Résumé du podcast Acumatica ERP : trouver le bon ton avec Eastman Music Company

Avec 14 sociétés de production, des sites de fabrication aux États-Unis, au Canada, en Suisse et en Chine, ainsi qu’un réseau de distribution couvrant l’ensemble des États-Unis, l’Europe et l’Australie, Eastman Music Company connaît un succès mondial dans la fabrication, la vente et la distribution d’instruments de musique fabriqués à la main. Cependant, son engagement à fournir les meilleurs instruments et un service réactif à ses clients a été mis à rude épreuve par le recours, pendant des décennies, au logiciel Sage 100.

J'ai eu le privilège de m'entretenir avec Ralph Torres, vice-président des opérations, dans le cadre d'un épisode récent du podcast « The Acumatica ERP Podcast », afin d'évoquer la croissance opérationnelle d'Eastman Music et l'utilisation de la technologie pour soutenir son expansion et sa croissance. Selon Ralph, Eastman et Sage n'ont pas réussi à faire de la « belle musique » ensemble.

« Même si Sage affirmait que le logiciel pouvait fonctionner dans le cloud, il ne s’en sortait vraiment pas bien dans cet environnement. À chaque fois que Microsoft publiait une mise à jour ou un correctif de sécurité, Sage plantait du jour au lendemain », explique-t-il. « En plus de cela, nous étions limités au niveau de la production. »

Dans cet épisode du podcast (épisode 11), Ralph explique également pourquoi Acumatica s'est avéré être le choix idéal, qu'il s'agisse de la mise en œuvre de l'ERP, de la possibilité d'ajouter facilement de nouvelles sociétés, des tableaux de bord d'Acumatica, des rapports, de la visibilité sur les données ou encore de la tarification basée sur l'utilisation.

Un peu d'histoire : le parcours de Ralph et la découverte d'Acumatica par Eastman Music

Ralph a rejoint l'équipe d'Eastman Music en 2008, à une époque où l'entreprise était beaucoup plus petite et s'appelait Eastman Strings. En tant que musicien, il a trouvé que travailler pour une entreprise du secteur musical lui permettait de concilier à la perfection sa passion pour la musique et son besoin de gagner sa vie.

Il a débuté en tant que chargé de service client, avant d'évoluer vers un poste qui l'a amené à gérer les différents aspects de cette entreprise en pleine croissance. C'est alors que son parcours dans le domaine de la musique et ses compétences en constante évolution lui ont ouvert la voie vers une opportunité passionnante dans le domaine des produits.

« J’ai conçu l’un de nos saxophones les plus vendus, le^52nd Street, avec l’un de mes collègues de l’époque », raconte-t-il. « Nous l’avons perfectionné et amélioré à maintes reprises depuis, mais quand nous nous sommes lancés dans la fabrication de saxophones, c’était moi qui m’en chargeais, ce qui était génial et très amusant en tant que musicien. »

Les musiciens, explique Ralph, utilisent à la fois leur cerveau gauche et leur cerveau droit, ce qui leur permet d’allier des compétences analytiques et créatives d’une manière que l’on ne retrouve pas dans beaucoup d’autres activités humaines. « Je crois sincèrement que mon parcours musical et ma formation musicale contribuent à nourrir ma capacité à gérer la structure complexe d’Eastman, ainsi qu’à analyser et à comprendre comment les éléments s’articulent et fonctionnent. Je dois faire preuve d’une grande créativité, mais je dois également m’appuyer fortement sur les données. »

Cette combinaison de compétences l’a aidé à assumer son rôle de vice-président des opérations, où il intervient dans la quasi-totalité des entités d’Eastman Music, qui fonctionnent désormais toutes sur Acumatica.

La décision de remplacer Sage par Acumatica est née de leur besoin d'une solution capable de gérer la croissance de leurs ventes et de leurs acquisitions sans présenter de défaillances. « [Sage 100] est un produit ancien. Il était obsolète », explique Ralph.

Outre les efforts déployés par Modern IT, le prestataire externe d’Eastman Music chargé du support informatique, pour assurer le bon fonctionnement de Sage, l’équipe d’Eastman Music souhaitait pouvoir gérer l’entreprise à l’échelle mondiale en bénéficiant d’un accès et d’une assistance 24 h/24 et 7 j/7 grâce à une solution web sécurisée. Elle avait également besoin de disposer de données faciles à exploiter et à analyser.

« Acumatica répondait parfaitement à toutes nos attentes à cet égard. »

Évaluation de l'adéquation d'Acumatica et conseils de Ralph pour la mise en œuvre d'un ERP

En tant qu’entreprise multidevise et multi-locataires, Eastman Music a apprécié le fait qu’Acumatica offre une structure de données complète et uniforme qui sert de base à ses différentes entités. Ralph explique que le fait de disposer d’un plan comptable unique tout en ayant des locataires distincts n’a pas ralenti leurs activités, y compris lorsqu’ils doivent ajouter de nouvelles sociétés au groupe Eastman Music.

« Pour les trois dernières entreprises que nous avons ajoutées, je m’en suis chargé moi-même », explique Ralph. « Notre revendeur à valeur ajoutée (VAR) ne m’a même pas aidé. Bien sûr, il nous avait aidés à mettre en place tout ce qu’il fallait pour y parvenir par le passé. En fait, notre VAR était en vacances pendant que je créais l’entreprise de hautbois et ses « amies ». »

Il ajoute : « Si vous avez quelqu’un de dévoué et prêt à se familiariser avec le produit et à maîtriser le logiciel, vous pouvez alors faire beaucoup de choses par vous-même. »

Ralph souligne toutefois qu’il y a d’abord beaucoup de travail à accomplir au niveau de la structure interne. « C’est justement parce qu’on effectue ce travail supplémentaire, parce qu’on met en place cette structure, que le projet devient, à mes yeux, dynamique, évolutif et facile à enrichir une fois que cette base est en place. »

Bien sûr, avant que tout cela puisse se concrétiser, il faut d'abord que la mise en œuvre du progiciel de gestion intégré (ERP) soit menée à bien.

Son conseil pour la mise en œuvre ? Il faut savoir dès le départ que le changement ne sera pas facile, ce qui s'est avéré vrai pour Eastman Music.

« À l'époque, nous avions trois sociétés basées aux États-Unis ; ainsi, lorsque nous avons dû déterminer comment nous allions procéder, la question cruciale était la suivante : fallait-il simplement transférer Eastman, la société principale, ou bien transférer l'ensemble de ces trois sociétés ? »

Ils ont opté pour une approche impliquant trois entreprises, ce qui, selon Ralph, s'est avéré difficile. Mais il en a tiré quelques enseignements. Il estime qu'il est important que les entreprises qui passent d'une solution ERP à une autre :

• Il ne s'agit pas de recréer les processus et les données à partir de la structure existante (c'est d'ailleurs pour cette raison qu'ils ont déménagé au départ).
• Comprendre leur plan comptable.
• Se familiariser avec les outils et les fonctionnalités de reporting.
• Commencez par des exercices simples, puis augmentez progressivement leur niveau de complexité, en identifiant les lacunes et en les comblant au fur et à mesure.
• Ne créez rien de nouveau (par exemple, des rapports) avant qu'ils aient d'abord essayé de le trouver dans Acumatica.

Et, enfin, procédez à la mise en œuvre au moment où cela aura le moins d'impact sur l'activité.

« Nous l’avons fait après la fin de l’année scolaire, car nous avons beaucoup de travail lié à l’école. Assurez-vous de le faire quand vous en avez la possibilité », dit-il.

Acumatica : un ERP modulaire offrant une base solide

Maintenant que la société Eastman Music et toutes ses marques ont adopté Acumatica, Ralph explique qu’ils sont en train de former l’ensemble du personnel à la nouvelle interface utilisateur moderne, qui est « intuitive » pour tous les utilisateurs.

Quels sont les autres avantages d'Acumatica évoqués par Ralph dans l'interview ? Acumatica offre :

• Sa simplicité d'utilisation, qui facilite son adoption par les utilisateurs
• Personnalisation
• Une communauté soudée
• Acumatica Open University et autres ressources de formation

Il vante d'ailleurs la possibilité d'utiliser Acumatica comme source centralisée et fiable de toutes les données dont l'entreprise a besoin. « Il y a d'une part les données dont vous avez besoin pour agir aujourd'hui, et d'autre part celles que vous devez analyser pour prendre des décisions. »

Ralph explique qu'Acumatica leur offre, grâce à ses tableaux de bord, la visibilité dont ils ont besoin pour gérer leur entreprise, notamment pour savoir quand les produits doivent être expédiés ou comment faire face à l'évolution constante des droits de douane.

« Du jour au lendemain, les droits de douane représentent une part considérable du prix d’achat d’un produit ; nous avons donc ajouté le coût au dédouanement. Nous avons pu le faire [car] Acumatica prend en charge les coûts au dédouanement », explique-t-il. « Et cela va même jusqu’à l’utilisation de champs définis par l’utilisateur pour nous aider à distinguer les commandes client affectées par une hausse des droits de douane de celles qui ne le sont pas. »

Ralph avait encore beaucoup à dire sur Acumatica, notamment le fait que plus de 200 collaborateurs d'Eastman Music utilisent Acumatica chaque semaine, la plupart d'entre eux s'en servant même quotidiennement.

« Nous utilisons [Acumatica] de manière intensive. Nous ne pourrions pas gérer notre entreprise sans cet outil », explique Ralph. « Acumatica est notre véritable source de données. Ainsi, chaque fois que nous avons besoin d’une représentation numérique de ce qui s’est passé dans le monde physique, nous essayons d’utiliser Acumatica pour répondre à ce besoin, car en fin de compte, tout cela est lié aux données financières, et c’est bien là l’essentiel. Il s’agit de rendre compte de ce que nous avons vendu et de ce que nous avons réalisé comme chiffre d’affaires. »

Écoutez l'épisode 11 pour découvrir d'autres informations précieuses fournies par Ralph sur les avantages dont bénéficie Eastman Music en s'appuyant sur la solution ERP primée d'Acumatica, ainsi que son avis sur les tarifs abordables d'Acumatica et ses conseils destinés aux entreprises qui évaluent actuellement leurs options en matière d'ERP.

Vous pouvez également vous abonner au podcast « The Acumatica ERP Podcast » pour ne rien manquer des dernières tendances, outils et stratégies commerciales qui vous aideront à développer votre activité de manière plus intelligente et à bâtir une entreprise résiliente.