P. Cutajar & Co. Ltd.

L'équipe de P. Cutajar a consulté Price Waterhouse Coopers pour réaliser un audit informatique et a créé un appel d'offres pour l'aider à comprendre ce qui était nécessaire en matière d'infrastructure et de logiciels.

Ils ont évalué plusieurs solutions ERP, notamment SAP, Microsoft Dynamics et un logiciel personnalisé d'une entreprise maltaise.

"Nous avons ensuite examiné Dynamics, mais le système était trop volumineux pour nous", a déclaré M. Attard. "Lorsque nous nous sommes tournés vers SAP, nous avons rencontré des problèmes avec ses applications relatives aux denrées périssables, à l'entreposage et à la logistique, de sorte qu'il n'était pas en mesure de nous proposer des solutions adaptées à nos besoins".

Acumatica et son partenaire de mise en œuvre Computime Software ont répondu à l'appel d'offres et ont ensuite remporté le marché grâce à la souplesse de l'architecture d'Acumatica et à la facilité de connexion avec des applications tierces.

Bien qu'Acumatica dispose de nombreux modules qui fonctionnent ensemble - finances, distribution, services extérieurs, opérations, vente au détail, distribution et inventaire, entre autres - il ne disposait pas d'un outil sophistiqué de commande de vente, ni du logiciel de logistique dont P. Cutajar & Co. Ltd. avait besoin.

Cependant, l'équipe de développement de Computime a proposé d'écrire un programme logistique et de trouver un outil de vente mobile sophistiqué qui réponde également à leurs besoins.

"Il était très important de disposer d'une solution globale provenant d'un seul fournisseur ", explique M. Attard. "Computime nous a fourni cette solution. Il était également très important pour Acumatica de pouvoir se connecter à plusieurs applications différentes.

Le système logistique personnalisé que Computime a développé pour P. Cutajar & Co. Ltd s'appelle Orbis DSD Route Accounting and Planning Application, et c'est maintenant une application tierce partie certifiée Acumatica.

Les défis de la livraison directe en magasin

Dans le processus de livraison directe en magasin (DSD), des centaines de commandes quotidiennes doivent être livrées dans un délai très court, ce qui nécessite une planification sophistiquée des livraisons et des itinéraires. Dans les opérations DSD, une grande quantité de commandes sont souvent triées à la main, regroupées en lots, prélevées dans un ou plusieurs entrepôts et chargées/contrôlées dans le véhicule de livraison, commande par commande. Ce processus nécessite de nombreuses ressources manuelles et est très sujet aux erreurs.

Les responsables des tournées et les caissiers sont confrontés à des défis supplémentaires lorsque les véhicules de livraison et les factures sont rapprochés à la fin de la journée, en particulier dans les environnements où le paiement à la livraison est traité manuellement. Les stocks doivent être rapprochés, les ordres de retour doivent être créés un par un et traités, les espèces collectées doivent être enregistrées et les paiements créés doivent être attribués aux factures d'origine. Lorsqu'ils sont effectués manuellement, ces processus sont sujets à des erreurs qui entraînent un manque de fiabilité des informations, des litiges, des pertes d'argent et une diminution de la satisfaction des clients.

L'application Orbis DSD Route Accounting and Planning de Computime Software automatise les processus logistiques et comptables.

P. Cutajar & Co. Ltd et Computime ont effectué des tests et des formations approfondis avant de passer à Acumatica et Orbis DSD. Ils ont interrompu leurs activités trois jours avant la mise en service pour procéder à la migration finale des données et ont enclenché l'interrupteur le lundi matin. "Tout allait bien", déclare M. Attard. "Nous recevions des commandes, nos camions étaient sur la route et nous buvions du champagne.

L'accès instantané à des données précises permet de prendre des décisions plus éclairées

P. Cutajar & Co.Ltd. disposait instantanément d'informations précises que les cadres pouvaient utiliser pour prendre de meilleures décisions en temps réel. "Avec Acumatica, l'accès à l'information a changé la donne pour nous", explique M. Attard. "Le fait de disposer d'un tel niveau d'information nous a permis d'explorer en profondeur les problèmes et de les résoudre.

Par exemple, pour la première fois, les responsables ont pu consulter un tableau de bord et voir immédiatement l'état des stocks : combien de jours ou de mois de stocks ils avaient, combien de temps les produits pouvaient rester en rayon avant d'expirer, et quels articles se vendaient rapidement. "Cela a permis de réduire les ruptures de stock et le gaspillage, car nous pouvons agir immédiatement par le biais de remises ou de promotions", explique M. Attard.

"Aujourd'hui, les différentes équipes de l'entreprise disposent de tableaux de bord personnalisés qui leur permettent de faire leur travail. Les tableaux de bord indiquent les niveaux de trésorerie, la rentabilité par division et par client", ajoute-t-il. "Ce niveau d'information est sans précédent pour notre entreprise.

Comme Acumatica se connecte de manière transparente à Velixo et à Microsoft Power BI, "toutes les données disponibles nous permettent de mieux analyser nos opérations de vente sur le terrain ; nous connaissons désormais le nombre de commandes soumises en temps réel et la division pour laquelle la commande a été passée. Toutes ces données sont très importantes pour nous", a déclaré M. Attard.

Auparavant, les gestionnaires devaient télécharger les transactions dans une feuille de calcul et manipuler les données, ce qui prenait beaucoup de temps. "Nous disposions d'un outil de reporting qui nous aidait un peu, mais ce n'était rien comparé au niveau d'information dont nous disposons aujourd'hui", explique M. Attard. Nous disposions de données historiques, mais rien en temps réel.

La rationalisation des processus d'entreprise conduit à une plus grande efficacité opérationnelle

Les connaissances plus approfondies que P. Cutajar & Co. Ltd. a acquises grâce à Acumatica, ainsi que les processus DSD automatisés, ont permis d'améliorer l'efficacité et de trouver de nouvelles façons de faire. "Les opérations logistiques sont plus efficaces, tout comme la façon dont nous recevons et traitons les commandes", explique M. Attard.

L'entreprise émet moins de notes de crédit car il y a moins d'erreurs. Les niveaux de stock sont précis et fiables, et des informations plus détaillées sont disponibles sur le stock disponible, ce qui améliore l'expérience des clients de P. Cutajar.

Orbis DSD a étendu la fonctionnalité de distribution standard d'Acumatica avec des capacités de planification d'itinéraires, y compris la planification, l'expédition et les fonctions financières nécessaires qui doivent avoir lieu pendant la livraison. Une grande partie des tâches manuelles de rapprochement sont désormais automatisées, ce qui a permis d'améliorer la précision, de réduire les erreurs et de gagner du temps.

Computime a également développé une intégration pour Pepperi, un outil de processus d'automatisation des ventes utilisé par l'équipe de vente de P. Cutajar & Co. Ltd. sur leurs tablettes, ce qui a amélioré l'expérience de commande. Le logiciel permet à l'équipe de service sur le terrain de consulter les catalogues, les listes de prix, les promotions commerciales, les informations sur les comptes et de passer des commandes depuis n'importe où.

M. Attard s'attend à d'autres améliorations et à d'autres gains d'efficacité au fur et à mesure que les fonctionnalités d'Acumatica seront déployées. "Avec le temps, nous verrons des avantages supplémentaires qui nous permettront d'être plus agressifs sur le marché", déclare-t-il. "Il est étonnant de constater à quel point les informations provenant d'Acumatica nous ont déjà aidés à faire pivoter l'entreprise en fonction des besoins du marché. Nous pensons que cela sera encore plus vrai au cours des 6 à 12 prochains mois.

Acumatica : Un avantage concurrentiel

De nombreux concurrents de P. Cutajar & Co. Ltd. utilisent des logiciels développés localement. "Nous nous rendons compte qu'Acumatica et Orbis DSD nous ont donné un avantage concurrentiel en matière de capture des ventes et de logistique", déclare M. Attard. "Il s'agit pour nous d'un formidable outil de développement commercial.

P. Cutajar & Co. Ltd. prévoit de mettre en œuvre le système de gestion d'entrepôt et le module de service d'Acumatica et de mettre en place un meilleur processus pour l'entretien de routine des équipements tels que les machines à café dans ses magasins de détail. "Cela permettra de réduire les coûts liés aux appels de service, à la maintenance préventive et à la gestion du temps des techniciens", explique-t-il.

"Lorsqu'il s'agit d'une solution ERP, il était impossible de trouver quelque chose qui réponde à toutes les facettes de notre activité", ajoute M. Attard. "Acumatica nous donne la possibilité de sélectionner et de connecter les solutions technologiques qui sont essentielles à nos besoins commerciaux en constante évolution, ce qui était crucial. Nous opérons dans de nombreux secteurs de produits différents qui s'accompagnent d'exigences complexes pour chacun d'entre eux. Acumatica, en tant que plateforme technologique, agit comme une abeille mère qui englobe toutes nos applications d'entreprise de manière transparente".