Logiciel de gestion des comptes clients

Créez des modèles de contrat pour la facturation récurrente dans le cadre du processus de gestion des comptes clients, notamment les frais mensuels, les frais d'installation, les frais de renouvellement, les frais liés à la consommation, les frais de dépassement et les frais minimaux. Précisez les dates de début et de fin, les conditions de renouvellement, les calendriers de facturation et les postes de facture. Associez les contrats à la gestion des dossiers et aux feuilles de temps des collaborateurs afin d'inclure les heures facturables et les heures consacrées au service client sur les factures.

Affectez des groupes de clients à différents comptes clients dans le grand livre et remplacez les comptes clients par défaut lors de la saisie des pièces. Acumatica assure le suivi des affectations comptables et applique les contre-passations et les montants appropriés lors de la comptabilisation des paiements, garantissant ainsi la cohérence du processus de gestion des comptes clients.

Émettez des factures et encaissez les paiements dans n'importe quelle devise. Gérez les soldes clients à la fois dans la devise étrangère et dans la devise de base. La conversion automatique des devises permet d'effectuer des ajustements en temps réel en fonction des taux en vigueur, prend en charge la triangulation des devises lors du paiement et calcule les gains ou pertes réalisés et non réalisés pour les postes non soldés. Prise en charge de plusieurs devises de base et de rapports consolidés pour des sociétés utilisant des devises de base différentes.

Gérez les certificats d'exonération fiscale, calculez automatiquement les taxes sur les ventes et la TVA sur les factures standard et les factures de prépaiement, et préparez les déclarations fiscales. Remplacez les zones fiscales par défaut des clients lors de la saisie des documents. Prenez en charge plusieurs postes fiscaux par ligne de document, déduisez la taxe du prix si nécessaire et calculez la taxe sur la taxe.

Simplifiez le recouvrement grâce à des e-mails automatisés contenant des liens de paiement ou des codes QR pour les factures, et transmettez-les à vos clients pour un paiement rapide et pratique. Les paiements reçus mettent automatiquement à jour le solde des factures en cours.

Appliquez automatiquement les limites de crédit lors de la saisie des commandes et de la facturation. Configurez les options permettant de bloquer le traitement des factures ou d'émettre des avertissements. Créez des lettres de relance pour les comptes en souffrance et y incluez les documents et frais associés ; personnalisez les messages et les pièces jointes pour faciliter la communication avec les clients. Utilisez ces contrôles en parallèle de la visibilité sur l'état des paiements, et augmentez temporairement les limites de crédit lorsque cela s'avère nécessaire.

Appliquez des remboursements partiels ou intégraux aux paiements, aux paiements anticipés et aux notes de crédit. Suivez et générez des rapports sur les soldes par client pour faciliter le rapprochement.

Facilitez la cohérence des processus de paiement en affectant automatiquement les paiements aux documents en souffrance les plus anciens. Annulez facilement les affectations de paiement erronées ; les soldes concernés sont automatiquement contre-passés.

Affichez un rapport d'ancienneté des créances par projet plutôt que par client afin de réduire le délai moyen de recouvrement (DSO) et d'améliorer l'efficacité du recouvrement.

Calculez automatiquement les commissions sur les ventes. Répartissez les commissions entre plusieurs commerciaux, associez-les à des lignes de facture spécifiques et versez-les lors de l'émission d'une facture ou à la réception du paiement. Calculez les commissions mensuellement, trimestriellement ou annuellement.

Calculer et appliquer automatiquement les frais de retard. Calculer les frais de retard en pourcentage ou en montant minimum. Annulation totale ou partielle des frais en souffrance lors du traitement d'un remboursement au client.

Passez en perte les petits soldes de factures en vous appuyant sur un plafond de passation en perte et une liste de clients éligibles, afin de garantir la conformité des passations en perte avec la politique en vigueur.

Enregistrer les produits et les charges au moment où les paiements sont perçus ou versés, et non au moment où les opérations sous-jacentes ont lieu.

Acumatica fournit une piste d'audit complète des transactions. Les enregistrements de transactions ne peuvent être ni supprimés ni annulés ; les erreurs sont corrigées au moyen d'écritures de contre-passation documentées. Le système consigne l'identifiant de l'utilisateur ayant saisi et modifié chaque enregistrement. Des notes et des pièces justificatives électroniques sont directement associées aux transactions, ce qui aide les équipes financières à examiner l'activité au niveau des comptes clients et des flux de travail financiers connexes, tels que les comptes fournisseurs.

Précisez quelles personnes et quels rôles sont autorisés à consulter ou à modifier les informations relatives aux comptes clients et aux soldes. Améliorez la précision en validant les dates figurant sur les formulaires financiers, dans les processus et les projets, et en rejetant celles qui ne correspondent pas à une période comptable du calendrier de référence.

Enchantez vos clients en leur offrant un accès en libre-service à leurs informations de compte et à leurs soldes, ainsi qu'à Acumatica Payments pour le paiement sécurisé de leurs factures.

Assurez la sécurité des processus de paiement grâce à une intégration à Authorize.Net conforme à la norme PCI DSS. Les informations sensibles relatives aux cartes de crédit ne sont pas stockées dans la base de données de l'ERP Acumatica ; le système transmet les détails des cartes des clients au centre de traitement via un canal crypté.

Activer ou désactiver les terminaux de point de vente et accepter les paiements effectués via ces terminaux. Suivre l'état des transactions et mettre à jour les paiements effectués via les terminaux de point de vente dans le système, renvoyer des transactions vers le terminal, autoriser et annuler des transactions effectuées via les terminaux de point de vente, et procéder à des remboursements complets ou partiels selon les besoins.

Améliorez votre rentabilité en transmettant des données de niveau 3 afin de réduire les taux d'interchange. Lorsqu'une transaction est enregistrée, la passerelle de paiement vérifie la carte utilisée et envoie des données par défaut au niveau des lignes au réseau de la carte. Le commerçant envoie ensuite les données correctes issues des documents sur lesquels les paiements sont comptabilisés.

Améliorez la conformité et la précision des données grâce à la détection des anomalies par apprentissage automatique, qui permet d'identifier les irrégularités dans les données. Isoler rapidement les enregistrements qui s'écartent des schémas habituels, tels que les exceptions au niveau des marges sur les commandes client.