Données et rapports : tableaux de bord, détection des anomalies et rapports dans Acumatica

Parmi les principaux atouts de Acumatica Summit, le salon annuel de l’entreprise consacré aux innovations en matière d’ERP cloud, sont les ateliers informatifs et immersifs animés par des experts produits et des partenaires. J’ai eu le privilège d’animer une session intitulée « Données et reporting : tableaux de bord, détection des anomalies et reporting dans Acumatica » aux côtés de ma collègue d’Algorithm, Danielle Peterson (consultante senior en applications), et de Stephen Hennelly (responsable senior du conseil Acumatica chez Blytheco).

Au cours de cette session, nous avons passé en revue la boîte à outils de reporting d'Acumatica, puis nous nous sommes penchés sur les techniques d'affinement des données à l'aide des requêtes génériques, de la détection des anomalies, du suivi des délais de production, des indicateurs de main-d'œuvre et des tableaux de bord spécifiques à la fabrication. Aujourd'hui, je vais vous présenter le contenu de cette session sous forme d'article de blog, afin que vous puissiez vous plonger vous-même dans les puissantes fonctionnalités de reporting et d'affinement des données d'Acumatica et découvrir ce qu'elles peuvent apporter à votre entreprise.

Rapports dans Acumatica

Acumatica propose une suite complète d'outils de reporting qui permet aux parties prenantes de suivre en temps réel les performances de l'entreprise. Le système met l'accent sur une « version unique de la vérité » grâce à des rapports et des tableaux de bord multidimensionnels adaptés aux différents rôles. En voici quelques exemples :

• Rapports prédéfinis : chaque application Acumatica (Comptabilité financière, Distribution, Fabrication, etc.) est fournie avec des rapports essentiels prêts à l'emploi (par exemple, grand livre, rapports sur les comptes fournisseurs et les comptes clients, analyse des stocks). Ceux-ci fournissent des données en temps réel sans que les utilisateurs aient à écrire de code.
• Rapports et tableaux de bord personnalisés : les utilisateurs peuvent rapidement modifier des rapports existants ou en créer de nouveaux adaptés à leurs besoins via le Concepteur de rapports (plus d'informations à ce sujet ci-dessous). Les tableaux de bord prennent en charge divers widgets (graphiques, indicateurs clés de performance, grilles et tableaux croisés dynamiques) qui affichent des vues filtrées des résultats GI, garantissant ainsi que tout le monde a accès aux mêmes données sous-jacentes précises. L'accès aux rapports et aux tableaux de bord est contrôlé par les rôles des utilisateurs ; ainsi, chaque personne ne voit que les données qu'elle est autorisée à consulter.
• Affichage flexible : les rapports et les tableaux de bord peuvent être consultés à l'écran, imprimés ou exportés au format Excel/PDF, et les tableaux de bord s'adaptent à différents appareils pour une visualisation sur mobile ou sur ordinateur.

Dans l'ensemble, ces fonctionnalités permettent aux entreprises de suivre les indicateurs clés et d'identifier rapidement les tendances.

Concepteur de rapports Acumatica

Pour les rapports très élaborés, Acumatica propose le Report Designer, une application Windows locale distincte qui ouvre la base de données Acumatica dans une interface de conception. Les utilisateurs peuvent ajouter des champs de données, définir des paramètres et mettre en page les rapports exactement selon leurs besoins. Par exemple, le Report Designer vous permet de définir des paramètres d'entrée ou des filtres pour restreindre les données (par exemple, sélectionner un client spécifique ou une plage de dates), de spécifier l'ordre de regroupement et de tri, et d'intégrer des formules ou des sous-rapports.

En résumé, lorsque les rapports intégrés d'Acumatica ne répondent pas entièrement à vos besoins, le Report Designer vous permet de créer des rapports imprimables en contrôlant entièrement leur mise en page. Les rapports peuvent inclure des graphiques, des codes-barres et des champs calculés, et peuvent être enregistrés dans la solution ERP ou exportés vers un système externe.

Les rapports sont parfaits pour les instantanés statiques et les publications officielles, mais que faire si vous avez besoin d'une analyse interactive permettant de « découper et d'explorer » les données ?

C'est là que les demandes générales entrent en jeu.

Filtrage des données à l'aide de requêtes génériques

Les requêtes génériques (GI) dans Acumatica sont des générateurs de requêtes conviviaux qui extraient et présentent des données en temps réel issues de la base de données ERP. Une GI est essentiellement une requête SQL facile à utiliser dans laquelle vous définissez les tables et les champs à joindre, ainsi que la manière de filtrer et de trier les résultats.

On peut considérer une requête GI comme une question posée à Acumatica (par exemple : « Affiche tous les articles en stock dont le niveau est inférieur au stock de sécurité ») à laquelle le système répond par un tableau de données. Comme les requêtes GI exploitent les tables SQL sous-jacentes tout en offrant une interface sans code, même les non-développeurs peuvent créer des requêtes puissantes. Dès son installation, Acumatica fournit des modèles de GI standard (par exemple, rechercher tous les clients, rechercher toutes les commandes client), et vous pouvez les étendre ou créer de nouvelles requêtes pour extraire exactement les informations dont vous avez besoin à chaque fois.

Les principaux avantages des demandes générales sont les suivants :

• Tableaux de bord et rapports personnalisés : les GI peuvent alimenter des widgets de tableau de bord et des tableaux croisés dynamiques. Par exemple, vous pouvez créer un GI qui calcule des indicateurs clés de performance (KPI), puis afficher ces KPI sur un tableau de bord en temps réel.
• Analyse approfondie : les résultats des requêtes peuvent être regroupés, triés et filtrés à la volée, et vous pouvez explorer n'importe quel enregistrement en détail. Par exemple, un responsable commercial peut afficher la liste des commandes client, et cliquer sur un numéro de commande permet d'afficher les détails de celle-ci.
• Requêtes ad hoc rapides : vous avez besoin d'un rapport ponctuel ? Les interfaces graphiques vous permettent d'extraire des données à la volée. Par exemple, vous pouvez générer une liste des factures impayées dépassant un certain seuil ou une liste des clients d'une région donnée sans avoir à écrire de code SQL.
• Intégrité des données et alertes : les requêtes génériques peuvent aider à identifier des incohérences dans les données (par exemple, des adresses manquantes ou des stocks négatifs) ou alimenter le système de détection des anomalies. Elles peuvent également servir à déclencher des événements métier, comme l'envoi d'alertes lorsqu'une requête générique détecte une obligation en retard.

En permettant aux utilisateurs professionnels d'accéder directement à leurs données pour les interroger, les grilles d'information (GI) transforment les tables brutes en informations affinées et exploitables. L'interface GI intégrée à Acumatica (écran SM208000) vous permet de sélectionner des tables et de définir des jointures, de choisir les champs à afficher dans la grille de résultats, ainsi que de définir des conditions et des paramètres de filtrage. Toute grille d'information peut être enregistrée, partagée et réutilisée.

Détection des anomalies : stratégies d'affinement des données

Lors de la conception d'indicateurs clés de performance (KPI) destinés à la détection des anomalies, il est utile de réfléchir à la manière dont ils seront utilisés dans la pratique. Les deux approches courantes de l'utilisation des KPI dans la gestion d'entreprise sont la gestion par exception et la gestion par routine :

• Gestion par exception : concentrez-vous sur les valeurs aberrantes ou les anomalies qui nécessitent une attention immédiate. Par exemple, configurez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mettre automatiquement en évidence les écarts de production (tels que des heures de travail dépassant les estimations ou des temps d'arrêt des machines supérieurs aux seuils fixés), les problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement (tels que des retards de livraison des fournisseurs ou des écarts de coûts importants) ou les exceptions liées à la qualité des données (telles que des données critiques manquantes ou des problèmes de contrôle qualité). En filtrant ces conditions d'exception, les responsables peuvent rapidement repérer et corriger les problèmes.
• Gestion par les processus courants : assurez-vous que les processus courants se déroulent comme prévu en surveillant les indicateurs de référence. Citons par exemple un indicateur clé de performance (KPI) qui suit les délais moyens de traitement des bons de commande ou des cycles de production, le nombre total d'heures de travail quotidiennes par employé, ou encore les niveaux de stock courants. Le fait de veiller à ce que ces chiffres restent dans les limites normales renforce la confiance dans les données et les processus.

L'utilisation des GI dans ces deux modes vous permet à la fois de détecter de manière proactive les problèmes (exceptions) et de garantir la bonne circulation des données (routines).

Utilisation des requêtes génériques dans les tableaux de bord

Les requêtes génériques constituent le moteur de données des tableaux de bord dans Acumatica. Grâce aux filtres et aux fonctionnalités d'exploration des requêtes génériques, les tableaux de bord deviennent hautement interactifs et étroitement liés aux données ERP en temps réel. Une fois créées, les requêtes génériques peuvent alimenter les widgets des tableaux de bord.

Dans Acumatica, un widget de tableau de bord s'alimente généralement à partir d'une requête GI (en sélectionnant le type de widget GI). Lorsque vous ajoutez un tel widget, vous choisissez l'écran GI (SM208000) et précisez la requête et les champs à afficher. Les filtres du GI peuvent être utilisés pour limiter les données du tableau de bord. Par exemple, vous pouvez marquer un filtre GI comme « Partagé » afin que la définition d'une valeur de filtre (par exemple une plage de dates ou un fournisseur spécifique) affecte tous les widgets associés sur le tableau de bord.

Les utilisateurs peuvent également ajouter des widgets qui affichent le nombre d'anomalies détectées par un indicateur de performance (GI) ; en cliquant sur un tel widget, on accède directement à la liste des enregistrements d'exception générée par ce GI. Concrètement, vous pouvez par exemple intégrer un GI mesurant la performance de la main-d'œuvre dans un tableau de bord et filtrer les données par centre de travail ou par semaine, ou encore placer un GI évaluant la performance des fournisseurs dans un widget graphique qui filtre les fournisseurs par région. En arrière-plan, le widget du tableau de bord exécute simplement le GI en appliquant les filtres spécifiés.

Tout mettre en place

En résumé, Acumatica propose une gamme complète d'outils de gestion des données et de reporting. Les rapports standard et le Report Designer permettent de générer des rapports formatés à la demande. Les requêtes génériques (GI) offrent aux utilisateurs la possibilité d'affiner et de segmenter les données ERP pour obtenir des informations plus détaillées. Et les nouvelles fonctionnalités basées sur l'IA, telles que la détection des anomalies, exploitent ces requêtes génériques pour signaler automatiquement les valeurs aberrantes.

En combinant ces fonctionnalités, les entreprises bénéficient d'une visibilité exploitable sur des éléments de données tels que les délais d'exécution, l'utilisation de la main-d'œuvre, les indicateurs fournisseurs et bien d'autres encore, ce qui leur permet à la fois une gestion axée sur les exceptions et un suivi régulier des performances. Portacool, leader du secteur du refroidissement par évaporation, est l'une des entreprises qui a largement tiré parti des fonctionnalités avancées d'Acumatica en matière de données et de reporting.

Portacool peinait à fonctionner avec un ERP obsolète et de multiples feuilles de calcul. Cette combinaison malheureuse obligeait l'entreprise à composer avec des silos de données, une visibilité limitée sur les données, des processus manuels (notamment des inventaires manuels et la saisie mensuelle des données des états financiers dans un logiciel de reporting distinct) et l'absence totale de tableaux de bord. Ce n'était pas une façon de gérer une entreprise ; c'est pourquoi ils ont mis en place Acumatica Manufacturing.

Grâce à l'aide de notre équipe chez Algorithm, Portacool a pu bénéficier d'un déploiement rapide, gagnant ainsi en visibilité en temps réel, en rationalisant ses opérations et en améliorant sa prise de décision. L'entreprise a également réduit de 86 % la durée de la clôture de fin de mois, diminué de 75 % le temps consacré à l'inventaire et amélioré sa trésorerie. L'automatisation des processus a permis d'éliminer la saisie manuelle des données, tandis que des tableaux de bord personnalisés ont fourni des indicateurs clés. Portacool dispose désormais d'une visibilité totale sur ses stocks et d'une connexion transparente avec des applications tierces.

« La seule façon de survivre et de réussir sur ce marché est d’avoir une bonne visibilité sur les indicateurs clés de performance (KPI) afin de piloter la production, de maintenir la rentabilité, d’améliorer la satisfaction client et d’assurer la qualité. Nous n’aurions pas pu y parvenir sans Acumatica », déclare Bill Ferren, directeur des technologies de l’information.

Grâce à Acumatica et à ses fonctionnalités avancées en matière de données et de reporting, Portacool stimule sa croissance grâce à des données précises et en temps réel.

Kimberly McElroy, directrice des opérations, déclare : « Acumatica est le cœur battant de notre entreprise. La visibilité dont nous disposons sur l'ensemble de nos activités est, à ce stade, le principal avantage, mais de nombreuses autres opportunités s'offrent à nous à mesure que nous continuons à découvrir et à explorer davantage les fonctionnalités d'Acumatica. »

Si vous souhaitez vous aussi découvrir les fonctionnalités d'Acumatica, n'hésitez pas à contacter notre équipe chez Algorithm. En tant que partenaire Acumatica, nous nous engageons à vous accompagner vers la réussite et avons hâte de vous aider à faire progresser votre entreprise à grands pas.

Vous pouvez également contacter directement l'équipe Acumatica pour en savoir plus sur la manière dont la détection des anomalies et les autres fonctionnalités d'IA de l'ERP Acumatica peuvent contribuer à transformer votre entreprise.