctionnelles de votre système actuel. Vous et votre équipe devrez déterminer les processus métier que vous pouvez améliorer et la manière dont vous souhaitez que votre nouveau système ERP Acumatica fonctionne.

Il existe quatre domaines généraux dans lesquels vos besoins en matière d'ERP en nuage peuvent être satisfaits :

Essentiel : Caractéristiques ou fonctions essentielles au fonctionnement de l'entreprise.
Souhaitable : Ces fonctions amélioreraient l'utilité du nouveau système, si possible.
N 'est pas un besoin immédiat : Fonctions qui ne sont pas nécessaires pour le moment mais qui le seront bientôt, en fonction de la croissance de l'entreprise et des progrès technologiques.
Bienvenu : Fonctions non essentielles qui faciliteraient le travail.

Vous et votre équipe établirez ensuite une liste, en commençant par les fonctionnalités essentielles et en terminant par les fonctionnalités supplémentaires qui sont abordables et qui correspondent à votre calendrier. Lorsque vous aurez terminé, vous devriez disposer d'une liste des caractéristiques et des fonctions que vous attendez à la fin du projet.

Sélection du système

Maintenant que vous avez défini vos besoins en matière de cloud ERP, il est temps de sélectionner le système de cloud ERP qui répond le mieux à vos besoins uniques. Il s'agit d'une décision cruciale pour laquelle votre équipe de mise en œuvre peut vous aider, et le processus de décision commence par la détermination de quelques détails importants, notamment les points de douleur qui existent au sein de votre entreprise et dans votre pile technologique, le montant que vous souhaitez dépenser et la façon dont vous souhaitez héberger la solution ERP (par exemple, sur site ou dans le nuage).

À partir de là, vous devrez commencer à rechercher vos nombreuses options ERP en les évaluant en fonction de leur évolutivité, de leur convivialité, de leurs fonctionnalités et de leurs caractéristiques de sécurité, en programmant des démonstrations, en interrogeant les fournisseurs d'ERP sur leur support technique et leur assistance aux utilisateurs, en demandant conseil à des partenaires ERP et en lisant des avis d'analystes. Ces informations essentielles vous aideront à réduire votre sélection d'ERP au système ERP qui répond à tous vos besoins spécifiques.

Étape 3 : Installation

Le déroulement de cette étape dépend de l'option de déploiement de l'ERP que vous avez choisie à l'étape 1. Si vous avez choisi de déployer votre nouvelle solution ERP en tant qu'instance SaaS, vous n'aurez aucune exigence en matière d'installation de logiciel et le délai d'installation sera faible, voire inexistant. Si vous avez choisi un modèle hybride ou de cloud privé, il y aura une fenêtre de quelques jours à quelques semaines pendant laquelle le matériel et le logiciel seront livrés dans vos locaux, et le logiciel lui-même, ainsi que tous les composants d'infrastructure nécessaires, seront installés.

Étape 4 : Migration des données

Une fois le système ERP choisi installé, les données de l'entreprise doivent être filtrées (pour supprimer toute donnée incorrecte ou redondante), puis saisies et/ou déplacées dans la base de données de la nouvelle solution. Il s'agit notamment des "enregistrements de base" tels que les fichiers maîtres des clients, des fournisseurs et des articles, les nomenclatures, les installations de production et les informations relatives à l'acheminement, les plans comptables du grand livre, etc. Juste avant la mise en service, les données transactionnelles actives seront converties et/ou l'activité transactionnelle sera transférée dans le nouveau logiciel.

Remarque: il s'agit de la seule étape qui peut déborder sur les étapes suivantes. Certaines migrations de données peuvent être réalisées parallèlement à la formation, au test et à la validation - par exemple, tester le système pour vérifier que toutes les données existantes ont été déplacées et sont accessibles, etc.

Étape 5 : Formation

Les employés que vous désignez comme experts en la matière (membres de l'équipe informatique, de l'équipe financière, etc.) doivent recevoir une formation spécialisée au cours de cette partie du processus de mise en œuvre de l'ERP, afin qu'ils puissent apprendre aux autres à utiliser le logiciel ERP et être les interlocuteurs privilégiés en cas de questions après la mise en service. Tous les autres utilisateurs doivent également apprendre à jouer leur propre rôle dans le nouveau système.

Étape 6 : Essais et validation

Cette étape implique la création et l'application d'un plan de test détaillé, qui mesurera l'acceptation par l'utilisateur et vous aidera à déterminer si le système ERP répond à vos besoins tels quels ou si des modifications doivent être apportées. Vous devez également faire appel à vos ressources informatiques pour valider si le nouveau logiciel fonctionne comme prévu et vous assurer que toutes les données de l'entreprise (migrées dans le système à l'étape 4) sont complètes et aussi exactes qu'elles l'étaient dans votre ancien logiciel.

Étape 7 : Mise en ligne

Lorsque vous êtes prêt à déployer la mise en œuvre de l'ERP dans votre entreprise, il est temps de choisir l'approche la mieux adaptée à votre contexte. Il existe trois options principales.

1. - Big Bang: Le nouveau système ERP est activé et utilisé exclusivement à l'avenir.
  - Par étapes: Le nouveau système ERP est activé par phases afin de minimiser les perturbations dans les opérations.
  - Parallèle: Le système existant et le nouveau système ERP fonctionnent en même temps.

Étape 8 : Améliorations continues et retour d'information

Le processus de mise en œuvre d'un PGI ne s'arrête pas à la mise en service. À partir de là, au fur et à mesure que vos employés utiliseront le logiciel et que votre entreprise évoluera, vous recueillerez les commentaires des utilisateurs et vous apporterez des améliorations et des ajustements continus au système. C'est pourquoi il est très important de choisir une solution ERP qui puisse évoluer avec vous, en fonction de vos besoins fluctuants.

Pas d'ERP, pas d'avantages ERP : Le risque de ne pas mettre en œuvre une solution ERP moderne

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Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de l'ERP

La décision de mettre à niveau votre logiciel ERP existant ou de mettre en œuvre un nouveau système ERP est une entreprise de grande envergure, mais elle peut être couronnée de succès si vous suivez les meilleures pratiques. Voici quelques-unes des meilleures pratiques les plus importantes à garder à l'esprit :

Élaborer un plan de gestion de projet - Les processus de mise en œuvre de l'ERP devraient se concentrer sur la gestion de projet, qui est la clé du succès. La gestion de projet consiste à comparer les progrès réalisés par rapport au plan initial et donc à mettre à jour le plan.

Constituer une équipe de projet solide - le rôle de l'équipe de mise en œuvre est de guider le projet du début à la fin. À ce titre, l'équipe de mise en œuvre de l'ERP que vous constituez doit être composée de personnes issues de l'ensemble de l'organisation et qui seront les plus touchées par la nouvelle technologie : les utilisateurs. Les personnes qui profiteront le plus de la transition seront les plus motivées pour assurer la réussite du projet. Au cours du processus de mise en œuvre, elles anticiperont les résultats du nouveau système et voudront en bénéficier le plus rapidement possible.

Établir des exigences et des indicateurs clés de performance clairs - pour évaluer le succès de votre mise en œuvre, vous devrez établir des indicateurs clés de performance (ICP). Ceux-ci doivent être clairs, mesurables et avoir un impact. Souhaitez-vous réduire les coûts d'exploitation, améliorer la productivité, réduire les niveaux de stock, corriger les erreurs, centraliser les données dans une source unique de vérité ou prendre des décisions plus rapidement ? Si la réponse est une partie de ce qui précède, tout ce qui précède, ou tout ce qui précède plus des indicateurs clés de performance supplémentaires, définissez ces points pour votre équipe de projet et pour l'organisation. Vous serez alors en mesure d'évaluer le succès de la mise en œuvre sur la base de paramètres réels.

Collaborer et communiquer - comme indiqué à l'étape 1, la communication est essentielle à la réussite de tout projet de mise en œuvre d'un système ERP. Vous devez communiquer avec toutes les parties prenantes tout au long du processus, y compris les employés, les clients et les fournisseurs. Cela vous permettra de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que le processus de mise en œuvre se déroule sans heurts.

Soyez flexible - les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu, il est donc important d'être flexible pendant le processus de mise en œuvre de l'ERP. Soyez prêt à apporter les modifications nécessaires pour que le projet reste sur la bonne voie.

Choisissez un système ERP flexible et évolutif - cela vous permettra de vous assurer que le système peut répondre aux besoins de votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance et de son évolution.

Contrôler les performances du système ERP après sa mise en œuvre - cela vous aidera à identifier les problèmes éventuels et à procéder aux ajustements nécessaires.

Les risques liés à l'absence de mise en œuvre d'une solution ERP

L'économie numérique d'aujourd'hui présente de nombreux risques pour les entreprises qui ne mettent pas en œuvre des solutions ERP. En voici quelques-uns :
Risques et avantages de la mise en œuvre d'un système ERP

1. - Des données déconnectées, disjointes - ce qui signifie que votre entreprise ne peut pas fonctionner de manière cohérente parce que personne ne dispose des mêmes informations.
  - Des employés frustrés, dont la productivité est entravée par ces données fragmentaires.
  - Croissance ou évolution difficile de l'entreprise en raison d'achats coûteux de matériel ou de logiciels qui ne cessent de s'accumuler au fil du temps.
  - Une interface inflexible qui ne permet pas de relier les employés du front-office, du back-office, du terrain et des sites distants.
  - Inefficacité et baisse de la rentabilité.
  - Problèmes de sécurité/conformité et temps d'arrêt prolongé.
  - Une incapacité générale à s'adapter à l'air du temps.

Toutefois, un système ERP peut atténuer toutes ces préoccupations. Vous pouvez vous attendre à :

1. - Rationalisation des opérations.
  - Fonctionnalité facile à utiliser.
  - Une vue en temps réel de votre entreprise, à tout moment et en tout lieu, sur n'importe quel appareil.
  - Une plateforme sécurisée qui s'adapte facilement aux besoins en constante évolution de votre entreprise.

FAQ sur la mise en œuvre de l'ERP

Combien de temps dure généralement la mise en œuvre d'un système ERP ? La plupart des mises en œuvre d'ERP sont achevées, depuis la planification jusqu'à l'obtention d'un système pleinement opérationnel, dans un délai de six mois à un an. Les délais peuvent varier en fonction de la solution ERP et du fournisseur.

Quel est le coût de la mise en œuvre d'un système ERP ? Différents facteurs jouent un rôle dans le coût d'une solution ERP. Il s'agit notamment de savoir si vous allez héberger votre solution ERP sur site (ce qui nécessite un investissement initial dans le matériel, les frais de licence des logiciels, la maintenance du matériel/des logiciels, le personnel informatique, le stockage et les services publics) ou dans le nuage (ce qui ne nécessite pas d'investissement dans le matériel, les logiciels, le stockage ou l'informatique) ; le mode de facturation du fournisseur de l'ERP (par utilisateur ou pour les ressources utilisées) ; les frais de temps d'arrêt et de formation (le cas échéant) ; et l'achat éventuel d'applications supplémentaires à l'avenir.

Quel type de formation et d'assistance doit-on fournir aux employés pendant la mise en œuvre de l'ERP ? Une formation et une assistance complètes doivent être fournies par le fournisseur et/ou le partenaire ERP. Chaque personne qui utilisera le système doit recevoir une formation pratique ainsi qu'une assistance en ligne et par un partenaire après la mise en service. En fonction de la solution ERP choisie, la formation peut ou non être incluse dans le coût initial. Il s'agit donc d'un élément important à prendre en compte avant de signer un contrat ERP.

Comment mesurer le retour sur investissement de la mise en œuvre d'un système ERP ? Le retour sur investissement est la comparaison entre le coût total de possession (TCO) et les avantages directs et indirects que vous espérez recevoir sur une période de cinq à dix ans. Parmi les économies réalisées grâce au retour sur investissement, on peut citer l'augmentation du chiffre d'affaires, la réduction des dépenses d'exploitation globales, l'amélioration de l'efficacité de la production et l'augmentation des flux de trésorerie. Pris ensemble, le coût et le retour sur investissement vous donneront une idée claire de l'impact économique de la solution ERP que vous étudiez.

Quelles sont les exigences en matière de maintenance et d'assistance après la mise en œuvre ? La mise en service de votre nouvelle solution ERP est une étape passionnante et vous pouvez penser que votre parcours de mise en œuvre de l'ERP est terminé, mais ce n'est pas le cas. Pour garantir le fonctionnement optimal de votre solution ERP, vous devez bénéficier d'un soutien continu, notamment en réexaminant la configuration actuelle, en ajoutant éventuellement des fonctionnalités supplémentaires qui n'étaient pas nécessaires lors de la mise en service initiale et en tenant compte des changements apportés aux processus opérationnels une fois que le système est utilisé. En outre, votre logiciel ERP doit faire l'objet d'améliorations régulières. Si vous avez opté pour une solution ERP sur site, votre équipe informatique sera responsable des mises à jour (ainsi que des exigences en matière de maintenance et de sécurité), mais si vous utilisez une solution ERP en nuage, le fournisseur de l'ERP s'occupera des mises à jour et de vos besoins en matière de sécurité.

À quelle fréquence un système ERP doit-il être mis à niveau ou actualisé ? La plupart des systèmes ERP ont une durée de vie de cinq à dix ans, mais cette durée peut varier en fonction du système ERP que vous choisissez. Si vous choisissez un système qui repose sur une plateforme moderne facilement personnalisable, qui s'intègre de manière transparente avec des applications tierces et qui fait l'objet d'améliorations régulières en fonction de l'évolution constante des besoins et du retour d'information des clients, vous pourrez vous fier à votre système pendant de nombreuses années.

Conclusion

La mise en œuvre d'un système ERP est un processus long et coûteux. Avant de vous lancer dans cette aventure, vous devez être prêt à relever les défis qui vous attendent, mais reconnaître que les nombreux avantages qu'offre la bonne solution ERP, notamment une efficacité accrue, des employés plus heureux et des clients plus satisfaits, en valent la peine. Le moment est venu de passer en revue les étapes de la mise en œuvre d'un système ERP, de trouver la solution ERP idéale pour vous et de faire le premier pas vers la réussite de la mise en œuvre d'un système ERP.

Une solution ERP relie les entreprises de bout en bout, les aidant à automatiser les tâches manuelles, à consolider toutes les informations relatives aux stocks, aux produits, à la fabrication, à la distribution et aux projets, et à réussir dans l'économie numérique. Pour bénéficier de ces avantages, les entreprises doivent mener à bien le processus de mise en œuvre de l'ERP.

Le processus de mise en œuvre d'un système ERP comporte plusieurs étapes, depuis le choix de l'option de déploiement jusqu'à la mise en service. Le fournisseur d'ERP que vous choisissez doit vous accompagner à chaque étape et continuer à vous soutenir après la fin de la mise en œuvre de l'ERP.

En fin de compte, vous et votre équipe devrez étudier attentivement les options de votre solution ERP, prendre une décision éclairée et vous engager pleinement dans la mise en œuvre de l'ERP. Une fois ces étapes franchies, vous constaterez que les avantages de la mise en œuvre d'un système ERP l'emportent largement sur les difficultés rencontrées.

"La plupart des gens nous ont dit qu'il faudrait environ neuf mois pour que le système soit opérationnel, à partir du moment où l'on entame le processus. C'était incroyable. En cinq mois, nous étions opérationnels. [Acumatica] dispose d'une excellente plate-forme et d'un excellent système qui nous ont permis d'aller aussi vite. - Sendy Stern, directeur de la technologie, Fabuwood

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