Succès client avec Acumatica : Hedstrom Fitness

En 2020, Hedstrom Fitness s'est séparée de sa société mère, Hedstrom Entertainment, lorsque la division fitness a connu un essor fulgurant. Basée à Ashland, dans l'Ohio, l'entreprise s'est consacrée exclusivement à la vente d'équipements de fitness fonctionnels, devenant ainsi le seul concédant de licence et distributeur des produits BOSU® (principalement utilisés pour améliorer l'équilibre, la force musculaire, la souplesse et l'entraînement).

La nouvelle marque Hedstrom Fitness était prête à se faire un nom, notamment en adoptant une approche différente de celle de Hedstrom Entertainment. Bien que l'entreprise distribue ses produits à l'échelle mondiale depuis son site d'Ashland, dans l'Ohio, elle a choisi de gérer en interne le traitement de ses commandes en ligne, en pleine croissance, plutôt que de faire appel à un partenaire logistique tiers.

Cependant, ils devaient d'abord surmonter quelques défis, dont le plus important était leur dépendance à Macola, un système de gestion financière obsolète et hérité destiné aux fabricants. Les lacunes de Macola allaient du manque de visibilité et d'accès aux données, qui entraînait des processus manuels source d'erreurs, à la médiocrité des rapports.

« Macola était comme un dinosaure, ou peut-être comme utiliser une disquette pour moi », explique Jillian Williams, responsable du service clientèle.

Sans surprise, l'équipe de Hedstrom Fitness a décidé de remplacer Macola par une nouvelle solution plus moderne. La solution qu'elle a choisie ? Acumatica.

Pourquoi Hedstrom a choisi Acumatica

Lors de la transition de Hedstrom Fitness depuis Hedstrom Entertainment, l'équipe s'est appuyée sur les compétences de Parallel Solutions LLC, consultants ERP pour les fabricants et les distributeurs. Ainsi, lorsqu'il a fallu trouver un remplacement pour Macola, Hedstrom Fitness s'est une nouvelle fois tourné vers Parallel Solutions pour obtenir de l'aide.

Hedstrom Fitness recherchait – et avait besoin – d'une solution basée sur le cloud capable de rationaliser ses processus, de réduire sa dépendance au papier et d'améliorer la gestion des stocks et les expéditions en internalisant la logistique et l'entreposage. Parallel Solutions savait qu'Acumatica Distribution était le choix idéal pour cette entreprise en pleine croissance et a conseillé à Hedstrom Fitness de s'y intéresser, ce qu'elle a fait.

« Lorsque nous avons testé Acumatica, le logiciel nous a semblé très intuitif, ce qui m'a beaucoup plu », explique Seth McArdle, président de Hedstrom Fitness. « Je ne suis pas un expert en technologie ; je ne suis tout simplement pas à l'aise avec certains systèmes de type Macola, qui comportent trop de niveaux d'informations différents auxquels il faut savoir accéder de manière spécifique. »

Les API ouvertes d'Acumatica (qui facilitent l'intégration avec des applications tierces), sa simplicité d'utilisation et sa capacité à permettre à Hedstrom Fitness de « repartir à zéro » en matière de données ont été déterminantes dans la décision.

« Nous avons pu extraire d'Acumatica les données que nous voulions, celles qui nous semblaient fiables et précises », explique M. McArdle. « Nous avions près de 20 ans de données avec Macola qui, selon moi, avaient été trop corrigées pour tenter de compenser les erreurs du système. »

Les nombreux avantages d'Acumatica

Avec l'aide de Parallel Solutions, Hedstrom Fitness a mis en œuvre Acumatica et a commencé à profiter des avantages d'une solution ERP basée sur le cloud. Parmi les nombreux avantages, deux se distinguent particulièrement : une visibilité totale sur l'ensemble de ses opérations et un accès instantané aux données.

« Acumatica me permet vraiment d'avoir une vue d'ensemble très précise, et c'est super intuitif si je veux creuser certains détails », explique McArdle. « Avant, il fallait plein de gens pour récupérer les données, créer un rapport et me l'envoyer. Maintenant, je peux suivre 95 % de ce dont j'ai besoin au quotidien sans déranger personne. »

En tant que solution ERP rationalisée et conviviale qui sert de base de données centralisée à l'entreprise, Acumatica a permis à Hedstrom Fitness de réduire le nombre d'employés financiers nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Plus précisément, l'entreprise est passée d'environ huit à dix personnes chargées des finances dans leur grande entreprise à une seule personne qui s'occupe des comptes clients et fournisseurs et à un comptable à temps partiel qui aide à clôturer les comptes chaque mois.

McArdle déclare : « Je suis en mesure de superviser l'aspect financier tout au long du mois en fonction des entrées et des sorties. Je ne pense pas que quiconque soit surchargé de travail ou stressé, contrairement à ce qui était le cas auparavant, lorsque nous avions une charge de travail importante. »

De plus :

• Les employés peuvent travailler à domicile lorsque cela est nécessaire.
• La saisie manuelle des données appartient désormais au passé.
• La commande ne nécessite pas plusieurs systèmes, seulement Acumatica.
• La recherche et la vérification des commandes sont rapides et efficaces, passant de cinq minutes à moins de deux minutes, soit un gain de temps de 66 %.
• La saisie des tickets d'inventaire est simple et rapide.
• Le comptage des stocks est une tâche automatisée qui aide l'entreprise à effectuer l'inventaire en 2,5 jours avec moins de personnel et à réduire les cas de rupture de stock.

Hedstrom Fitness a également pris en charge ses propres processus d'exécution, éliminant ainsi le besoin d'un partenaire 3PL, ce qu'ils souhaitaient faire depuis le début. L'expédition et la logistique, qui nécessitaient auparavant neuf personnes, ne requièrent désormais plus que deux personnes dans l'entrepôt et une personne pour gérer les itinéraires et l'impression des étiquettes. L'équipe peut traiter les commandes le jour même, contre quatre jours auparavant avec le partenaire 3PL, et tous les documents sont stockés numériquement dans Acumatica, ce qui rend les coûts d'impression et de papier négligeables.

De plus, M. Williams précise qu'avec Acumatica, la plupart des commandes passent désormais par EDI. « Je peux simplement consulter et vérifier les commandes, ce qui m'aide énormément. Une fois que tout me semble correct, je clique simplement sur « Traiter » et deux minutes plus tard, 200 commandes sont envoyées à l'entrepôt, avec la certitude que nous avons tout ce qu'il faut pour les honorer. »

McArdle ajoute : « Acumatica a joué un rôle essentiel dans notre transition d'une société logistique tierce qui gérait nos processus d'entreposage et d'expédition vers une internalisation de cette fonction. Cela nous a aidés à développer nos ventes en ligne, car nous sommes désormais en mesure de communiquer efficacement sur nos promotions et d'offrir une expédition le jour même. »

Travailler plus intelligemment, pas plus dur, avec Acumatica

Grâce à Acumatica, qui l'aide à améliorer son efficacité, Hedstrom Fitness est en pleine croissance. « Nous avons plus de temps pour contacter et servir nos clients plutôt que de nous enliser dans des processus fastidieux qui ne génèrent pas de ventes. »

Et selon Williams, les autres entreprises de distribution auraient tout intérêt à envisager Acumatica comme leur ERP de prédilection. « Acumatica est la solution idéale si vous voulez travailler plus intelligemment, sans pour autant travailler plus dur. »

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