Wine Racks America ouvre la voie à un succès sans limites grâce à Acumatica

Des kits de cave à vin à monter soi-même (DIY) aux solutions de rangement sur mesure en bois et en métal, en passant par les systèmes de refroidissement, Wine Racks America fournit aux amateurs de vin particuliers et aux clients professionnels tout ce dont ils ont besoin pour stocker, conserver et déguster leurs collections de vins. Cette entreprise, dont les produits sont fabriqués aux États-Unis, aide ses clients à concrétiser leurs projets de cave à vin depuis plus de 20 ans. Cependant, pendant la majeure partie de son histoire, son potentiel de croissance et d’expansion a été limité par son recours à des systèmes disparates et à des processus manuels.

Ce n'était pas une façon viable de gérer une entreprise prospère. L'équipe de Wine Racks America a donc pris la décision de mettre en œuvre Acumatica Manufacturing Edition, ce qui a permis de redonner un nouveau souffle à l'entreprise.

Wine Racks America, spécialiste des solutions tout-en-un, adopte la solution ERP Acumatica

Selon Christian Hancock, directeur général, la « cave à vin » a connu un véritable essor en 2005, lorsque Hollywood a commencé à produire des films sur le vin. Cet intérêt croissant a stimulé l'activité, si bien que Wine Racks America a décidé de ne plus commander de pièces préfabriquées et de se mettre à usiner son propre bois brut pour fabriquer de magnifiques solutions de cave à vin artisanales.

La décision de l'entreprise s'est avérée payante, mais ses systèmes cloisonnés (notamment QuickBooks) et ses processus disparates posaient de réels problèmes. Nathan Cash, contrôleur de gestion, en souligne un particulièrement important.

« Notre équipe commerciale saisissait les commandes dans l’interface d’administration de WooCommerce », explique-t-il. « Ces commandes étaient ensuite transférées depuis ShipStation. Ce processus posait de nombreux problèmes, car lorsque nous recevions une commande comportant plusieurs produits, cela perturbait complètement cette connexion. »

Outre les problèmes de connexion, les bons de fabrication étaient imprimés sur papier et distribués manuellement. Mais ces difficultés n'étaient que la partie émergée de l'iceberg en ce qui concerne les problèmes rencontrés par Wine Racks America.

Par exemple, l'équipe ne procédait à un inventaire qu'une fois par mois, et les chiffres ne correspondaient jamais. Comme tout était géré via des tableurs, obtenir des informations — telles que les chiffres de vente de certaines gammes de produits — demandait, selon les termes de Hancock, « un effort herculéen ». Et modifier les prix sur leur site web était un processus manuel qui prenait trois mois.

« Tout était géré par des logiciels différents », explique Jennifer Strieker, responsable de la production et de la comptabilité. « Il était difficile de savoir dans quel logiciel il fallait se connecter pour obtenir certaines données. »

Et en parlant de données, M. Hancock explique qu’il était impossible d’y accéder dans QuickBooks. De plus, QuickBooks nécessitait des mises à jour régulières. « Quand cela arrivait, il fallait des semaines et des semaines pour se remettre sur les rails. Nous étions tout simplement exaspérés par ce manque de données. »

Heureusement, l'équipe de Wine Racks America a pu transformer sa frustration en satisfaction grâce à l'aide de WAC Solution Partners, un fournisseur national de logiciels de gestion d'entreprise qui a recommandé à la société de mettre en œuvre Acumatica.

« Wine Racks America avait désespérément besoin d’un processus de fabrication simple pour démarrer », explique Gary Jensen, de WAC Solution Partners. « Acumatica leur a permis de résoudre leurs problèmes initiaux, tout en leur garantissant qu’ils n’auraient pas à changer de système lorsqu’ils auraient besoin de fonctionnalités plus complexes. »

Profiter pleinement des avantages d'Acumatica

Grâce à l'aide experte de WAC Solution Partners, Wine Racks America a mis en place Acumatica et a rapidement pu en tirer de nombreux avantages, dont beaucoup liés à sa capacité d'intégration avec Shopify.

« C’est formidable de disposer d’une connexion directe entre Acumatica et le site web pour synchroniser les articles en stock, puis de synchroniser les commandes de notre site web directement dans Acumatica. Aucune intervention n’est nécessaire », explique Cash, tandis que Hancock souligne que l’intégration entre Acumatica et Shopify leur a permis d’ajouter des produits rapidement et facilement.

La solution ERP dédiée à l'industrie manufacturière d'Acumatica a également aidé Wine Racks America :

• Bénéficiez d'une visibilité de bout en bout sur l'ensemble de vos opérations.
• Réduire de 50 % les coûts de stockage du bois, ce qui permettra de dégager des liquidités pour d'autres activités.
• Réduction du nombre d'employés chargés de la comptabilité nécessaires pour gérer le processus de traitement des commandes, passant de trois à une seule personne, et suppression des frais liés au recours à un expert-comptable externe pour la gestion fiscale.
• Automatisez le processus de clôture mensuelle afin de gagner du temps, de réduire le nombre de comptables et d'alléger la charge de travail.
• Nous sommes passés d'un modèle de production « build-to-ship » à un modèle « pull-to-ship », ce qui a permis de gagner du temps et de réduire les efforts.
• Réduire les effectifs nécessaires au sein de l'équipe chargée de l'assemblage des rayonnages.

Et vous vous souvenez du temps qu’il fallait à l’équipe pour mettre à jour le site web ? Selon M. Hancock, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Désormais, une seule personne suffit (contre quatre auparavant) pour effectuer n’importe quelle modification. « Grâce à notre capacité à transférer rapidement les hausses de prix d’Acumatica vers Shopify, nous pouvons le faire en quelques minutes, alors qu’auparavant, la mise à jour des tarifs prenait des semaines et des semaines. »

D'un nombre illimité d'utilisateurs à un potentiel de croissance illimité avec Acumatica

Wine Racks America prévoit de poursuivre son expansion et, en tant que client d’Acumatica, l’entreprise tire parti des capacités apparemment illimitées de ce système ERP. Pour M. Cash, cela se traduit par une croissance de l’activité sans avoir à supporter les coûts liés à l’embauche de personnel supplémentaire. « Il n’y a pas de limite au nombre d’utilisateurs. »

Et pour M. Hancock, la capacité de Wine Racks America à gérer ses données dans Acumatica ouvre la voie à un succès durable. « Notre potentiel de croissance est illimité. »

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