Mise en œuvre d'un ERP en nuage : La mise en service !

C'est le compte à rebours final pour une mise en œuvre réussie de l'ERP en nuage. La huitième étape présente aux entreprises tout ce qu'elles doivent savoir pour passer à l'étape suivante dans les règles de l'art.

Nous avons enfin atteint la dernière étape des huit étapes d'Acumatica pour une mise en œuvre réussie. Si vous avez manqué les sept premières étapes de la mise en œuvre du cloud ERP (et les deux étapes préalables), c'est le bon moment pour les passer en revue.

• Étape A : Obtenir l'adhésion de la direction et des services informatiques
• Pré-étape B : Choisir un ERP
• Étape 1 : Choisissez votre option de déploiement
• Étape 2 : Constituer l'équipe de mise en œuvre
• Étape 3 : Définir vos besoins
• Étape 4 : Élaborer un plan de projet
• Étape 5 : Migrer vos données
• Étape 6 : Élaborer un plan de test
• Étape 7 : Élaborer un plan de formation

Une fois la huitième étape franchie, vous et votre équipe êtes prêts à appuyer sur le bouton de mise en service... sauf que ce n'est pas aussi simple que d'appuyer sur un bouton.

Planification de la mise en service

Tout d'abord, il convient de vous féliciter. Atteindre la huitième étape et mener à bien la majeure partie de la mise en œuvre de votre ERP en nuage a été un processus qui a demandé beaucoup de temps et d'énergie. Heureusement, chaque étape vous a rapproché un peu plus de la mise en service de votre nouvelle solution basée sur le cloud.

La première décision consiste à déterminer le moment de la mise en service. Généralement, elle est programmée à un moment qui aura le moins d'impact possible sur l'entreprise, ce qui fait du week-end un moment idéal pour la plupart des entreprises.

La décision suivante consiste à choisir l'approche de mise en service. Trois options s'offrent à vous, avec des avantages et des inconvénients pour chacune d'entre elles.

Big Bang

Avec l'approche Big Bang, le nouveau système est activé et utilisé exclusivement à l'avenir. L'ancien système est désactivé et utilisé pour les archives.

Pour :

• Cette option est la plus rapide, car le basculement n'a lieu qu'une seule fois.
• Tous les employés de l'entreprise utilisent le nouveau système Acumatica.
• Cette approche élimine la tentation de revenir à l'ancien système.

Cons :

• Il peut y avoir un risque si le nouveau système n'est pas configuré correctement puisque l'ancien système n'est plus disponible.
• Une défaillance du système dans un domaine peut affecter d'autres domaines de l'entreprise.

Approche par étapes

Avec l'approche progressive, le nouveau système est activé par phases afin de minimiser les interruptions des opérations. Les phases peuvent être réparties par module, zone géographique ou unité opérationnelle.

Pour :

• Il y a plusieurs dates de mise en service, mais chaque phase est plus petite, moins compliquée et moins risquée qu'une approche "big bang".
• S'il y a des problèmes de migration, ils peuvent être traités un par un avant d'entamer la phase suivante.

Cons :

• Cette approche nécessitera une coordination lorsqu'il s'agira de décider des modules à activer ensuite.
• L'intégration des éléments du nouveau système et du système existant peut s'avérer complexe au cours de cette phase de transition. Les interfaces temporaires entre les deux systèmes peuvent augmenter les délais et les coûts.

Fonctionnement en parallèle

Avec le fonctionnement en parallèle, l'ancien et le nouveau système fonctionnent en même temps. Les utilisateurs apprennent le nouveau système tout en travaillant sur l'ancien.

Pour :

• Cette option est le scénario le moins risqué, car il n'y a jamais de risque de perdre des données pendant la modification.
• Les utilisateurs peuvent se familiariser avec le nouveau système ERP avant d'y migrer, sans interruption de l'activité.

Cons :

• Cette méthode est celle qui demande le plus de temps et d'efforts parmi les trois approches.
• Il est possible que les utilisateurs ne veuillent pas adopter le nouveau système parce qu'ils ont toujours accès à l'ancien.
• entraîne une duplication des efforts car les utilisateurs doivent saisir les données dans les deux systèmes.

Il n'existe pas d'approche unique qui convienne à toutes les entreprises. Certaines entreprises choisissent même d'effectuer un " big bang " pour les modules de base nécessaires à la continuité de l'activité, puis d'utiliser une approche progressive pour les modules restants et les fonctionnalités du système. Votre partenaire Acumatica sera en mesure d'aider votre équipe à choisir la meilleure option de mise en production en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Exemple de plan de mise en œuvre progressive par modules

Vous y êtes presque : vérifiez la liste de contrôle de la mise en service

L'anticipation de l'utilisation de votre logiciel ERP en nuage moderne, mobile et intégré est presque devenue réalité, mais il vous reste encore une chose à faire avant d'appuyer sur le bouton "go-live" : Vérifier que les éléments importants sont en place.

Cette liste de contrôle vous permettra de vous assurer que vous n'avez oublié aucune étape du processus de déploiement de l'ERP:

1. Exécuter et réussir tous les tests d'acceptation des utilisateurs sur le système d'essai.
2. Formation complète des experts en la matière (SME) et des utilisateurs.
3. S'assurer que les données financières sont à jour (soldes du grand livre, transactions AP et AR en cours, inventaire exact) et prêtes pour la mise en service.
4. Établir un plan de secours au cas où la mise en service ne serait pas couronnée de succès.
5. Décider de l'approche à adopter pour le nouveau système (big bang, par étapes, parallèle, hybride).
6. Documentez les rôles et les responsabilités des membres de votre équipe pendant le processus de mise en service.
7. Assurez-vous que les systèmes et le personnel essentiels de votre équipe (et d'ailleurs, si nécessaire) seront disponibles pour la mise en service.
8. Pratiquer les activités de migration des données et de basculement sur un système de pré-production.
9. Veiller à ce que les données et les systèmes de production soient prêts pour la mise en service.
10. Définir les critères et le calendrier pour l'arrêt de l'utilisation de l'ancien système ERP.
11. Exécutez à nouveau vos tests d'acceptation par l'utilisateur dans l'environnement de production et assurez-vous que tous les tests sont réussis avant la transition.

Une fois toutes les étapes cochées, vous avez le feu vert pour commencer à profiter des avantages d'une technologie ERP adaptable, abordable et basée sur l'informatique en nuage, qui offre une vue en temps réel de votre entreprise à chaque employé (en fonction des permissions de l'utilisateur, bien sûr), de n'importe où et à n'importe quel moment.

Soyez enthousiaste à l'idée de mettre en œuvre votre ERP en nuage

Texas Scenic Company, un des premiers utilisateurs d'Acumatica Construction Edition, est l'une des milliers d'entreprises qui ont suivi avec succès les huit étapes d'Acumatica pour réussir l'implémentation d'un ERP en nuage. Historiquement, l'entreprise avait trouvé la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion d'entreprise difficile et peu attrayante pour ses utilisateurs. Ce n'est pas le cas avec Acumatica.

C'est en fait le premier système pour lequel les utilisateurs nous demandent : "Quand allons-nous passer à la production ?" au lieu de "J'appréhende le jour où nous allons passer à la production"", déclare le directeur financier Ron Fairchild. "Ce fut une agréable surprise. Je fais ce métier depuis une trentaine d'années. C'est la première fois que cela m'arrive".

L'entreprise d'équipement théâtral à service complet a été initiée à Acumatica par son partenaire de conseil, Clients First, qui l'a également aidée à mettre en œuvre l'ERP en nuage. Tous les clients d'Acumatica bénéficieront de la même assistance de bout en bout de la part d'un partenaire Acumatica expert en implémentations d'ERP en nuage Acumatica.

"Il s'agit d'une solution en nuage moderne qui gère nos activités de fabrication, de service, de distribution et de construction en une seule solution intégrée cohésive permettant un flux de données transparent", explique Ron.

Une mise en œuvre réussie et sans heurts d'un ERP en nuage est passionnante pour les entreprises qui cherchent à devenir plus efficaces et plus rentables dans la nouvelle économie numérique. Choisir Acumatica, comme l'a fait Texas Scenic Company, c'est faire l'expérience des huit étapes d'Acumatica pour réussir l'implémentation, combinées à l'expertise de nos partenaires Acumatica.

Si vous êtes prêt à vivre la même expérience de mise en œuvre d'un ERP en nuage, contactez notre équipe dès aujourd'hui.

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