Sheoga Hardwood Flooring passe à la vitesse supérieure grâce à Acumatica

Depuis 1982, Sheoga Hardwood Flooring fournit à ses clients des parquets massifs et contrecollés de qualité, qu’elle scie, finit et contrôle en interne. Cette entreprise familiale de fabrication, située dans l’Ohio, emploie une équipe d’artisans locaux hautement qualifiés qui contribuent à la production de ses parquets sur mesure et préfinis, fabriqués aux États-Unis.

Bien que Sheoga ait réussi à fabriquer un produit de grande qualité et durable pendant plus de deux décennies, sa croissance a été freinée par sa dépendance vis-à-vis de Macola Technologies (rachetée par Exact Software en 2001). Cette solution obsolète et cloisonnée a engendré de nombreux problèmes en matière de gestion des stocks, des ventes et de la comptabilité, notamment un manque total de visibilité opérationnelle. La frustration suscitée par Macola et ses inefficacités a conduit les dirigeants de Sheoga à rechercher une nouvelle solution.

Avec l'aide d'un consultant, ils ont évalué plusieurs progiciels de gestion intégrée (ERP), notamment Sage One, Oracle NetSuite et Acumatica. Le choix s'est imposé de lui-même : devenir client d'Acumatica.

« Nous apprécions la simplicité d’utilisation d’Acumatica, sa flexibilité, sa configuration et la possibilité d’apporter des modifications au système », explique Larry Yoder, directeur des opérations. « Cela a largement dépassé nos attentes. »

Les défis à surmonter avant de réussir avec Acumatica

Sheoga fait sécher à l'air libre son bois d'œuvre haut de gamme, destiné à la fabrication de meubles — issu de la région des Appalaches — pendant plusieurs mois avant de le sécher au four, de l'homogénéiser et de le conditionner jusqu'à atteindre un taux d'humidité précis ; une fois ce processus terminé, le bois est stocké dans son entrepôt à température contrôlée. Sheoga s'assure ensuite de l'absence de défauts, puis scie et finit le bois pour en faire ses parquets et lambris reconnus dans le secteur.

Malheureusement, la supériorité de ses processus de fabrication ne se retrouvait pas dans les processus de gestion des stocks, de vente et de distribution de Sheoga. La plupart — voire la totalité — des problèmes opérationnels de Sheoga trouvaient leur origine chez Macola, notamment son incapacité à fournir des inventaires en temps réel.

« Ces informations n'étaient pas exactes et étaient toujours obsolètes. Nous ne comptabilisions pas les consommations avant la facturation et nous nous appuyions essentiellement sur les inventaires physiques », explique M. Yoder.

Il va sans dire que le fait de travailler avec des stocks obsolètes a été à l'origine de nombreuses inefficacités.

« Ma plus grande frustration avec le système Macola, c’était que nous avions tendance à toujours prendre du retard sur les commandes clients, car il n’y avait tout simplement aucune visibilité ni aucun suivi », explique M. Yoder. « D’un coup, la commande arrivait à échéance et il n’y avait aucun moyen de la retracer ou de voir qu’elle allait arriver la semaine suivante. Tout reposait sur des traces papier manuelles, ce qui était source de beaucoup de frustration. »

Ces suivis manuels sur papier ont donné lieu à des listes d'inventaire inexactes, ce qui a empêché l'équipe commerciale de fournir aux clients des informations sur l'état d'avancement de leurs commandes et a entraîné des retards dans celles-ci. Charmaine Kepes, responsable des comptes clients et administratrice système, explique que les commerciaux vendaient des produits déjà réservés, car les articles n'étaient prélevés du stock disponible qu'une fois facturés.

Mais les difficultés ne s’arrêtaient pas là. Mme Kepes ne parvenait pas à trouver ni à exporter facilement des données dans Macola, qui fonctionne sur des serveurs sur site. Les commerciaux ne pouvaient pas accéder à distance au système ; ils devaient donc appeler Mme Kepes, qui passait des heures au téléphone à leur transmettre le peu d’informations dont elle disposait. Elle passait également des heures à créer de nouveaux articles dans Macola, qui finissaient par être transformés en devis, puis en commandes manuscrites remises en main propre à l’atelier.

Il n'était pas rare de perdre des commandes de production, et l'atelier devait informer le personnel administratif lorsqu'une commande était terminée. Outre ces difficultés récurrentes, Nic Farrant, directeur financier, explique que les rapports de l'entreprise étaient établis manuellement à partir de multiples exportations.

« Macola a été de loin le projet le plus difficile sur lequel j'ai jamais travaillé pour essayer d'extraire des informations des rapports, et chaque fois que j'avais besoin d'un élément différent, je devais m'adresser à Charmaine, voire faire appel à une source externe pour nous aider à créer une nouvelle requête. »

De la frustration à l'épanouissement grâce à Acumatica

La décision de mettre en œuvre Acumatica Manufacturing Management Edition a marqué le début d'une nouvelle ère pour l'entreprise. Sheoga a mis en œuvre Acumatica avec l'aide de son partenaire technologique, Parallel Solutions, partenaire certifié « Gold » d'Acumatica.

« Jeff et Laura maîtrisaient bien Macola, ce qui leur a permis de récupérer nos bases de données et d’importer un grand nombre d’informations. Nous n’avons pas eu à repartir de zéro pour la saisie des données ; ils ont pu extraire ces informations », explique M. Kepes.

La mise en œuvre réalisée par des experts a permis d’obtenir des avantages qui ont transformé l’entreprise, notamment l’accès à des données précises. M. Yoder explique : « Avec Macola, personne ne faisait confiance au système. Lors du passage de Macola à Acumatica, il y a eu une période de transition pendant laquelle il a fallu gagner cette confiance. Les utilisateurs ont dû s’en servir, s’impliquer dans le processus, et au fil du temps, ils ont pris conscience que ces chiffres étaient exacts et qu’ils pouvaient s’y fier. »

Outre l'acquisition de données fiables, l'équipe de Sheoga s'attache également à :

• Nous avons obtenu une visibilité en temps réel sur les stocks, ce qui a permis d'éliminer les inventaires physiques manuels et d'assurer le suivi des matières premières.
• Amélioration de la gestion des stocks, grâce à la mise à disposition de données sur les niveaux de stock et le réapprovisionnement, tout en réduisant les niveaux de stock de 40 %.
• Nous avons remplacé la nomenclature (BOM) complexe de Macola par celle d'Acumatica, qui fonctionne en temps réel, est facile à utiliser et personnalisable, ce qui a permis d'améliorer les opérations et de fournir des données essentielles sur les indicateurs clés de performance (KPI).
• Des opérations en atelier rationalisées, formalisées et automatisées.
• Nous avons acquis le configurateur de produits d'Acumatica, qui permet d'obtenir des informations sur les produits les plus vendus par type de bois, dimension et teinte ; de définir une tarification adéquate pour toutes les options et références ; et d'assurer un transfert automatique vers une nomenclature, garantissant ainsi la mise à jour des stocks pour chaque commande.

La mise en œuvre de l'ERP de fabrication Acumatica a radicalement transformé le mode de fonctionnement de Sheoga. Non seulement l'entreprise a supprimé le papier, mais la clôture mensuelle et la facturation sont désormais beaucoup plus rapides.

« Si un client appelle pour demander une copie d’une facture, c’est très simple de la lui envoyer », explique M. Kepes. « Il me suffit d’accéder à la facture et de cliquer sur “Transférer” ou “Envoyer”. Avec notre ancien logiciel, je devais sortir la facture du tiroir, la numériser, l’enregistrer, puis la transférer depuis mon adresse e-mail personnelle plutôt que depuis le logiciel lui-même. C’est donc un gain de temps considérable. »

Elle ajoute : « Lorsqu'un client appelle et demande : “Combien dois-je ?”, je peux afficher un relevé des arriérés en deux clics. Avant, il me fallait quelques minutes pour accéder à l'écran approprié et trouver les informations recherchées. Désormais, je peux le faire en deux clics. »

Kepes a également réduit le temps consacré à l'analyse de l'ancienneté de ses créances, passant de plusieurs jours à quelques minutes.

« Il n’y avait pas de fonction de création de relevés dans Macola », explique-t-elle. « Au milieu du mois, je passais généralement une demi-journée, voire plus, à examiner l’ancienneté des créances, à identifier les clients en retard de paiement, à rechercher le client concerné, à imprimer le relevé d’ancienneté, à le numériser dans un fichier informatique, puis à joindre le fichier numérisé à un e-mail destiné au client. Parfois, il me fallait deux jours pour effectuer cette vérification et l’impression. Désormais, j’utilise la fonction de relevé de compte d’Acumatica, et il ne me faut que cinq minutes pour préparer et envoyer ou imprimer le document. »

Pour Yoder, la gestion des stocks constitue l'une des principales améliorations : cela va de la visualisation des niveaux de stock réels (ce qui évite notamment de devoir saisir manuellement les stocks dans Macola ou d'attendre la fin du processus de séchage au four pour le faire) à la création de leurs propres tableaux de bord d'expédition, en passant par l'accès mobile pour tous les membres de l'équipe.

« Maintenant que nous utilisons Acumatica, je peux littéralement travailler de n’importe où. La semaine dernière encore, le propriétaire m’a appelé pour me poser une question. J’étais sur le terrain de golf, et j’ai pu sortir mon téléphone pour lui donner les informations qu’il demandait », explique M. Farrant.

Un avenir solide avec Acumatica

Grâce à la solution ERP cloud conviviale d’Acumatica, qui sert de base à ses opérations, Sheoga a amélioré son service client grâce à des données en temps réel et à un système de recherche de données intuitif et facile à utiliser (qui fait gagner du temps aux employés), tout en réduisant les effectifs administratifs nécessaires au traitement des données, ce qui a permis de diminuer les coûts de main-d’œuvre et d’optimiser la gestion des stocks.

Au final, la production est en hausse, les améliorations se poursuivent (par exemple, Sheoga collabore avec Parallel Solutions pour mettre en œuvre l'application CRM d'Acumatica) et les avantages offerts par Acumatica contribuent à assurer un avenir solide à Sheoga.

« Nous avons des projets de croissance ambitieux que nous ne pourrions pas mener à bien sans Acumatica », déclare M. Yoder.

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