Une sensibilisation efficace augmente les revenus
L'équipe de vente a vu les résultats presque instantanément. "Il a été extrêmement utile d'utiliser les capacités d'Acumatica pour entrer en contact avec beaucoup plus d'écoles et d'églises, en automatisant les processus de vente qui étaient auparavant très manuels", déclare M. Salmon.
"Aujourd'hui, chaque école du pays reçoit au moins trois appels commerciaux, ainsi que des courriels réguliers tout au long de l'année", explique-t-il. "Nous avons vraiment augmenté le volume de nos contacts. Nous prévoyons de multiplier par huit le segment scolaire de notre activité depuis que nous avons adopté Acumatica pour la première fois. Une grande partie de cette croissance est due à la mise en place d'un meilleur CRM pour gérer les opportunités et les points de contact avec nos clients.
Acumatica a automatisé de nombreuses tâches, activités et campagnes d'e-mailing. Les équipes de vente travaillent principalement sur Outlook, qui est intégré au CRM. Désormais, toutes les interactions avec les clients sont copiées dans Acumatica en un seul clic, ce qui permet à ComCenter d'avoir une vue à 360 degrés du comportement de ses clients, y compris l'historique des commandes et des contacts de communication.
"Comme presque tout est enregistré dans Acumatica, nous pouvons facilement accéder aux informations dont nous avons besoin", explique M. Salmon. "Par exemple, nos vendeurs peuvent voir lesquels de leurs gros clients ont acheté en juillet de l'année dernière ou au cours des deux dernières années et agir en fonction de ces informations. Avant Acumatica, il était difficile pour eux de savoir quel compte ils devaient contacter, puis avec quel contact de ce compte ils devaient travailler parmi une liste de 100 contacts. Aujourd'hui, grâce à Acumatica, ils ne se posent plus la question de savoir si c'est bien à vous qu'ils doivent s'adresser.
Le suivi des "non" se traduit par une augmentation des ventes
ComCenter a facilement mis en place un processus de tâches dans Acumatica pour suivre les contacts avec les prospects et le résultat de chaque interaction. Cela a permis d'obtenir des informations intéressantes sur les prospects qui disent "non" d'emblée et qui passent ensuite une commande au cours de l'année. "Nous réalisons autant de chiffre d'affaires avec les écoles qui disent "non" qu'avec l'ensemble des ventes aux écoles au moment où nous avons commencé à utiliser Acumatica", explique M. Salmon. "Les flux de travail de vente et de marketing dans Acumatica ont rendu notre approche commerciale plus efficace, et nous pensons que c'est une force majeure à l'origine de cette augmentation de notre revenu."
Les dirigeants de ComCenter ont utilisé les données générées par Acumatica pour identifier les ventes potentiellement bloquées et d'autres opportunités manquées afin de comprendre quand un vendeur pourrait bénéficier d'un coaching ciblé. "C'est utile pour le directeur des ventes et pour l'ensemble des ventes", explique M. Salmon. "Le président, qui suit personnellement les comptes à forte valeur ajoutée, enseigne désormais aux membres de l'équipe de vente comment poursuivre ces comptes de manière plus efficace."
Visibilité accrue du flux de travail
Auparavant, les responsables de ComCenter avaient du mal à déterminer si un représentant avait besoin d'une aide supplémentaire parce qu'ils n'avaient pas accès aux informations sur l'évolution des opportunités de vente. "Les responsables des ventes disposent désormais de tableaux de bord qui leur permettent de voir ce qui se passe en temps réel, ce qui est essentiel, car les opportunités de vente sont souvent fluides", explique M. Salmon. "Ils peuvent facilement extraire des données clés par le biais de requêtes génériques qui aident à déterminer qui est la personne à contacter en priorité aujourd'hui, ce qui améliore les performances de vente.
La responsable opérationnelle de ComCenter a exploité les données historiques et en temps réel nouvellement disponibles pour créer un tableau de bord Acumatica présentant plusieurs années de résultats hebdomadaires. Elle a également créé un rapport pour le personnel de l'entrepôt qui montrait les expéditions et les conteneurs traités. "Le personnel de l'entrepôt était stupéfait", déclare Mme Salmon. "Ils avaient entendu d'autres personnes parler de l'augmentation des ventes et de l'amélioration de l'entreprise, mais ils n'avaient jamais eu la possibilité de visualiser ces données d'une manière qui soit significative pour leur rôle. Ils ont appris qu'ils avaient traité 25 % de conteneurs en plus par rapport à l'année précédente".
Élimination des saisies manuelles, gain de temps
ComCenter consacrait auparavant 40 heures par semaine à la comptabilité fournisseurs. Aujourd'hui, la comptabilité fournisseurs prend 10 heures ou moins grâce aux processus automatisés de reconnaissance et d'approbation des documents. "Il n'y a pas de papier jusqu'au moment où nous émettons un chèque", explique M. Salmon. "Tout est numérique et se trouve dans Acumatica.
ComCenter a également réduit de 75 % le temps nécessaire pour vérifier l'exactitude des commandes en ligne. Auparavant, les employés passaient quatre heures par jour à examiner les commandes sur la base de critères d'examen établis. "Nous avons organisé une réunion avec l'équipe opérationnelle et affiné les critères et la carte d'approbation, ce qui a permis de réduire le temps à une heure", explique M. Salmon.
Une plateforme moderne qui attire les nouveaux embauchés
Plusieurs membres du personnel de ComCenter ont pris leur retraite au cours des cinq dernières années. Le fait de disposer d'une plateforme moderne, facile à utiliser et accessible depuis le nuage a permis à l'entreprise d'attirer des employés sur un marché de l'emploi qui reste difficile.
"Auparavant, lorsque nous envisagions des départs à la retraite, nous nous demandions comment intégrer quelqu'un à l'ordinateur central, ce qui était intimidant", explique M. Salmon. "Nous avons embauché plus d'une douzaine de nouveaux employés à temps plein ou à temps partiel depuis que nous avons commencé à utiliser Acumatica, et après une formation initiale sur Acumatica, nous avons pu leur dire de se plonger dans l'application et de l'explorer parce qu'elle est tellement conviviale."
Amélioration de la planification des ressources matérielles
Acumatica a également aidé ComCenter à relever les défis de la chaîne d'approvisionnement. Les dirigeants se sont efforcés de s'assurer qu'ils disposaient de suffisamment de manuels scolaires pour répondre aux besoins des écoles pendant la saison de pointe. Ils se demandaient si l'augmentation des commandes en début de saison pouvait être considérée comme de nouvelles commandes nettes ou comme des commandes passées par des écoles proactives, dans l'espoir d'éviter des pénuries dans la chaîne d'approvisionnement.
"Avec Acumatica, nous pouvions voir combien de ces commandes provenaient de nouveaux clients plutôt que de clients qui commandaient simplement plus tôt que les années précédentes", explique M. Salmon. "Nous avons rapidement mis un visuel entre les mains des décideurs et fourni une analyse pour prendre cette décision commerciale stratégique, ce qui aurait été impossible auparavant."
Les données ont également révélé qu'ils recevaient le même nombre de commandes anticipées qu'auparavant et que leurs niveaux de stocks étaient conformes aux prévisions. "Nous recevions plus de commandes de la part de clients réguliers qu'auparavant, et nos ventes étaient donc stimulées par les achats des clients réguliers, ce qui était encourageant", déclare-t-il.
"La possibilité de disposer de données pour prendre des décisions de ce type a été un avantage considérable.
Accès à distance aux données en temps réel
Le personnel de vente à distance a désormais accès à des données actualisées, car la solution basée sur le cloud et les capacités mobiles permettent un accès à tout moment et en tout lieu. "Lorsque nous avions des vendeurs qui travaillaient à distance, c'était toujours une grosse affaire de les tenir à jour", explique M. Salmon. "Nous sommes allés jusqu'à demander à une personne du service informatique de planifier un voyage annuel pour se rendre sur place, en personne, chez notre vendeur en Virginie, afin que nous puissions mettre à jour son ordinateur et sa connexion. Un autre vendeur n'avait pas de connexion à l'ancien système et était obligé de travailler hors ligne, de sorte que nous ne savions pas sur quoi il travaillait jusqu'à ce qu'il nous envoie les informations".
En plus de se connecter à son WMS via l'API d'Acumatica, ComCenter a relié la solution ERP à d'autres applications tierces, notamment sa boutique en ligne, Velixo, Avalara, Microsoft Power BI et Mail Chimp. La connexion la plus importante est celle avec le site web de l'entreprise, qui assure la majorité des ventes de ComCenter.
"Le flux d'informations avec Acumatica est vraiment agréable", déclare M. Salmon. "Comme d'autres petites entreprises, nous recevons de plus en plus de commandes en ligne plutôt que par téléphone, et le site Web est connecté pour extraire des données d'Acumatica afin de maintenir l'inventaire à jour.
Les commandes sont transférées du site web vers Acumatica. ComCenter utilise ensuite Acumatica pour suivre les paniers d'achat abandonnés afin d'assurer le suivi des clients potentiels. "Il s'agit là d'une évolution considérable, qui nous permet d'exploiter cette option pour stimuler davantage les ventes. Nos équipes commerciales peuvent visualiser les commandes en ligne et les paniers abandonnés avec les données d'Acumatica dans leur contexte, ce qui permet de prendre de meilleures décisions quant aux opportunités à privilégier". déclare M. Salmon.
Amélioration du moral ; prêt pour la croissance
Les dirigeants de ComCenter s'attendent à ce que les revenus continuent à augmenter malgré les conditions du marché. "Nous prévoyons une augmentation constante des ventes sur cinq ans", déclare M. Salmon. "Acumatica a été un énorme succès.
"Nous avons atteint un point où nous disposons des outils et de la technologie nécessaires pour aller aussi loin que nous le souhaitons. Acumatica nous a aidés à créer des processus de gestion des ventes, du marketing et de la relation client. Grâce à cela, nous avons constaté une amélioration de la réussite et du moral de nos employés.
ComCenter a de meilleures perspectives maintenant que tout le monde a accès à une plateforme moderne et à des données qui facilitent leur travail.
"Sans ces informations, on pourrait avoir l'impression que nous sommes dans un secteur en voie de disparition et que les perspectives ne sont pas très bonnes. Ce n'est plus le cas", affirme M. Salmon.
"Acumatica nous a donné ce dont nous avions besoin pour avoir une vision beaucoup plus optimiste, ce qui a été une bénédiction pour tous ceux qui travaillent ici. Tout le monde travaille aussi dur que jamais, mais c'est lorsque les choses se développent que l'optimisme vous porte vers l'avenir. Notre président parle souvent de notre mission, qui est d'aider les autres à enseigner Dieu aux enfants, et cela se ressent dans tout ce que nous faisons. Notre capacité à servir les autres a été décuplée, et cela a été rendu possible grâce à l'utilisation d'Acumatica.
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