Comment Karsten Group, client d'Acumatica, récolte les fruits de son succès

En 1968, Piet et Babsie Karsten ont créé une exploitation agricole en Afrique du Sud. C'est ainsi qu'est né ce qui allait devenir le groupe Karsten d'aujourd'hui, une entreprise agroalimentaire de premier plan à l'échelle mondiale qui cultive, conditionne et commercialise des fruits frais de qualité supérieure pour sa clientèle internationale.

En tant qu'entreprise florissante, la philosophie du groupe Karsten repose sur la recherche de l'excellence grâce à un personnel en bonne santé et à des pratiques agricoles durables en harmonie avec la nature. Dès le début, le fondateur, Piet Karsten, a donné le ton :

« L'excellence, c'est s'investir davantage que ce que les autres jugent raisonnable, prendre plus de risques que ce que les autres considèrent comme prudent, rêver plus grand que ce que les autres trouvent réaliste, et viser plus haut que ce que les autres croient possible. »

Grâce à la volonté de Piet d’aller toujours plus loin, le groupe Karsten a développé une entreprise de distribution florissante et innovante, qui s’engage à optimiser la productivité, à accroître les bénéfices et à employer davantage de personnes tout au long de l’année. Cependant, face à la complexité d’une structure comprenant 14 exploitations agricoles, 13 entités et 13 centres de conditionnement, l’équipe du groupe Karsten a pris conscience de la nécessité de mettre fin à sa dépendance vis-à-vis de systèmes cloisonnés et de tableurs, et de mettre en place une plateforme ERP moderne, telle qu’Acumatica.

Une tâche ardue : ce qui ne fonctionnait pas avant Acumatica

Selon Edna Coetzee, comptable adjointe, les anciens systèmes du groupe Karsten, qui comprenaient notamment Sage 300, nécessitaient de multiples étapes et des validations manuelles qui ralentissaient leurs processus de distribution. De plus, les documents provenant de ses différentes exploitations agricoles devaient être examinés et classés manuellement.

« Cela m'a demandé beaucoup de temps et d'attention », dit-elle.

Jo-Ann Moses, comptable adjointe, partage cet avis, soulignant que les interventions manuelles et l'utilisation de feuilles de calcul Excel avaient un impact négatif sur l'activité. « Il était très facile de faire des erreurs. »

Avec des systèmes non intégrés, les données du groupe Karsten étaient cloisonnées, et l'équipe ne pouvait ni y accéder ni les traiter en temps réel. Jeandre Van Der Linde, directeur financier, explique que l'absence d'accès en temps réel aux informations essentielles rendait les processus de commande et de facturation à la fois fastidieux et inefficaces, ce qui entraînait des goulots d'étranglement et des retards lorsque les documents devaient être acheminés des différentes exploitations agricoles vers le siège social.

La solution ? Remplacer ses systèmes disparates par une plateforme unique capable de :

• Gérer une opération complexe impliquant plusieurs entités
• Intégration avec les applications spécialisées de Karsten Farm
• Prise en charge des flux de travail mobiles sur des sites distants

« Après avoir examiné plusieurs options, Acumatica s’est démarquée par sa flexibilité, son évolutivité et sa facilité d’utilisation », explique Jannetje Slabbert, directrice des systèmes d’information.

Des résultats concrets : ce qui fonctionne avec Acumatica

Pour Karsten Group, la mise en œuvre de la solution ERP complète d'Acumatica dédiée à la distribution s'est déroulée, selon Je Slabbert, « de manière étonnamment fluide ». Elle attribue en grande partie ce succès à la conception conviviale d'Acumatica, ainsi qu'aux efforts d'Adinga ICT Solutions, partenaire d'Acumatica et société informatique basée en Afrique du Sud spécialisée dans les logiciels de gestion d'entreprise, l'hébergement cloud et les systèmes ERP, qui a permis un déploiement rapide et aisé.

Adinga a fourni une assistance complète et une formation, ce qui a permis de faciliter considérablement l'apprentissage et l'utilisation d'Acumatica. « Nous avons pu consolider nos données, rationaliser nos processus et rendre nos équipes opérationnelles en un rien de temps », explique Je Slabbert.

Abrie Pretorius, directeur d'Adinga, savait qu'Acumatica serait la solution idéale pour Karsten Group, et les avantages obtenus ont confirmé son intuition. « La mise en œuvre d'Acumatica a permis à Karsten Group de numériser l'ensemble du processus d'achat, de la commande au paiement. Elle a également facilité l'intégration avec d'autres systèmes pour assurer une transition fluide, et a permis à l'entreprise d'exploiter pleinement les applications mobiles. »

Grâce à la solution ERP cloud d'Acumatica, les collaborateurs du groupe Karsten peuvent désormais travailler n'importe où et à tout moment. Ils peuvent également exporter facilement des données et générer des rapports, ont intégré de manière transparente cinq applications tierces et regroupé 12 bases de données en trois environnements distincts, entre lesquels il est facile de basculer.

De plus, ils :

• Ils ont réduit le nombre de leurs systèmes isolés de six à un.
• Nous avons supprimé 2 500 factures imprimées par mois.
• Ils ont désormais accès aux données et aux informations financières en temps réel pour l'ensemble de leurs entités.

« Il est devenu tellement plus facile de télécharger des documents et de retrouver les informations dont nous avons besoin, notamment celles relatives aux commandes », explique Moses. « Disposer de données en temps réel est très important. »

Van Der Linde ajoute : « Les données jouent un rôle essentiel dans l'exploitation agricole. Elles nous aident à prendre des décisions plus rapidement, à repérer les tendances et à discuter des résultats avec notre équipe opérationnelle. »

Récolter le succès : l'avenir du groupe Karsten

S'appuyant sur Acumatica, sa solide base ERP, ce distributeur prospère s'attache à être le meilleur et à développer ses opportunités d'emploi.

« Notre succès et notre expansion sont liés à la demande pour nos produits, ce qui stimule naturellement la croissance de notre entreprise », explique Slabbert. « Plus nous nous développons, plus nous avons besoin de personnel. Plus nous avons d'employés, plus notre responsabilité envers eux est grande en matière de sécurité de l'emploi et d'évolution de carrière. Cela nous pousse à nous développer, et le cycle se répète. Une fois que l'on commence à se développer, on ne peut plus s'arrêter. »

À mesure que Karsten Group poursuit sa croissance, l'équipe bénéficie du soutien total d'Acumatica et d'un accès centralisé aux données, ce qui lui permet d'être plus efficace et compétitive, et de prendre de meilleures décisions fondées sur les données.

« Acumatica est un excellent choix si vous souhaitez moderniser vos opérations et abandonner les systèmes papier », explique M. Coetzee.

Pour en savoir plus sur Acumatica et Acumatica Distribution Management, téléchargez notre liste de contrôle des systèmes ERP de distribution afin de comparer notre solution à d'autres. Si vous utilisez QuickBooks, vous pouvez consulter notre infographie gratuite pour déterminer si QuickBooks vous freine dans votre développement. Vous pouvez également contacter nos experts dès aujourd'hui pour toute question ou pour planifier une démonstration.