Des systèmes hérités à un ERP moderne : les enseignements tirés de l'Arkansas Federal Credit Union

En tant que plus grande coopérative de crédit et l’une des plus grandes institutions financières de l’État, l’Arkansas Federal Credit Union (AFCU) met un point d’honneur à proposer à ses sociétaires des produits et services qui répondent à leurs besoins et leur sont utiles. Selon Jonathan Adams, vice-président et contrôleur de gestion, l’AFCU s’appuie également sur une liste de 10 valeurs fondamentales qui régissent la manière dont ses collaborateurs se traitent entre eux, ainsi que ses membres, ses fournisseurs et la communauté. Ces valeurs constituent un facteur déterminant qui lui a permis d’attirer de nouveaux clients et de soutenir sa croissance.

« Nous célébrons la mise en œuvre de toutes ces différentes valeurs fondamentales », déclare-t-il. « L’une de ces valeurs fondamentales consiste à penser différemment, ce qui implique de trouver de nouvelles façons de faire les choses. Cela peut signifier ne pas avoir peur de prendre des risques. »

« Parfois, ces risques peuvent mener à l'échec », explique-t-il, « mais dans d'autres cas, sortir des sentiers battus peut être la clé du succès ». Pour l'équipe de l'AFCU, l'un de ces risques couronnés de succès a été la décision de remplacer son système de gestion d'entreprise obsolète par la solution Acumatica, plus moderne et plus adaptable.

Jonathan explique: « Passer de Dynamics Great Plains, que nous utilisions depuis si longtemps, à Acumatica, c'était comme faire un bond de 25 ans dans le futur d'un seul coup. »

En route vers l'avenir avec Acumatica

L'AFCU a été fondée en 1956 par sept aviateurs de l'armée américaine. À l'origine, elle s'appelait « Little Rock Air Force Base Federal Credit Union » (LRAFB FCU) et répondait aux besoins financiers du personnel militaire local. La coopérative de crédit a par la suite élargi sa base d'adhérents aux communautés environnantes, raccourcissant son nom pour refléter cette croissance. Aujourd’hui, l’AFCU affiche un actif total avoisinant les 3 milliards de dollars, compte 23 agences réparties dans tout l’Arkansas (avec plus de 400 employés) et sert plus de 167 000 sociétaires.

Le succès de l’AFCU ne s’est toutefois pas fait sans difficultés. L’une des plus importantes était sa dépendance à l’égard de Microsoft Dynamics – Great Plains (GP), une plateforme sur site fonctionnant sous Windows qui était obsolète, dont la prise en charge allait bientôt prendre fin et qui était à l’origine de goulots d’étranglement au sein de l’entreprise.

« Il manquait beaucoup de fonctionnalités à Dynamics GP, et une grande partie du traitement des rapports se faisait de manière très manuelle », explique Jonathan. « Les fonctionnalités dont nous avions besoin n’étaient tout simplement pas disponibles. Par exemple, nous utilisions plusieurs systèmes pour le traitement des comptes fournisseurs. »

Jonathan et l'équipe de direction savaient qu'il était temps de se séparer de GP et de trouver une solution moderne, sécurisée et basée sur le cloud, capable de :

• Éliminer leurs goulots d'étranglement
• Automatiser les contrôles clés en matière de conformité
• Favoriser la prise de décision

De plus, l'AFCU savait que le nouveau système devait s'intégrer de manière transparente à l'ensemble des fonctions tout en offrant efficacité, flexibilité et évolutivité. C'est donc sur les conseils et avec l'aide de son conseiller de longue date, Bartlett, Pringle & Wolf (BPW), qu'elle a choisi Acumatica.

« Acumatica nous offre une solution tout-en-un pour un très grand nombre de tâches différentes. »

Déroulement de la mise en œuvre chez AFCU et avantages qui en ont découlé

L'un des nombreux facteurs qui contribuent à la réussite de la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP) réside dans la gestion de la transition vers un système moderne — et les dirigeants de l'AFCU s'y sont pleinement engagés.

« La première chose que nous avons faite, c’est de nous engager tous ensemble dans ce changement », explique Jonathan. « Toute mise en place d’un système d’envergure demande du travail, et cela s’ajoute à nos tâches quotidiennes ; j’étais donc vraiment fier de mon équipe pour s’être engagée à relever ce défi. »

L’étape suivante a consisté à travailler en étroite collaboration avec BPW pour élaborer des plans de test, que BPW a ensuite transformés en workflows et processus qu’AFCU pourrait utiliser à l’avenir. Mais la mise en œuvre chez AFCU n’a pas été tout à fait traditionnelle. Jonathan explique qu’une fois les données réelles intégrées au système de test, ils ont organisé une « chasse au trésor », au cours de laquelle l’équipe a exploré les capacités du système, favorisant ainsi la familiarisation et la maîtrise dès le départ.

Dès que l'AFCU a commencé à utiliser Acumatica, qui a permis de regrouper sur une seule plateforme la gestion des comptes fournisseurs, l'amortissement des immobilisations, les charges différées et le reporting des cartes de crédit d'entreprise, les avantages se sont rapidement fait sentir. Parmi ceux-ci, on peut citer :

• Une transparence et un contrôle accrus (par exemple, la gestion des dépenses liées aux cartes de crédit d'entreprise) afin de garantir le respect des règles et la responsabilité.
• Amélioration de l'efficacité grâce à l'accélération du processus de validation des factures, ce qui a permis à l'équipe chargée des comptes fournisseurs de doubler la fréquence des paiements des factures.
• Amélioration des rapports, offrant à la direction une meilleure visibilité sur les performances financières.
• Suppression des silos de données et amélioration de la précision.

Grâce au modèle d'Acumatica offrant un nombre illimité d'utilisateurs, l'AFCU permet à chaque membre de son équipe d'y accéder et se développe sans aucune contrainte.

La plateforme flexible d'Acumatica offre à l'AFCU davantage d'efficacité et de contrôle

L'AFCU se tourne vers l'avenir en s'appuyant sur Acumatica, une solution intuitive et facile à utiliser, et Jonathan est impatient de tirer parti de cette nouvelle flexibilité. « S’il y a quelque chose que je souhaite rendre plus rapide, plus performant, plus puissant, plus ambitieux ou simplement meilleur, j’ai le sentiment de pouvoir y parvenir grâce à Acumatica. Je devrai peut-être faire appel à BPW pour ajuster certains paramètres ou changer de cap, mais nous avons déjà connu tellement de succès… simplement en pouvant modifier et mettre à jour le système selon nos besoins. »

Il ajoute : « Nous savons simplement que, à mesure que les circonstances évoluent et que de nouveaux besoins apparaissent, nous pouvons accomplir beaucoup de choses grâce à Acumatica. »

L'AFCU a fait un bond en avant en adoptant Acumatica, et elle est désormais prête à tirer pleinement parti des outils avancés d'Acumatica, conçus pour favoriser la croissance de l'entreprise, afin de poursuivre son développement et d'offrir un service exceptionnel à sa communauté.

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