Soutenir l'avenir des organisations à but non lucratif : entretien avec Teri Carpenter

Les organisations à but non lucratif jouent un rôle essentiel en comblant des lacunes. Elles répondent à des besoins non satisfaits, renforcent les communautés et œuvrent pour le bien-être des individus, des familles et de la société dans son ensemble. Cependant, elles peuvent être freinées dans cette mission par les mêmes défis organisationnels auxquels sont confrontées les entreprises à but lucratif.

Aujourd'hui, Teri Carpenter, de Carpenter Associates, partenaire d'Acumatica, nous fait part de son expertise sur le secteur à but non lucratif et explique comment la solution ERP cloud Acumatica aide les organisations à but non lucratif à surmonter les obstacles opérationnels pour mener à bien leur mission.

Pourriez-vous nous parler un peu de Carpenter Associates et de ce que vous faites pour les associations à but non lucratif ?

J'ai fondé Carpenter Associates en 2004. Nous sommes une entreprise fonctionnant entièrement à distance et comptons des consultants et des techniciens répartis de Washington, D.C. à la Californie. Nous couvrons ainsi un vaste territoire et accompagnons des entreprises dans tout le pays. Nous proposons une large gamme de services, notamment la mise en œuvre, l'assistance et la formation en matière de logiciels ERP. Notre responsable du conseil et des opérations est certifié Lean Six Sigma Green Belt (un professionnel certifié en résolution de problèmes et en amélioration des processus basées sur les données) ; nous aidons donc également les organisations à améliorer leurs processus opérationnels.

Je travaille dans le secteur des organisations à but non lucratif depuis la fin des années 1990, et je dirais qu’environ 60 % à 70 % de nos clients sont des organisations à but non lucratif. Pour ces organisations, nous sommes devenus des experts en intégrations. La plupart des organisations à but non lucratif utilisent d'autres systèmes essentiels à leur mission en plus de leurs systèmes financiers, tels que des logiciels de gestion d'association ou de facturation Medicare. Ces outils doivent être intégrés au système principal de gestion d'entreprise et de comptabilité de l'organisation, et Carpenter Associates est spécialisée dans ces personnalisations et intégrations.

Comment les organisations à but non lucratif modernes optimisent-elles leurs activités — ou comment devraient-elles s'y prendre ?

Les organisations à but non lucratif répondent à des besoins variés, mais elles sont en réalité confrontées aux mêmes défis que les entreprises à but lucratif. Beaucoup utilisent encore des systèmes obsolètes offrant un accès limité à l'information. Les possibilités de reporting sont restreintes. L'accès au système pour les membres de l'organisation est limité. Elles recherchent donc toutes une solution plus moderne, capable de fournir des informations en temps réel et de permettre à un plus grand nombre de personnes au sein de l'organisation d'accéder au système.

Nous sommes en 2026. Il fut un temps où, pour trouver une information, il fallait avoir l'Encyclopedia Britannica sur son étagère ou se rendre à la bibliothèque. Aujourd'hui, il suffit de prendre son téléphone et de demander à Siri ou à Google. Et hop ! On obtient la réponse. Nous nous attendons tous à avoir l'information à portée de main, et nous attendons la même chose de nos systèmes de gestion d'entreprise.

Quelles sont les principales tendances et innovations qui façonnent la transformation organisationnelle des organisations à but non lucratif ?

Encore une fois, l'accès immédiat aux données. Nous fournissons des logiciels à des organisations qui viennent en aide aux personnes âgées, aux personnes handicapées et aux sans-abri. Elles gèrent des foyers d'accueil, des travailleurs sociaux et des intervenants sur le terrain. Ces derniers ont besoin d'accéder aux informations sur les clients. Ils doivent saisir leurs propres rapports, leurs données de temps et de déplacement, ainsi que les relevés d'utilisation des fournitures dans le système de gestion de l'association. Les systèmes ERP modernes comme Acumatica constituent un outil formidable, car tout cela peut être effectué depuis une tablette ou un téléphone. Vous êtes connecté immédiatement. Et lorsque vous rentrez chez vous à la fin de la journée, votre travail administratif est terminé. Vous n’avez pas besoin de vous asseoir pour rédiger vos rapports et les envoyer. Vous l'avez déjà fait. Et vous pouvez vous concentrer sur les objectifs réels de votre organisation à but non lucratif plutôt que sur la paperasse. Une technologie comme Acumatica, qui donne aux gens accès à l'information et la liberté de saisir des données depuis n'importe où, est vraiment révolutionnaire. Les organisations à but non lucratif peuvent réagir rapidement à l'évolution des circonstances, prendre de bonnes décisions fondées sur des données et répondre plus vite aux besoins. Cela les aide à poursuivre leur mission.

Quels sont les principaux défis opérationnels liés à la gestion organisationnelle des associations à but non lucratif ? Comment leur conseilleriez-vous de relever ces défis ?

Cela nous ramène aux systèmes hérités. Comme je l’ai dit, les organisations à but non lucratif ont besoin de données rapidement. Elles ont besoin que ces données soient exploitables. Elles doivent pouvoir se connecter à des applications essentielles à leur mission, ce que les anciennes technologies client-serveur ne permettent pas. Elles doivent pouvoir permettre à plusieurs personnes d’utiliser le système. L’une des choses que j’apprécie particulièrement chez Acumatica, c’est l’accès illimité pour les utilisateurs. Si j'embauche cinq personnes supplémentaires, je peux me permettre de leur donner accès à Acumatica, car il n'y a pas de coût par utilisateur. Les systèmes hérités qui facturent par utilisateur peuvent limiter la portée des organisations à but non lucratif, mais si vous économisez ces frais par utilisateur, vous pouvez les réinvestir dans votre mission.

D'après votre expérience, quelles sont les stratégies de gestion qui se sont révélées les plus efficaces pour les organisations à but non lucratif ? Comment les solutions ERP dans le cloud, telles qu'Acumatica, peuvent-elles soutenir ces stratégies ?

De nombreuses associations fonctionnent de la même manière depuis de nombreuses années et ont pris l’habitude de ne faire les choses que de cette façon. La stratégie principale consiste donc à leur ouvrir les yeux sur les possibilités offertes par la technologie. Vous n’avez plus besoin de créer manuellement des rapports, de les envoyer aux parties prenantes, puis de répondre aux questions qu’ils soulèvent. Désormais, il vous suffit de donner à vos parties prenantes l'accès à votre logiciel de gestion des associations. Avec Acumatica, elles peuvent se connecter, obtenir leurs propres rapports et répondre à leurs propres questions grâce à des tableaux de bord spécialement configurés pour elles. Et tout cela en toute sécurité. Les utilisateurs peuvent voir ce qu'ils ont besoin de voir sans avoir accès à des informations qui ne leur sont pas destinées. Ainsi, l'une des principales stratégies organisationnelles pour les associations consiste simplement à prendre conscience des avantages qu'un système moderne de gestion des associations peut leur apporter.

Quelles fonctionnalités une organisation doit-elle rechercher dans un logiciel ERP dédié à la gestion des associations à but non lucratif ?

Il y en a tellement ! Les intégrations sont absolument essentielles. La gestion des adhésions, la gestion des subventions, le suivi des études de cas, les boutiques en ligne… Toutes ces tâches sont gérées dans des applications différentes, et le logiciel ERP d’une association doit pouvoir s’y connecter de manière transparente. Acumatica s’intègre à pratiquement tout.

Il est également essentiel de disposer d'une structure de sous-comptes très flexible. Si vous lancez un nouveau programme ou projet, vous devriez pouvoir accéder à votre système, ajouter ce programme ou projet à votre plan comptable et générer immédiatement des rapports à son sujet. La flexibilité des rapports est absolument cruciale.

L'accès illimité permet également de gagner du temps, d'économiser des efforts et d'éviter les pertes de revenus. Nous avons un client qui travaille avec des personnes souffrant d'un handicap mental, et qui dispose d'une équipe chargée de tondre les pelouses. Ces personnes sont rémunérées pour ce travail. Auparavant, elles remettaient des reçus papier une fois le travail terminé, en espérant simplement que le paiement soit effectué et enregistré quelque part. Désormais, depuis le terrain, ils peuvent simplement saisir les données depuis leur téléphone portable. Le système envoie la facture. Il enregistre les recettes, et si le paiement n'arrive pas, ils peuvent envoyer un rappel. Cela permet d'économiser énormément d'efforts et d'argent.

À votre avis, à quoi ressemblera l'avenir des organisations à but non lucratif ? Comment pensez-vous que les technologies d'entreprise, comme Acumatica, puissent contribuer à cet avenir ?

L'avenir des organisations à but non lucratif est incertain à l'heure actuelle, car les fonds fédéraux se tarissent. Pour continuer à aller de l'avant, il est essentiel de bien cerner la situation et de déterminer le type de financement dont vous avez besoin. La suite comptable NonProfit+ est intégrée à Acumatica pour la gestion des subventions, des programmes et des fonds. Elle étend les fonctionnalités de base d’Acumatica en matière de comptabilité et de reporting. Grâce à elle, vous pouvez gérer les fonds affectés et non affectés. Vous pouvez également gérer les subventions, enregistrer toutes les dépenses par subvention, imputer les frais indirects et générer des prélèvements en temps opportun. Vous pouvez rapidement décider quand rechercher de nouvelles subventions, quand rechercher des financements privés, etc. Elle peut être gérée par service ou par programme. Vous pouvez disposer de toutes sortes de segmentations et être en mesure de générer des rapports à n'importe quel niveau. Elle peut littéralement vous faire gagner des semaines de temps chaque mois. Combinée à Acumatica, elle rassemble toutes vos informations en un seul endroit et vous permet de continuer à maintenir le cap.