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Les entreprises qui prévoient de mettre en œuvre un système ERP redoutent peut-être cette expérience, et ce pour de bonnes raisons. Elles ont peut-être entendu des histoires d'horreur sur des mises en œuvre prolongées, douloureuses et finalement infructueuses, entraînant la frustration de toute l'entreprise et des dépassements de coûts inutiles en raison des retards "inévitables" de la mise en œuvre de l'ERP.
Mais la vérité est que les retards dans la mise en œuvre de l'ERP peuvent être évités, et que tout commence par la compréhension des causes de ces retards.
Comprendre les raisons des retards dans la mise en œuvre de l'ERP
La mise en œuvre d'un système ERP est souvent une entreprise complexe et de grande envergure qui nécessite du temps, des efforts ciblés et des ressources importantes. Dans cette optique, voici cinq raisons majeures pour lesquelles la mise en œuvre d'un système ERP peut être retardée.
1. Des attentes idéalistes mais irréalisables
Dans un monde parfait, la mise en œuvre d'un système ERP serait réalisée en quelques semaines seulement, le budget ne serait pas dépassé et tous les employés seraient ravis. Telles sont les attentes irréalistes que nourrissent de nombreuses entreprises avant que le véritable travail ne commence, mais les entreprises ne sont pas toujours à blâmer pour s'être fixé ces normes inatteignables. Certains fournisseurs d'ERP font des promesses excessives et ne tiennent pas leurs promesses. Ils garantissent des délais improbables et imprécis qui, lorsqu'ils ne sont pas respectés, finissent par coûter plus de temps et d'argent à tout le monde.
2. Leadership et équipes mal alignés
Pour tout projet entrepris par une entreprise, la communication est la clé du succès. Malheureusement, toutes les entreprises ne comprennent pas à quel point il est important d'aligner leur équipe de direction, leurs responsables et les utilisateurs potentiels sur les détails avant de procéder à la mise en œuvre d'un ERP. Un tel manque de communication peut entraîner des attentes contradictoires, en particulier lorsque les individus ont des expériences différentes en matière d'adoption de logiciels ou de plates-formes.
3. Une prise de décision lente et hésitante
Les longues discussions et les prises de décision provisoires sonnent le glas d'une mise en œuvre rapide et réussie de l'ERP. Il est important d'examiner les données pertinentes avant de prendre des décisions et de s'assurer que les tâches sont accomplies, mais prendre trop de temps pour le faire peut ralentir le processus de mise en œuvre tout en augmentant les coûts.
4. Une équipe de mise en œuvre débordée
Les équipes de mise en œuvre de l'ERP sont nécessairement composées d'employés de différents services qui remplissent des rôles spécifiques pour le projet ERP : un sponsor exécutif, un chef de projet, un responsable technique et des experts en la matière. Quels que soient les rôles qu'ils assument, les membres de l'équipe doivent souvent accomplir leurs tâches de mise en œuvre en plus de leurs responsabilités quotidiennes normales. Ce stress supplémentaire peut avoir un impact négatif sur leurs performances et contribuer à retarder davantage la mise en œuvre de l'ERP.
5. Compréhension de l'appropriation de la mise en œuvre
On croit à tort que le partenaire est entièrement responsable de la réussite de la mise en œuvre. Souvent, les clients pensent qu'ils choisissent un partenaire qui peut mettre en œuvre le système ERP avec une implication minimale de leur part. Cela entraîne des retards à court et à long terme, une augmentation des coûts et, souvent, un échec.
Comment éviter les retards dans la mise en œuvre de l'ERP
En fin de compte, pour éviter les retards dans la mise en œuvre de l'ERP, il suffit d'appliquer quelques mesures de bon sens.
- Gérer les attentes : L'éditeur et/ou le partenaire ERP doit vous fournir un plan de mise en œuvre spécifique qui décrit les phases du projet, y compris la durée de chaque phase, ce qui se passera à chaque étape du processus et la manière dont l'éditeur et/ou le partenaire ERP traitera les problèmes ou les retards. Veillez à ce que ces informations vous soient communiquées dès le départ, afin que vous ayez des attentes claires quant au calendrier et aux coûts de la mise en œuvre.
- Donnez les détails aux membres de votre équipe de mise en œuvre et à l'ensemble de l'organisation : Faites en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en les informant de ce qui se passe et du moment où cela se passe. Ils doivent savoir quand la mise en œuvre de l'ERP doit commencer, comment chaque phase est censée se dérouler, quelles sont les responsabilités de chaque service et de chaque employé au cours du processus, quel est le temps nécessaire et quand la mise en service est prévue. Ils doivent également être informés de tout changement ou contretemps survenant au cours de la mise en œuvre du système ERP.
- Créer une équipe de commandement agile : L'équipe de commandement doit être composée de cadres qualifiés capables de prendre des décisions rapides et décisives, ce qui permet de respecter le calendrier et le budget de la mise en œuvre de l'ERP.
- Réduisez la charge de travail des membres de votre équipe de mise en œuvre : En libérant les membres de l'équipe de mise en œuvre de leurs tâches quotidiennes, vous leur permettrez de concentrer leur attention et leur énergie sur leurs fonctions de mise en œuvre. À tout le moins, travaillez avec eux pour les aider à trouver un bon équilibre entre leur travail habituel et celui lié à la mise en œuvre. Confiez temporairement une partie (ou la totalité) de leurs tâches quotidiennes à d'autres employés qualifiés, mais veillez à ce que toutes les personnes concernées sachent qu'il s'agit de tâches temporaires. De cette manière, vous favoriserez le bien-être mental et physique de vos employés pendant la transition vers l'ERP et vous éviterez le surmenage, qui peut conduire à l'épuisement professionnel et à des erreurs.
- Partager la responsabilité de la réussite de la mise en œuvre : Le client et le partenaire sont tous deux responsables de la réussite de la mise en œuvre. Le partenaire est chargé de comprendre les besoins du client, puis de fournir les meilleures pratiques et des conseils. Le client est chargé d'informer le partenaire sur les processus opérationnels actuels, d'examiner toutes les recommandations du partenaire et de prendre les décisions finales qui, en définitive, apportent une valeur ajoutée à l'entreprise.
Il y a encore une chose que les entreprises peuvent faire pour éviter les retards dans la mise en œuvre de l'ERP : choisir le bon système ERP et le bon fournisseur. Les entreprises ne s'accordent pas sur la nature du "bon" logiciel ERP, mais il existe certaines exigences universelles pour le "bon" fournisseur ERP. Ce dernier doit avoir la réputation de mener à bien des mises en œuvre d'ERP et d'établir des relations de collaboration solides, indispensables pour surmonter les difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre de l'ERP.
Comment Acumatica peut aider
Acumatica ouvre la voie à la réussite de l'implémentation d'un système ERP grâce à l'expertise de ses partenaires. Les partenaires d'Acumatica sont passionnément engagés à faire en sorte que les entreprises s'établissent avec succès et soient opérationnelles sur notre logiciel ERP en nuage primé. L'histoire de CAL Business Solutions et de Lifeway Mobility en est un excellent exemple.
Lifeway Mobility vend des produits de mobilité et d'accessibilité pour les soins de santé. L'entreprise a ouvert ses portes en 2015 et s'est développée en acquérant des fournisseurs opérationnels artisanaux. Cependant, chaque acquisition s'est accompagnée de logiciels, de processus et de plateformes d'exploitation hérités et déconnectés les uns des autres.
Bryan Mullen, vice-président des services partagés à Lifeway Mobility, explique que tous les progiciels compliquent les relevés et les rapports de l'entreprise. C'est pourquoi Lifeway Mobility s'est mis à la recherche d'une solution de gestion d'entreprise complète, basée sur le cloud, qui pourrait regrouper ses systèmes et ses sites disparates.
Après avoir passé en revue leurs options ERP, le modèle de tarification unique, la mobilité et l'évolutivité d'Acumatica les ont séduits, et ils ont choisi de travailler avec CAL Business Solutions, partenaire d'Acumatica, pour lancer l'implémentation. Selon Mullen, le processus a été une réussite totale : "Ayant dirigé de grandes opérations, et en tant que DSI d'une entreprise du Fortune 50 dans le passé, j'ai mis en œuvre un nombre considérable de technologies au fil des ans. Aucune d'entre elles n'a été aussi fluide qu'Acumatica.
Lifeway Mobility a réussi à faire en sorte que ses six bureaux utilisent Acumatica et que deux d'entre eux mettent en œuvre le système pendant la pandémie. Bien que la formation, la migration des données et l'assistance post-lancement aient été effectuées à distance pour ces sites, tout s'est déroulé sans problème.
Selon Mullen, " Acumatica favorise notre croissance grâce au processus de mise en œuvre. Nous sommes en mesure d'intégrer une nouvelle organisation, de partager avec elle nos outils et de les intégrer dans les 30 à 60 jours suivant la conclusion d'un contrat, ce qui est phénoménal."
L'équipe de Lifeway Mobility n'a connu aucun retard dans la mise en œuvre de l'ERP grâce à l'expertise de CAL Business Solutions et parce que, ensemble, ils ont appliqué avec succès les huit étapes du cycle de vie de la mise en œuvre de l'ERP d'Acumatica et les sept étapes de l'assistance à la mise en œuvre de l'ERP.
Lifeway Mobility Acumatica a choisi un cycle de vie de mise en œuvre traditionnel, mais propose également une option de déploiement accéléré pour ses éditions General Business, Distribution et Construction. S'appuyant sur un cadre robuste, évolutif et reproductible, le FastTrack Deployment d'Acumatica permet aux entreprises d'utiliser son système ERP en nuage en 90 jours ou moins. Si vous souhaitez personnaliser le logiciel (par exemple en l'intégrant à des applications tierces critiques), vous pouvez le faire une fois que l'implémentation initiale est terminée et que vous avez eu le temps d'expérimenter le système dans l'environnement quotidien de votre entreprise.
Generation Cable a opté pour le déploiement FastTrack, et le président Dana Dabruzzi a déclaré à ce sujet : "En tant que l'une des premières entreprises à s'engager dans la plateforme FastTrack d'Acumatica, nous avons été satisfaits de la quantité de détails et de l'attention portée à la réussite de notre lancement dans le système".
Qu'ils aient choisi FastTrack ou la méthode traditionnelle, des milliers de clients d'Acumatica ont bénéficié d'une mise en œuvre de leur système ERP en toute transparence et sans retard, et nous sommes impatients de vous offrir la même expérience.
Pour plus d'informations, contactez notre équipe pour toute question et/ou pour planifier une démonstration.
