Erreurs courantes en matière d'expédition et solutions d'automatisation

Erreurs d'expédition courantes et comment les éviter

L'expédition des produits peut s'avérer difficile et intimidante. Aujourd'hui, les distributeurs, les détaillants et les fabricants doivent gérer les attentes des clients, la disponibilité des transporteurs, les règles de conformité, les contraintes de main-d'œuvre et les pressions sur les coûts, tout en veillant à ce que les commandes soient traitées avec précision et dans les délais.

Bon nombre de ces pressions se sont intensifiées pendant la pandémie, lorsque les magasins physiques ont fermé, que la demande en ligne a explosé et que les entreprises axées sur les stocks ont dû honorer des volumes de commandes plus importants dans un contexte marqué par des chaînes d'approvisionnement sous pression, des délais de livraison imprévisibles, des pénuries de main-d'œuvre, une hausse des coûts et des risques croissants.

Ces défis n’ont pas disparu. Les coûts du carburant fluctuent. Les exigences en matière de documentation et de conformité évoluent. Les commandes transitent par un nombre croissant de canaux. Les clients s’attendent à recevoir des informations précises sur l’état d’avancement de leurs livraisons. Et les entreprises qui s’appuient sur des processus papier, des tableurs ou des systèmes de transporteurs non connectés entre eux peuvent rapidement perdre la visibilité sur ce qui se passe dans l’entrepôt, sur le quai d’expédition et dans les services administratifs.

En collaboration avec nos partenaires de 3G Pacejet, Acumatica a rédigé l’e-book intitulé «Optimisation des expéditions avec Acumatica pour les distributeurs, les détaillants et les fabricants», afin d’aider les entreprises à s’adapter à ce contexte en pleine évolution. Cet article met en évidence les erreurs courantes en matière d’expédition, explique comment l’automatisation des expéditions permet de les éviter et présente les critères à prendre en compte pour choisir une solution d’expédition intégrée à un ERP.

Pourquoi est-il plus difficile aujourd'hui d'éviter les erreurs d'expédition ?

Les erreurs qui affectent aujourd’hui les entreprises axées sur les stocks peuvent être classées en quelques catégories, mais elles se produisent rarement de manière isolée. Les pressions externes génèrent de l’incertitude, et ce sont les lacunes des processus internes qui déterminent si cette incertitude se transforme en un problème d’expédition coûteux.

Les pressions externes liées au transport que les entreprises doivent gérer

Coûts du carburant, inflation et capacité des transporteurs

La volatilité des coûts du carburant et l'inflation peuvent rendre les frais d'expédition difficiles à prévoir. La capacité des transporteurs peut également évoluer rapidement, ce qui réduit les options dont disposent les entreprises lorsque le volume des commandes augmente ou qu'il devient nécessaire de recourir à des expéditions en urgence.

Perturbation de la chaîne d'approvisionnement mondiale

Les troubles mondiaux, les retards dans les ports, les pénuries de matériaux et les perturbations chez les fournisseurs peuvent avoir une incidence sur les délais de transport et la disponibilité des marchandises. Les entreprises qui effectuent des expéditions transfrontalières doivent également gérer les formalités d'importation et d'exportation ainsi que les exigences en matière de documentation, qui peuvent évoluer au fil du temps.

Contraintes en matière de main-d'œuvre et complexité opérationnelle

La pénurie de main-d'œuvre qualifiée peut exercer une pression supplémentaire sur les équipes chargées de l'entrepôt, de la gestion des commandes et des expéditions. Lorsque les employés doivent saisir manuellement les données des commandes, comparer les tarifs, préparer les documents et tenir les clients informés, le risque d'erreurs augmente.

Évolution des exigences en matière de documentation et de conformité

Les entreprises qui expédient des marchandises doivent se conformer aux règles des transporteurs, aux exigences réglementaires, aux exigences des clients et aux directives de leurs partenaires commerciaux. Les exigences en matière d'étiquetage, d'emballage, de documentation et de conformité à la vente au détail peuvent varier selon le client, le fournisseur, le type d'envoi et la destination.

Erreurs courantes en matière d'expédition interne

Processus manuels

Ne laissez pas le succès de votre entreprise dépendre de la saisie manuelle des données. L'erreur est humaine. S'appuyer sur des processus papier, des tableurs manuels et des logiciels de gestion d'entreprise non connectés entre eux favorise les erreurs humaines. Or, celles-ci peuvent entraîner des retards coûteux, des retours de marchandises et des clients mécontents.

Systèmes de logistique, de comptabilité et de gestion des entrepôts non interconnectés

Ne laissez pas les données essentielles relatives aux expéditions être dispersées dans différentes applications. Lorsque les processus liés aux expéditions, à la comptabilité, aux stocks, à la gestion des commandes et à l'entrepôt ne sont pas coordonnés, les collaborateurs peuvent être contraints de recourir à des solutions manuelles. Cela peut entraîner des lacunes dans le partage des données, des mises à jour retardées, des saisies en double et des informations incohérentes entre les services.

Absence de comparaison des tarifs

Ne liez pas votre entreprise à un seul transporteur. Vous risqueriez ainsi de dépenser trop et d'être confronté à des problèmes de capacité. Diversifier votre réseau de transporteurs est le meilleur moyen de toujours choisir les options d'expédition et les tarifs les plus avantageux pour vous et vos clients.

Systèmes de transport à usage unique

Ne vous fiez pas à des systèmes de transport distincts qui obligent vos équipes à traiter les expéditions un transporteur à la fois. Les outils dédiés à un seul transporteur peuvent compliquer la comparaison des tarifs, la standardisation des flux de travail et la tenue d’un registre clair de chaque expédition. Un système d’expédition intégré permet de rationaliser les expéditions quel que soit le transporteur, tout en centralisant les données en un seul endroit.

Erreurs de préparation et d'emballage

N’expédiez pas les bons articles dans les mauvaises boîtes, et inversement. Lorsque les clients passent commande, ils s’attendent à recevoir les articles qu’ils ont commandés. Les erreurs de préparation des commandes peuvent entraîner des réclamations, des retours ou une perte de chiffre d’affaires. Les clients et les partenaires commerciaux s’attendent également à ce que les envois soient emballés et étiquetés de manière appropriée. Par exemple, si vous expédiez des articles en dropshipping à la fois pour Wayfair et Home Depot, vous ne devez pas expédier une commande Home Depot dans un carton Wayfair. Cela sème la confusion chez les clients et peut amener vos partenaires commerciaux à infliger une amende à votre entreprise pour non-respect des exigences de conformité en matière de vente au détail.

Erreurs d'étiquetage

N’expédiez pas d’articles munis d’étiquettes non conformes. L’étiquette doit être lisible sur chaque colis et l’adresse doit être exacte. Pour éviter les amendes, chaque étiquette doit également respecter les exigences de mise en forme imposées par les partenaires commerciaux et les transporteurs. Étant donné que chaque partenaire commercial peut avoir des règles différentes, cela peut impliquer de devoir jongler avec de nombreuses exigences à la fois.

Documents manquants ou erronés

Ne perdez pas de vue vos documents administratifs. Les documents égarés et les données erronées sont la source de véritables catastrophes en matière d'expédition. Vous risquez d'expédier des articles aux mauvais endroits, d'étiqueter des colis avec des adresses impossibles à livrer, de perdre de vue les exigences des transporteurs et des fournisseurs, et d'encourir des coûts inutiles liés aux retards d'expédition et aux pénalités imposées par les transporteurs.

Manque de planification

N’agissez pas sans vous être préparé. Pour optimiser les expéditions, il faut établir des prévisions de demande précises et une planification efficace des itinéraires, la négociation de contrats avec les transporteurs et des données d’expédition précises. Il est important de faire preuve de bon sens et de disposer des technologies adaptées pour vous aider à prendre des décisions précises et favorables à votre activité.

En quoi l'automatisation des expéditions permet-elle d'éviter des erreurs coûteuses ?

Mettre en œuvre des technologies modernes de gestion d'entreprise, telles qu'une solution ERP dans le cloud avec un logiciel d’automatisation des expéditions entièrement intégré, est essentielle pour éviter les erreurs d’expédition. Un tel système offre aux entreprises des capacités d’automatisation avancées, leur permettant ainsi de ne plus dépendre d’un travail manuel chronophage et de commencer à profiter d’avantages significatifs.

Processus connectés

Simplifiez les étapes et rationalisez vos expéditions. Un système de gestion d'entreprise et d'expédition adapté met à votre disposition, à tout moment et où que vous soyez, l'ensemble des données de l'entreprise. Vous n'aurez plus jamais à vous demander où en sont les opérations, à gérer des documents manquants ou des données inexactes, ni à craindre que les exigences de conformité du commerce de détail ne soient suivies en dehors du système. Les adresses des clients, les exigences en matière d'étiquetage, les règles d'emballage, les détails des commandes, les informations sur les stocks et les registres d'expédition peuvent tous être reliés entre eux.

Partage de données en temps réel

Lorsque le logiciel d'expédition est intégré à l'ERP, les applications communiquent entre elles en temps réel. Cela permet de réduire le cloisonnement des données, les retards d'information et les dysfonctionnements dans le partage des données entre les équipes des entrepôts, les équipes financières, les équipes du service client et la direction de l'entreprise. Chacun peut ainsi travailler à partir des mêmes informations, qu'il s'agisse de traiter une commande, de vérifier les stocks, d'examiner les coûts ou de répondre à un client.

Des finances précises

Suivez chaque centime. Grâce à une solution ERP cloud d’automatisation des expéditions, vous bénéficierez d’un accès immédiat à une suite comptable performante, qui vous permettra d’automatiser le paiement des factures de transport et l’envoi des relances, de rationaliser la gestion des dépenses et le traitement des commissions sur les ventes, et de superviser efficacement chaque centime entrant et sortant de votre entreprise.

Informations sur les entreprises

Suivez les résultats et prenez des décisions qui favorisent le développement de votre activité. Grâce à l'accès à des rapports et des analyses personnalisables, vous serez en mesure de suivre en temps réel chaque aspect de votre activité. La collecte automatisée des données vous aide également à analyser les coûts d'expédition, les performances des transporteurs, les délais de livraison et les tendances en matière de traitement des commandes, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions concernant la diversification des transporteurs, l'expansion de votre marché et le service client.

Traitement rationalisé des commandes omnicanales

Configurez le système et n'y pensez plus. Grâce à l'automatisation de l'expédition, de la gestion des codes-barres et des processus de préparation des commandes, ainsi qu'au suivi de la conformité aux normes du commerce de détail, vous aurez l'assurance que vos commandes sont traitées avec précision et dans les délais.

Cela revêt une importance encore plus grande dans le commerce omnicanal. Les commandes peuvent provenir de boutiques en ligne, de places de marché, de ventes en magasin, d’applications mobiles, des services client, des commerciaux ou d’autres canaux. Un système connecté permet à chaque commande d’être acheminée sans heurts vers l’entrepôt, fournissant ainsi aux équipes des informations claires et précises tout au long du processus, de la préparation et de l’emballage à la planification et à l’expédition.

Suivi des séries et des lots

Pour les entreprises qui s'appuient sur le suivi des numéros de série et des numéros de lot, l'automatisation permet de réduire les erreurs d'expédition et d'étiquetage. Les équipes peuvent ainsi s'assurer que les bons produits sont prélevés, emballés, étiquetés et expédiés aux bons clients, tout en respectant les exigences des clients, des transporteurs et des autorités réglementaires.

Satisfaction des clients

Un client satisfait est un client fidèle qui revient. Les notifications automatiques par e-mail et les portails en libre-service faciles à utiliser incitent les clients à faire confiance aux processus d'expédition de votre entreprise. Lorsque des procédures de traitement des commandes rationalisées vous permettent de livrer les commandes au bon endroit et au bon moment, cette confiance s'en trouve renforcée. C'est un moyen efficace de fidéliser la clientèle et de stimuler les ventes futures.

Amélioration des bénéfices

Réduisez vos efforts tout en augmentant votre résultat net. Un système ERP cloud d’automatisation des expéditions réduit les coûts liés au personnel, au recrutement et à la formation en mettant à votre disposition tout ce dont vous avez besoin pour traiter rapidement vos expéditions. Il rationalise également le processus de comparaison des tarifs, ce qui vous permet d’identifier rapidement et facilement les transporteurs de votre réseau qui proposent les meilleurs tarifs, délais de livraison et options d’emballage pour votre entreprise et vos clients. Choisissez les meilleurs tarifs, refacturez des frais d’expédition précis à vos clients et voyez votre résultat net augmenter.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel d'automatisation des expéditions ?

Pour tirer pleinement parti des avantages de l'automatisation des expéditions, vous devez choisir le logiciel le mieux adapté à votre entreprise. Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Lorsque vous les passerez en revue, n'oubliez pas que vous aurez besoin d'un système capable de prendre en charge à la fois la gestion quotidienne des commandes et votre croissance à long terme.

Un système configurable capable de s'adapter à vos besoins

Vos processus d'expédition ne doivent pas être cantonnés à des flux de travail rigides. Optez pour un système configurable, capable de s'adapter à vos processus métier, d'évoluer en fonction des variations du volume de commandes et de s'étendre à mesure que vous ajoutez des sites, des canaux de vente, des gammes de produits ou des transporteurs.

Fonctionnalités performantes de gestion des commandes et des entrepôts

La précision des expéditions commence avant même la création de l'étiquette du transporteur. Votre système doit prendre en charge la gestion des commandes, les flux de travail en entrepôt, la visibilité des stocks, la gestion des codes-barres, la préparation des commandes, l’emballage, la mise en stock, l’inventaire et la coordination de l’exécution des commandes.

Outils de traitement des expéditions et de coordination avec les transporteurs

Votre logiciel d'expédition doit vous aider à accélérer le traitement des commandes et à faciliter la comparaison des tarifs. Cela implique notamment de pouvoir comparer les tarifs, les délais de livraison, les niveaux de service et les options d'emballage des différents transporteurs sans avoir à passer d'un système à l'autre.

Fonctionnalités de conformité pour le commerce de détail

Conformité dans le secteur de la vente au détail peuvent avoir une incidence sur l'étiquetage, la documentation, le conditionnement, l'image de marque et le format des expéditions. Votre système doit aider vos équipes à gérer ces exigences de manière cohérente, en particulier lors d'expéditions destinées à plusieurs partenaires commerciaux ou dans le cadre du dropshipping pour le compte d'autres marques.

Intégration ERP en temps réel

L'automatisation des expéditions est particulièrement utile lorsqu'elle est pleinement intégrée au reste de l'entreprise. Une solution ERP et d'expédition interconnectée permet de garantir que les données relatives aux commandes, aux stocks, aux clients, aux finances et aux expéditions sont mises à jour en temps réel dans l'ensemble de l'entreprise.

Outils d'analyse performants

Les données d'expédition doivent vous permettre d'en savoir plus que le simple fait de savoir si un colis a quitté l'entrepôt. Recherchez des outils d'analyse qui vous aident à comprendre les coûts d'expédition, les performances des transporteurs, la rapidité de traitement des commandes, les problèmes de conformité et les tendances en matière de service client, afin de pouvoir adapter la stratégie de votre entreprise en conséquence.

Acumatica Cloud ERP et 3G Pacejet Shipping offrent tout cela, et bien plus encore.

Comment Acumatica et 3G Pacejet Shipping permettent-ils de rationaliser les expéditions ?

Acumatica et 3G Pacejet Shipping aident les entreprises à surmonter les difficultés liées à la logistique moderne en connectant les processus ERP, d'entrepôt, financiers, de gestion des commandes et des transporteurs. Ensemble, ils aident les distributeurs, les détaillants et les fabricants à réduire les tâches manuelles, à améliorer la visibilité des données et à gérer la complexité des expéditions avec davantage de cohérence.

Acumatica Cloud ERP

Acumatica Cloud ERP est un système moderne de gestion d'entreprise conçu pour relier l'ensemble de votre organisation et mettre les données et les informations à votre portée. Grâce à Acumatica, vos équipes peuvent gérer les finances, les stocks, les commandes, les processus d'entrepôt, le reporting et les informations clients à partir d'un système intégré.

Expédition 3G Pacejet

La solution 3G Pacejet Shipping, intégrée à Acumatica, prend en charge la coordination des transporteurs, la comparaison des tarifs, le traitement des expéditions, l'étiquetage, la conformité et les processus de gestion des commandes. Elle permet ainsi aux entreprises de comparer les différentes options de transport, de réduire leur dépendance vis-à-vis des systèmes spécifiques des transporteurs et d'assurer la cohérence des données d'expédition avec le reste de leur activité.

La valeur combinée

Ensemble, Acumatica et 3G Pacejet aident les entreprises à automatiser les étapes courantes de préparation des commandes, d'emballage, d'expédition et de traitement des commandes ; à améliorer le suivi des numéros de série et des lots ; à garantir la conformité aux exigences du commerce de détail et à la réglementation ; et à offrir une visibilité en temps réel sur les données opérationnelles et financières.

Pour plus d’informations et de détails sur les pièges à éviter en matière d’expédition et sur les avantages de l’automatisation des expéditions, consultez l’e-book intitulé «Relever les défis liés à l’expédition grâce à une plateforme ERP moderne.». Vous pouvez également visionner l’intégralité du webinaire «Expéditions rationalisées : pourquoi Acumatica et 3G Pacejet constituent une combinaison indispensable pour les distributeurs, les détaillants et les fabricants», pour découvrir les fonctionnalités d’expédition natives d’Acumatica et assister à une démonstration approfondie de Pacejet montrant comment la plateforme facilite la rationalisation des expéditions.