L'importance d'un logiciel de comptabilité pour les soins de santé

Logiciel de comptabilité pour le secteur de la santé est un outil financier spécialisé conçu pour gérer les complexités uniques en matière de facturation, d'assurance et de réglementation des prestataires et distributeurs médicaux.

En s'intégrant à un ERP cloud, les organisations peuvent automatiser la création de rapports de conformité, synchroniser les stocks avec la facturation et obtenir une vue à 360 degrés de leur santé financière.

Pourquoi un logiciel de comptabilité médicale spécialisé est-il nécessaire ?

Les établissements de santé, qu'il s'agisse d'hôpitaux, de cliniques sans rendez-vous, de maisons de retraite, d'établissements de soins prolongés ou de fournisseurs de matériel et d'équipements médicaux, doivent assumer des responsabilités financières qui vont bien au-delà de la comptabilité standard. Ces responsabilités et les exigences réglementaires qui les régissent deviennent de plus en plus complexes à mesure que les besoins en matière de soins de santé augmentent.

Le logiciel adéquat répond aux problèmes spécifiques du secteur, notamment la conformité HIPAA, la complexité du codage des assurances et la nécessité d'un suivi rigoureux des stocks (comme les dates d'expiration et les numéros de lot).

Défis courants en matière de comptabilité dans le secteur de la santé

Sans système unifié, les organismes de santé sont souvent confrontés aux difficultés suivantes :

• Complexités liées à la facturation et au codage : La gestion des défis liés aux prestataires et aux assurances entraîne souvent le rejet des demandes de remboursement et des pertes de revenus qui auraient pu être évitées.
• Données cloisonnées : Le manque de communication entre les membres du personnel et les logiciels déconnectés entraîne des erreurs dans les données des patients ou des clients.
• Workflows inefficaces : Les processus manuels entravent la collecte adéquate d'informations, telles que l'éligibilité à l'assurance ou les montants des quotes-parts.
• Risques liés à la conformité : La difficulté à respecter les directives GAAP ou à suivre les substances contrôlées peut entraîner des amendes importantes.
• Visibilité limitée : De nombreux systèmes existants ne disposent pas des capacités de reporting financier nécessaires pour comparer les revenus en temps réel aux budgets, ce qui rend la rentabilité difficile à atteindre.

En outre, certains établissements de soins de santé ne disposent pas des capacités de reporting financier nécessaires pour comparer facilement leurs revenus et leurs dépenses avec leurs budgets. La rentabilité devient alors un objectif insaisissable.

Améliorer les soins aux patients et l'engagement des équipes grâce aux logiciels de comptabilité médicale

Les logiciels de comptabilité pour le secteur de la santé rationalisent les tâches financières quotidiennes, garantissant une gestion précise des recettes, des salaires et des paiements aux fournisseurs.

En éliminant la saisie manuelle des données, ce logiciel améliore la précision des données et permet au personnel de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Il simplifie la déclaration fiscale, fournit des rapports en temps réel et améliore les capacités de prévision.

Les principaux avantages opérationnels sont les suivants :

• Visibilité améliorée : Obtenez des informations sur les coûts par patient et la santé financière globale.
• Meilleure prise de décision : Utilisez des informations basées sur les données pour prendre des décisions financières qui améliorent les options de traitement des patients.
• Engagement de l'équipe : Les flux de travail automatisés réduisent l'épuisement administratif et améliorent la satisfaction du personnel.

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Pourquoi intégrer la comptabilité à un ERP cloud ?

Alors, qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité pour le secteur de la santé, et comment peut-il aider à relever ces défis ?

Alors que les applications comptables autonomes gèrent les grands livres de base, un solution ERP (Enterprise Resource Planning) en nuage telle qu'Acumatica relie les données financières à la réalité opérationnelle. Cela est essentiel pour les distributeurs et détaillants médicaux qui doivent gérer des stocks complexes en plus de leur comptabilité.

En intégrant logiciel de comptabilité pour le secteur de la santé directement dans un ERP cloud, vous bénéficiez des avantages suivants :

• Gestion avancée des stocks : Pour les distributeurs médicaux, Acumatica prend en charge les articles matriciels (gestion des familles de produits par taille/style), les kitset suivi des lots/numéros de série. Cela vous permet de suivre les dates d'expiration et de gérer les rappels instantanément, une exigence de conformité essentielle.
• Conformité automatisée : Rationalisez les déclarations fiscales et les rapports financiers tout en respectant les normes de sécurité des données requises dans le secteur des soins de santé.
• Accès aux données en temps réel : Éliminez les silos de données. Lorsqu'une commande est traitée ou qu'un stock est reçu, l'impact comptable est enregistré instantanément, ce qui permet aux directeurs financiers et aux décideurs de disposer de données précises à tout moment et en tout lieu.
• Intégration omnicanale : Connectez les fonctionnalités ERP back-office aux applications commerciales front-end. Que vous vendiez en B2B ou en D2C, la synchronisation bidirectionnelle garantit une exécution des commandes et une expérience client optimales.

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Comptabilité des soins de santé et ERP

Imaginez maintenant que les avantages du logiciel de comptabilité des soins de santé passent à la vitesse supérieure. C'est ce qui se passe lorsque le logiciel de comptabilité des soins de santé est intégré à une solution ERP complète basée sur le cloud.

Une solution ERP cloud facilite la circulation des informations entre tous les services et systèmes d'une organisation. Elle fait office de référentiel central de données, permettant aux utilisateurs d'accéder aux mêmes informations précises et en temps réel, à tout moment et en tout lieu.

En intégrant logiciel de comptabilité pour le secteur de la santé directement dans un ERP cloud, vous bénéficiez des avantages suivants :

• Gestion avancée des stocks : Pour les distributeurs médicaux, Acumatica prend en charge les articles matriciels (gestion des familles de produits par taille/style), les kitset suivi des lots/numéros de série. Cela vous permet de suivre les dates d'expiration et de gérer les rappels instantanément, une exigence de conformité essentielle.
• Conformité automatisée : Rationalisez les déclarations fiscales et les rapports financiers tout en respectant les normes de sécurité des données requises dans le secteur des soins de santé.
• Accès aux données en temps réel : Éliminez les silos de données. Lorsqu'une commande est traitée ou qu'un stock est reçu, l'impact comptable est enregistré instantanément, ce qui permet aux directeurs financiers et aux décideurs de disposer de données précises à tout moment et en tout lieu.
• Intégration omnicanale : Connectez les fonctionnalités ERP back-office aux applications commerciales front-end. Que vous vendiez en B2B ou en D2C, la synchronisation bidirectionnelle garantit une exécution des commandes et une expérience client optimales.

Réussite exemplaire : OneMed Healthcare

Pendant des années, OneMed Healthcare a utilisé un système ERP personnalisé, qui fonctionnait bien lorsque la société comptait cinq bureaux. Mais le système a été mis à rude épreuve lorsque OneMed s'est développée pour atteindre 15 bureaux.

"Le programme était en difficulté et n'avait pas été conçu pour être étendu", explique Louis Hartanto, copropriétaire et responsable du développement chez OneMed.

Voir l'histoire à succès

Le système n'a jamais été conçu pour gérer plus de 150 utilisateurs simultanés ou pour assurer une sécurité de haut niveau, et M. Hartanto poursuit en disant qu'il avait l'habitude de se bloquer pendant des heures lorsque "trop de choses se passaient à l'intérieur du programme". Comme si ces problèmes techniques ne suffisaient pas, le logiciel ne fournissait pas de rapports financiers, de tableaux de bord ou de processus de commande, qui sont essentiels aux opérations d'une entreprise en expansion. En somme, il s'agissait d'une solution ERP compliquée et improductive, et Hartanto s'est tourné vers Acumatica pour obtenir de l'aide.

Aujourd'hui, OneMed s'appuie sur le système cloud abordable, mobile et flexible d'Acumatica, qui offre une visibilité totale sur les finances de l'entreprise. OneMed bénéficie également des avantages suivants :

• Croître sans être pénalisé pour l'ajout d'utilisateurs au système ERP.
• Gérer facilement plus de 2 000 références et ajouter de nouveaux produits chaque année.
• Création de commandes avant la facturation.
• Restez connecté grâce à l'application mobile Acumatica.
• Adapter le système Acumatica à ses besoins spécifiques.

«Nous n'avons rencontré aucun problème ; tout fonctionne parfaitement. Notre personnel passe désormais moins de temps à saisir des données, ce qui satisfait tout le monde», explique Hartanto. Il ajoute que OneMed est en pleine croissance et estime qu'« Acumatica va accélérer nos processus métier et nous rendre plus efficaces, ce qui profitera à notre entreprise ainsi qu'aux clients que nous servons ».

Pour les établissements de santé en pleine croissance qui s'appuient sur des processus comptables manuels et des systèmes multiples et vieillissants pour les besoins financiers, commerciaux, de ressources humaines et d'inventaire (et plus encore), l'importance d'un logiciel de comptabilité de santé intégré à une solution ERP en nuage ne peut pas être sous-estimée.