Trouver la bonne solution ERP : la transformation numérique d'Eastman Music Company

[00:00:00] Lauren O'Hara : Bienvenue au podcast Acumatica ERP. C'est ici que nous explorons les innovations pratiques destinées aux entreprises en pleine croissance. Je m'appelle Lauren O'Hara et je suis responsable du marketing produit chez Acumatica. Aujourd'hui, nous recevons Ralph Torres, vice-président des opérations chez Eastman Music Company. Ralph a bâti sa carrière en dirigeant des opérations complexes au sein d'entreprises internationales, avec une solide expérience dans la mise en œuvre et l'optimisation de systèmes ERP visant à stimuler l'efficacité et la croissance.
Dans cet épisode, nous allons discuter de la manière dont Eastman a géré sa croissance et de ce à quoi ressemble la modernisation et la mise à l'échelle avec Acumatica comme base. Alors bienvenue dans l'émission, Ralph.

[00:00:56] Ralph Torres : Merci de m'accueillir ici, Lauren. Euh, ravi de vous rencontrer.

[00:00:59] Lauren O'Hara : Toi aussi. Toi aussi, enfin. Pour commencer, peux-tu nous parler un peu de ton parcours musical et de la façon dont il a influencé ta carrière à Eastman ?

[00:01:08] Ralph Torres : Euh, oui, il y a en quelque sorte un lien direct, mais aussi un lien moins direct. Je suis donc musicien. Je suis allé à l'université et à l'école pour étudier la musique, j'avais l'ambition de devenir une sorte de musicien de jazz.
J'ai quitté l'université et j'ai commencé à essayer de donner des concerts, de gagner de l'argent et de trouver comment payer mes factures en tant que musicien, et je ne me faisais aucune illusion sur ce à quoi cette vie ressemblerait. Je savais à quel point il serait difficile pour un musicien de gagner sa vie, surtout dans un genre musical qui n’est pas très populaire, comme le jazz et ce genre de choses. Mais j’ai commencé à faire plein de choses.
Je donnais des cours particuliers, j’enseignais dans un programme musical extrascolaire, je jouais partout où je pouvais et j’essayais de décrocher des concerts et ce genre de choses. Et je me suis dit que pour compléter mes revenus, je pourrais peut-être trouver un emploi en rapport avec l’industrie musicale. Et quand j’ai commencé à chercher, ça s’est avéré être...
Je pensais plutôt à, euh, travailler pour une maison de disques, comme chez Sony ou quelque chose comme ça, dans leur département jazz ou quelque chose qui... Mm... vous savez, directement lié à mon expertise. Au cours de mes recherches, je suis tombé par hasard sur Eastman Strings. À l’époque, ils s’appelaient… Techniquement, le nom de l’entreprise était Eastman Strings à l’époque, et, euh, c’était en 2008.
Et ils cherchaient un chargé de clientèle. Je me suis dit : « Oh, ça, c’est tout près de chez moi. C’est lié à la musique. Je vais voir ce que ça donne. » Et puis... Oui... 18 ans plus tard, l'entreprise a pris une ampleur considérable. Euh, quand j'ai commencé, il y avait deux sociétés, plus les usines en Chine. Aujourd'hui, il y a 11 sociétés, plus les usines en Chine.

[00:02:35] Lauren O'Hara : Waouh.

[00:02:36] Ralph Torres : Oui, oui. Waouh. L'entreprise était implantée dans deux pays quand j'ai commencé. Elle est désormais présente dans sept pays. Waouh. Ça a donc été une sacrée expansion au cours des 18 dernières années. Pour répondre à ta question sur le lien entre mon parcours musical et ce que je fais aujourd'hui : premièrement, je suis musicien. Je travaille pour un fabricant d’instruments de musique.
Ça colle, non ? Donc, j’ai commencé au service client. L’une de mes premières occasions de faire autre chose que du service client a été de gérer nos pièces détachées. Et comme je suis musicien et que je m’en sortais plutôt bien au service client, j’ai très vite pu mettre à profit mes connaissances de base en instruments pour gérer un projet aussi vaste, difficile et compliqué que la gestion de nos pièces.
Et puis, au fil des ans, je me suis impliqué dans d’autres activités liées aux produits. J’ai conçu l’un de nos saxophones les plus vendus, le 52nd Street, avec l’un de mes collègues de l’époque. Nous l'avons amélioré et perfectionné à maintes reprises depuis, mais vous savez, quand nous avons commencé à fabriquer des saxophones, c'était moi qui m'en chargeais, donc c'était génial et amusant en tant que musicien... Waouh!
de pouvoir dire que j'ai participé à la conception d'un instrument que je joue moi-même.

[00:03:40] Lauren O'Hara : Mm-hmm.

[00:03:40] Ralph Torres : Il y a donc des choses comme ça qui ont été vraiment sympas, mais il y a un autre aspect à cela, et c'est que, je veux dire, sans vouloir devenir trop philosophique sur l'éducation et ce genre de choses, l'éducation musicale est extrêmement importante.
Tous mes enfants vont suivre des cours de musique au moins jusqu'au collège, car c'est une activité humaine unique qui fait appel à la fois au cerveau gauche et au cerveau droit, et qui combine des compétences analytiques et créatives, ce que l'on ne fait pas dans beaucoup d'autres activités humaines. C'est... On n’a tout simplement pas cette opportunité quand on fait d’autres choses.
Donc, être musicien, être dans une salle de répétition et répéter la même mesure pendant des heures pour essayer de jouer correctement deux notes, c’est une discipline qui s’impose, et ce qui se passe dans votre cerveau ne se produit tout simplement pas dans d’autres types de contextes. Donc... Oui, il faut examiner la structure complexe d’Eastman, analyser et comprendre comment les choses s’articulent et fonctionnent.
Je crois sincèrement que mon parcours musical et ma formation musicale contribuent à ma capacité à gérer un projet comme celui-ci, car je dois faire preuve d’une grande créativité, mais je dois aussi m’appuyer fortement sur les données.

[00:04:48] Lauren O'Hara : J'adore ça. J'adore ça. Et je suis tout à fait d'accord. Je suis moi-même artiste, et je travaille dans le marketing, mais je ne pourrais pas être plus d'accord.
C'est un peu comme faire travailler les deux hémisphères de son cerveau, et comment ça peut aider à devenir un être humain plus épanoui en général, n'est-ce pas ? J'adore ça. C'est une excellente façon de voir les choses. Parle-moi un peu de ton rôle chez Eastman et, je veux dire, on voit en quelque sorte la transition depuis tes débuts... Oui...
euh, dans le monde du jazz, puis ton arrivée chez Eastman, donc.

[00:05:19] Ralph Torres : Oui. Euh, mon rôle est à la fois assez vague et très précis. Je suppose que c'est un peu ce qui arrive quand on atteint les plus hauts échelons d'une entreprise. Par exemple, les postes de vice-président des opérations ou de PDG varient énormément d'une entreprise à l'autre, selon la nature de celle-ci.
Mm-hmm. Et, tu sais, nous avons techniquement 16 entités physiques, euh, des entreprises à travers le monde qui fabriquent ou distribuent des produits, et je participe aux opérations dans la plupart d’entre elles. Pas directement dans nos opérations en Chine. Évidemment, il y a une barrière linguistique, une barrière horaire, mais ils gèrent eux-mêmes leur fabrication.
Mais je suis l’intermédiaire, et je dis : « Tiens, voilà ce qu’il faut améliorer », et des choses comme ça. Je travaille donc avec les usines chinoises. J’ai mis en place Acumatica pour elles. Elles l’utilisent depuis... Oh, wow... depuis un an, presque un an et demi maintenant. Je fournis donc encore beaucoup de soutien structurel aux usines et, bien sûr, je discute avec elles de l’emballage, de la façon dont elles expédient les marchandises, et de tout ça.
Nous avons des sites de fabrication au Canada et aux États-Unis. Nous venons d’ajouter une entreprise en France ce mois-ci. Nous avons une manufacture d’instruments en laiton en Suisse. Nous avons donc, vous voyez, des sites de fabrication un peu partout dans le monde. Une grande partie de mon rôle consiste à m’assurer qu’ils bénéficient du soutien structurel nécessaire...

[00:06:34] Lauren O'Hara : Mm-hmm

[00:06:34] Ralph Torres : et ils peuvent planifier leur production. En réalité, mon seul rôle avec eux est de veiller à ce qu’on reste concentrés sur l’essentiel : faire en sorte que le client obtienne ce qu’il demande, parce que… Mm-hmm… ou plutôt, nous n’avons de travail que parce que nous fournissons un service dont quelqu’un a besoin. Il faut donc s'assurer qu'ils aillent au-delà de la simple fabrication pour s'intéresser à la livraison et aux aspects fonctionnels du processus.
En utilisant les tableaux de bord, la planification de la production et tous les autres outils qu'Acumatica propose, pour que la personne à l'autre bout puisse demander : « Quand ma trompette sera-t-elle fabriquée ? » Ou : « Si j'achète une trompette, quand pourrai-je la recevoir ? » Quelque chose comme ça. Et plus précisément, comme il s’agit d’un podcast Acumatica, j’ai pu créer des postes dédiés à ce soutien.
J’ai donc une personne qui s’en charge, en quelque sorte l’administratrice de la fabrication ERP. Elle n’est pas présente sur chaque site de fabrication, mais pour toutes les entreprises qui utilisent le module de fabrication d’Acumatica, c’est elle qui les aide à le mettre en place. Mm-hmm. Elle travaille avec elles sur la manière dont elles effectuent leurs inventaires tournants.
Vous savez, tous les détails fonctionnels du puzzle. Et puis là, c'est avec nos sociétés de distribution que j'ai probablement un rôle plus concret. L'une d'elles, à Pomona, en Californie, où je... C'est en quelque sorte le siège social mondial de l'entreprise. Nous sommes assez dispersés, mais c'est le siège social et c'est aussi notre plus grande entité de distribution, notre plus grande entreprise en termes de chiffre d'affaires.

[00:07:52] Lauren O'Hara : D'accord.

[00:07:52] Ralph Torres : C'est donc là que j'ai commencé et que nous avons progressé. Nous distribuons les produits Eastman en Amérique du Nord et du Sud, ainsi que certains produits d'autres entreprises. C'est là que je suis le plus directement impliqué, simplement parce que j'y suis tous les jours, et j'ai... mis en place l'équipe du service client telle qu'elle existe aujourd'hui dans la distribution, l'entrepôt, et ce genre de choses.
Mais je travaille aussi en étroite collaboration avec notre société de distribution en Australie et en Europe.

[00:08:14] Lauren O'Hara : avec-

[00:08:14] Ralph Torres : Ouah… C'est un peu mon domaine, non ? Euh, je soutiens vraiment les entreprises de fabrication, et je m'occupe plus directement de la gestion ou de la supervision de la distribution.

[00:08:24] Lauren O'Hara : Waouh. Je veux dire, j'ai tellement de pensées qui me traversent l'esprit pendant que tu parles.
L'une d'elles, c'est que j'ai l'impression qu'aucune journée ne se ressemble. Ça a l'air très, euh, varié. Ouais. Euh, et, euh, pour revenir à ce dont tu parlais, tu sais, utiliser les deux hémisphères de ton cerveau et devoir faire preuve de créativité pour résoudre des problèmes et tout ça, j'en suis sûre. Mon autre réflexion, c'est que je sais que dans la vidéo sur les réussites que nous avons, vous parlez un peu de la rapidité avec laquelle vous pouvez intégrer des personnes avec... Oui.
Acumatica, et vous parlez de votre, euh, vous savez, l'ajout de personnes, l'ajout de rôles, et des choses comme ça. Je me demandais si vous pouviez développer un peu plus ce point et expliquer comment Acumatica facilite cela.

[00:09:04] Ralph Torres : Quand j'ai commencé chez Eastman, ils utilisaient la version Stage 100, un produit obsolète. C'était dépassé. On commençait à en arriver au point où le système tombait en panne et ce genre de choses.
Donc, le passage à Acumatica a été un véritable changement radical, ne serait-ce qu'au niveau de l'interface utilisateur de base. On est encore... on va justement migrer demain vers l'interface utilisateur moderne. On est encore... Oh, cool... en 2024, notre deuxième version. C'est sympa, parce que beaucoup de gens... Mm-hmm... sont enthousiastes à ce sujet, ceux qui ont vu à quoi ressemblent les écrans et ce genre de choses.
Mais même, même juste le passage à Acumatica quand on l'a fait en 2022, c'était un changement radical au niveau de l'interface utilisateur. Évidemment, pour nos employés actuels, ça a été un choc culturel. Genre, je ne sais plus où tout est passé, pas vrai ? Les gens qui font le même boulot depuis cinq, dix ans. Je ne sais pas où sont passés mes boutons.
Mais pour tous les nouveaux que nous avons recrutés, c'est juste que... on n'a même pas besoin de leur expliquer, n'est-ce pas ? Genre, rien que la façon dont le menu est organisé, c'est tellement plus intuitif pour une interface moderne, euh, un type d'interface utilisateur. Une blague que je fais souvent avec notre équipe, c'est : « Je ne veux pas entendre de plaintes à ce sujet.
Personne... Non, j'ai besoin d'une meilleure formation. Vous n'avez pas été formés pour utiliser Facebook et vous publiez tous les jours. » Vous n'avez pas besoin de... Et je dis ça un peu pour plaisanter, mais...

[00:10:13] Lauren O'Hara : Oui, mais...

[00:10:14] Ralph Torres : C'est un peu ce que je ressens avec Acumatica. Mm-hmm. Évidemment, c'est plus complexe que d'utiliser Facebook, car on effectue réellement des transactions financières.
Mais on comprend bien comment l'écran est organisé. Les boutons se trouvent à peu près au même endroit sur chaque écran. Il y a un bouton vert, il suffit de cliquer dessus. Vous savez, c'est conçu de manière assez intuitive, et c'est l'une des raisons pour lesquelles il est beaucoup plus facile pour nous d'intégrer un nouvel employé, c'est certain.

[00:10:38] Lauren O'Hara : Mm-hmm. J'adore cet argument.
C'est tellement difficile à chiffrer, n'est-ce pas ? Je veux dire, ça représente un gain de temps, des économies d'argent, et, et, et l'engagement, l'engagement des employés, n'est-ce pas ?

[00:10:48] Ralph Torres : Non, c'est certain. Oui. Le poste au service client chez Promona est très complexe. Ces collaborateurs font le lien entre l'extérieur et l'intérieur de l'entreprise. Il y a beaucoup de choses à apprendre dans ce métier, donc la période d'intégration prend du temps pour assimiler tout cela.
Mais l'aspect lié à l'interface informatique est beaucoup moins un obstacle : alors qu'auparavant, il fallait trois semaines avant qu'une personne se sente à l'aise pour commencer à saisir ses propres commandes, cela se fait désormais dès le premier jour, en fait. Waouh. Ils commencent, cliquent un peu partout, et ensuite on peut leur enseigner le métier pendant qu'ils apprennent le système informatique, plutôt que de les obliger à suivre des processus séparés comme c'était le cas auparavant.

[00:11:22] Lauren O'Hara : Magnifique.
J'adore ça. C'est un excellent point. Merci de nous en dire plus. D'accord. Je sais qu'Eastman a connu une forte croissance, n'est-ce pas ? Vous avez d'ailleurs évoqué dès le début le nombre d'entreprises que vous comptez aujourd'hui et le chemin parcouru. Quels sont donc les défis opérationnels auxquels vous avez été confrontés ?
Comment avez-vous su qu'il était temps de moderniser votre plateforme Sage ?

[00:11:47] Ralph Torres : Il y a en fait deux raisons. La première, c'est tout simplement la logistique de base liée à la gestion d'une entreprise à l'échelle mondiale, presque 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Nous avons un magasin en Australie qui est ouvert le samedi, ce qui nous rapproche donc assez d'un fonctionnement 24/7. Il y a une plage horaire entre samedi et dimanche matin où personne n'est présent – l'activité n'est pas en cours.
Évidemment, certaines personnes travaillent le week-end et les commerciaux, vous savez, saisissent des commandes et ce genre de choses. Mais on est assez proches d'un fonctionnement 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Ce n'était pas tout à fait le cas quand on a basculé, mais on s'en approchait déjà. Donc, le simple fait d'avoir un support disponible, un accès facile partout dans le monde. Vous savez, n’importe qui ayant utilisé un ancien système, quelque chose qui n’est pas basé sur le cloud ou, vous savez, la façon dont Acumatica est configuré pour que l’on puisse se connecter depuis un navigateur web.
Devoir se connecter à distance, dès que vous dites : « Oh, j’ai dû me connecter à distance », c’est comme, eh bien, c’est tout un casse-tête sur la façon de... Tu sais, est-ce que la connexion à distance fonctionne aujourd’hui ? Si ce n’est pas le cas, eh bien, il est minuit chez moi. L'Europe ne pourra pas travailler aujourd'hui, à moins qu'un informaticien en ligne ne réponde par hasard à son appel et établisse la connexion.
Quiconque a travaillé dans ce genre d'environnement... Mm... comprend à quel point il est difficile de simplement gérer une journée de huit heures, sans parler de l'étendre à une journée de 24 heures.

[00:13:01] Lauren O'Hara : Oui.

[00:13:01] Ralph Torres : C'était énorme. L'accès, c'était vraiment, vraiment crucial. Et puis aussi, tu sais, Mike, notre prestataire de services informatiques, était très préoccupé par la sécurité.
Du jour au lendemain, on est passés à une solution en ligne, et comme on perdait toute la sécurité offerte par l'accès à distance, Acumatica répondait parfaitement à nos besoins sur ce point. C'était quelque chose que nous recherchions, quoi qu'il en soit, car cela faisait partie du problème. L'autre aspect du problème était que nos données devenaient tout simplement trop difficiles à utiliser et à analyser. À cause de la structure de Sage, où chaque entreprise est une entité distincte, nous avions des numéros de modèle qui pouvaient techniquement correspondre au même produit, mais il y avait peut-être des variations d'une entreprise à l'autre.
Parfois, j’en arrivais à me dire : « Je ne pense pas que cette transaction se soit bien passée. Y avait-il un problème de données ? » Et parfois, notre service d’assistance répondait : « Oh oui, j’ai réécrit les données. Ça devrait aller maintenant. » Ça a l’air terrible. Mais qu’est-ce que… Comment est-ce même possible ? Comment avez-vous pu faire ça ?
Mais c'est ça, vous savez, c'est... C'était buggé, n'est-ce pas ? Il fallait le réparer, et ils avaient des solutions de contournement et des moyens de le réparer. Donc je... Je veux dire, je perdais complètement confiance. Genre, est-ce que ce virement a vraiment eu lieu ? Vous savez, les choses se bloquaient et puis ça... Je ne connais pas les aspects techniques, mais ça commençait à devenir très stressant... Mm-hmm
euh, certaines des choses qu'on entendait de la part de notre partenaire d'assistance Sage à l'époque. Donc voilà, c'était l'autre aspect. C'est comme si, écoutez, si on continue à ajouter des entreprises, on a besoin d'un processus de reporting beaucoup plus rationalisé.

[00:14:27] Lauren O'Hara : Oui.

[00:14:27] Ralph Torres : Et puis, pour la deuxième partie, je dois aussi m'assurer que les gens puissent se connecter tous les jours.
Ça devient trop compliqué. Les gens voyagent de plus en plus. Ils veulent pouvoir accéder au système ERP. Nous avons formé notre équipe commerciale à saisir ses commandes dans Sage, et ils y parvenaient, mais cela est devenu un obstacle parce que, vous voyez, ils devaient se rendre dans leur chambre d’hôtel, se connecter, accéder au serveur distant pour saisir leurs commandes de la journée, et, oh, ça ne marche pas.
Et c'est vraiment difficile sans cette flexibilité pour les personnes qui veulent travailler tard le soir, le week-end... Mm-hmm... pour s'adapter à leur vie ou à leurs déplacements, quels qu'ils soient.

[00:15:01] Lauren O'Hara : Mm-hmm. Mm-hmm. Pourriez-vous nous en dire un peu plus sur la facilité d'utilisation dans un environnement multi-sociétés ?

[00:15:06] Ralph Torres : Le plan comptable est le même partout.
Il sert donc de base : toutes les données y transitent, elles doivent passer par le service financier d'une manière ou d'une autre.

[00:15:14] Lauren O'Hara : Oui.

[00:15:14] Ralph Torres : Tu sais, le simple fait d’avoir un plan comptable unique nous facilite vraiment la vie. Nous devons toutefois avoir des locataires distincts, pour une raison assez complexe liée à la gestion multidevise et multi-locataires, et aussi si l’on a des activités de fabrication.
C’est vrai, mais ça fonctionne quand même très bien pour nous, car la structure des données est la même à la base. Mm-hmm. C'est donc ça, c'est l'élément essentiel concernant la gestion multi-sociétés. Pour les trois dernières sociétés que nous avons ajoutées, je l'ai fait moi-même. Notre VAR ne nous a même pas aidés. Évidemment, ils nous ont aidés à mettre en place tout le travail nécessaire pour y parvenir par le passé.
Littéralement, notre VAR était en vacances pendant que je créais la société OBO et son

[00:15:53] Lauren O'Hara : des amis.

[00:15:54] Ralph Torres : Il n'en savait même pas rien avant de rentrer de vacances, et on en a plaisanté en disant que, euh, ce n'était pas nécessaire. Donc, vous savez, si vous avez quelqu'un de dévoué et prêt à se familiariser avec le produit et le logiciel, alors vous pouvez faire beaucoup de choses par vous-même... Mm-hmm
que je n’aurais pas cru possibles. Même quand on a commencé avec Acumatica, mais certainement pas avec Sage. Quand on a ajouté la nouvelle société OBO, j’avais déjà ma structure d’attributs pour les articles en stock. Donc, dès que mon responsable des données produits les a ajoutés, il ne restait plus qu’à ajouter l’identifiant de la succursale de cette société à tous nos rapports.
Ce n'était pas automatique, mais nous savions exactement ce qu'il fallait faire, et pour nos rapports, mon... j'ai un collègue qui s'occupe de la plupart de nos rapports. Il a simplement pu l'ajouter à tous les rapports. Il m'a dit : « Ouais, toi, je vais m'occuper de ceux-là, tu sais, ceux qu'on consulte tous les jours, je les aurai prêts d'ici la fin de la semaine.
Ceux dont on a besoin pour les revues mensuelles, je les aurai prêts d’ici la fin du mois, pas de problème. » C’est ça, le simple fait de pouvoir faire ça, et tout s’intègre parfaitement parce que l’infrastructure de base est la même partout.

[00:16:52] Lauren O'Hara : C'est génial. J'adore ça. Je veux dire, je sais que ce n'est pas... ce n'est pas super simple, mais la façon dont tu le dis, tu vois, donne l'impression que tu es un magicien, non ?
Genre, oh, regarde, je peux faire... Et, et les problèmes, tu sais, on en revient à la résolution de problèmes, n'est-ce pas ? C'est tellement amusant d'essayer de se dire : « Je peux le faire. »

[00:17:10] Ralph Torres : Je tiens à préciser qu’Acumatica ne m’a pas demandé de faire ça. Donc, si quelqu’un écoute ça, vous… le travail se fait en interne. Vous savez, c’est à vous de définir votre structure.
Exactement. Vous devez déterminer comment faire passer vos grands compartiments dans vos petits compartiments, ce qui est important pour vous en matière de reporting, et ce qui ne l'est pas.

[00:17:27] Lauren O'Hara : Mm-hmm.

[00:17:28] Ralph Torres : Une fois ce travail effectué, l'infrastructure et le système sont configurés dans Acumatica pour faciliter les choses. D'accord. Par exemple, les attributs… nous utilisons beaucoup les attributs.
Mm-hmm. Mais il y a d'autres éléments que nous pourrions utiliser, comme la règle du pays d'origine par rapport à celle du fabricant. Cela nous indique si le produit est distribué ou fabriqué. Nous pouvons faire preuve de créativité dans la manière dont nous structurons les données afin de pouvoir dire : « Voici le point de données que nous voulons absolument faire ressortir. »
D'accord. Et puis, comme vous effectuez ce travail supplémentaire, puisque vous mettez en place cette structure, c'est ce qui rend le tout dynamique à mes yeux, évolutif et facile à enrichir une fois que cette structure est en place.

[00:18:03] Lauren O'Hara : Mm-hmm. Je suppose que ça m'amène tout droit à la question de la mise en œuvre, n'est-ce pas ?
C'est vrai, tu insistes beaucoup sur le fait de savoir exactement où tu veux que tes données aillent, n'est-ce pas ?

[00:18:14] Ralph Torres : Mm-hmm.

[00:18:14] Lauren O'Hara : Alors, pouvez-vous nous en dire un peu plus sur le déroulement de la mise en œuvre, et, euh, ce qui vous a le plus marqué, et, euh, comment votre équipe… vous êtes clairement un fervent défenseur de la solution, n'est-ce pas ?
Vous êtes manifestement un utilisateur chevronné d'Acumatica. Alors, comment votre équipe contribue-t-elle également à cette réussite ?

[00:18:37] Ralph Torres : Oui. Bon, pour en venir à la phase de mise en œuvre, je… euh… on ne peut pas y échapper. C’est… c’est difficile. Vous savez, c’est encore de loin l’une des choses les plus difficiles que j’ai jamais faites dans ma carrière professionnelle, surtout en passant d’un système comme Sage à Acumatica.
C'est un véritable bouleversement culturel pour notre personnel. C'est pénible. Mm-hmm. C'est pénible, et c'est difficile parce qu'on demande à l'ensemble de l'organisation qui utilise le système RPU, ce qui représente généralement une grande partie de l'entreprise, de changer ce qu'ils utilisent, l'outil principal dont ils se servent. C'est donc pénible et difficile. Il faut simplement gérer les attentes en précisant que ça ne va pas être facile.
C'est le plus gros obstacle. Il faut juste comprendre qu'il n'y a pas de version de ce processus qui soit facile. Même si le système ERP l'automatise. Même si nous en arrivons au point où plus aucun d'entre nous n'a d'emploi parce que l'IA s'en charge, ça restera difficile parce que les gens ne font plus ce qu'ils faisaient hier, et c'est très dur... Mm-hmm
à faire accepter aux humains. Nous n'aimons pas le changement. Donc, dans ce contexte, nous avons été confrontés à un problème particulièrement unique lors de la transition, ou plutôt dans la manière dont nous avons décidé de l'aborder, à savoir que nous avions à l'époque trois sociétés basées aux États-Unis pour lesquelles notre équipe commerciale travaillait. Ainsi, lorsque nous avons décidé de la manière dont nous allions procéder, la grande question était la suivante : devons-nous simplement transférer Eastman, la société principale ?
Ou devons-nous transférer l'ensemble de ces trois sociétés ?

[00:19:59] Lauren O'Hara : Oui

[00:20:01] Ralph Torres : Et j'ai décidé de m'attaquer à ces trois entreprises. Je le referais sans hésiter, mais c'est vraiment pénible.

[00:20:07] Lauren O'Hara : Mais ça a été dur. Ça a été dur.

[00:20:09] Ralph Torres : Ça a été difficile.

[00:20:11] Lauren O'Hara : Vraiment... C'est trois fois plus difficile.

[00:20:13] Ralph Torres : C'est bien plus que ça. C'est d'une complexité exponentielle, car il y a une tâche que nous avons dû accomplir d'un seul coup et que nous n'aurions pas eu à faire autrement : tous les mappages.
Car dans Sage, nous vendons à l'entreprise X, alors qu'il s'agit en réalité des entreprises X1, X2 et X3, trois entités distinctes bien qu'elles portent toutes le nom X. Donc, quand on a voulu transférer les commandes en cours et les comptes clients en cours, j’ai dû mapper cet identifiant dans Sage, cet identifiant, cet identifiant dans la société 1, 2, 3, qui correspond désormais à cette société dans Acumatica. Il y a donc eu beaucoup de travail sur les mappages, beaucoup de nettoyage.
Du côté comptable, les plans comptables étaient différents pour toutes les sociétés, car ils étaient spécifiques à chacune d’entre elles. Mm-hmm. Parce que le plan comptable d’Eastman comprend les ventes d’instruments à vent en bois, d’instruments à vent en cuivre, de guitares et de percussions, n’est-ce pas ? Mais le plan comptable de Haynes, ou de la société de flûtes, ne comprenait que les instruments à vent en bois, et ils n’avaient pas été créés en même temps par les mêmes personnes, même s’il s’agissait de la même entreprise.
Il y a donc eu beaucoup de travail de préparation pour y parvenir. Mais le plus important, et je l'ai dit sur scène, je l'ai dit dans les autres podcasts que j'ai faits à ce sujet, c'est de ne pas recréer votre processus, de ne pas recréer les données que vous avez dans votre structure existante. C'est pour ça que vous quittez votre structure existante.

[00:21:20] Lauren O'Hara : Mm-hmm.

[00:21:20] Ralph Torres : En fait, ça a donné lieu à de nombreuses discussions entre moi, le directeur financier, notre contrôleur de gestion et l'équipe comptable. Bon, je ne suis pas comptable. À ce stade de ma vie et de ma carrière, j'en sais quand même pas mal sur la comptabilité, notamment parce que je travaille avec le système ERP et que c'est clairement le maillon central de tout ça.
Mais, vous savez, je ne comprenais pas vraiment, vraiment, vraiment à 100 % les subtilités du plan comptable avant de me lancer dans ce projet... Mm-hmm... et de m'y mettre. Et vous savez, eux aussi commençaient à mettre les choses en place. Je me suis dit : « Les gars, je crois qu’on se prend la tête pour rien. Que ce soit entre les attributs de produit, les sous-comptes ou quelque chose que j’ai vu dans une démo, je ne pense pas qu’il faille un grand livre séparé pour ce type de vente.
On n’a pas besoin d’un grand livre pour les saxophones et d’un autre pour les flûtes. On a juste besoin d’un pour les instruments à vent. On s’intéresse juste à la division des instruments à vent, non ? » Eh bien, oui. D'accord, je peux te fournir des chiffres de vente basés sur les données produit, sur la classe d'articles, ou sur un attribut de la classe d'articles. Je pourrais, je pourrais faire toutes ces autres choses via mes rapports.
Donc, une grande partie de ça, c'était moi qui, au moins, regardais ce qu'il y avait comme rapports disponibles. Genre, on n'allait pas, on n'utilisait pas Velixo au début, mais on savait que ça existait. Mm-hmm. Il a donc fallu que je me forme beaucoup. Si je devais prendre en charge les rapports sur ce sujet, ou au moins gérer la structure de notre façon de procéder, je devais comprendre les outils de reporting.
Vraiment comprendre les outils de reporting aussi vite que possible. Comprenez le concept de ce qu’est une demande générique. Comprenez comment cela se passe si vous examinez un produit comme Velixo. Parce que moi, je ne savais pas comment rédiger une demande générique, mais je comprenais qu’elles existaient, et j’en ai vu une être créée par notre revendeur à valeur ajoutée.
J’ai dit : « Montre-moi simplement ce que c’est. » Ça m’a suffi pour me dire : « D’accord. Je finirai bien par y arriver. Voyons d’abord la structure de base. » Il s’agissait donc en grande partie de décomposer toutes les tâches spécifiques que nous faisions dans Sage et de les regrouper dans les catégories les plus larges possibles, afin d’obtenir le minimum d’informations nécessaires à notre fonctionnement.

[00:23:11] Lauren O'Hara : Mm-hmm. Mm-hmm.

[00:23:12] Ralph Torres : Et c'est justement ce à quoi nous avons consacré beaucoup d'efforts : regrouper les informations des trois entreprises dans ces grandes catégories. Nous avons ainsi pu passer de — je ne me souviens plus du chiffre exact, mais il s'agissait de centaines de comptes généraux pour comptabiliser nos ventes — à seulement cinq aujourd'hui.

[00:23:28] Lauren O'Hara : Ouah.

[00:23:28] Ralph Torres : Maintenant, ils sont simplement classés par grandes divisions.
Ainsi, au niveau le plus élevé, le PDG peut voir comment se porte son activité de bois par rapport à celle des cuivres et des instruments à vent à l'échelle mondiale, grâce aux rapports de ventes et à toutes ces autres données. Mais même à ce moment-là, on pouvait dire : « Bon, eh bien, on vend des tubas. » Vous voyez ? Nous vendons notre gamme d'instruments de base en fonction des catégories d'articles, mais du côté de la comptabilité générale, il n'y a que cinq grandes catégories.

[00:23:51] Lauren O'Hara : Ouah.

[00:23:51] Ralph Torres : Mais s'il souhaite obtenir des rapports sur les composants de cette classe d'articles, pas de problème. C'est désormais possible. Mais, encore une fois, je comprends qu'on puisse y arriver. Je voulais simplement que cela reste aussi simple que possible.

[00:24:00] Lauren O'Hara : Oui. Je crois que ça ressemble à, enfin, ça ressemble à une combinaison de ce que tu disais, tu sais, ne pas recréer les données que tu as déjà depuis des années, ou ne pas recréer la structure, c'est ça ?
Oui. Mais en même temps, euh, simplifier considérablement les choses, et ça semble être une combinaison, tu vois, de la plateforme Acumatica et de ta capacité à... Ouais... examiner tes données et dire : « Voilà comment on veut que ça soit dans Acumatica. Simplifie ça. »

[00:24:29] Ralph Torres : Oui. Oui. Ensuite, quand nous avons procédé à la mise en œuvre proprement dite, nous avons eu un peu de chance.
C'était en novembre 2022.

[00:24:38] Lauren O'Hara : D'accord.

[00:24:39] Ralph Torres : C'était après ce cauchemar logistique lié à la COVID, quand des centaines de... euh... porte-conteneurs étaient bloqués au large du port de Los Angeles, tout ça, tu vois ?

[00:24:49] Lauren O'Hara : Oui.

[00:24:49] Ralph Torres : Les vannes s'étaient ouvertes, donc on ne manquait pas de commandes. On ne manquait pas de commandes à expédier. On ne l'a donc pas fait exprès en novembre, parce que c'est après notre haute saison.
Notre haute saison, c'est après la rentrée scolaire, car on travaille beaucoup avec les écoles. Donc, euh, le timing, c'est un autre aspect. Assurez-vous de le faire, vous savez, ce n’est pas qu’il n’y ait jamais le moment de faire quoi que ce soit. Mais assurez-vous de le faire quand vous pouvez vous en occuper, et ça va vous faire un peu mal parce que vous ne... Vous pensez savoir à quoi va ressembler une facture, mais vous ne réalisez pas les différentes versions que vous avez créées de vos factures existantes.
« Oh, j’avais oublié qu’on en avait besoin. J’avais oublié qu’on en avait besoin. » Il y aura donc beaucoup de travail une fois que vous aurez mis le système en place, euh, ou peut-être pas. Peut-être que vous avez… Peut-être que vous l’avez déjà fait et que vous avez un revendeur à valeur ajoutée qui s’occupe de toute cette configuration. Mais pour la plupart des entreprises, je suis presque sûr que c’est ce qui se passe. Vous pensez savoir ce qui va se passer, et puis le premier jour, ouais, tout part en vrille.
Vous avancez à l'instinct pendant une semaine ou deux, puis peu à peu, votre équipe commence à comprendre comment traiter les commandes, comment faire passer la facturation par le service comptable, et vous commencez à répéter ces tâches et à comprendre pourquoi ça ne marche pas, pourquoi je ne peux pas... oh, je n'ai pas le stock au bon endroit.
Vous savez, on comprend, on commence à cerner les problèmes parce que, vous savez, Sage vous laissait faire beaucoup de choses juste parce que c'était possible, alors qu'avec Acumatica, il y a vraiment beaucoup plus de choses à faire de la bonne manière pour que la transaction financière se déroule correctement. Il faut donc le faire correctement.
On ne peut pas le faire dans le désordre. Donc, j’ai passé beaucoup de temps à apprendre ça au début, et une chose que j’ai faite, c’est de dire tout de suite à l’équipe commerciale : « Où est mon rapport ? Où sont les informations que j’ai l’habitude d’obtenir ? » Elles ont disparu. Vous vous souvenez quand je vous ai dit qu’on allait faire ça ? C’est ce que ça voulait dire. Quand j’ai dit que tout allait disparaître, c’est ce que je voulais dire.
Maintenant, c’est parti. J'ai donc été très stricte avec toute l'équipe au début. Ne me demandez pas de créer quoi que ce soit pour vous tant que vous ne m'avez pas montré quels rapports dans Acumatica vous avez déjà essayé d'utiliser. Alors utilisez ce qui est là... Je ne voulais pas repartir de zéro, recréer tout ce que nous avions avant. Oui. Il y avait un rapport sur les objectifs de vente quotidiens que nous avions tiré de, de, euh, Sage via l’un des outils de reporting dont j’avais, dont, bon, dont nous avions besoin.
J’ai donc travaillé avec Arvar à l’époque. Avant la transition, j’ai travaillé avec ISS là-dessus, et j’ai dit : « Hé, Troy, j’ai vraiment besoin de ce rapport. Donne-moi juste celui-là. Pour tout le reste, on verra plus tard. » Donc, une fois que nous avons eu fini, et que nous avons franchi cette première étape consistant simplement à envoyer les factures, les questions ont commencé à affluer.
Comment je trouve ça ? Comment je trouve ça ? Allez, tu vois dans le module des commandes client, tu vois là où c'est écrit « rapports » ? Va là-bas et commence à cliquer sur les boutons. Débrouille-toi... avec les outils pour lesquels on vient de payer avant de me demander d'en créer un nouveau.

[00:27:24] Lauren O'Hara : Oui.

[00:27:25] Ralph Torres : Et puis on a identifié les lacunes, pas vrai ? On s'est dit : « D'accord, je comprends.
Je vois pourquoi ça ne correspond pas à notre façon de travailler. Modifions ce rapport. Je vois qu'on a besoin d'informations, mais présentées un peu différemment. Payons pour faire modifier ce rapport. » Très bien, maintenant on a franchi cette première étape. Apprenez-moi les GI. Et puis, euh, ISS, ou Arvar, très bien, apprenons à créer des GI. Il a donc créé quelques GI avec moi.
Je me suis dit : « D'accord, je comprends. Je pourrais m'en occuper. » Et c'est là que nous avons... nous avons ajouté, euh, l'un de nos premiers nouveaux postes, genre, ERP opérationnel mondial, c'était un, un rapport...

[00:27:55] Lauren O'Hara : Ooh... un

[00:27:55] Ralph Torres : ingénieur en reporting. C'était donc un collaborateur de l'une de nos sociétés qui faisait un excellent travail en aidant à mettre en place leurs tableaux de bord et en créant des indicateurs de performance pour le secteur de la fabrication.
Je me suis dit : « Bon, ce type, il s'y connaît », alors je l'ai débauché, et maintenant il s'occupe du reporting global pour l'entreprise. Et pourtant, il n'a pas de formation dans ce domaine. Il est... vous savez, c'est un musicien lui-même. Mais c'est aussi un technophile, un mordu d'informatique. Il a failli se lancer dans des études d'informatique, mais il a décidé de se consacrer à la musique. Et donc, c'est un super boulot pour lui maintenant.
Il a la chance de travailler pour une maison de disques.

[00:28:24] Lauren O'Hara : Oui.

[00:28:25] Ralph Torres : Et maintenant, on passe nos journées devant les ordinateurs... et on rédige des rapports pour les autres. Bien sûr, ils sont bien plus complexes et structurés qu'à l'époque, mais vous savez, on s'est appuyés sur ce qu'on avait appris à nos débuts : repérer les lacunes dans les rapports, puis y remédier.

[00:28:41] Lauren O'Hara : Oui. Oui. Je crois comprendre, enfin, tu sais, on a déjà un peu parlé de la facilité d'utilisation et de la façon dont ça peut aider les gens à adopter le système. Mais je pense aussi, Ralph, que ce que tu essaies de dire, ou ce que tu dis, c'est que c'est aussi extrêmement personnalisable, n'est-ce pas ? Par exemple, on peut s'asseoir devant Acumatica et se dire : « Bon, on a besoin de ce rapport.
Trouvons un moyen d'obtenir ce rapport », c'est ça ? Ou bien, on peut prendre ce qui existe déjà et le modifier pour l'adapter à nos besoins. C'est bien ça ?

[00:29:08] Ralph Torres : Oui, tout à fait. On a beaucoup appris en… Disons qu’on n’utilise pas beaucoup les outils de création de rapports. C’est… Mm-hmm… un peu dépassé, tu vois, les factures. Mais on a quand même besoin de factures, n’est-ce pas ? Et on doit, on doit faire en sorte que ces informations soient transmises.
Mais même pour quelque chose comme ça, tu vois, pouvoir obtenir nos codes SH pour les taxes à l'importation sur tous nos différents produits, eh bien, ce n'est pas si facile pour nous parce qu'on a quatre entreprises différentes en Europe, et elles ont des codes SH différents. Non, trois entreprises différentes en Europe et une au Canada, et elles ont toutes des codes SH différents, et elles sont toutes dans le même principe.
Je veux dire, comment je vais faire pour qu'elles impriment leur code SH pour leurs exportations, tu vois ? Et c'est là qu'on utilise simplement des attributs. Je vais juste créer un attribut pour... Ouais... Code SH Canada, code SH Royaume-Uni, HJ. Donc maintenant, c'est un attribut pour l'article, on pourrait l'ajouter au concepteur de rapports. Mm-hmm. C'est comme ça que ça marche, n'est-ce pas ?
D'accord. Si cette succursale saisit ce code SH. Il y a donc beaucoup de choses que nous avons pu, que j'ai pu apprendre simplement en regardant l'écran du concepteur de rapports. Il y a une chose formidable qui fait une énorme différence par rapport à notre Sage, mais je suppose que c'est similaire à la plupart des systèmes ERP modernes. Il y a tellement de choses : premièrement, la communauté Acumatica ; deuxièmement, les formations proposées par Acumatica sur son site web éducatif ; et troisièmement, tant de revendeurs veulent vous compter parmi leurs clients qu'ils proposent des formations gratuites pour vous faire découvrir leur entreprise, mais c'est un contenu fantastique.
Il y a tellement d’informations sur YouTube... Oui... et les ressources de formation d’Acumatica. C’est énorme, ne serait-ce que pour l’adoption par les utilisateurs. Mais, euh, pouvoir apprendre par nous-mêmes à faire des requêtes génériques avec les requêtes génériques existantes dans Acumatica et, oh, c'est comme ça qu'ils ont construit ça, puis simplement développer ça.
Ouais. Ça nous permet d'être créatifs et de trouver... Mm-hmm... des solutions aux problèmes... Mm-hmm... par nous-mêmes sans avoir à aller demander à quelqu'un d'autre.

[00:30:52] Lauren O'Hara : Et voilà, on en revient encore à la créativité, n'est-ce pas ?

[00:30:54] Ralph Torres : Oui.

[00:30:55] Lauren O'Hara : J'adore ça. J'adore ça. Chez Acumatica, on entend souvent dire que les gens, et je sais que vous en avez parlé vous aussi, apprécient la visibilité.
Les gens apprécient la visibilité des données, n'est-ce pas ? Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur la façon dont cette simulation se traduit concrètement ? Je sais que nous en avons déjà un peu parlé, que nous avons abordé le sujet, mais plus précisément, comment le fait de disposer de cette source unique et centralisée de vérité a réellement changé la façon dont vous et votre équipe prenez des décisions, percevez les choses et y réagissez.

[00:31:26] Ralph Torres : Oui. Il y a deux types de données que je commence à distinguer à mesure que nous avançons dans ce projet. Il y a d'une part les données sur lesquelles il faut agir dès aujourd'hui, et d'autre part celles qu'il faut analyser pour prendre des décisions. Et nous apprenons nous-mêmes tout au long de ce processus ce qu’est un tableau de bord, et ce pour quoi Acumatica est plus performant par rapport à Evolent Reports.
Nous sommes donc en train de refaire nos tableaux de bord dans Acumatica pour offrir cette visibilité : « Tu devais expédier ça hier, tu ne l’as pas fait, maintenant c’est en rouge, occupe-t’en. » Il y a donc beaucoup de ce genre de visibilité, n’est-ce pas ? Comme le vert, le rouge, le jaune… Le jaune, le vert et le rouge, c’est tellement universel. On comprend que si c’est jaune, il faut s’en préoccuper.
Donc, pouvoir définir ces éléments, puis les traduire en données dans Acumatica et simplement les présenter à quelqu’un sur un tableau de bord, c’est extrêmement utile. Pour certaines choses, on ne va même pas jusque-là, on crée juste une requête générique. Je dis : « Je ne veux voir aucune expédition qui ne date pas de ce mois-ci avant la mi-mois.
Nous devrions avoir expédié tout ce qui devait l’être au cours des deux dernières semaines. Ne laissez passer aucune expédition. Si c’est le cas, je veux que vous mobilisiez des ressources pour régler cette expédition et que vous déterminiez pourquoi elle a été retardée. » Voilà le genre de choses que nous pouvons faire simplement grâce à une visibilité de base sur les données, ce qui rend les choses assez faciles.
Ensuite, il y a des choses bien plus complexes, comme déterminer comment notre entreprise s’en sort avec cette version américaine des droits de douane : droits de douane, pas de droits de douane, droits de douane, pas de droits de douane, droits de douane, pas de droits de douane, puis hors du territoire… Et même avec ça, nous avons pu parler de flexibilité, n’est-ce pas ? Chez Eastman, on ne se soucie pas vraiment des coûts au dédouanement parce qu’on s’approvisionne en interne, donc je me dis : « Je me fiche de la différence entre les frais de transport et le montant de la facture, on s’approvisionne en interne. »
Je ne peux pas acheter une trompette à quelqu’un d’autre, donc je n’utilise pas le coût au dédouanement pour, euh, analyser le total des dépenses par fournisseur, n’est-ce pas ? Mais tout à coup, les droits de douane sont devenus un élément important, pouvant représenter une partie du prix d’achat d’un produit, alors nous avons ajouté le coût au débarquement. Nous avons donc pu le faire, car Acumatica prend en compte les coûts de livraison.
Mm-hmm. Nous avons donc trouvé une solution créative pour intégrer les droits de douane dans les coûts de livraison, afin que notre coût des ventes soit cohérent avec les augmentations de prix que nous avons dû appliquer pour essayer de, vous savez, récupérer une partie de la différence, une partie de la

[00:33:31] Lauren O'Hara : Un fossé. Oui.

[00:33:32] Ralph Torres : Il est évident que cette dernière année, il a été très difficile de gérer les droits de douane.
Nous y sommes parvenus. Nous avons même utilisé des champs personnalisés pour nous aider à distinguer les commandes clients touchées par une hausse des droits de douane de celles qui ne l'étaient pas. C'est encore une fois une question de créativité. C'est le genre de visibilité qui nous permet de réfléchir : « Bon, j'ai besoin de ce résultat, voici mes données d'entrée. »
Quels boutons allons-nous actionner dans Acumatica et quelles lacunes ces boutons présentent-ils pour obtenir ce résultat ? Mm-hmm. Je veux donc savoir si quelqu'un a saisi une commande et si nous avons dû en augmenter le prix pour aider à couvrir les coûts des droits de douane, et si nous l'avons fait sur cette commande client ? Oh, champ défini par l'utilisateur, frais de douane.
C'est une case à cocher sur une commande client. Il y a donc beaucoup de façons différentes de procéder, c'est un exemple de ce que cela permet. Et cela rejoint la question de la visibilité. Mm-hmm. Désormais, quoi qu’il arrive dans le monde en matière de droits de douane à l’avenir, nous avons une visibilité sur ce qui se passe, sur ce qui s’est passé par le passé et sur la manière dont cela a eu un impact.
Ou des choses d’une plus grande envergure, du genre : « Bon, nous devons passer en revue tous nos bilans et comptes de résultat », afin de disposer d’un rapport consolidé qui nous permette de voir cela. Une partie très complexe de notre activité réside dans le fait que nous achetons et vendons beaucoup entre nous. Donc, peu m’importe que nous vendions pour un million de dollars de clarinettes de Bacun aux États-Unis si j’ai encore un million de dollars de clarinettes Bacun en stock aux États-Unis.
Ce qui m’importe, c’est le sell-through. Nous sommes donc désormais en mesure de créer des rapports où quatre entités différentes s'échangent des marchandises pour acheminer un produit du point A au point B, mais nous disposons désormais d'un rapport sur les ventes réelles qui nous permet de dire : « Voici ce que nous vendons réellement à l'extérieur de notre groupe, et pas seulement en interne.
C'est... Waouh... ce que nous nous sommes vendus à nous-mêmes, ce que nous avons vendu à l'extérieur, et voici comment cela affecte l'ensemble de notre situation financière globale », ce que vous n'obtiendriez pas en vous contentant d'examiner le compte de résultat d'une seule entreprise.

[00:35:17] Lauren O'Hara : Oui. Oui, tout à fait. Ça a l'air tellement, tellement compliqué, mais fascinant. Je veux dire, pour en revenir à la question de la visibilité, pouvoir voir tout ça et vraiment comprendre ce que vous avez, vous-mêmes par rapport à une autre de vos entités.
Mm.

[00:35:31] Ralph Torres : Oui.

[00:35:32] Lauren O'Hara : Comment votre équipe utilise-t-elle Acumatica au quotidien ? Pouvez-vous m'en dire un peu plus à ce sujet, Ralph ? Par exemple, combien de personnes en font partie, et comment tirez-vous parti des fonctionnalités d'Acumatica ?

[00:35:43] Ralph Torres : Il serait presque plus simple de dire combien de personnes ne le sont pas.

[00:35:47] Lauren O'Hara : J'adore ça.

[00:35:48] Ralph Torres : Par exemple, dans l'atelier de production, tous les utilisateurs ne s'en servent pas.
À l'entrepôt, aucun des emballeurs ne s'en sert. Mais beaucoup de personnes dans notre entreprise l'utilisent. Nous avons plus de 200 utilisateurs qui utilisent activement Acumatica au moins une fois par semaine. La plupart des utilisateurs s'en servent quotidiennement. La plupart des utilisateurs y consacrent probablement six heures par jour, entre le travail sur Acumatica et la gestion des e-mails.

[00:36:12] Lauren O'Hara : Oui.

[00:36:12] Ralph Torres : Euh, ce genre de choses. On s'en sert donc beaucoup. On ne pourrait pas faire tourner notre entreprise sans ça. Et vous l'avez déjà dit tout à l'heure, mais je pense que la façon la plus simple de l'exprimer est la suivante : vous savez, Acumatica est notre véritable source unique de données, mais cela n'est vrai que si elle reflète fidèlement... Oui
ce qui se passe dans le monde réel. Ainsi, chaque fois que nous avons besoin d'une représentation numérique de ce qui s'est passé dans le monde physique, nous essayons d'utiliser Acumatica pour répondre à ce besoin.

[00:36:43] Lauren O'Hara : Mm. »

[00:36:43] Ralph Torres : Car au bout du compte, tout cela se répercute sur les résultats financiers, et c'est bien de ça qu'il s'agit, c'est vraiment le cœur du sujet : il s'agit de rendre compte de ce que nous avons vendu et de ce que nous avons gagné.

[00:36:53] Lauren O'Hara : Mm-hmm.

[00:36:54] Ralph Torres : Pouvoir faire cela… Encore une fois, dans le but ultime de simplement offrir au client ce dont il a besoin.

[00:37:00] Lauren O'Hara : Oui. Oui. Eh bien, évidemment, oui. Je veux dire, c'est l'objectif principal, n'est-ce pas ? Donc, comme vous l'avez dit, beaucoup de gens utilisent Acumatica. Parlez-nous un peu, très rapidement, je sais que c'est un sujet dont nous parlons beaucoup chez Acumatica parce que nous en sommes très fiers : les licences d'utilisation et comment, ou comment... Oh...
... comment cela fonctionne, et en quoi cela profite à Eastman.

[00:37:21] Ralph Torres : Oui, tout à fait. Vous savez, avec tout ça, il y a d'autres coûts quand on embauche une nouvelle personne ou qu'on nomme quelqu'un à un nouveau poste, n'est-ce pas ? Et les coûts informatiques font partie de ces coûts qui peuvent tout simplement exploser, euh... du jour au lendemain, sans qu'on s'en rende compte.
Tout passe à un modèle de consommation SaaS, n'est-ce pas ? Et généralement, c'est par utilisateur, n'est-ce pas ? On est même en train de chercher des solutions pour, euh, comment entretenir nos machines ? Est-ce qu'on va utiliser Acumatica, un outil externe ? Tu sais, on cherche toujours des moyens de mettre en place un produit qui fasse quelque chose.
Mais ensuite, tu as ces frais par utilisateur, c'est comme si l'évolutivité, ça, ça tue tout, non ? On se dit : « Bon, maintenant je dois payer 60 dollars par utilisateur. » Ça ne va pas ruiner une entreprise comme la nôtre, mais je ne vais pas laisser tous les utilisateurs l'utiliser. Ouais. Maintenant, je dois, maintenant je dois faire plus d'efforts pour déterminer le nombre minimum de personnes pour lesquelles je peux obtenir une licence tout en tirant ce dont nous avons besoin de ce produit, sans que cela devienne un obstacle.

[00:38:18] Lauren O'Hara : Oui.

[00:38:18] Ralph Torres : N'est-ce pas ? Et si je me trompe d'un côté, on a gaspillé notre argent parce qu'on ne peut pas utiliser le produit. Si je me trompe de l'autre côté, j'ai gaspillé notre argent parce qu'on paie pour des licences dont on n'a pas besoin. Oui. Donc, rien que la gestion informatique, c'est probablement ce qui me dérange le plus dans tout ça. C'est comme si on devait constamment se dire : « Tu sais, une personne, ce n'est pas juste une personne qui travaille. »
Il y a un dollar au-dessus de sa tête. Maintenant, je dois calculer le retour sur investissement, n'est-ce pas ? Je ne veux pas faire ce calcul. Je ne veux pas m'occuper de tout ça. C'est pourquoi la tarification à l'utilisation d'Acumatica... Ouais... par rapport à la tarification par utilisateur, c'est génial.

[00:38:50] Lauren O'Hara : Oui.

[00:38:50] Ralph Torres : Que j'aie 50 utilisateurs qui s'en servent un jour par semaine ou 1 000 utilisateurs qui s'en servent un jour par semaine, le coût est le même.
Mm-hmm. Parce que ça ne représente pas une utilisation très intensive. Si je passe de 100 utilisateurs qui l'utilisent toute la journée à 1 000, alors oui, il y aura une augmentation du prix, mais nous avons déjà dû augmenter notre licence plusieurs fois parce que nous avons ajouté plus d'entreprises et que nous avons, euh, plus d'utilisation, et oh, je suppose que nous envoyons trop... trop d'e-mails maintenant.
Donc, je regarde la facture, et je me dis : « Oh, ce n'est pas trop grave. Ça va. » Donc, quand on a dû augmenter nos tarifs à cause de l'utilisation, c'était tout à fait raisonnable par rapport à l'augmentation de notre utilisation... Ouais... parce que ça nous a obligés à atteindre ce seuil, ce seuil qui nous indique qu'on dépasse notre quota.
Mais oui, ne pas avoir à se soucier des utilisateurs, et le coût de l’ERP n’entre tout simplement pas en ligne de compte. Vous savez, je dois déjà payer leur licence Microsoft s’ils deviennent utilisateurs, car nous utilisons l’authentification unique. Je dois déjà payer leur assistance informatique pour ça. Je dois déjà payer leur ordinateur.
Je dois payer, payer, payer, payer, payer, payer, payer. Vous savez, quand on ajoute les employés, ce n'est pas seulement leur salaire, c'est tout ce qui va avec : leurs avantages sociaux, et puis leur... juste le coût pour les garder au travail et leur donner les outils dont ils ont besoin.

[00:39:58] Lauren O'Hara : Oui. Tu sais,

[00:39:58] Ralph Torres : Quand on embauche un magasinier, ça ne coûte généralement pas plus cher, à moins de devoir acheter un nouveau chariot élévateur, mais un seul magasinier ne va pas vous coûter ça.
Mais quand on a affaire aux personnes qui interagissent avec le système ERP, c'est tout simplement... Exactement... bien plus. Chez Sage, nous avions des licences simultanées, ce qui n'était pas si mal, mais tous les jours à 15 h, c'était : « Bon, connectez-vous à Sage. Qui est encore connecté ? Assurez-vous de me déconnecter. » Et c'était horrible. Vous savez, ça élimine un gros obstacle en matière d’évolutivité du produit.
Quand on rachète une nouvelle entreprise, s’il n’y a pas beaucoup d’utilisateurs, je ne m’inquiète pas non plus de devoir payer pour qu’ils aient accès à Acumatica. Nous devons payer pour leur messagerie électronique et ce genre de choses, mais pour tout ce qui concerne Acumatica, tout va bien. Cette entreprise dans son ensemble ne va pas générer suffisamment d’utilisation pour nous faire passer au niveau supérieur, donc ça ne nous coûte rien d’ajouter cette entreprise et de lui permettre d’utiliser Acumatica.

[00:40:47] Lauren O'Hara : Oui. Oui. Je... Je trouve que c'est une excellente façon de présenter les choses et, tu sais, le simple fait de savoir combien de personnes l'utilisent déjà, comme tu l'as dit, au quotidien ou chaque semaine, ou... euh, c'est un énorme, euh, avantage, donc.

[00:41:00] Ralph Torres : Exactement.

[00:41:01] Lauren O'Hara : Parfait. Pour les autres organisations qui en sont encore au tout début, qui envisagent peut-être des solutions ERP, quel genre de conseil leur donneriez-vous, Ralph ?
Euh, je sais qu'on a parlé des données, et de la nécessité de se préparer et de comprendre que ça va être un peu pénible dans l'ensemble, n'est-ce pas ? Mais pourriez-vous nous donner d'autres conseils tirés de votre expérience ?

[00:41:25] Ralph Torres : Je crois que j'en ai déjà dit une bonne partie dans la section consacrée à la mise en œuvre.

[00:41:30] Lauren O'Hara : Mm-hmm.

[00:41:30] Ralph Torres : Mais je vais simplement ré-répéter ce que j'ai déjà dit : ne réinventez pas vos processus.

[00:41:35] Lauren O'Hara : Oui.

[00:41:35] Ralph Torres : Surtout si vous envisagez de vous détourner de... Si vous êtes prêt à faire le nécessaire pour abandonner un système ERP, je pense qu'on peut raisonnablement supposer que vous procédez de cette manière en raison des limites de votre système ERP.

[00:41:49] Lauren O'Hara : Mm-hmm. Mm-hmm.

[00:41:50] Ralph Torres : Oh, je clique par-ici, puis là, puis encore là, ensuite j'envoie ce rapport à telle personne, puis il est transmis à telle autre. Vous savez, tout… tout ça, ce sont des processus de travail complètement farfelus. Assurez-vous d'examiner tous vos processus de travail avec beaucoup d'objectivité.

[00:42:04] Lauren O'Hara : Mm-hmm. »

[00:42:05] Ralph Torres : Parce que tu as probablement... elles ont été créées de manière subjective.
Prends un peu de recul, examine la situation objectivement et demande-toi vraiment si c'est ainsi que tu souhaites procéder.

[00:42:16] Lauren O'Hara : Oui.

[00:42:16] Ralph Torres : Si ce n'est pas ainsi que vous souhaitez procéder, déterminez comment vous souhaitez vous y prendre. Ensuite, lorsque vous commencerez à rechercher votre système ERP, évaluez l'écart entre ce que vous aimeriez vraiment faire et ce que vous êtes actuellement obligé de faire.

[00:42:30] Lauren O'Hara : Oui. Oui.

[00:42:31] Ralph Torres : Les flux de travail, la conception des processus et la manière dont vous interagissez avec votre système ERP : c'est là qu'il faut vraiment prendre du recul et se demander : « Que faisons-nous ici ? Comment est-ce que je souhaite réellement procéder ? » Je suis sûr que vous le faites actuellement en raison, d'une part, des limites du système. Mais même en dehors de cela, vous avez probablement quatre ou cinq directeurs financiers, contrôleurs de gestion ou autres responsables comptables différents... Oui,
, qui ont créé le processus que vous utilisez actuellement, et c'est un véritable méli-mélo. C'est vraiment l'occasion pour vous de tout remettre à zéro et de faire les choses de manière plus structurée, plus, euh, rationalisée.

[00:43:11] Lauren O'Hara : Oui. C'est très bien dit. C'est génial. Merci. Je vais donc vous poser trois questions rapides.
C'est notre série de questions éclair. D'accord. Et, euh, en gros, vous pouvez prendre tout le temps que vous voulez pour répondre, mais je ne veux pas que vous réfléchissiez trop. Vous savez, dites simplement la première chose qui vous vient à l'esprit. Donc...

[00:43:28] Ralph Torres : D'accord...

[00:43:28] Lauren O'Hara : Ma première question concerne la musique. Alors, quel morceau de musique ne te lasse jamais ?
Je veux dire, quel morceau te vient spontanément à l'esprit et dont tu ne te lasseras jamais ?

[00:43:40] Ralph Torres : Euh, Miles Davis, « So What ».

[00:43:42] Lauren O'Hara : Oh, super. Super. Si tu pouvais automatiser une chose dans ta vie quotidienne en dehors du travail, euh, quelle serait-elle ?

[00:43:52] Ralph Torres : La planification des repas.

[00:43:53] Lauren O'Hara : Mm. Je suis d'accord avec toi.

[00:43:56] Ralph Torres : La question que je déteste le plus, genre « Qu'est-ce qu'on mange ce soir ? », c'est de loin... Oh, non, je...
, la question que je déteste le plus... Ouais... celle que mes enfants me posent tous les jours.

[00:44:05] Lauren O'Hara : Oui. Oui, en fait, j'ai accroché un calendrier dans la cuisine où je note tout, je planifie tout, justement pour ne pas avoir à me poser cette question, donc tout à fait. Et puis

[00:44:14] Ralph Torres : tu vas quand même poser la question.

[00:44:15] Lauren O'Hara : Oui.

[00:44:16] Ralph Torres : Sinon, tu vas te faire râler dessus. C'est... ouais... la planification des repas.

[00:44:19] Lauren O'Hara : Non, pas de récriminations. Bon, s'il n'y a que ça, eh bien c'est ce qu'on prendra. Très bien. Parfait. Et puis, quelle est l'habitude ou l'état d'esprit qui vous a vraiment aidé à rester efficace en tant que dirigeant chez Eastman ? Et, vous savez, évidemment, comme nous avons évoqué la rapidité avec laquelle vous vous êtes développés et toute cette croissance exponentielle que vous avez connue, quelle est cette habitude ou cet état d'esprit qui vous aide vraiment ?

[00:44:40] Ralph Torres : Dans mon rôle spécifique au sein des opérations, mais aussi pour toute entreprise en général, notre raison d'être est de résoudre des problèmes. Un client s'adresse à nous parce qu'il a un problème. Si vous ne résolvez pas son problème, il ne sera plus client. Donc, la résolution de problèmes, la pensée critique, la résolution de problèmes par la pensée critique, voilà mon habitude.
C'est... J'adore ça... C'est ce que j'essaie toujours d'inculquer dans mon flux de travail et dans celui de tous mes employés.

[00:45:09] Lauren O'Hara : Très bien. Très bien.

[00:45:10] Ralph Torres : Pourquoi fais-tu cela ?

[00:45:12] Lauren O'Hara : Oui. Oui. C'est ça l'essentiel, non ? Comme tu l'as dit, je veux dire, au final, ce qu'on veut, c'est des clients satisfaits, donc.

[00:45:18] Ralph Torres : Oui.

[00:45:18] Lauren O'Hara : Je sais que ça a l'air si simple, mais ça ne l'est pas, n'est-ce pas ?

[00:45:22] Ralph Torres : C'est très difficile d'y arriver. Oui. Mais ne perds pas ça de vue. Je... et surtout, je ne veux pas dire que je veux des clients satisfaits. Je veux résoudre leurs problèmes. Mm-hmm. Parce que c'est évidemment comme ça qu'on a des clients satisfaits. C'est toujours cette mentalité : je résous des problèmes.

[00:45:40] Lauren O'Hara : Mm-hmm.

[00:45:41] Ralph Torres : Oui. Il faut donc bien comprendre le problème pour pouvoir le résoudre.
Oui. Et c'est pour ça que je le dis comme ça.

[00:45:45] Lauren O'Hara : Et puis, franchement, ça rend la vie bien plus passionnante, non ? Parce qu'on a l'occasion de résoudre plusieurs problèmes par jour...

[00:45:54] Ralph Torres : Oui...

[00:45:54] Lauren O'Hara : jour après jour, donc.

[00:45:56] Ralph Torres : Ça me motive, et ça m'aide aussi à éviter le burn-out. Mm-hmm. Parce qu'on ressent cette satisfaction personnelle de se dire : « Oh, j'ai réparé quelque chose. »

[00:46:02] Lauren O'Hara : Oui. Oui. J'adore ça. Très bien. Très bien. Eh bien, Ralph, merci beaucoup de vous être joint à nous aujourd'hui. Je sais que nous avons, euh, abordé beaucoup de sujets, donc, euh, cela a été très enrichissant et vraiment, vraiment, euh, gratifiant pour moi, alors merci.

[00:46:15] Ralph Torres : Merci. Ça me fait plaisir. Ça compte beaucoup pour moi. Et j'ai pris beaucoup de plaisir à le faire.

[00:46:18] Lauren O'Hara : Oui, c'est vrai. C'était vraiment le cas.
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