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En 1991, lorsque l'ancien employeur d'Hector et de Brenda Pinto a eu des difficultés à payer les salaires, Hector a pris la décision audacieuse de démissionner. Arrivé chez lui ce jour-là, il a installé une table à cartes et a commencé à appeler ses clients. Bien qu'il ne travaille plus pour l'entreprise, il dit à ses clients qu'il les aidera pour tout ce dont ils ont besoin.
À la fin de la semaine, Hector a décroché un contrat de 16 000 dollars qui a donné naissance à Quality Material Handling Inc. Lancer sa propre entreprise n'était pas son intention initiale, et il a rapidement recruté Brenda comme deuxième employée. Tous ceux qui connaissent Hector et sa forte éthique de travail n'ont pas été surpris par la tournure des événements.
Après tout, Hector, qui a émigré d'une petite ville du Honduras à l'âge de 14 ans, a toujours été un fonceur. Il a commencé à travailler dur lorsqu'il était petit, en vendant à ses voisins les fruits et légumes invendus du stand familial à un prix réduit pour qu'ils ne se gâtent pas.
Aujourd'hui, 30 ans plus tard, Quality Material Handling ou QMH rend ses propres opérations plus efficaces. Située à Rancho Cucamonga, en Californie, QMH s'est engagée à fournir des solutions complètes aux entreprises ayant des besoins en matière de distribution, de logistique et d'entreposage. De la gestion de l'approbation des permis à l'exécution d'un service complet à partir de la base, QMH fournit des solutions uniques apportant une valeur distincte en un temps record.
"Quality Material Handling est spécialisé dans les solutions de soutien aux entrepôts", explique Hector. "Nous avons toute une équipe qui s'occupe des systèmes d'arrosage, des rayonnages, des permis, de l'équipement des quais, et notre spécialité est de fournir ce que les autres ne font pas".
L'entreprise est gérée par la famille : En tant que PDG, Hector dirige les ventes, Brenda, directrice financière, s'occupe des finances, et sa fille Julia Pinto Cisneros, directrice de l'exploitation, supervise les opérations. Son mari Ben Cisneros est le directeur des ventes de l'entreprise. La comptabilité de l'entreprise était assurée par un ancien système Sage 100 sur site qui n'avait pas été mis à niveau. En dehors de ce système, elle utilisait du papier et des feuilles de calcul Excel pour suivre les stocks, les factures et tout le reste.
"L'inconvénient de Sage, c'est que j'avais l'impression d'avoir affaire à une brique dure", explique Julia. "J'essayais de ciseler une brique pour essayer de lui faire faire ce que je voulais". La plupart des transactions étaient effectuées par courrier électronique, la planification se faisait à l'aide d'Outlook, et de nombreuses feuilles de calcul permettaient de suivre tout le reste. "Il y avait beaucoup de saisie manuelle à double entrée, ce qui était source d'erreurs et faisait perdre beaucoup de temps.
Le service comptable avait des mois de retard. "Il était très difficile de se faire une idée de la situation financière de l'entreprise parce que nous n'avions pas toutes les informations dans le système à la fin du mois et qu'il me fallait beaucoup de temps pour vérifier qu'elles étaient exactes", explique Brenda.
En outre, Hector, le principal vendeur, refusait d'utiliser Sage parce qu'il n'était pas convivial. "Je n'ai jamais trouvé Sage 100 facile à utiliser", dit-il. "Je ne suis pas très à l'aise avec les ordinateurs et la technologie. Je préférais utiliser un bout de papier plutôt que de faire quelque chose dans un système compliqué".
"Pendant 19 ans, il n'a jamais utilisé le logiciel", ajoute Julia. "Il n'avait même pas d'identifiant.
Sans ERP en nuage, "nous étions hors service".
Lorsque l'Internet est tombé en panne pendant une journée entière dans un précédent site, Julia a décidé qu'il fallait une meilleure solution logicielle financière. "Nous n'avions pas d'Internet ni de téléphone parce que nous utilisions la voix sur IP ou le courrier électronique", explique-t-elle. "Sans un progiciel de gestion intégré basé sur le cloud, nous étions hors service.
"Sage 100 n'était tout simplement pas adapté à notre activité", ajoute Julia. "Nous avions quelques modules complémentaires, comme la nomenclature, et nous avons également essayé d'ajouter un module de fabrication et de gestion de projet. Nous avons essayé de les mettre en œuvre, mais c'était tout simplement trop compliqué."
QMH a épuisé ses licences d'utilisation de Sage, et l'ancien logiciel fonctionnait très lentement, dit-elle. QMH a acheté 13 licences d'utilisation, ce qui l'obligeait à gérer en permanence les personnes autorisées à travailler avec Sage. Le logiciel fonctionnant sur un serveur interne vieillissant, personne ne pouvait l'utiliser en dehors du bureau.
"Personne en dehors de la comptabilité n'en a vraiment profité", explique Julia. "Je ne pouvais pas gérer ce qui se passait. Pour organiser une réunion opérationnelle hebdomadaire, il me fallait deux heures rien que pour exporter des informations, les coder par couleur et déterminer où se trouvaient les commandes. Je ne pouvais pas voir une feuille de prélèvement, seulement les commandes en cours ; je ne pouvais pas voir si un produit était en rupture de stock ou s'il était facturé ou non".
La gestion des stocks était un cauchemar, ajoute Leilani Hernandez, coordinatrice de l'entrepôt. "Avec Sage, c'était très difficile, je devais écrire pour me souvenir de quelque chose, et quand je ne m'en souvenais plus, je devais retourner voir l'article dans l'entrepôt. L'inventaire n'était pas du tout précis. Il fallait toujours tout revérifier.
