Lorsque les entreprises souhaitent se développer, elles s'efforcent de conquérir de nouveaux clients, de pénétrer de nouveaux marchés, de lancer de nouvelles stratégies publicitaires, d'établir de nouveaux partenariats, etc. Lorsque ces mesures sont couronnées de succès, une croissance substantielle passe du rêve à la réalité. Les recettes augmentent et les entreprises sont en mesure d'embaucher de nouveaux talents, de créer une sécurité de l'emploi, d'ouvrir des perspectives de carrière et d'augmenter la masse salariale de leurs employés, étendant ainsi la réussite à ceux qui la rendent possible.

Une telle croissance est une victoire qui mérite d'être célébrée. Mais elle s'accompagne aussi de nouveaux défis et de nouvelles complexités - ou de difficultés de croissance. Ces difficultés de croissance se présentent sous de nombreuses formes : affronter des concurrents plus importants, jongler avec des exigences réglementaires peu familières, gérer des stocks plus importants et entretenir des relations avec davantage de clients.

La croissance entraîne donc des changements, et les changements créent des défis. L'astuce consiste à transformer ces défis en opportunités - mais comment ?

Maximiser la croissance et créer des opportunités n'est pas chose aisée. Suivre le rythme de la croissance exige des changements organisationnels et culturels simultanés. La croissance sera lente si les entreprises continuent de s'appuyer sur des processus décousus ou des technologies obsolètes et déconnectées.

Pour stimuler la croissance, les entreprises poursuivent leur transformation numérique. Elles investissent dans des technologies complètes de gestion d'entreprise, telles que les solutions de planification des ressources d'entreprise (ERP) basées sur le cloud, afin de mettre de l'ordre dans le chaos et de gérer tous les changements qu'entraîne la croissance. Cela nécessite une gestion du changement : passer de processus familiers, confortables (mais limitatifs) à des processus améliorés (mais peu familiers).

A quoi ressemble la gestion du changement dans le cadre de la mise en œuvre d'un système ERP ?

La gestion du changement signifie exactement ce qu'elle dit : gérer le changement. De nouvelles choses se produisent et vous vous en occupez.

Le passage à un nouveau système ERP est un changement transformationnel qui implique des modifications significatives de la stratégie, de la structure, des performances et des processus. Dans de nombreux cas, il s'agit d'abandonner des systèmes disjoints et des processus manuels, voire sur papier, au profit d'une solution capable d'automatiser les tâches fastidieuses, de fournir une source unique d'informations précises et d'accroître l'efficacité et la productivité.

La gestion du changement est au cœur de toute transformation vers une nouvelle technologie - guider les entreprises, normaliser le processus de transformation numérique et réconforter les employés avec de nouveaux rôles et d'autres changements par rapport au statu quo.

Après avoir informé les employés des changements à venir ets'être assuré qu'ils auront un impact positif sur leurs responsabilités quotidiennes, il est essentiel de créer un plan de gestion du changement. Ce plan doit être complet, réaliste et stratégique, et décrire les objectifs organisationnels que le nouveau système ERP moderne aidera l'entreprise à atteindre, la manière dont le succès de la mise en œuvre sera mesuré, les rôles et responsabilités que la mise en œuvre impliquera, et la manière dont le calendrier et la portée de chaque phase du projet seront définis.

Le plan de gestion du changement peut commencer par une analyse de l'activité qui répond à plusieurs questions essentielles :

• Pourquoi les processus existants sont-ils en place ?
• Quel sera l'impact du nouveau système ERP sur les rôles individuels au sein de l'organisation ?
• Comment les dirigeants communiqueront-ils les plans, les mises à jour et les raisons (et l'impact) des changements tout au long du processus de mise en œuvre ?
• Comment le nouveau système atteindra-t-il les objectifs de l'entreprise et fournira-t-il un solide retour sur investissement (ROI) ?

Si cela semble compliqué, c'est parce que cela peut l'être, si l'entreprise ne dispose pas du soutien adéquat à chaque étape de la mise en œuvre de l'ERP. Ce soutien doit provenir de personnes possédant des connaissances approfondies, non seulement sur le logiciel ERP, mais aussi sur l'entreprise elle-même, son secteur d'activité et ses besoins spécifiques. C'est pourquoi il est tout aussi important de choisir le bon fournisseur d'ERP et le bon partenaire de mise en œuvre que de choisir le bon logiciel.

Choisir le meilleur soutien pour réussir

Toute entreprise qui se lance dans la mise en œuvre d'un système ERP doit s'associer avec le bon fournisseur et les bons experts, qui lui fourniront une méthodologie structurée de gestion du changement et traiteront les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.

La bonne solution ERP offrira de multiples formes de soutien, y comprisdirectement de la part du fournisseur, par le biais d'un réseau de partenaires ou de revendeurs à valeur ajoutée (VAR), et par le biais d'une formation en ligne gratuite et d'une communauté d'utilisateurs. Au cours du processus de mise en œuvre, le fournisseur et le partenaire ERP ou le revendeur à valeur ajoutée doivent :

• Aider l'entreprise à élaborer son plan de gestion du changement.
• Superviser l'examen des activités, en travaillant directement avec l'équipe dirigeante de l'organisation.
• Expliquez en détail chaque étape du processus.

La gestion du changement n'est pas un événement unique. Elle ne prend pas fin lorsque le système ERP est opérationnel. Au contraire, elle entre dans une phase post-mise en service au cours de laquelle le partenaire de mise en œuvre de l'ERP aide l'entreprise à analyser en permanence les processus afin d'évaluer plus précisément les changements clés.

Dans certains cas, comme celui des entreprises qui abandonnent les systèmes papier ou des diplômés de QuickBooks qui vont au-delà de leur logiciel de comptabilité de base, le nouveau système ERP apportera des normes et des meilleures pratiques auxquelles l'entreprise n'est pas habituée. Certains employés peuvent préférer les anciens processus, non pas parce qu'ils fonctionnent mieux, mais parce qu'ils leur sont familiers. Le soutien du bon fournisseur de PGI et du bon partenaire de mise en œuvre peut aider ces employés à accepter le changement.

Adopter le changement avec Acumatica Cloud ERP

Lorsqu'une entreprise choisit de passer à Acumatica, nous ne voulons pas simplement copier et coller ses processus commerciaux d'origine dans le nouveau système. Nous voulons les aider à réorganiser leurs processus et à adopter un mode de fonctionnement amélioré et rationalisé. Parfois, il s'agit d'un processus entièrement nouveau, tandis que d'autres fois, il s'agit d'un mélange d'anciennes et de nouvelles méthodes dans une configuration hybride qui correspond parfaitement aux exigences de l'entreprise.

Nous travaillons avec diligence avec nos partenaires pour fournir un niveau d'expertise et de meilleures pratiques de gestion du changement qui facilitent les mises en œuvre dans les délais, assurent des transitions en douceur et aident les utilisateurs qui s'accrochent à l'ancien système à franchir la ligne d'arrivée de la transformation numérique.

D'autres entreprises récoltent déjà les fruits de leur adhésion au changement avec Acumatica. Prenons l'exemple de Sunshine Lighting.

Sunshine Lighting, une entreprise vieille de 43 ans qui propose certaines des solutions d'éclairage les plus avancées au monde sur le plan technologique, se débattait avec des processus extrêmement peu technologiques. Elle utilisait un ancien système, qui aurait pu être de haute technologie en l'an 2000, complété par des feuilles de calcul et de nombreuses listes imprimées sur papier. Les documents s'égaraient sans cesse. Les mises à jour ne pouvaient pas être communiquées entre les départements. L'établissement de rapports était pratiquement impossible et, selon le vice-président Joel Gross, quelque chose d'aussi simple que l'enregistrement d'une licence aurait pu mettre l'entreprise en faillite.

Sunshine Lighting devait procéder à des changements radicaux dans l'ensemble de l'organisation, en regroupant ses processus disparates dans un système de gestion unique et complet. Et il fallait le faire immédiatement.

Après avoir étudié SAP Business One, Sage et une version cloud d'Infor, l'entreprise a choisi Acumatica en raison de la robustesse de ses rapports, de sa capacité à fournir une efficacité opérationnelle et de sa configurabilité, qui lui permet de gérer facilement des processus commerciaux personnalisés.

Avec l'aide d'Acumatica et de son partenaire VAR Appsolute Consulting, Sunshine Lighting a facilement géré les changements qui ont modifié l'entreprise en profondeur. Ils ont revu chaque processus organisationnel et les ont réorganisés afin d'optimiser les opérations et de réduire le travail manuel. Comme le dit Schneur Perl, chef de projet technique et responsable du développement commercial : "Acumatica nous a donné un cœur à notre activité. Désormais, si nous devons faire quelque chose, nous apprenons comment le système peut le faire et nous le faisons, ce qui a changé notre culture".

La mise en œuvre s'est déroulée si facilement que l'entreprise est restée ouverte pendant toute la durée du processus. Après la mise en service, les employés se sont rapidement approprié leurs rôles et ont proposé des idées pour accomplir encore plus de choses.

Sunshine Lighting redéfinit actuellement sa stratégie de croissance et reconnaît qu'Acumatica lui a donné la confiance nécessaire pour accélérer et repousser les limites.

Conclusion

Dans toute entreprise en croissance, le changement est garanti. Qu'il s'agisse d'un changement adaptatif ou transformatif, il doit être géré avec soin pour garantir une progression continue et stable, en transformant les défis en opportunités.

Pour en savoir plus sur les pratiques de gestion du changement et sur la transformation numérique avec Acumatica, contactez nos experts dès aujourd'hui.