Automatisation de l'approvisionnement jusqu'au paiement (P2P) : Comment démarrer

Utilisez l'intelligence artificielle, les demandes d'achat auprès des fournisseurs et les workflows configurables pour mettre en place des processus métier « Procure-to-Pay » agiles

La gestion des relations avec les fournisseurs, des appels d’offres, des contrats, des problèmes de qualité liés aux fournisseurs, des retours de marchandises et des processus de comptabilité fournisseurs représente un véritable défi sans un logiciel de gestion adapté. Même les petits fabricants et distributeurs s’appuient sur des centaines de fournisseurs pour s’approvisionner en matériaux et en services externalisés. Les processus « de l’achat au paiement » comportent de nombreux systèmes et activités disparates, mais aucun n’est aussi crucial que la gestion financière des factures et des paiements des fournisseurs. Malgré les progrès technologiques, la plupart des factures de la comptabilité fournisseurs sont encore reçues sur papier, avec des processus manuels pour les validations et les paiements par chèques papier.

L'efficacité des processus « de l'achat au paiement » repose sur la connectivité, la collaboration et l'automatisation. Les applications ERP modernes constituent une base solide pour la gestion des articles, des fournisseurs, des sous-traitants et du réapprovisionnement des stocks. La planification des besoins en matériaux et les systèmes de demande d'achat connectés automatisent le processus d'approvisionnement. L'utilisation de codes-barres et la gestion des entrepôts rationalisent les processus de réception et de mise en stock. Des processus efficaces réduisent les erreurs de saisie et offrent une visibilité en temps réel sur les données, ce qui permet de réduire les coûts, de rationaliser les chaînes d'approvisionnement et d'améliorer la rentabilité.

Cette fiche de présentation explique comment les fonctionnalités d’intelligence économique, d’apprentissage automatique et de workflows configurables d’Acumatica rationalisent l’ensemble du processus « de l’achat au paiement » pour les fabricants et les distributeurs. Prenez les rênes grâce à une application ERP évolutive, conçue pour les chaînes d’approvisionnement de demain. Tirez parti de l’automatisation pour en faire plus avec moins de personnel. Le processus « de l’achat au paiement » comprend quatre phases et douze étapes distinctes, allant de la définition des articles et de la gestion des fournisseurs jusqu’au reporting financier et à l’analyse commerciale.

Phase 1 : Préparation

Le processus « de l'achat au paiement » commence avant même la création du premier bon de commande. Les entreprises définissent les articles en stock et les articles hors stock. Elles enregistrent leurs fournisseurs et mettent en place des systèmes pour gérer les relations avec ces derniers. Elles configurent le réapprovisionnement des stocks et la planification des besoins en matériaux afin d'automatiser le processus d'achat.

Étape 1 : Définition de l'élément

Les fabricants et les distributeurs en gros gèrent les articles dans le cadre des achats, des ventes, des ordres de fabrication, des projets et des services. Il existe neuf méthodes pour créer des articles, notamment l'importation à partir de catalogues fournisseurs ou d'applications de gestion du cycle de vie des produits, la conversion de demandes d'achat, les devis de fabrication, le configurateur de produits et les articles matriciels. Gérez les articles non gérés en stock, tels que les services, les téléchargements numériques et les consommables. Suivez les articles par lot ou par numéro de série, avec leurs dates de péremption.

Étape 2 : Gestion des fournisseurs

Intégrez de nouveaux fournisseurs et gérez leurs activités grâce à l’application CRM intégrée d’Acumatica, qui offre une vue à 360 degrés des relations. Configurez et mettez à jour les informations sur les fournisseurs ainsi que les catalogues de stocks. Acumatica prend en charge des contrats fournisseurs flexibles, incluant des politiques de remise, des détails fiscaux et des ressources permettant de rationaliser la collaboration avec les fournisseurs. De plus, Acumatica prend en charge les déclarations au titre de la loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), les conversions multidevises, la gestion des coûts au dédouanement, les points de livraison FOB (franco à bord), les livraisons directes pour les commandes spéciales, ainsi que des définitions fiscales flexibles pour la taxe d’utilisation et la TVA. Configurez les relations fournisseurs de manière à pouvoir suivre le fournisseur qui reçoit le paiement et celui qui fournit les articles nécessaires, lorsque ces fournisseurs sont différents.

Étape 3 : Configuration du réapprovisionnement

Le processus « de l’approvisionnement au paiement » diffère selon que les distributeurs utilisent le réapprovisionnement ou que les fabricants recourent à la fois au réapprovisionnement et à la planification des besoins en matériaux (MRP). Définissez ensuite les paramètres de réapprovisionnement afin de générer des suggestions basées sur les emplacements en entrepôt, le stock de sécurité, les niveaux de stock minimum/maximum, les points de réapprovisionnement et les entrepôts d’approvisionnement pour les transferts. Gérez les denrées périssables nécessitant un suivi de leur durée de conservation grâce à la traçabilité par lot et par numéro de série. Les fabricants travaillant sur commande créent des bons de commande directement à partir des ordres de fabrication. Les fabricants produisant pour stock combinent des activités de réapprovisionnement et de MRP pour déterminer les articles à acheter en fonction de la demande. Utilisez les systèmes de planification approximative des capacités et d’ordonnancement fini pour concilier les plans de matériaux avec les contraintes de capacité, afin d’améliorer la planification des bons de commande. Les calculs MRP prennent en compte les paramètres de réapprovisionnement, ainsi que la capacité des ressources, la taille des équipes, etc.

Phase 2 : Approvisionnement

Les demandes d’achat sont indispensables pour s’approvisionner en nouveaux articles auprès de fournisseurs existants ou potentiels. L’application intégrée de gestion des demandes d’achat d’Acumatica permet d’automatiser les appels d’offres auprès des fournisseurs et la conversion des demandes d’achat en fiches fournisseurs et articles dans l’application. Les bons de commande sont également créés grâce à des fonctionnalités natives de réapprovisionnement des stocks, de planification des besoins en matériaux (MRP) et de création manuelle de bons de commande. Acumatica prend en charge les commandes-cadres et les livraisons directes des fournisseurs aux clients. Configurez les workflows de réception des marchandises et de mise en stock pour finaliser le processus d’approvisionnement.

Étape 1 : Demandes d'achat

Créez des demandes pour les articles en stock et hors stock grâce à l’application native « Gestion des demandes d’achat » d’Acumatica. Les collaborateurs utilisent l’application mobile pour créer des demandes pouvant être approuvées directement depuis un appareil mobile par leurs responsables. Les demandes sont acheminées en interne pour validation en fonction des catégories de demande et des schémas d’approbation. Les responsables consultent les demandes en attente et y répondent depuis leurs appareils mobiles. Les demandes peuvent être validées au regard des budgets définis. Les demandes d’achat de nouveaux articles sont transmises aux fournisseurs afin d’obtenir des devis. Les réponses des fournisseurs sont gérées dans le système et peuvent être converties en un clic pour générer le bon de commande à partir du devis du fournisseur retenu.

Étape 2 : Bons de commande

Créez des bons de commande à partir de zéro ou générez-les à partir de demandes d’achat approuvées. Les bons de commande sont également créés à partir de la saisie des commandes client dans les environnements de « purchase-to-order » (achat sur commande) ou pour les livraisons directes du fournisseur vers les sites des clients. De plus, Acumatica prend en charge les transactions inter-sociétés : un bon de commande dans une société peut générer une commande client dans une autre société, avec un workflow permettant de créer l’entrée de marchandises dans la société acheteuse lorsque la société vendeuse traite l’expédition. Les fabricants utilisent l’écran « Affichage de la planification des besoins en matériaux » pour générer des bons de commande à partir de commandes suggérées. Les bons de commande peuvent également être créés sous forme de livraisons issues de contrats-cadres définis.

Étape 3 : Réception des marchandises et mise en stock

Les stocks reçus des fournisseurs sont traités via la tâche « Réceptions d’achats ». Les processus de réception comprennent les informations relatives au fournisseur, à l’article, à l’unité de mesure, à l’entrepôt, à l’emplacement, aux quantités reçues, aux dates et aux informations supplémentaires. Les informations relatives aux lots ou aux numéros de série des articles sont saisies lors du processus de réception des marchandises afin d’identifier les détails des lots et des numéros de série des fournisseurs, tels que les dates de péremption. Automatisez les réceptions à l’aide de scanners robustes ou de périphériques « keyboard wedge » pour scanner les codes-barres figurant sur les documents des fournisseurs, ce qui permet de rationaliser la saisie des données et de réduire les erreurs. La gestion native des entrepôts est optimisée pour les smartphones et autres appareils mobiles courants.

Phase 3 : Paiement

Le paiement des fournisseurs est un processus qui comporte de nombreuses étapes manuelles. Malgré les progrès technologiques, la plupart des entreprises continuent de traiter les paiements manuellement à partir de factures papier reçues par courrier ou de factures électroniques reçues par e-mail. Les professionnels de la comptabilité passent d’innombrables heures à saisir des données, à faire correspondre les factures aux bons de commande et à traiter les paiements. Les processus manuels sont source d’erreurs de saisie et entraînent des retards de paiement, ce qui se traduit par des pénalités de retard qui mettent à rude épreuve les relations avec les fournisseurs. Les applications ERP modernes telles qu’Acumatica s’appuient sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour automatiser le traitement des paiements, permettant ainsi aux petites entreprises de se développer sans avoir à embaucher de personnel supplémentaire.

Étape 1 : Automatisation de la saisie des factures

Surveillez votre trésorerie en suivant les paiements des factures en souffrance, les remises disponibles, les dates d’échéance et les besoins en trésorerie. L’automatisation des comptes fournisseurs garantit des paiements ponctuels et précis aux créanciers. Les factures des fournisseurs reçues par voie électronique peuvent être intégrées au moteur de reconnaissance alimenté par l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique. Les factures papier peuvent être numérisées à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) puis intégrées au moteur de reconnaissance pour traitement. Le processus automatisé de gestion des comptes fournisseurs d’Acumatica identifie le fournisseur, les conditions de paiement, la devise, les postes de facture, le montant et d’autres détails figurant sur la facture. Ces éléments sont automatiquement renseignés dans les comptes fournisseurs à partir du document électronique ou numérisé. Les utilisateurs apportent des corrections, ce qui permet à l’application d’apprendre et d’améliorer les futurs processus de reconnaissance.

Étape 2 : Création et rapprochement des factures fournisseurs

Le moteur d'automatisation convertit les documents électroniques ou numérisés en factures fournisseurs. Les utilisateurs peuvent créer des factures manuellement via l'écran « Factures et ajustements ». Acumatica s'intègre aux principales plateformes d'échange de données informatisé (EDI) pour la transmission de documents aux fournisseurs. Le module « Comptes fournisseurs » prend en charge la création de factures dans plusieurs devises ainsi que la conversion des factures libellées en devises étrangères vers la devise locale. Les factures sont créées rapidement en se référant aux reçus de bons de commande, qui ajoutent des lignes de commande et d'autres détails à l'écran « Factures et ajustements » à partir des transactions de bons de commande précédemment saisies.

Étape 3 : Validation des factures fournisseurs et traitement des paiements

Configurez des processus d’approbation en plusieurs étapes et des workflows avec des notifications pour l’approbation des factures. Les factures validées sont ajoutées au lot du grand livre ouvert. Réglez les factures par chèque ou par prélèvement ACH. Les factures peuvent également être réglées à l’aide de cartes de crédit d’entreprise, dont le rapprochement s’effectue via l’application « Advanced Expense Management » grâce à des flux bancaires automatisés et à l’intelligence artificielle pour la mise en correspondance des dépenses via l’apprentissage automatique. Les avoirs sur le compte auprès du fournisseur peuvent être utilisés pour le paiement de nouvelles factures. Les paiements peuvent être effectués pour des factures spécifiques ou des groupes de factures destinées au même fournisseur. Les comptables peuvent vérifier les soldes de trésorerie avant de traiter les paiements.

Phase 4 : Amélioration des processus

Chaque transaction financière est enregistrée dans le grand livre général à des fins d’analyse financière et de reporting. Des requêtes génériques, des tableaux de bord et des applications de veille stratégique permettent aux utilisateurs de créer des indicateurs clés de performance avec des fonctions d’exploration permettant de consulter les transactions sources. Identifiez les paiements en retard avant qu'ils ne deviennent un problème et analysez les performances des fournisseurs. Les outils de reporting et d'analyse permettent à la direction d'ajuster les flux de travail afin de rationaliser le processus « de l'achat au paiement ». Étendez ce processus à l'aide d'applications connexes pour gérer les documents, l'acquisition d'actifs, les achats de services professionnels et bien plus encore, afin d'obtenir une vue d'ensemble de votre activité.

Étape 1 : Grand livre général

Chaque transaction financière est enregistrée dans le grand livre. Définissez le plan comptable et les sous-comptes afin d'analyser les recettes et les dépenses. Les segments du grand livre permettent de clarifier les coûts liés à la production, aux services, aux matériaux, aux opérations sous-traitées et aux projets. Créez des vues de données pour analyser les coûts selon plusieurs dimensions. Acumatica prend en charge diverses entités commerciales grâce à des transactions comptables inter-sociétés et à des consolidations. Les vues de données permettent d'accéder aux transactions d'origine et à leurs pièces jointes.

Étape 2 : Rapports, analyse et performance des fournisseurs

Créez différentes vues des données ou des dimensions à l’aide de sous-comptes. Segmentez les rapports financiers et les requêtes par produit, fournisseur, gamme de produits, service ou sous-compte. Créez des tableaux de bord pour suivre les dépenses, les performances des fournisseurs, les factures et les paiements en fonction du rôle de chaque utilisateur. Visualisez les données grâce aux « Business Events » pour envoyer des alertes et des notifications. Explorez en détail les tableaux et graphiques des tableaux de bord pour consulter les transactions sources en temps réel. Acumatica propose des tableaux croisés dynamiques natifs et une intégration transparente avec Microsoft Power BI pour des analyses multidimensionnelles avancées. Automatisez les notifications par SMS ou e-mail concernant les factures d’un montant élevé, les dates limites de remise, les paiements en retard et d’autres informations financières ou opérationnelles. Gérez votre entreprise par exception grâce à des informations en temps réel afin de stimuler la croissance et la rentabilité.

Étape 3 : Processus associés

Les entreprises achètent des matériaux, des stocks, des services de sous-traitance ou de traitement externe, ainsi que des fournitures destinées à la fabrication, aux projets et aux interventions sur site. Elles peuvent acquérir des biens via un processus d’achat formel ou permettre à leurs employés d’acheter et de passer en charges des matériaux et des fournitures, dont les coûts sont ensuite imputés à la production, aux projets ou aux ordres de service. Les matériaux achetés sont directement affectés aux projets ou aux interventions sur site. La plateforme Acumatica offre une fonctionnalité native de gestion documentaire permettant de saisir les documents et fichiers relatifs aux bons de commande et aux opérations de comptabilité fournisseurs. Convertissez les bons de commande d’immobilisations en une nouvelle fiche d’immobilisation. Créez de nouvelles immobilisations en achetant des composants qui seront assemblés pour former des actifs finis.

Automatisez et rationalisez le processus « de l'achat au paiement » avec l'ERP cloud Acumatica

Optimisez le processus « de l'achat au paiement » grâce à une solution ERP moderne, flexible et sécurisée. Acumatica regroupe tous les outils dont les fabricants et les distributeurs ont besoin pour connecter, configurer et automatiser leurs processus métier au sein d'une seule et même plateforme applicative.

Améliorez vos relations avec vos fournisseurs et la communication avec eux grâce à un module intégré de gestion de la relation client. Identifiez les interlocuteurs chez les fournisseurs, enregistrez vos appels et envoyez des e-mails aux fournisseurs directement depuis l'application.

Gérez les demandes et les commandes d'articles nouveaux grâce à un processus de validation configurable, intégré à la gestion des commandes. Automatisez la réception et la mise en stock à l'aide de lecteurs de codes-barres et d'un système de gestion d'entrepôt natif conçu pour les appareils mobiles.

L'intelligence artificielle, associée à l'apprentissage automatique, automatise la saisie des données issues des factures fournisseurs grâce à un recoupement intelligent des dépenses provenant de plus de 11 000 flux bancaires d'établissements financiers et de crédit.

Acumatica propose des tableaux de bord personnalisables, des analyses métier complètes grâce à Microsoft Power BI, ainsi que des rapports et des requêtes financiers et opérationnels intégrés, qui vous permettent de suivre en temps réel l'activité de chaque service de votre entreprise.

Acumatica automatise et rationalise les processus métier tout en offrant la flexibilité nécessaire pour s'adapter à votre mode de fonctionnement. Transformez votre entreprise pour prospérer dans la nouvelle économie numérique grâce à une plateforme évolutive, reposant sur une architecture ouverte qui prend en charge les technologies modernes, permet des intégrations rapides, offre une grande évolutivité et est facile à utiliser. Acumatica offre une expérience inégalée tant aux utilisateurs qu'aux clients.