Introduction

Cet article est le premier d'une série en deux parties qui explique comment mettre en œuvre deux scénarios de gestion des stocks en consignation dans Acumatica. Le premier consiste à placer vos stocks chez un client, tandis que le second consiste à stocker les stocks d'un fournisseur dans votre entrepôt jusqu'à ce qu'ils soient nécessaires. Ce tutoriel suppose une connaissance pratique d'Acumatica, mais il est également conçu pour donner à ceux qui ne disposent pas de ces connaissances un aperçu de ce quele logiciel ERP cloud Acumaticapeut apporter pour transformer les processus métier.

Démonstration construite dans l'environnement Acumatica: 5.20.1452

Données: Données SalesDemo du portail des partenaires d'Acumatica

Objet de l'entreprise

La consignation implique deux concepts commerciaux principaux : l'endroit où le stock est entreposé et le propriétaire du stock. Dans ce billet, nous aborderons le premier des deux scénarios ci-dessous :

• Inventaire stocké sur le site de votre client, vous êtes propriétaire de l'inventaire jusqu'à ce qu'il soit utilisé par le client.
• Inventaire stocké sur votre site, inventaire détenu par le vendeur

La mise en œuvre de ces deux scénarios implique la création d'un entrepôt de consignation. Dans Acumatica, il est facile d'y parvenir en créant un entrepôt virtuel, comme expliqué ci-dessous.

Scénario 1 : Inventaire sur le site de votre client, vous possédez votre propre inventaire

Supposons, par exemple, que l'un de vos clients souhaite disposer d'une réserve de vos produits qu'il stockera et vendra. Les marchandises se trouvent sur le site de votre client, mais restent dans vos livres jusqu'à ce qu'elles soient vendues.

Ces articles vendus font l'objet d'un rapport mensuel qui vous est envoyé par votre client. Cela se fait souvent par EDI, mais dans cet exemple, nous supposons que les ventes sont regroupées et que le rapport est établi dans une feuille de calcul.

Le déroulement de ce scénario est le suivant :

1. Le service des ventes inscrit le client comme vendeur en consignation et indique les niveaux de stock souhaités.
2. Votre responsable des expéditions est informé que des stocks sont nécessaires sur le site du client.
3. Votre responsable des expéditions crée un ordre de transfert pour expédier des marchandises.
   • Un transfert spécial assure la fonctionnalité standard de prélèvement, d'emballage et d'expédition d'une commande client.
4. Le gestionnaire comptable reçoit les rapports de vente mensuels du client
5. Factures créées automatiquement

Mise en œuvre dans Acumatica - Scénario 1

Dans ce scénario, votre entreprise transfère des stocks sur le site d'un client. Vous êtes propriétaire du stock jusqu'à ce que le client utilise les articles. Ce scénario peut être mis en œuvre en tirant parti des fonctionnalités suivantes d'Acumatica : transfert de réapprovisionnement, entrepôts/localisations multiples et utilitaires d'importation/intégration.

Étape 1 : Le client s'inscrit pour recevoir un inventaire en consignation

A. Créer un entrepôt client. Ajoutez des sites selon vos besoins.

• Vous pouvez créerdes comptes généraux distincts ou des sous-comptessi vous souhaitez suivre vos stocks en consignation de manière différente.
• Définir la classe de réapprovisionnement sur TRANSFER.

B. Modifier les paramètres de livraison du client afin d'indiquer l'entrepôt spécifique du client comme entrepôt par défaut pour les commandes clients.

C. Définir les niveaux de stock que le client souhaite conserver dans l'écran Détails de l'entrepôt de l'article.

• Créer une entrée pour chaque article en stock
• En Paramètres de réapprovisionnement (voir l'image ci-dessous) :
  • La source de réapprovisionnement définie est le transfert.
  • Définissez l'entrepôt de réapprovisionnement à partir duquel vous souhaitez transférer des marchandises.
  • Définir le stock de sécurité, le point de commande et la quantité maximale en fonction de la demande du client. Dans l'exemple ci-dessous, je maintiens 10 articles en permanence.

Étape 2 : Expédier les articles à l'entrepôt de votre client

A. Utilisez la écran « Préparer le réapprovisionnement » (IN.50.80.00) pour identifier les commandes à créer. Cette opération peut être programmée si nécessaire, afin que le responsable des expéditions n’ait pas à effectuer de vérification manuelle chaque jour.

• Dans mon exemple, seuls deux éléments ont été demandés, comme illustré ci-dessous.

Étape 3 : Traitement des ventes

Dans cet exemple, nous partons du principe que nous recevons une feuille de calcul contenant les articles utilisés par le client. Nous l'importons en tant que commande client de type IN. Cela réduit le stock en entrepôt et génère unefacture client correspondante.

Il existe également des vendeurs qui proposent des cages RFID dans lesquelles l'inventaire peut être stocké. Lorsque les articles sont retirés, ils sont automatiquement ajoutés à un rapport qui peut être envoyé et importé. Cela permet de réduire la dépendance à l'égard du comptage des articles par le client ou le livreur.

A. Le résultat de l'importation est illustré ci-dessous.

B. Accédez à la section écran « Créer des ordres de transfert » (SO.50.90.00) dans le module « Commandes client »

• Dans l'écran ci-dessous, j'ai spécifié mon entrepôt de destination pour inclure uniquement les transferts pour ce client.

C. Après avoir traité la commande, vous accédez à l'écran Commande client où le type de commande est égal à TR.

• Note : en utilisant les données de démonstration en octobre 2015, il n'y a pas de quantité disponible de Widget01 - j'ai donc dû en acheter.

D. Les procédures spéciales d'expédition par transfert vous permettent de prélever, d'emballer et d'expédier vos articles. L'envoi qui en résulte est présenté ci-dessous.

• Lorsqu'il est prêt, confirmez l'envoi.
• Sélectionnez ensuite l'action "Mise à jour IN".

E. Réceptionner votre stock dans l'entrepôt du client

• Si vous allez sur l'écran Détails de la répartition des stocks (IN.40.20.00), vous pouvez voir le montant en transit.
• Accédez à la section écran « Réceptions d'achat » (PO.30.20.00), puis sélectionnez le type Bon de transfert. Cliquez sur le bouton Ajouter un transfert pour remplir les lignes. Voir ci-dessous.

Étape 4 : Répéter le processus

Retour à la écran « Préparer le réapprovisionnement » (illustré ci-dessous).

Comme prévu, les transferts recommandés sont égaux aux montants vendus.

Scénario 2 : Inventaire dans votre entrepôt, le fournisseur est propriétaire de l'inventaire

Dans ce scénario, l'un de vos fournisseurs vous fournit (à vous, l'acheteur d'Acumatica) des stocks que vous stockerez et vendrez. Les marchandises sont en votre possession physique mais ne devraient pas avoir d'incidence sur votre bilan car elles sont toujours la propriété de votre fournisseur.

Lorsque vous vendez les marchandises, vous les retirez de l'entrepôt de consignation et les expédiez à votre client. Vous créez alors un bon de commande et devenez propriétaire des marchandises.

1. Le vendeur s'inscrit comme vendeur en consignation.

2. Vous (propriétaire du système Acumatica) recevez des marchandises en consignation de la part du fournisseur.

• Cela inclut un rapport au fournisseur sur ce qui a été reçu.
• Les articles consignés par les vendeurs sont stockés dans l'entrepôt et disponibles à la vente.

3. Création d'une commande client pour les marchandises consignées

4. Les articles en consignation sont vendus

• Les articles sont prélevés, emballés et expédiés au client.
• Une commande est créée et envoyée au fournisseur - la facture de la commande est utilisée pour enregistrer les coûts du GL et transférer la propriété des biens au propriétaire du système Acumatica.

5. Création de la facture du client

Dans cet exemple, nous supposons que l'accord avec le fournisseur n'exige que l'envoi d'une facture unique sur une base périodique. Cela nous permet de suivre le processus normal de commande client et d'effectuer un inventaire périodique pour créer une commande d'achat pour notre fournisseur.

Un contrat fournisseur alternatif peut exiger la création d'un bon de commande pour chaque commande client que vous traitez. Si tel est le cas, le bon de commande (étape 4b) peut être créé en même temps que la commande client (étape 4a) en sélectionnant l'option «Marquer pour bon de commande» sur la commande client et en définissant la source du bon de commande sur «Achat sur commande ». Dans ce cas, nous avons déjà « reçu » les marchandises, car elles se trouvent dans l'entrepôt du fournisseur.

Mise en œuvre dans Acumatica - Scénario 2

Dans ce scénario, votre entreprise reçoit un stock d'un fournisseur qui est placé dans un endroit séparé. Le fournisseur est propriétaire du stock jusqu'à ce que vous le retiriez et l'utilisiez. Ce scénario peut être mis en œuvre en tirant parti des fonctionnalités suivantes d'Acumatica : entrepôts/localisations multiples, grands livres multiples, transactions inter-sociétés et utilitaires d'importation/intégration.

Étape 1 : Le vendeur s'inscrit en tant que "vendeur en consignation".

1. Créez une nouvelle branche et un nouveau entrepôt qui sont liés à un registre distinct , de sorte que les stocks en consignation n'apparaissent pas dans votre comptabilité

• L'entrepôt du fournisseur peut être un entrepôt virtuel - il ne doit pas nécessairement s'agir d'un bâtiment séparé ou d'un espace clôturé dans votre entrepôt.
• Plusieurs fournisseurs peuvent être associés à cet entrepôt et à cette succursale ; la création d'un deuxième fournisseur sera donc plus simple que celle du premier : il vous suffira, pour le deuxième fournisseur, d'ajouter un emplacement d'entrepôt. Lorsque plusieurs fournisseurs sont concernés, cochez la case «Calculer les coûts séparément» pour chaque emplacement d'entrepôt.
• Définissez le compte de stock sur le nouveau compte (voir l'étape c ci-dessous) intitulé «Stock appartenant au fournisseur ».

2. Associer la succursale client et le grand livre. Lorsque les transactions inter-sociétés sont activées, vous devez configurer cette option dans Finance -> Grand livre -> Configuration -> Gérer -> Mappage des comptes inter-succursales, comme illustré ci-dessous.

3. Créez un nouveau compte appelé Stock appartenant au fournisseur pour stocker les actifs en stock dans le bilan du fournisseur.

Étape 2 : Réception des stocks consignés par votre fournisseur

1. Créez un code de motif pour le stock consigné.

Dans ce document, j'ai utilisé la première option - le compte de stock appartenant au fournisseur. J'ai créé des articles d'inventaire avec le même compte d'inventaire - ainsi, lorsque nous recevons un article, la transaction crée un débit et un crédit dans le même compte et aucune valeur ne s'accumule dans l'entrepôt du fournisseur. J'aurais également pu créer un segment de sous-compte pour le suivi des fournisseurs si nécessaire.

La deuxième option de code de motif est légèrement plus facile à configurer parce que la plupart de mes articles d'inventaire existants dans les données de démonstration utilisent ce compte.

2. Saisir et libérer un reçu pour vos marchandises

Les éléments importants figurant sur le reçu sont les suivants

• Allez dans la branche VENDEUR pour recevoir les marchandises afin que rien n'apparaisse dans votre grand livre/comptabilité.
• Confirmer la branche VENDOR.
• Confirmez l'entrepôt des VENDEURS (cet inventaire se trouve par défaut dans cet entrepôt).
• Saisissez le lieu où se trouve le fournisseur dont vous recevez les marchandises.
• La saisie d'un coût est facultative, mais peut s'avérer utile pour l'établissement de rapports.
• Sélectionnez le code de motif en fonction de votre configuration à l'étape précédente.

3. Après avoir validé votre reçu, la transaction et l'inventaire suivants apparaissent :

4. Un rapport signé peut être créé et envoyé par courrier électronique au fournisseur pour vérifier la réception des marchandises. Le rapport actuellement disponible qui peut être exécuté à partir de l'écran de réception apparaît ci-dessous :

Étape 3 : Les marchandises consignées par le vendeur sont disponibles à la vente

1. Exécutez un état récapitulatif des stocks pour vérifier que les marchandises sont disponibles dans l'entrepôt du fournisseur.

De la manière dont j'ai construit mes codes de raison, rien n'apparaît dans le bilan du grand livre des VENDEURS.

Étape 4 : Vente d'articles consignés

La vente d'articles consignés est similaire au processus de vente standard.

1. Créer une commande client pour vendre les articles

• Vendre à partir de la succursale du siège
• L'entrepôt a été automatiquement assigné à VENDORS parce que c'était la valeur par défaut de mon article en consignation.

2. Créer l'envoi, imprimer la liste de prélèvement, emballer les articles

• Les articles sont prélevés dans l'entrepôt de consignation

3. Confirmer l'expédition, préparer la facture, débloquer la facture - examiner les transactions financières

• Facture : débit Comptes clients (HQ) | Crédit : Recettes des ventes (HQ)
• Stock : débit Coût des marchandises vendues (HQ)| crédit Stock appartenant au fournisseur (VENDOR)
• Inter-compagnies (si activé) : db Due From HQ | cr Due to VENDOR
• Le bilan fournisseur résultant de cette série d'opérations est le suivant :

Le montant dû par l'entreprise liée (HQ) peut être effacé lorsque nous générons nos bons de commande.

Étape 5 : Créer un bon de commande (ou un rapport) pour le(s) fournisseur(s)

Créez un état pour le fournisseur qui indique la vente d'articles au cours de la période considérée. Cet état peut être utilisé pour créer la facture du fournisseur ou la commande d'achat.

Le rapport sur les détails du compte fournit ces informations et peut facilement être exporté et importé en tant que commande.

Conclusion

Acumatica dispose d'une fonctionnalité intégrée pour gérer les scénarios de stocks en consignation et le modèle commercial d'Acumatica répond aux besoins des entreprises de distribution qui travaillent avec des stocks en consignation. L'architecture basée sur le Web permet aux fournisseurs et aux clients d'être facilement inclus dans les processus commerciaux à partir de sites distants. La tarification des utilisateurs illimités permet d'ajouter ces utilisateurs peu fréquents sans frais de licence supplémentaires.

Les scénarios abordés dans cet article etdans celui de la semaine dernièreconstituent un échantillon des différents mécanismes possibles pour la gestion des stocks en consignation. L'ajout d'interfaces EDI et de la technologie RFID peut améliorer le niveau d'automatisation, le réapprovisionnement etla gestion des stocks.

Vous avez un cas particulier en matière d'expédition ? Contactezdjohnson@acumatica.comen précisant vos besoins afin de voir si la solution peut être facilement adaptée à votre situation.