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Comment choisir un système ERP en nuage pour votre entreprise ?

Il existe un grand nombre de logiciels ERP, mais comment savoir lequel est le plus approprié ? Ce guide vous montrera comment choisir le logiciel logiciel infonuagique ERP qui convient le mieux à votre entreprise.
Comment l'ERP améliore la qualité des produits

Pourquoi choisir l'ERP en nuage ?

Aujourd'hui, rares sont les entreprises - pour ne pas dire inexistantes - qui gèrent leurs opérations à l'aide de processus manuels basés sur des feuilles de calcul. Nombre d'entre elles ont adopté la technologie il y a plusieurs années, devenant ainsi plus efficaces et plus rentables. Malheureusement, leur technologie, autrefois nouvelle et sophistiquée, devient rapidement obsolète dans l'économie mondiale et numérique d'aujourd'hui.

C'est là qu'intervient une solution de planification des ressources de l'entreprise (ERP) basée sur l'informatique en nuage. En tant qu'outil de gestion d'entreprise intuitif, innovant et intégré, une solution ERP en nuage rassemble les données d'une organisation, les départements (par exemple, les ventes, les finances, la gestion de la relation client, les ressources humaines, etc. Une solution ERP en nuage offre une vue à 360° de l'entreprise tout en standardisant les processus d'entreprise, en augmentant la collaboration au sein de l'entreprise et en encourageant les décisions stratégiques basées sur les données.

En choisissant une solution ERP en nuage, les entreprises peuvent s'adapter facilement et efficacement à la croissance future de leur activité.

 

ERP en nuage ou ERP sur site : quelle est la différence ?

Il existe quelques différences distinctes entre un ERP en nuage et une solution ERP sur site, et elles dépendent d'un facteur important : la manière dont vous mettez en œuvre la solution.

Une solution ERP sur site est installée sur les serveurs physiques d'une entreprise, et les serveurs sont stockés dans ses propres locaux. L'équipe informatique de l'entreprise est responsable de la mise en œuvre, du déploiement et de la maintenance du logiciel, ce qui inclut le chargement du logiciel sur les appareils des employés, l'assurance de mises à jour régulières et le maintien de la sécurité de l'ensemble du réseau. En termes de coûts, l'investissement initial comprend l'achat du matériel et de la licence du logiciel, ainsi que le paiement d'une équipe informatique coûteuse mais compétente. Les coûts supplémentaires à long terme comprennent le remplacement du matériel vieillissant ou défaillant.

En revanche, l'accès à une solution ERP en nuage se fait via l'internet, l'infrastructure informatique étant située dans des serveurs virtuels. Comme les utilisateurs se connectent à la solution ERP à l'aide de n'importe quel appareil compatible avec le web, ils disposent d'un accès illimité et permanent à leurs données commerciales essentielles, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. En outre, le fournisseur de solutions ERP en nuage assure la maintenance des serveurs dans ses centres de données, en fournissant des mises à jour logicielles automatiques, des mises à niveau matérielles et des services de sécurité des données au niveau de l'entreprise dans le cadre des frais d'abonnement.

 

Comment choisir le bon système ERP en nuage pour votre entreprise ?

5 étapes de sélection d'un ERP

Choisir le bon système ERP en nuage pour votre entreprise est une décision cruciale. De nombreux facteurs doivent être pris en compte, notamment les exigences spécifiques de votre entreprise, vos contraintes financières, votre calendrier et les spécifications de votre secteur d'activité.
Comment choisir le bon ERP

Voici quelques étapes à suivre pour choisir le bon système ERP en nuage pour votre entreprise :

  1. Identifier les points faibles : La première étape consiste à identifier les problèmes auxquels votre entreprise est confrontée. Quels sont les domaines dans lesquels vous n'obtenez pas les données ou les informations dont vous avez besoin ? Quels sont les processus qui sont inefficaces ou qui prennent du temps ? Une fois que vous avez identifié vos points faibles, vous pouvez commencer à chercher une solution ERP en nuage qui peut vous aider à y remédier.
  2. Examiner l'ensemble des technologies existantes : L'étape suivante consiste à examiner l'ensemble des technologies existantes. Quels sont les logiciels que vous utilisez actuellement ? Quels sont les points forts et les points faibles de ces systèmes ? Comment s'intègrent-ils les uns aux autres ? L'objectif est d'obtenir une compréhension claire de votre paysage informatique actuel afin de pouvoir choisir une solution ERP en nuage qui s'intégrera parfaitement dans votre environnement.
  3. Fixer un budget : Les prix des systèmes ERP en nuage peuvent varier, il est donc important de fixer un budget avant de commencer votre recherche.
  4. Envisager les options d'hébergement : Il existe deux principales options d'hébergement pour les solutions ERP en nuage : le nuage public et le nuage privé. Les solutions de cloud public sont hébergées par le fournisseur et sont accessibles à plusieurs entreprises. Les solutions de cloud privé sont hébergées par votre propre service informatique ou par un fournisseur d'hébergement tiers. L'option d'hébergement que vous choisirez dépendra de vos besoins et exigences spécifiques.
  5. Déterminer les besoins spécifiques du secteur : Si votre entreprise appartient à un secteur spécifique, comme la fabrication, la santé ou la vente au détail, vous devrez vous assurer que la solution ERP en nuage que vous choisissez répond aux besoins spécifiques de votre secteur. Par exemple, une solution ERP en nuage destinée à une entreprise de fabrication devra comporter des fonctionnalités permettant de suivre les niveaux de stock et de gérer les calendriers de production.

 

Une fois que vous avez pris en compte tous ces facteurs, vous pouvez commencer à réduire vos choix et à opter pour la solution ERP en nuage qui convient à votre entreprise.

Choisir le bon système ERP en nuage est une décision importante, mais elle ne doit pas être insurmontable. En suivant ces conseils, vous pourrez trouver un système qui répond aux besoins de votre entreprise et vous aide à atteindre vos objectifs.

Comprendre les différences entre les solutions ERP en nuage et sur site vous aidera dans votre recherche de la bonne solution ERP. Mais sachez que ce projet n'est pas l'affaire d'une seule personne. Pour trouver la bonne solution ERP, il faut constituer une équipe de projet composée de solides représentants de tous les secteurs de l'entreprise (finances, ventes, service clientèle, production, informatique, etc.

Une fois l'équipe constituée, sa première tâche consistera à communiquer le plan de mise en œuvre de l'ERP à l'ensemble de l'organisation, dans le but de rallier tous les membres de l'équipe à l'idée avant le début de la mise en œuvre. L'un des moyens d'assurer un soutien organisationnel solide est d'encourager les membres de l'équipe à partager les fonctionnalités qu'ils aimeraient le plus voir dans la nouvelle solution ERP. En tant qu'utilisateurs finaux, ils savent ce qui facilitera ou non leur travail.

À partir de là, l'équipe de projet est prête à choisir la bonne solution ERP.

Bryan Papé
"Notre parcours technologique a été un peu fou et j'imagine que la plupart des startups passent par là. Nous avons été heureux de tomber sur Acumatica. C'est une solution robuste, flexible et simple, mais elle dispose également d'une API qui permet de se connecter à l'application. "
Bryan Papé, fondateur et directeur général
MiiR

Caractéristiques importantes à prendre en compte lors de la sélection d'une solution ERP en nuage

Faisons un rapide tour d'horizon. Vous avez appris pourquoi vous devriez choisir une solution ERP en nuage, quelle est la différence entre les solutions ERP en nuage et les solutions ERP sur site, comment trouver la bonne solution ERP (y compris la formation d'une équipe de projet et l'obtention de l'adhésion de l'organisation), et quelles sont les caractéristiques et les fonctionnalités que vous attendez de la bonne solution ERP.

 

Critères de sélection de l'ERP en nuage
Caractéristiques essentielles de convivialité pour le choix d'un ERP

Mais il existe d'autres caractéristiques importantes à prendre en compte lors du processus de sélection d'un logiciel ERP.

Coût de l'ERP en nuage

Le budget que vous pouvez ou voulez consacrer à une nouvelle solution ERP est l'un des premiers facteurs à prendre en compte, mais déterminer ce budget n'est pas la même chose que d'établir un budget pour un produit dont le coût est fixe, comme une voiture ou une maison. Un budget ERP doit être établi en fonction de la solution ERP, qu'elle soit sur site (dépenses de matériel, frais de licence logicielle, maintenance permanente du matériel et des logiciels, personnel informatique, stockage, services publics, etc.) ou en nuage (mise en œuvre initiale, conversion des données, dépenses de personnalisation, etc.) En outre, vous devrez déterminer si le fournisseur de l'ERP facture par utilisateur ou pour les ressources utilisées, le temps nécessaire à la mise en œuvre du système ERP (et à la formation des utilisateurs finaux), et l'ajout de nouvelles capacités d'application à l'avenir. Le coût total de possession (TCO) correspond à l'ensemble de ces dépenses sur une période de cinq ans.

ROI

Le retour sur investissement (RSI) est la comparaison entre le coût total de possession et les avantages directs et indirects attendus sur une période de cinq à dix ans. Parmi les économies réalisées grâce au retour sur investissement, on peut citer l'augmentation des recettes, la réduction des dépenses d'exploitation globales, l'amélioration de l'efficacité de la production et l'augmentation des flux de trésorerie. Pris ensemble, le coût et le retour sur investissement vous donneront une image claire de l'impact économique de la solution ERP que vous étudiez.

Évolutivité

La capacité à évoluer avec l'entreprise, ou évolutivité, est un autre indicateur d'adéquation. Comme les besoins de votre entreprise évolueront au fil du temps, la solution ERP que vous choisissez doit être capable de se développer en même temps que vous. L'évolutivité se reflète également dans l'engagement de la solution ERP à améliorer régulièrement son produit tout en suivant les développements et les innovations dans le secteur ERP.

Facilité d'utilisation du système ERP

La facilité d'utilisation doit être l'une des principales considérations lors de l'évaluation de vos options ERP. Comme le souligne Nucleus Research : "Il ne sert à rien d'avoir les meilleures fonctionnalités si peu de personnes au sein de l'entreprise peuvent les utiliser". Les utilisateurs de technologie s'attendent à une technologie rapide, conviviale et intuitive dans leur vie personnelle et professionnelle, et vos employés ne font pas exception. S'ils ne peuvent ou ne veulent pas utiliser votre nouvelle technologie parce qu'elle est lourde ou encombrante, ils auront recours à des solutions de contournement et votre investissement en temps, en argent et en énergie n'aura servi à rien. En outre, si un système est intuitif et bien conçu, la formation sera rapide, ce qui se traduira par une mise en œuvre plus rapide, des coûts moindres et des perturbations minimales et, en fin de compte, par une augmentation de l'efficacité, de la satisfaction des clients et de la croissance de l'entreprise. Pour distinguer la facilité d'utilisation des différents systèmes ERP en nuage, il convient d'examiner de plus près les éléments suivants
catégories suivantes :

- Accès aux outils et aux données: Un système ERP doit offrir un accès immédiat aux enregistrements d'événements en temps réel et historiques, aux outils et aux applications. Certains fournisseurs proposent des données en temps réel mais facturent les données historiques.
- Facilité d'administration: Un système ERP moderne simplifie l'administration informatique grâce à une solution entièrement intégrée.
- Navigation et automatisation: Les utilisateurs veulent un logiciel dans lequel ils peuvent facilement naviguer et travailler sans avoir à basculer entre des applications et des processus cloisonnés.

 

Fonctionnalité du logiciel ERP

Bien que Nucleus Research considère la fonctionnalité comme un peu moins importante que la facilité d'utilisation, elle n'en reste pas moins une exigence majeure pour la solution ERP que vous choisirez. En termes simples, la fonctionnalité est la façon dont le système fonctionne et ce qu'il fait pour l'utilisateur. Les fonctionnalités standard d'un ERP comprennent l'automatisation des tâches répétitives, la collecte, le stockage et l'analyse des données, ainsi que la visibilité sur l'ensemble de l'organisation.

Support technique et assistance aux utilisateurs

Lors de la sélection de votre solution ERP, l'une des étapes les plus sous-estimées est le choix de votre partenaire de mise en œuvre ou revendeur à valeur ajoutée (VAR). Un mauvais choix de partenaire VAR aura un impact sur l'assistance technique et l'assistance aux utilisateurs que vous recevrez, de l'installation à la mise en service et après la mise en service. Vous devez rechercher des partenaires potentiels pour vous assurer qu'ils ont la réputation d'offrir un service expert et personnalisé tout au long du processus de mise en œuvre. Vous devez également vous renseigner sur le fournisseur d'ERP qu'il représente, afin de vous assurer qu'il fournit à ses VAR une formation, des ressources et un soutien exceptionnels, de manière à ce qu'ils puissent vous offrir la même chose.

Sauvegarde et récupération

Enfin, vous voudrez choisir une solution ERP qui repose sur une technologie moderne bénéficiant de mises à jour permanentes et automatiques afin de protéger ses utilisateurs contre les problèmes de sécurité et les catastrophes. Les menaces de cybersécurité - telles que les logiciels malveillants, les ransomwares, le phishing, etc. - et les catastrophes naturelles ou causées par l'homme peuvent faire des ravages sur la sécurité des données et les activités de récupération qui s'ensuivent. La bonne solution ERP et le bon fournisseur devraient être en mesure de présenter facilement leurs capacités de reprise et d'atténuation des sinistres, ainsi que de fournir un temps de fonctionnement constant et une continuité de l'activité, quelles que soient les menaces extérieures.

Voyez ce qui est possible lorsque vous disposez d'une plateforme ERP à l'épreuve du temps qui met vraiment les clients au premier plan.

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