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Technologies et aspects à prendre en compte dans les entrepôts
Aujourd'hui, les distributeurs doivent faire preuve d'agilité. Ils doivent sans cesse s'adapter à l'évolution des demandes des clients, aux exigences strictes des fournisseurs, à l'accélération des chaînes d'approvisionnement, ainsi qu'aux stratégies omnicanales de vente, d'échange et de retour.
La gestion des stocks et des opérations d'entrepôt est simple lorsque l'entreprise est de petite taille. Cependant, la gestion des entrepôts devient plus complexe à mesure que les distributeurs se développent : ils ouvrent de nouveaux sites, agrandissent leurs installations, pénètrent de nouveaux marchés, vendent à des clients internationaux et élargissent leurs gammes de produits.
Les distributeurs en pleine croissance et ceux qui utilisent des systèmes comptables d'entrée de gamme ou des ERP de distribution obsolètes doivent moderniser leurs opérations d'entrepôt pour rester compétitifs. Ne pas moderniser votre entreprise revient à laisser le champ libre à vos concurrents, qui pourront ainsi gagner des parts de marché grâce à des prix plus bas, une offre de produits plus étendue et une meilleure expérience client. De plus, les projets de transformation numérique nécessitent souvent le remplacement des systèmes d'entreprise ou l'acquisition de logiciels de gestion d'entrepôt coûteux.
Cette fiche de présentation offre aux distributeurs en gros un aperçu des fonctionnalités et des technologies des systèmes de gestion d'entrepôt (WMS). Elle présente également des stratégies de gestion d'entrepôt ainsi qu'un processus de mise en œuvre des WMS visant à moderniser les opérations des entrepôts et des centres de distribution.
Caractéristiques
Présentation des fonctionnalités du WMS
Les distributeurs doivent prendre en compte plusieurs types de fonctionnalités lorsqu'ils modernisent leurs opérations d'entrepôt. Ces catégories comprennent les fonctionnalités générales, la gestion des stocks, la gestion des commandes, l'automatisation et les rapports de conformité.
« Ce qui nous a vraiment convaincus avec Acumatica, c'est qu'il offrait un cycle complet, de la proposition à l'encaissement, et qu'il s'appuyait sur un système comptable solide. »
Caractéristiques générales
Les applications d’entrepôt actuelles sont développées à l’aide de langages de programmation modernes et d’applications de bases de données. Vous devriez disposer d’options de déploiement dans le cloud ou sur site, avec une connectivité « low-code » ou « no-code » aux systèmes externes. Privilégiez les workflows personnalisables, les mises à jour des stocks en temps réel et les définitions d’emballage flexibles. Les conversions d’unités de mesure pour les ventes, les achats et les stocks sont également essentielles.
Gestion des commandes
Certains systèmes WMS intègrent la gestion des commandes, tandis que d’autres s’interfacent avec le module de gestion des commandes client de votre application ERP. Les systèmes doivent prendre en charge les commandes en attente, les substitutions d’articles, l’affectation des commandes aux stocks et les livraisons directes. La flexibilité est essentielle en matière de tarification, de promotions et de remises. Une intégration avec les systèmes de commerce et de vente au détail peut également s’avérer nécessaire.
s d'automatisation
Les entrepôts modernes automatisent leurs processus à l'aide de lecteurs de codes-barres et de la technologie RFID. Parmi les autres technologies d'automatisation, on peut citer l'étiquetage, le réapprovisionnement automatisé, l'intégration de carrousels et de robots, l'EDI et l'intégration de balances.
Conformité et rapports
Ne négligez pas les rapports de conformité. Tenez compte des exigences en matière d'étiquetage propres à votre secteur et à vos clients, de l'assurance qualité, du suivi des lots et des numéros de série, de l'évaluation des stocks et des réglementations sectorielles.
Gestion des stocks
Une gestion rigoureuse des stocks offre une grande flexibilité dans la configuration de l'entrepôt en fonction de l'emplacement, avec des casiers, des conteneurs et des exigences de rangement. Les articles matriciels simplifient la gestion des produits grâce à des attributs d'article et à des outils permettant d'accélérer les achats et les ventes d'articles similaires. L'inventaire cyclique garantit l'exactitude des stocks grâce à des codes de classement ABC permettant d'optimiser l'agencement de l'entrepôt.
Les entrées de stock doivent prendre en charge les emplacements de stockage privilégiés pour les articles, avec des transferts en plusieurs étapes permettant de suivre les expéditions en cours de transport entre les sites. Les distributeurs de denrées périssables ont besoin de systèmes permettant de gérer les lots et la rotation des stocks. La préparation des commandes doit prendre en charge plusieurs méthodes, telles que la préparation par lot, par vague et par zone, avec une logique « premier périmé, premier sorti » (FEFO) en fonction de la date de péremption. Recherchez des systèmes offrant des options d’emballage flexibles, notamment diverses définitions d’emballage et la gestion des cartons.
Le processus d'expédition doit être entièrement intégré à la gestion des commandes clients et des stocks. Envisagez des systèmes prenant en charge nativement les transporteurs de petits colis, de chargements partiels (LTL) ou de chargements complets (TL). Vous pourriez également avoir besoin d'une gestion des itinéraires et des livraisons si vous disposez de votre propre flotte et gérez vous-même les expéditions directes vers les clients.
Prenez en compte les fonctionnalités relatives au réapprovisionnement des stocks à l'aide des prévisions de la demande, de la constitution de kits et du démontage, ainsi que la disponibilité d'applications connectées pour la gestion de la qualité, la gestion des conteneurs et les stocks en consignation.
Technologies
Technologies d'entrepôt
La saisie des données d'entrepôt est chronophage et source d'erreurs. Les documents papier contiennent des informations qui doivent être rapidement converties en documents électroniques ou en données grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Les limites des systèmes ERP peuvent nécessiter l'acquisition et l'intégration de systèmes avancés de gestion d'entrepôt (WMS).
« Si le stock d'un article est faible, le service des achats en est immédiatement informé afin de passer commande pour en racheter. Nous disposons désormais d'une visibilité en temps réel sur les données pertinentes. »
Codes-barres et étiquettes RFID
Même les plus petits distributeurs disposent de lecteurs de codes-barres filaires et ont la possibilité d’imprimer des codes-barres. Les codes-barres doivent être conformes au format standard GS1 (Global Trade Item Number). Les étiquettes RFID offrent les mêmes fonctionnalités de saisie automatisée des données que les codes-barres, sans aucune intervention humaine. L’utilisation des codes-barres est abordable et souvent prise en charge par les applications ERP. La technologie RFID est plus complexe et son retour sur investissement s’étend sur le long terme.
de reconnaissance vocale
La reconnaissance vocale et la gestion d'entrepôt pilotée par la voix (VDW) sont complexes à mettre en place, mais elles offrent de nombreux avantages, notamment la possibilité d'effectuer des opérations de préparation de commandes et de rangement sans utiliser les mains. Elles peuvent également être utilisées pour la plupart des opérations de gestion des stocks, notamment l'emballage, l'expédition et les inventaires physiques. La technologie VDW est compatible avec les technologies portables modernes.
Logiciel ERP
Certains systèmes ERP proposent des fonctionnalités WMS basiques, telles que le réapprovisionnement automatisé des stocks. La lecture des codes-barres permet d'automatiser les opérations de mise en stock, de préparation de commandes, de transfert, de déplacement, d'emballage et d'expédition à partir d'un seul scan.
Robotique et carrousels
La robotique permet aux distributeurs d'automatiser les activités liées aux stocks et à l'entreposage. Les systèmes de stockage à carrousels permettent de gagner du temps et de réduire les erreurs de préparation des commandes. Les articles sont automatiquement prélevés, triés et acheminés vers les opérations suivantes, telles que l'emballage et l'expédition.
Numérisation de documents papier et OCR
La saisie de données sur support papier a encore sa place dans de nombreux entrepôts. Elle permet de combler les lacunes procédurales difficiles à automatiser. De plus, elle fournit une trace physique des transactions et des informations qui vient étayer les versions numériques des données. Cependant, ce processus n'est pas en temps réel et est sujet à des erreurs de saisie. La numérisation OCR est utilisée pour extraire les informations contenues dans les documents fournis par les fournisseurs, tels que les connaissements et les bordereaux d'expédition. La capture de documents par OCR est compatible avec la plupart des systèmes ERP.
Intelligence artificielle (IA/ML)
L'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) permettent d'optimiser les processus d'entrepôt. L'IA peut, par exemple, comparer les quantités saisies manuellement sur les bons de réception avec celles figurant sur le bon de commande d'origine afin de vérifier qu'elles correspondent. L'apprentissage automatique permet de déterminer le lot de produits le plus ancien à prélever pour une commande en fonction des dates de péremption. Il peut également servir à choisir le transporteur le plus adapté à une commande client en fonction des tarifs et des délais de livraison.
Systèmes WMS
Les systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) regroupent plusieurs technologies au sein d'une même plateforme. Ces technologies comprennent souvent les codes-barres, la RFID, la commande vocale et l'interconnexion avec la robotique et les carrousels. Les WMS offrent des fonctionnalités peu courantes dans les applications ERP destinées aux moyennes entreprises, telles que le transbordement, l'étiquetage des plaques d'immatriculation, l'intégration avec des prestataires logistiques tiers (3PL), l'optimisation des itinéraires, etc. Les WMS peuvent s'avérer onéreux, avec des coûts importants liés aux services de conseil.
Stratégie
Les clés du succès d'un système WMS
La modernisation des opérations d'entrepôt représente un véritable défi sans plan global. Vous disposez de technologies, mais sont-elles adaptées ? Vous avez mis en place des fonctionnalités dans votre système ERP, mais sont-elles correctement configurées ? Posez des bases solides en étudiant les différentes options, en hiérarchisant les activités et en élaborant un plan détaillé.
« Grâce à Acumatica, MiiR a donné à son équipe commerciale l'assurance que les informations contenues dans Acumatica sont exactes ; celle-ci passe ainsi moins de temps à se soucier des niveaux de stock et davantage à aller à la rencontre des clients. »
Étape 1 : Les bases
La modernisation des opérations d'entrepôt est plus aisée lorsqu'elle s'appuie sur un système ERP moderne. Les projets d'amélioration s'avéreront difficiles si vous utilisez des logiciels de comptabilité basiques ou des systèmes ERP obsolètes, offrant peu d'options d'intégration et des fonctionnalités limitées en matière de gestion d'entrepôt. Évaluez soigneusement vos applications existantes. Offrent-elles une plateforme moderne dotée d'une architecture ouverte permettant de se connecter aux technologies modernes ? Existe-t-il des modules permettant d'améliorer les opérations ? Envisagez de mettre à niveau ou de remplacer votre logiciel ERP actuel avant tout projet de modernisation. Vous pourriez être surpris de constater que les nouvelles versions offrent des fonctionnalités permettant d’améliorer les processus. À l’inverse, vous pourriez découvrir de meilleures options.
Étape 2 : Recherche
Il est essentiel d'étudier et de répertorier les technologies utilisées dans l'entrepôt afin de hiérarchiser les actions de modernisation. Réalisez un état des lieux détaillé de l'entrepôt pour identifier les lacunes fonctionnelles. Répertoriez les fonctionnalités liées à l'entrepôt dans votre système ERP actuel ou dans celui qui pourrait le remplacer. Comment ces fonctionnalités sont-elles utilisées aujourd'hui dans le système ? Peuvent-elles être améliorées, ou faudrait-il les remplacer ? Contactez votre partenaire ERP pour en savoir plus sur les modules, fonctionnalités ou applications tierces disponibles afin d'optimiser les opérations.
Étape 3 : Établir des priorités
Passez en revue les lacunes fonctionnelles et classez-les en fonction de leur coût et de leurs avantages potentiels. Cherchez d’abord des moyens de tirer le meilleur parti de vos applications actuelles. Par exemple, il est plus simple et moins coûteux de mettre en place un système de codes-barres dans l’ensemble de votre entrepôt que de tout remplacer par la technologie RFID. De plus, de nombreuses fonctionnalités avancées peuvent vous obliger à adopter des systèmes WMS onéreux. Enfin, examinez les projets de modernisation déjà menés à bien. Souvent, vous pouvez trouver des moyens d’améliorer les processus en ajustant les paramètres ou les configurations.
Étape 4 : Élaborer un plan
Définissez l'objectif visé, les technologies à mettre en œuvre, ainsi qu'un calendrier et un processus de mise en œuvre. Il est essentiel de définir clairement les résultats attendus. Consignez l'état actuel des lieux afin de disposer d'un point de référence permettant de mesurer votre réussite. Définissez les technologies, les points d'intégration avec d'autres systèmes et les interlocuteurs à contacter en cas de besoin. Élaborez un plan détaillé des phases et des délais nécessaires à la réalisation de chaque étape du processus, en prévoyant un plan d'urgence au cas où des imprévus viendraient empêcher la réalisation du projet.
Exécution
Créer un entrepôt moderne
Une fois votre plan défini, il est temps de mettre en œuvre le projet de modernisation. N’oubliez pas qu’il n’est pas nécessaire de tout automatiser d’un seul coup. La mise en œuvre comprend quatre phases : la préparation, la mise en service, l’évaluation et l’amélioration continue. Chaque phase est essentielle à la réussite du déploiement des nouvelles stratégies d’entrepôt.
« Le plus grand gain de temps pour nous, c’est de ne plus avoir à sortir et à parcourir nos rayons pour voir ce dont nous disposons réellement en stock. Disposer d’un inventaire en temps réel de nos stocks répartis sur sept sites différents nous a permis de gagner énormément de temps. »
Première phase : Préparation
Le temps nécessaire à la préparation dépendra de la complexité du projet, notamment des technologies utilisées et de l'ampleur des modifications apportées aux systèmes et aux processus. La préparation doit débuter bien avant la date de mise en service souhaitée. Elle doit inclure un examen du plan de projet avec les responsables du projet, le personnel interne, les utilisateurs, les fournisseurs de technologies et les consultants. Informez les participants des délais ainsi que de leurs rôles et responsabilités. Un test pilote en salle de conférence (CRP) améliore considérablement les taux de réussite.
Deuxième phase : jour de la mise en service
Les mises en service réussies sont le fruit d'une bonne organisation. Désignez une personne comme chef de projet. Le chef de projet coordonne chaque étape du projet, délègue les tâches et encadre chaque étape du processus. Consignez les changements de dernière minute et les idées pour pouvoir les examiner ultérieurement.
Troisième phase : révision
Il faudra un certain temps pour que tout se mette en place une fois le projet terminé. Par conséquent, laissez aux utilisateurs le temps de s’adapter aux nouveaux processus tout en collectant des données. Consultez les notes de mise en service pour prendre connaissance des modifications de dernière minute apportées au plan du projet. Déterminez s’il existe des activités de suivi nécessaires pour affiner le processus. Discutez avec les utilisateurs des nouveaux processus et des nouvelles technologies. Qu’est-ce qu’ils apprécient ? Qu’est-ce qu’ils n’aiment pas ? Vous constaterez que les utilisateurs ont souvent les meilleures idées si vous prenez le temps de leur poser la question. Analysez les premiers résultats. Avez-vous atteint, voire dépassé, vos objectifs ? Si ce n’est pas le cas, pourquoi ? Que pouvez-vous faire pour améliorer le processus ?
Phase 4 : Amélioration continue
Les mises à niveau des applications et d’autres enjeux ont une incidence sur le projet initial. Tenez-vous informé des dernières mises à jour de votre logiciel ERP et des technologies associées. Mettez en place un environnement de test pour évaluer les mises à niveau. Étudiez les feuilles de route des produits et familiarisez-vous avec les cycles de vie des technologies. Cherchez des moyens d’exploiter les fonctionnalités et technologies existantes pour améliorer encore davantage les processus et l’automatisation. Explorez de nouvelles façons d’étendre vos projets de modernisation à d’autres transactions ou processus métier. Lancez-vous dans des projets plus complexes et envisagez à terme l’adoption de technologies plus avancées.
Gestion moderne des entrepôts avec Acumatica Distribution Edition
Un entrepôt moderne est essentiel pour permettre aux distributeurs en gros de prospérer dans l'économie numérique actuelle. Malheureusement, les applications métier d'entrée de gamme et les logiciels ERP obsolètes constituent des obstacles aux projets de modernisation, obligeant de nombreux distributeurs à investir dans des personnalisations coûteuses ou dans des systèmes de gestion d'entrepôt complexes et onéreux.
Les distributeurs doivent maîtriser les technologies liées aux stocks et à la gestion des entrepôts afin d'améliorer et d'automatiser leurs processus métier. Ils doivent savoir comment harmoniser efficacement les systèmes ERP et WMS ainsi que leurs fonctionnalités en matière de gestion des stocks, de traitement des commandes, de mouvements de stock, d'automatisation des entrepôts et de rapports de conformité.
Une stratégie rigoureuse est essentielle à la réussite de la modernisation des entrepôts. La technologie, les applications modernes et l'accompagnement professionnel offrent aux distributeurs une base solide, de nouvelles perspectives et des priorités claires pour leurs projets de modernisation. De plus, une approche de mise en œuvre en quatre phases garantit que les distributeurs sont prêts pour les déploiements, grâce à un suivi continu et à l'amélioration constante des processus.
Acumatica Distribution Edition offre aux grossistes une plateforme moderne leur permettant de moderniser leurs opérations d'entrepôt grâce à des outils de gestion des projets, des demandes d'assistance, ainsi que des installations ou des mises à niveau. Acumatica Distribution Edition apporte une valeur ajoutée inégalée aux petits et moyens distributeurs grâce à une technologie cloud de pointe. Les flux de travail intégrés couvrent l'ensemble des applications de gestion d'entreprise et comprennent des fonctionnalités natives de gestion d'entrepôt et de codes-barres.
« Nous constatons des résultats tant concrets qu’immatériels. Concrètement, nous observons une meilleure gestion des stocks. Cela se répercute évidemment directement sur le résultat net. Sur le plan immatériel, nous constatons une amélioration de la satisfaction client. Nous obtenons des réponses bien plus rapidement que ce n’était le cas avec notre ancien système. »
