La société CoachComm, basée en Alabama, est un fournisseur de premier plan de solutions de communication pour les entraîneurs et de systèmes d'entraînement. Elle a démarré en 1991 sous la forme d'une entreprise unipersonnelle. En plus de trente ans, elle est devenue une entreprise de plusieurs millions de dollars au service des lycées, des universités et des ligues sportives professionnelles, ainsi que des radiodiffuseurs locaux et nationaux.

Comme beaucoup de petites et moyennes entreprises (PME) qui se sont développées pour devenir de grandes opérations, CoachComm a commencé par utiliser des systèmes technologiques simples et disparates. Il s'agissait d'Aptean Southware, d'Infor CRM (anciennement Sales Logix), d'Agile et de quelques autres applications, ainsi que d'une gestion manuelle des processus MRP.

Comme c'est souvent le cas, leur pile technologique bricolée a fonctionné jusqu'à ce qu'elle ne fonctionne plus. Le propriétaire, Peter Amos, était conscient du problème, mais il avait des craintes quant à la mise en œuvre d'une solution de planification des ressources de l'entreprise (ERP), craintes alimentées par les discussions sur les échecs, les dépassements de budget et les mises en œuvre d'ERP qui duraient des années.

"Je redoutais de quitter Southware", explique-t-il. "Tout ce qui concernait le changement de système me répugnait. J'ai entendu tellement de mauvaises histoires d'entreprises qui changent de système, même si c'est pour passer d'un système à un autre. Nous en sommes arrivés à un point où notre logiciel, aussi bon soit-il, n'était tout simplement pas adapté à notre type d'activité et à ce que nous faisons".

Il savait qu'il était temps de " sauter le pas ", et c'est ce qu'il a fait avec son équipe, avec Acumatica.

La route vers Acumatica

Avant de mettre en œuvre la solution ERP moderne d'Acumatica, basée sur le cloud, CoachComm répondait régulièrement aux besoins de ses clients, mais ses systèmes obsolètes rendaient la fourniture de casques d'entraînement, de systèmes de communication entre entraîneurs et joueurs et d'outils de gestion des entraînements beaucoup plus difficile et moins efficace que nécessaire.

"Ce que nous faisons est relativement complexe", explique M. Amos. "Nous ne construisons pas de fusées, mais nous en sommes probablement proches. Nous fabriquons des cartes de circuits imprimés en interne avec plus de 3 000 pièces par unité. Gérer toutes ces pièces pour s'assurer que nous disposons de ce dont nous avons besoin à tout moment pour les différents circuits imprimés que nous fabriquons est une tâche considérable.

Avec leur technologie vieillissante, les problèmes se sont accumulés :

• • Surstockage (sur la base des feuilles de calcul MRP, qui comprenaient des données sur les bons de commande, les bons de service, les niveaux de stock et les futurs bons de travail).
  • Rapprochement manuel de 30 années de données non uniformes (y compris les noms des clients, les numéros de pièces et d'autres informations).
  • Manque de visibilité sur les ordres de service des équipes du service clientèle, de l'assistance technique et des services sur le terrain.
  • Manque d'informations sur les retours et de notifications si un article est en rupture de stock pour le service des expéditions.

Elles ne disposaient pas non plus des données financières approfondies dont elles avaient besoin pour prendre des décisions avisées. "Sans données, vous ne savez pas comment vous vous comportez".

La nécessité d'accéder facilement à des données cruciales et de disposer de capacités de gestion des stocks a conduit CoachComm à donner le feu vert à la recherche d'une solution ERP. Selon Peter, l'évaluation de nombreux ERP notables, dont SAP et Oracle NetSuite, a montré qu'ils étaient "trop gros". C'est alors que CoachComm s'est tourné vers un consultant externe pour obtenir des conseils, et celui-ci l'a orienté vers Acumatica.

Pour Peter, la tarification d'Acumatica, qui est basée sur les ressources et non sur les utilisateurs, ainsi que sa capacité à réunir les applications existantes et les applications tierces dans un système cohésif, ont fait de cette solution la gagnante incontestée.

"J'ai tout simplement apprécié la proposition de valeur globale. [Acumatica] possédait les éléments dont nous avions besoin et semblait correspondre le mieux à nos besoins, y compris la valeur d'un point de vue financier, le coût et la structure financière de l'entreprise".

Mettre en œuvre Acumatica, en tirer des avantages

Le choix de la solution ERP la mieux adaptée signifiait que l'étape suivante consistait à procéder à la mise en œuvre redoutée, y compris le rapprochement de 30 années de données. Consciente de la complexité de la tâche, CoachComm a décidé de la contourner en faisant appel à Copious Solutions (spécialisée dans les solutions ERP pour les entreprises de fabrication, de distribution et de services sur le terrain) et en recrutant Alan Walker, qui possédait les compétences requises pour unifier les données, en tant que vice-président exécutif pour l'aider dans le processus.

Ensemble, CoachComm, Copious Solutions et Alan ont mis environ un an pour traiter les 30 années de données, et tout leur travail a porté ses fruits.

"Lorsque nous avons été mis en service, nous avons pu continuer à travailler et nous n'avons pas manqué un seul jour, pas même un seul jour d'expédition. Nous avons pu continuer à avancer", explique Peter.

La mise en œuvre transparente a validé la décision de CoachComm d'opter pour Acumatica. Tout le monde a aimé la solution ERP en nuage, que Peter décrit comme étant bien conçue, complète et facile à utiliser, et ils ont récolté des avantages incroyablement précieux, y compris la capacité de :

• • L'accès à des données précises en temps réel dans un seul système permet à CoachComm d'éliminer les stocks excédentaires et de s'assurer qu'ils ont les pièces dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, tout en fournissant une visibilité sur les commandes planifiées, produites et expédiées.
  • Créez des devis, suivez les expéditions des clients et consultez des documents historiques dans des tableaux de bord personnalisés, pour que la vente devienne un processus efficace.
  • Prévision avec une vision plus approfondie de l'historique des fournisseurs et des prix.
  • Intégrez l'application StarShip, en leur donnant des informations sur la confirmation de l'expédition, en leur montrant où les envois sont en transit et en rationalisant la recherche de tarifs.

Peter fait également l'éloge de la fonctionnalité multi-tenant d'Acumatica, des fonctions de recherche, des options de personnalisation, et bien plus encore.

"Nous voyons plus clairement les différents éléments de notre activité. Nous pouvons planifier notre production, maintenir de meilleurs niveaux de stocks et voir tout ce que nous devons faire pour mieux gérer l'entreprise".

Se lancer à fond dans Acumatica

Maintenant que CoachComm est totalement opérationnel avec Acumatica, l'objectif est d'ajouter d'autres fonctionnalités offertes par Acumatica, notamment des capacités limitées de commerce électronique, une gestion mobile des dépenses et un portail client. Pour Peter, la crainte d'utiliser une solution ERP a été remplacée par la confiance en ce que ce système peut faire pour eux.

"L'utilisation d'Acumatica nous a ouvert les yeux", déclare-t-il. "L'application Acumatica est très intuitive, facile à utiliser, donne de bonnes informations et est disponible du bout des doigts. L'équipe y a accès même lorsqu'elle est en déplacement. Nous pouvons également consulter des informations par territoire, par région, par représentant interne, par représentant externe, et créer des groupes et des filtres pour tout ce qui relève de leur clientèle."

L'histoire de la réussite du client CoachComm permet à Acumatica de remporter une nouvelle victoire dans la mise en œuvre de l'ERP. Pour savoir si Acumatica convient à votre entreprise, contactez nos experts dès aujourd'hui.