Un vétéran de l'ERP s'attaque à la 12e mise en œuvre, Acumatica pour les franchisés

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La solution ERP Acumatica Cloud pour BLD Brands

Siège

Siège à Newport Beach, CA, avec 143 restaurants dans 10 États

L'industrie

Alimentation et boissons

Applications remplacées

Sage

BLD Brands

Consolidation de huit plans comptables et de quatre calendriers comptables
Rationalisation des opérations par l'élimination des silos de données
Réduction significative du délai de clôture du mois à 5 jours
Mobilité accrue et meilleure visibilité financière
Élimination de la saisie manuelle des factures et amélioration des opérations

"Notre stratégie à long terme consiste à développer l'entreprise pour atteindre plus de 1 000 magasins et un chiffre d'affaires d'un milliard de dollars au cours des cinq prochaines années. Dans le cadre de ce processus, nous voulons nous assurer que nous pouvons maintenir nos coûts d'infrastructure relativement stables et que nous n'avons pas à continuer à développer cette fonction de back-office. Acumatica fournit la plate-forme qui nous permettra d'y parvenir.

Andrew Gale, PDG/CFO (ancien)

BLD Brands

Défis

Solution ERP

Résultats

Défis

Doug Pak a fondé BLD Brands à la fin de l'année 2005. Il a levé plus de 20 millions de dollars qu'il a utilisés pour acheter l'entrepôt de spaghettis et, plus tard, les franchises Papa John's et Hardees. BLD est l'acronyme de "Building Lives and Dreams" (construire des vies et des rêves).

En 2017, avec le projet de doubler son parc de restaurants par le biais d'acquisitions, Pak a embauché Andy Gale, un ami de longue date et PDG de nombreuses entreprises à forte croissance. Ils ont cependant rapidement décidé ensemble que le moment n'était pas propice au plan de croissance de Pak.

"Nous nous sommes rendu compte que nous n'avions tout simplement pas l'infrastructure nécessaire pour absorber raisonnablement cette acquisition", explique M. Gale, aujourd'hui PDG de BLD Brands.

BLD Brands utilisait une version non prise en charge de Sage Pro et fonctionnait avec huit chartes comptables différentes et quatre calendriers comptables différents à la suite d'acquisitions antérieures. Les nombreuses transactions et consolidations inter-sociétés rendaient difficile leur regroupement en une seule entité auditée. Outre l'utilisation de systèmes comptables cloisonnés et de trois systèmes de point de vente différents, quatre personnes saisissaient manuellement environ 90 000 factures par an.

Pour réunir ces systèmes, trois développeurs internes ont dû créer des applications de bureau et mobiles propriétaires que BLD a utilisées pour gérer la communication et les approbations, entre autres opérations. Ces applications ont tiré des informations d'un entrepôt de données dans lequel toutes les données financières ont ensuite été ajoutées.

"Nous avions besoin d'une plate-forme standardisée et d'un progiciel de gestion intégré de pointe pour soutenir la croissance de l'entreprise.

Un vétéran de l'ERP accélère la mise en œuvre

Vétéran de nombreuses mises en œuvre d'ERP, M. Gale explique que celle de BLD Brands est la première qu'il a entreprise et qu'elle a commencé par la nécessité de disposer d'une base financière solide. "J'ai fait beaucoup de recherches, lu des rapports de Nucleus Research et de Gartner, et j'ai trouvé des critiques dans diverses revues spécialisées portant spécifiquement sur les progiciels financiers", explique M. Gale. "Je n'arrêtais pas de voir et de lire qu'Acumatica avait remporté des prix.

Acumatica a fini par figurer sur une liste de quatre finalistes comprenant NetSuite, Microsoft Dynamics NAV et Intacct. "Nous avons suivi un processus d'évaluation complet avec trois séries de sélections, et lorsque nous sommes arrivés au dernier tour, nous avions quatre finalistes", explique-t-il.

Solution ERP

BLD Brands a choisi Acumatica pour sa facilité d'utilisation, son architecture sous-jacente et sa structure tarifaire illimitée, explique M. Gale.

"Notre équipe de développement interne a estimé qu'il pouvait facilement s'intégrer à ce que nous utilisions déjà, ce qui n'était pas le cas avec les autres produits", explique-t-il. C'était important, car BLD Brands procédait à un certain nombre de changements opérationnels et ajoutait des solutions tierces qui devaient s'intégrer à l'ERP.

La tarification d'Acumatica pour un nombre illimité d'utilisateurs a également été déterminante, car BLD Brands prévoit d'ajouter des milliers d'employés par le biais d'acquisitions.

Ramper, marcher, courir Philosophie de mise en œuvre

Avec l'aide de Premier Computing, partenaire d'Acumatica, BLD Brands a élaboré une stratégie et une philosophie de mise en œuvre qui prévoyaient de ramper, puis de marcher, puis de courir, explique M. Gale. La première phase implique que toutes les fonctionnalités de base que l'entreprise possédait auparavant, telles que les comptes fournisseurs, les comptes clients, le grand livre et la génération d'états de base, soient prêtes au moment de la mise en service. Pour y parvenir, il a d'abord fallu convertir 10 ans de données GL afin d'harmoniser les huit plans comptables en un seul, de consolider quatre calendriers comptables en un seul, puis d'importer le tout dans Acumatica.

"Nous avons conservé toutes les fonctionnalités, qui ont été multipliées par deux ou trois dès le départ, avec ce que j'appellerais à peine un état rampant", explique M. Gale. "Nous venons de terminer notre première clôture financière dans le système et sommes en train de travailler sur les catégories de marche. Ensuite, nous mettrons en place des plans pour obtenir les fonctionnalités de marche et d'exécution. De cette façon, nous bénéficions du système dès le début, de sorte que les gens peuvent l'absorber et le digérer au fur et à mesure".

Résultats

La tarification illimitée maintient les coûts à un niveau bas

La tarification d'Acumatica pour un nombre illimité d'utilisateurs permet à BLD Brands de maintenir les coûts de licence du logiciel et les coûts opérationnels plus cohérents, même si elle ajoute potentiellement 20 % de restaurants supplémentaires.

"Nous sommes actuellement en pleine discussion sur un projet qui pourrait permettre d'ajouter 200 magasins d'ici la fin du premier trimestre de l'année prochaine", explique M. Gale. "Ne pas avoir à se soucier d'un investissement supplémentaire massif dans mon système ERP est une bonne chose.

Accéder rapidement aux données

"Mon équipe adore le processus de navigation d'Acumatica", explique M. Gale. "Ils aiment pouvoir trouver des données, utiliser les fonctions de recherche, personnaliser les écrans et utiliser les capacités d'exploration. Nous pouvons numériser toutes nos factures, de sorte que nos opérateurs sur le terrain peuvent désormais effectuer des recherches et extraire les données sous-jacentes de la facture. C'est une grande victoire.

"Le fait de pouvoir créer différentes succursales et sous-comptes à la volée nous facilitera grandement la tâche lorsque nous aurons acquis 200 magasins supplémentaires", ajoute-t-il. "Je peux créer une nouvelle succursale et disposer de tous les sous-comptes en l'espace d'une heure ou deux.

Les employés apprécient la facilité d'utilisation d'Acumatica

M. Gale a été impressionné par la rapidité avec laquelle les employés ont adopté le système. "Les gens ont adopté Acumatica", dit-il. Ils disent : "Oh, c'est incroyable. Je l'entends souvent".

La prochaine phase d'automatisation comprend la mise en place de l'entrée des factures avec OCR afin que les quatre personnes de la comptabilité n'aient plus à entrer manuellement 90 000 factures par an. BLD Brands prévoit de mettre en œuvre le module Field Services pour mieux suivre la maintenance des équipements et mettre en œuvre une budgétisation plus avancée. M. Gale dispose également d'une liste d'autres opérations qu'il prévoit de connecter à Acumatica par le biais de logiciels tiers.

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