Additive-X

Souplesse et pérennité

Acumatica figurait sur la liste et était recommandé par sa société informatique. Elle a également reçu de bonnes notes de la part de clients existants, explique Mme Young. Il était facile d'entrer et de sortir des données de l'application ERP en nuage. En outre, la solution de gestion d'entreprise et la suite de fabrication native étaient évolutives et faciles à utiliser. Enfin, elle avait le choix entre plusieurs partenaires locaux et a sélectionné Arcus Universe, partenaire britannique certifié Acumatica Gold.

"L'intégration avec Ship Theory, qui offre à notre équipe de multiples options de transport, a été l'un des principaux éléments qui ont confirmé notre choix en faveur d'Acumatica", explique M. Young. "En outre, nous avons eu le sentiment que la gestion robuste des stocks et les fonctionnalités avancées de la chaîne d'approvisionnement étaient très solides.

Plate-forme unique et centralisée

Acumatica a centralisé les transactions et les flux de travail de Additive-Xdans une solution unique de gestion d'entreprise, éliminant ainsi la dépendance de la société à l'égard des feuilles de calcul. Acumatica Manufacturing Edition a considérablement amélioré les opérations quotidiennes grâce à des flux de travail intégrés offrant aux dirigeants un puissant outil de prévision, un meilleur accès aux données et de nouveaux moyens de réduire les coûts.

La stratégie API ouverte d'Acumatica facilite la connectivité des applications tierces, ce qui a permis à Arcus Universe de relier facilement Ship Theory au système de gestion principal. "Le gain le plus rapide a été l'intégration de Ship Theory", déclare Young. "Dès le premier jour, nous avons commencé à imprimer des étiquettes afin que personne n'ait à saisir les adresses. Cela nous a permis de gagner du temps immédiatement. Ensuite, nous avons pu traiter automatiquement les factures douanières lorsque les exigences du Brexit ont été mises en œuvre."

L'interface utilisateur intuitive d'Acumatica a permis aux employés d'être plus efficaces avec moins de formation, explique M. Young. "Ils trouvent instantanément les informations sur les clients, les factures, l'historique des paiements et d'autres données sans avoir à parcourir plusieurs programmes et à passer beaucoup de temps à faire des recherches. Désormais, ils peuvent facilement approfondir leurs recherches pour trouver plus d'informations lorsque c'est nécessaire", ajoute-t-elle. Les tableaux de bord d'Acumatica sont facilement configurables en fonction des rôles individuels, avec des préférences d'indicateurs clés de performance et des informations exploitables en temps réel.

L'automatisation des flux de travail permet de gagner du temps

Acumatica propose des flux de travail automatisés pour le rapprochement des relevés bancaires, le stockage natif de documents pour les pièces jointes aux garanties des clients et l'impression transparente d'étiquettes et de documents douaniers. M. Young estime que ces fonctionnalités compenseront l'équivalent de quatre membres de l'équipe, dont un pour les opérations d'entreposage de l'entreprise.

Le stockage numérique des documents et les sauvegardes externalisées par Arcus Universe ont permis d'éliminer les coûts et le temps consacrés à l'archivage manuel et au stockage physique de 18 boîtes de documents par an. "Nous n'avons pratiquement plus de papier.

La possibilité d'ajouter des notes aux factures et à d'autres documents "a été énorme", explique M. Young. "Je ne peux pas vous dire à quel point mon personnel est enthousiasmé par les notes qu'il peut insérer partout dans le système. Ils peuvent ajouter des notes sur les produits, les clients et les transactions, et tout le monde peut les voir. Nous n'avons plus à nous demander pourquoi un produit n'a pas été expédié parce que nous pouvons y ajouter une note et tout le monde sait ce qui se passe.

Dans l'ensemble, elle estime que l'équipe financière a vu sa productivité augmenter de 10 à 15 % grâce à l'automatisation d'Acumatica. Additive-X a également réduit de 25 % le temps nécessaire à la préparation d'un audit, car les informations sont hébergées dans une seule et même solution, et ils ne passent plus de temps à importer et à exporter des informations.

Il est également plus facile de procéder à un audit, car "les auditeurs ont accès au système et peuvent effectuer eux-mêmes les recherches dont ils ont besoin, au lieu de nous remettre une longue liste des données dont ils ont besoin", ajoute-t-elle. "Ils peuvent simplement accéder à Acumatica et effectuer des recherches dans le système pour voir le document ou le fichier dont ils ont besoin.

Amélioration de la gestion des stocks

Acumatica Distribution Edition a amélioré la gestion des stocks de Additive-Xen offrant à l'entreprise une transparence instantanée. Par exemple, lorsqu'une personne extérieure a proposé à l'entreprise de louer un espace d'entreposage, M. Young a pu obtenir instantanément un rapport sur les pièces âgées de 40 mois ou plus, trouver l'emplacement du stock, parler au responsable de l'entrepôt et l'autoriser à le vider pour faire de la place au locataire potentiel, le tout en quelques minutes. "J'ai ensuite créé le problème d'inventaire, procédé à un ajustement de 3 300 pièces, puis je l'ai éliminé, mis au rebut et libéré, et le tour était joué", explique-t-elle.

Auparavant, cette tâche aurait pris plusieurs jours et nécessité beaucoup de travail manuel.

"Acumatica est également très efficace pour maintenir les niveaux de réapprovisionnement. Les nouveaux niveaux de commande sont téléchargés automatiquement et nous les révisons plus fréquemment qu'auparavant", explique M. Young. "Il y a beaucoup moins de dévaluation des stocks parce que nous ajustons les profils d'achat en temps réel, de sorte que nous ne nous retrouvons pas avec des articles en surplus, ce qui élimine le gaspillage."

Lorsqu'un fournisseur a fait savoir qu'il fermait un entrepôt pour les fêtes, Additive-X a rapidement " examiné les niveaux de stock, consulté l'historique des comptes, estimé les besoins, créé un bon de commande et, en l'espace d'une heure, disposé du stock adéquat à temps pour respecter les échéances cruciales ", explique M. Young. L'agilité commerciale offerte par Acumatica les a également aidés à optimiser les niveaux de stock, même en cas de défis liés à la chaîne d'approvisionnement mondiale.

Amélioration du service à la clientèle

Acumatica Cloud ERP a permis à Additive-X d'améliorer le service à la clientèle en réduisant les ruptures de stock et en améliorant considérablement les taux d'exécution des commandes, ce qui a contribué à accroître la notoriété de l'entreprise et la fidélité de ses clients.

"Je peux désormais répondre favorablement aux demandes de mes clients concernant leurs activités spécifiques ", explique M. Young. "Je peux rapidement trouver l'information qu'ils veulent directement dans Acumatica ou contacter notre excellent partenaire Arcus Universe pour répondre aux demandes si c'est quelque chose que je ne peux pas trouver par moi-même.

"J'avais peur lorsque l'ancien système tombait en panne", ajoute-t-elle. "Cela me paraissait si peu professionnel. Aujourd'hui, nous renvoyons une bien meilleure image à nos clients. Nous avons établi un lien avec notre boutique en ligne Magento qui transmet automatiquement les commandes à Acumatica, ce qui simplifie le processus de commande du client et l'exécution des commandes.

Les employés passent plus de temps à répondre aux besoins des clients grâce à l'automatisation des flux de travail et aux options de libre-service d'Acumatica. Le client actualise lui-même les rapports au lieu d'attendre un rapport programmé, ce qu'il devait faire auparavant. "Nous répondons rapidement aux questions parce que nous obtenons des informations précises et opportunes plus rapidement que jamais", explique M. Young.

L'amélioration de la précision et de la rapidité des données confère à Additive-X un avantage concurrentiel auprès des clients et des fournisseurs.

Un engagement accru de la part du personnel

L'interface utilisateur conviviale et intuitive d'Acumatica, associée à une meilleure transparence des données, a renforcé l'engagement du personnel. Les employés comprennent désormais comment leurs tâches s'intègrent et s'articulent avec l'ensemble du processus, de la vente d'une imprimante 3D à la fabrication et à l'exécution de la commande, en passant par le service après-vente. "Nous sommes maintenant en mesure de faire travailler des personnes dans plusieurs domaines, parfois dans l'entrepôt, d'autres dans la finance, parce qu'Acumatica est si familier à tout notre personnel", explique M. Young.

Auparavant, tout le monde était cloisonné et ne savait pas ce que faisaient les autres départements. "Les gens ont évolué dans leur rôle depuis que nous avons adopté Acumatica", dit-elle. "Acumatica est à l'épreuve du temps et le système est fiable, les gens ont donc confiance en lui, ce qui est important.

S'étendre facilement à l'avenir

 Additive-X prévoit d'ajouter les modules CRM, Field Service et autres modules d'Acumatica et de créer des flux de travail avancés à l'avenir. "Nous pouvons évoluer avec la solution en mettant continuellement en œuvre les fonctionnalités existantes et en utilisant les nouvelles améliorations du système", déclare M. Young. Je serais surpris si, dans 5 à 10 ans, je devais dire : "Oh, mon Dieu, Acumatica ne peut pas faire ça".

Additive-X n'a fait qu'effleurer la surface avec Acumatica", déclare M. Young. "Je sais que si nous voulons augmenter le nombre d'entrepôts, je peux facilement le faire ; si nous voulons nous étendre à de nouveaux pays, je peux le faire facilement avec Acumatica.