Soutenir l'avenir des organisations à but non lucratif : entretien avec Teri Carpenter

Les organisations à but non lucratif jouent un rôle essentiel en comblant des lacunes. Elles répondent à des besoins non satisfaits, renforcent les communautés et œuvrent pour le bien-être des individus, des familles et de la société dans son ensemble. Cependant, elles peuvent être freinées dans cette mission par les mêmes défis organisationnels auxquels sont confrontées les entreprises à but lucratif.

Aujourd'hui, Teri Carpenter, de Carpenter Associates, partenaire d'Acumatica, nous fait part de son expertise sur le secteur à but non lucratif et explique comment la solution ERP cloud Acumatica aide les organisations à but non lucratif à surmonter les obstacles opérationnels pour mener à bien leur mission.

Pourriez-vous nous parler un peu de Carpenter Associates et de ce que vous faites pour les associations à but non lucratif ?

J'ai fondé Carpenter Associates en 2004. Notre entreprise fonctionne entièrement à distance et compte des consultants et des techniciens répartis de Washington, D.C. à la Californie. Nous couvrons donc un vaste territoire et travaillons avec des entreprises dans tout le pays.

Nous proposons toute une gamme de services, notamment la mise en œuvre de logiciels ERP, l'assistance et la formation. Notre responsable du conseil et des opérations est titulaire d'une certification Lean Six Sigma Green Belt (certification professionnelle en résolution de problèmes et amélioration des processus fondées sur les données) ; nous aidons donc également les entreprises à optimiser leurs processus opérationnels.

Je travaille dans le secteur des organisations à but non lucratif depuis la fin des années 1990, et je dirais qu’environ 60 % à 70 % de nos clients sont des organisations à but non lucratif. Pour ces organisations, nous sommes devenus des experts en intégrations. La plupart des organisations à but non lucratif utilisent d'autres systèmes essentiels à leur mission en plus de leurs systèmes financiers, tels que des logiciels de gestion d'association ou de facturation Medicare. Ces outils doivent être intégrés au système principal de gestion d'entreprise et de comptabilité de l'organisation, et Carpenter Associates est spécialisée dans ces personnalisations et intégrations.

Comment les organisations à but non lucratif modernes optimisent-elles leurs activités — ou comment devraient-elles s'y prendre ?

Les organisations à but non lucratif répondent à des besoins différents, mais elles sont en réalité confrontées aux mêmes défis que les entreprises à but lucratif. Beaucoup utilisent encore des systèmes obsolètes offrant un accès limité à l'information. Les possibilités de reporting sont restreintes. L'accès à ces informations pour les membres de l'organisation est limité.

Ils recherchent donc tous une solution plus moderne, capable de fournir des informations en temps réel et de permettre à davantage de personnes au sein de l'organisation d'accéder au système.

Nous sommes en 2026. Il fut un temps où, pour trouver une information, il fallait avoir l'Encyclopedia Britannica sur son étagère ou se rendre à la bibliothèque. Aujourd'hui, il suffit de prendre son téléphone et de demander à Siri ou à Google.

Et voilà. Vous avez la réponse. Nous voulons tous avoir l'information à portée de main, et nous attendons la même chose de nos systèmes de gestion d'entreprise.

Quelles sont les principales tendances et innovations qui façonnent la transformation organisationnelle des organisations à but non lucratif ?

Encore une fois, l'accès immédiat aux données. Nous fournissons des logiciels à des organisations qui viennent en aide aux personnes âgées, aux personnes handicapées et aux sans-abri. Ces organisations gèrent des foyers collectifs, des travailleurs sociaux et des intervenants sur le terrain.

Les collaborateurs sur le terrain ont besoin d'accéder aux informations sur les clients. Ils doivent saisir leurs propres rapports, leurs données de temps de travail et de déplacement, ainsi que les relevés de consommation de fournitures dans le système de gestion de l'association. Les systèmes ERP modernes comme Acumatica constituent un outil formidable, car toutes ces opérations peuvent être effectuées depuis une tablette ou un téléphone. Vous êtes connecté instantanément.

Et quand vous rentrez chez vous à la fin de la journée, vos tâches administratives sont déjà réglées. Vous n'avez pas besoin de vous asseoir pour rédiger vos rapports et les envoyer. Vous l'avez déjà fait. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les objectifs concrets de votre association plutôt que sur la paperasse.

Une technologie comme Acumatica, qui permet aux utilisateurs d'accéder à l'information et de saisir des données où qu'ils se trouvent, est véritablement révolutionnaire. Les organisations à but non lucratif peuvent ainsi s'adapter rapidement à l'évolution de la situation, prendre des décisions éclairées fondées sur des données et répondre plus vite aux besoins. Cela leur permet de poursuivre leur mission.

Quels sont les principaux défis opérationnels liés à la gestion organisationnelle des associations à but non lucratif ? Comment leur conseilleriez-vous de relever ces défis ?

Cela nous ramène à la question des systèmes hérités. Comme je l’ai dit, les organisations à but non lucratif ont besoin de données rapidement. Elles ont besoin que ces données soient exploitables. Elles doivent pouvoir se connecter à des applications stratégiques que les anciennes technologies client-serveur ne sont pas en mesure de prendre en charge.

Ils doivent pouvoir permettre à plusieurs personnes d'utiliser le système. L'un des aspects que j'apprécie particulièrement chez Acumatica, c'est l'accès illimité pour les utilisateurs. Si j'embauche cinq personnes supplémentaires, je peux me permettre de leur donner accès à Acumatica, car il n'y a pas de coût par utilisateur.

Les systèmes traditionnels qui facturent à l'utilisateur peuvent limiter la portée des associations à but non lucratif, mais si vous économisez ces frais par utilisateur, vous pouvez réinvestir cette somme dans votre mission.

D'après votre expérience, quelles sont les stratégies de gestion qui se sont révélées les plus efficaces pour les organisations à but non lucratif ? Comment les solutions ERP dans le cloud, telles qu'Acumatica, peuvent-elles soutenir ces stratégies ?

De nombreuses associations fonctionnent de la même manière depuis de nombreuses années et ont pris l'habitude de ne faire les choses que de cette façon. La stratégie principale consiste donc à leur ouvrir les yeux sur les possibilités offertes par la technologie. Vous n'avez plus besoin de créer manuellement des rapports, de les envoyer aux parties prenantes, puis de répondre à leurs questions à ce sujet. Désormais, il vous suffit de donner à vos parties prenantes un accès à votre logiciel de gestion d'association.

Grâce à Acumatica, ils peuvent accéder à leurs propres rapports et trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions grâce à des tableaux de bord spécialement conçus pour eux. Et tout cela en toute sécurité. Les utilisateurs peuvent voir ce qu’ils ont besoin de voir sans avoir accès à des informations qui ne leur sont pas destinées. Ainsi, l’une des principales stratégies organisationnelles pour les associations consiste simplement à prendre conscience des avantages qu’un système moderne de gestion des associations peut leur apporter.

Quelles fonctionnalités une organisation doit-elle rechercher dans un logiciel ERP dédié à la gestion des associations à but non lucratif ?

Il y en a tellement ! Les intégrations sont absolument essentielles. La gestion des adhésions, la gestion des subventions, le suivi des études de cas, les boutiques en ligne… Toutes ces tâches sont gérées dans des applications différentes, et le logiciel ERP d’une association doit pouvoir s’y connecter de manière transparente. Acumatica s’intègre à pratiquement tout.

Il est également essentiel de disposer d'une structure de sous-comptes très flexible. Si vous lancez un nouveau programme ou projet, vous devriez pouvoir accéder à votre système, ajouter ce programme ou projet à votre plan comptable et générer immédiatement des rapports à son sujet. La flexibilité des rapports est absolument cruciale.

Un accès illimité permet également de gagner du temps, d'économiser des efforts et d'éviter les pertes de revenus. Nous avons un client qui travaille avec des personnes souffrant d'un handicap mental, et qui dispose d'une équipe de jeunes hommes proposant des services de tonte de pelouse. Ils sont rémunérés pour cela. Auparavant, ils remettaient des reçus papier une fois le travail terminé et espéraient simplement que le paiement soit bien effectué et enregistré quelque part.

Désormais, lorsqu'ils sont sur le terrain, ils peuvent simplement saisir les données depuis leur téléphone portable. Le système se charge d'envoyer la facture. Il enregistre les recettes, et si le paiement n'est pas effectué, ils peuvent envoyer un rappel. Cela permet vraiment de gagner beaucoup de temps et d'argent.

À votre avis, à quoi ressemblera l'avenir des organisations à but non lucratif ? Comment pensez-vous que les technologies d'entreprise, comme Acumatica, puissent contribuer à cet avenir ?

L'avenir des organisations à but non lucratif est incertain à l'heure actuelle, car les fonds fédéraux se tarissent. Pour continuer à aller de l'avant, il est essentiel de bien cerner la situation et de déterminer le type de financement dont vous avez besoin. La suite comptable NonProfit+ est intégrée à Acumatica pour la gestion des subventions, des programmes et des fonds. Elle élargit les fonctionnalités de base d'Acumatica en matière de comptabilité et de reporting.

Cet outil vous permet de gérer à la fois les fonds soumis à des restrictions et ceux qui ne le sont pas. Vous pouvez également gérer les subventions, enregistrer toutes les dépenses associées à ces dernières, répartir les frais indirects et générer des prélèvements en temps opportun. Vous pouvez ainsi déterminer rapidement quand rechercher de nouvelles subventions, quand vous tourner vers des financements privés, etc.

Il peut être géré par service ou par programme. Vous pouvez définir toutes sortes de segmentations et générer des rapports à n'importe quel niveau. Cela peut littéralement vous faire gagner plusieurs semaines de travail chaque mois. Associé à Acumatica, ce système centralise toutes vos informations et vous permet de maintenir le cap.