Eagle Fence Distribuer

Étant donné que le secteur des logiciels est en pleine croissance et que les gens changent rapidement d'emploi, M. Ford craignait que s'il entamait une relation avec Sage et que cette personne partait, il devrait travailler avec quelqu'un d'autre qui n'aurait peut-être pas fait d'implémentation. En outre, les dirigeants de Sage parlaient de "passer au nuage", mais ils n'en étaient pas encore là.

"J'ai également apprécié le fait qu'Acumatica continue d'aller de l'avant en publiant de nouvelles versions deux fois par an, et qu'elle soit vraiment à l'écoute de ses clients", déclare M. Ford. "Ils vont dans la direction souhaitée par leurs clients, et non dans celle souhaitée par un cadre derrière un bureau. L'état d'esprit d'Acumatica est le suivant : "Voici les ressources que nous devons ajouter pour assurer la réussite de nos clients".

La décision d'aller de l'avant avec Acumatica a été facile à prendre, dit M. Ford.

Il a apprécié le fait qu'Acumatica propose un modèle de tarification pour un nombre illimité d'utilisateurs plutôt qu'une licence facturée par siège. "Cela signifiait que nous n'avions pas à suivre le nombre d'utilisateurs et de licences, ce que je n'avais pas envie de faire, d'autant plus que je n'ai pas d'équipe informatique", explique-t-il.

"J'ai apprécié Acumatica, qui pouvait faire tout ce dont nous avions besoin dans le secteur de la distribution. De plus, i-Techpossédait une vaste expérience dans le secteur de l'escrime et avait mené des implémentations d'Acumatica dans d'autres entreprises de notre secteur.

L'équipe de Eagle Fence a également apprécié l'application mobile d'Acumatica, la capacité du CRM robuste à inclure des notes de compte, et la possibilité d'évaluer la solvabilité et de mettre en place des retenues de crédit sur les commandes si nécessaire.

En fin de compte, "nous savions qu'i-Tech était le bon fournisseur de solutions et le bon partenaire", explique M. Ford.

Une mise en œuvre ciblée

La mise en œuvre ayant eu lieu juste avant le départ à la retraite de son prédécesseur, M. Ford a pu consacrer six mois au seul déploiement d'Acumatica.

La normalisation des processus et de la nomenclature a été l'une des tâches les plus importantes auxquelles Eagle Fence a dû faire face. Chacun des cinq sites avait des conventions d'appellation différentes, des noms de SKU différents et des numéros pour des articles similaires. Ils avaient même des noms différents pour les clients communs. "Les six instances de Sage avaient des données différentes", explique M. Ford. "Aucune ne correspondait. Nous avons donc dû réunir cinq responsables et prendre des décisions sur une structure de données de base pour aller de l'avant".

Eagle FenceLe lancement de l'application a eu lieu six à dix mois avant l'arrivée de la pandémie, ce qui a donné à l'équipe tout le temps nécessaire pour se familiariser avec Acumatica et les nouveaux processus de l'entreprise avant que les employés ne passent au travail à distance.

Visibilité totale à distance en cas de pandémie

"Avec l'arrivée de Covid, la possibilité pour la direction et l'équipe de vente externe de travailler à distance avec une visibilité totale s'est avérée inestimable", explique M. Ford. La nouvelle solution commerciale a également aidé Eagle Fence Distributing à relever les défis de la chaîne d'approvisionnement auxquels sont désormais confrontés tous les fabricants et distributeurs, un défi qui perdure aujourd'hui.

"Lorsque les problèmes de la chaîne d'approvisionnement mondiale ont fait fluctuer les prix de tous les gadgets que nous vendons, nous avons dû faire preuve d'agilité et intégrer rapidement les coûts de remplacement dans le système du jour au lendemain. Acumatica a été en mesure de gérer cela".

"Sans Acumatica, nous n'aurions jamais pu avoir le contrôle et la flexibilité dont nous disposons aujourd'hui en matière de tarification client et une vision précise de nos coûts", a ajouté M. Ford.

En raison des problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement, il était difficile de planifier et d'ajuster les niveaux de stock, ainsi que de se tenir au courant des coûts de remplacement qui changeaient tous les jours. Grâce à la transparence des données en temps réel offerte par Acumatica, "nous avons pu rester à l'affût des augmentations de prix qui se produisent encore et tirer parti des chiffres pour atteindre la marge brute que nous réalisons aujourd'hui", explique-t-il.

"Dans Sage, il n'y avait aucun moyen de contrôler ou même de mettre en œuvre une quelconque tarification normalisée, de suivre les marges ou les coûts de remplacement".

La planification robuste des stocks d'Acumatica a permis à Eagle Fence Distributing de voir ce qui était commandé et à venir, mais "la chaîne d'approvisionnement est tellement déréglée que parfois les données dont nous disposons ne sont pas applicables à la planification. Même si nous avons ajusté les délais de livraison, beaucoup de nos fournisseurs ne sont pas à la hauteur".

"C'est dire à quel point la perturbation de la chaîne d'approvisionnement est extrême.

Amélioration de la communication entre les branches

Grâce à Acumatica Cloud ERP qui fournit une source unique de vérité reliant toutes ses opérations, les directeurs de succursales de Eagle Fence Distributing ne fonctionnent plus comme des silos séparés. "Nous constatons beaucoup plus d'interactions entre les cadres, et chacun peut désormais voir les stocks, les montants des ventes et les performances commerciales de chaque site", explique M. Ford. "Cette visibilité leur permet de s'appeler les uns les autres pour obtenir de l'aide et localiser les stocks, ce qui n'était pas le cas auparavant.

M. Ford est impatient de se connecter à Microsoft Teams dans la dernière version d'Acumatica, ce qui facilitera encore davantage la gestion de tous les sites depuis son bureau de Norman, en Floride. "Avoir une visibilité totale sur tout, où que nous soyons dans le monde, est inestimable", déclare-t-il.

Évaluation de la solvabilité

Eagle Fence L'ancienne version Sage de Distributing ne disposait pas de fonctionnalités permettant à l'équipe comptable de juger de la solvabilité des fournisseurs ou des clients. "Nous n'avions aucun moyen de mettre quelqu'un en attente ou non, et il n'y avait aucun moyen de suivre les clients et les points de données pour voir la solvabilité d'une commande particulière qui sortait", explique M. Ford.

Ce contrôle est toutefois disponible dans Acumatica, précise-t-il.

Plate-forme de croissance

Le système flexible et puissant d'Acumatica a permis à Eagle Fence Distributing de prospérer pendant la pandémie. "Nous avons pu augmenter nos marges parce que nous avons plus de contrôle et de visibilité et que nous pouvons anticiper les changements de prix et les coûts de remplacement", explique M. Ford.

La mise en place d'un outil puissant qui automatise le processus de vente - de la récupération plus rapide des données à l'envoi de devis en passant par la création de bons de commande - a aidé le personnel de vente et l'équipe du service clientèle de l'entreprise à répondre plus rapidement aux clients, ce qui a donné à Eagle Fence Distributing un avantage concurrentiel, explique M. Ford. Cela signifie qu'ils peuvent développer l'entreprise avec les ressources existantes.

Parallèlement, l'interface conviviale d'Acumatica Cloud ERP, son modèle de tarification pour un nombre illimité d'utilisateurs et sa flexibilité permettront à l'entreprise d'ajouter rapidement de nouveaux sites. "Nous pensons pouvoir ajouter un entrepôt ou une succursale dans un délai de 30 jours ou moins, car nous disposons de l'infrastructure financière nécessaire et prête à l'emploi. Bien qu'il faille plus de temps pour obtenir la propriété, les camions et les employés, le logiciel n'est pas une source d'inquiétude pour nous ; c'est le moindre de nos défis, ce qui est inestimable", dit M. Ford.

"Il y a dix ans, le logiciel aurait été en tête de liste des préoccupations. Acumatica nous donne la possibilité d'accélérer notre activité."