La solution ERP en nuage Acumatica pour CoachComm

CoachComm fait le bon choix Le déploiement d'Acumatica Manufacturing débloque une croissance basée sur les données

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Siège

Auburn, AL

L'industrie

Fabrication

CoachComm

Acquisition d'une plateforme unique et connectée offrant une visibilité de bout en bout
Obtention de nouvelles données en temps réel, améliorant la prise de décision
Réduire les coûts de possession des stocks de 15 % grâce à une gestion optimisée des stocks
Élimination de huit heures de manipulation quotidienne de feuilles de calcul grâce à l'automatisation de la planification des besoins en matériel (MRP).
Rationalisation des flux de travail et réduction des erreurs dues à la saisie manuelle des données
Augmentation de la productivité grâce à l'automatisation des tâches répétitives, ce qui permet de gagner un temps précieux.
Outils en libre-service permettant aux responsables d'accéder en temps réel à une analyse plus approfondie des données.
raccourcissement du processus d'établissement des devis de vente grâce à l'accès à des informations essentielles qui permettent aux vendeurs de mieux suivre les expéditions et de tenir les clients au courant de l'évolution de la situation

"Nous voyons plus clairement les différents éléments de notre activité. Nous pouvons planifier notre production, maintenir de meilleurs niveaux de stocks et voir tout ce que nous devons faire pour mieux gérer l'entreprise".

Peter Amos, CoachComm

CoachComm

Défis

Solution ERP

Résultats

Défis

Dans les entreprises de taille moyenne à croissance organique, il arrive un moment où les dirigeants réalisent que les processus qu'ils utilisent ne peuvent plus évoluer.
processus qu'ils utilisent ne peuvent plus évoluer. Chez CoachComm, qui fabrique des casques d'écoute pour
pour les entraîneurs, les diffuseurs et les applications industrielles, le propriétaire Peter Amos a reconnu que sa technologie héritée du passé freinait la croissance de l'entreprise.
technologies héritées du passé freinaient la croissance de l'entreprise. Comme de nombreux propriétaires de petites entreprises, il avait entendu dire que la mise en œuvre d'un système ERP pouvait prendre des années et des années.
que la mise en œuvre d'un système ERP pouvait prendre des années et coûter des millions, et qu'elle dépassait souvent le budget prévu,
Selon M. Amos, il lui a fallu des années pour venir à bout de ces idées fausses.

Mais l'examen de la façon dont l'entreprise basée à Auburn, en Alabama, traitait manuellement les données par le biais de diverses applications patrimoniales l'a forcé à surmonter son hésitation.
par le biais de diverses applications existantes l'a forcé à surmonter son hésitation. Ce qui est le plus révélateur, c'est la façon dont
CoachComm a tenté de gérer son MRP manuellement, ce qui nécessitait un employé à temps plein.

"Ce que nous faisons est relativement complexe", explique M. Amos. "Nous ne construisons pas de fusées, mais nous en sommes probablement proches.
mais nous en sommes probablement proches. Nous fabriquons des cartes de circuits imprimés en interne, avec plus de 3 000 pièces par unité. La gestion de toutes
gérer toutes ces pièces pour s'assurer que nous disposons de ce dont nous avons besoin à tout moment pour les différents circuits imprimés que nous construisons.
circuits imprimés que nous fabriquons est une tâche considérable".

Les casques de CoachComm comprennent également des plastiques, des composants métalliques et d'autres matériaux. Certains de ses produits sont fabriqués sur commande, tandis que d'autres sont fabriqués sur stock.
Certains de ses produits sont fabriqués sur commande tandis que d'autres sont fabriqués sur stock.

L'entreprise vend directement à ses clients entraîneurs, qui comprennent des centaines de lycées et d'universités, la NFL et la Ligue canadienne de football.
collèges, la NFL et la Ligue canadienne de football. Elle vend également par l'intermédiaire de distributeurs à des radiodiffuseurs locaux et nationaux tels que 30 Rock, Tonight Show et MSNN.
diffuseurs locaux et nationaux tels que 30 Rock, The Tonight Show et MSNBC, pour ne citer que quelques clients.
quelques clients. CoachComm stocke également des produits pour soutenir son équipe de service sur le terrain.

Notre personnel faisait un excellent travail de gestion manuelle, mais le MRP était une tâche impossible", explique M. Amos.
tâche impossible", explique M. Amos. Pour s'assurer de ne jamais manquer de pièces, l'entreprise a surstocké ses pièces et les stocks ont gonflé.
pièces, et les stocks ont explosé. "Nous nous sommes surcouverts en matière de stocks parce que nous avions tellement peur de manquer de pièces.
Nous nous sommes surcouverts en matière de stocks parce que nous avions tellement peur de manquer de quelque chose au lieu de savoir ce qui se passait", explique M. Amos.

Une personne gérait manuellement les feuilles de calcul MRP, qui contenaient des données provenant des bons de commande, des bons de service, des niveaux de stock et des futurs bons de travail.
d'achat, des ordres de service, des niveaux de stock et des futurs ordres de travail. Après avoir ajouté les nouvelles données, une mise à jour prenait de 45 minutes à une heure.
une mise à jour prenait de 45 minutes à une heure.

"Il faut alors tout déchiffrer et fixer des priorités", explique Gardner Swindall, Senior Supply Chain Manager.
de la chaîne d'approvisionnement. "Notre planificateur d'inventaire a dû aller voir ce qu'il avait à construire, et
les dates limites d'utilisation. Nous devions ensuite réexécuter (la feuille de calcul) parce que les matériaux nécessaires ne figuraient pas dans la feuille de calcul.
matériaux nécessaires ne figuraient pas dans la feuille de calcul".

"Nous utilisons jusqu'à 25 niveaux de composants pour nos produits finis", ajoute-t-il. "Ce processus
était pour les pré-assemblages, qui passaient aux sous-assemblages, et jusqu'au niveau de la carte de circuit imprimé".
circuit imprimé".

"Chaque jour, nous faisions fonctionner ce système manuellement", poursuit M. Swindall. "Nous en sommes arrivés au point où
nous essayions de le faire trois fois par semaine, mais si nous le faisions, nous risquions de rater des commandes.
quelqu'un s'en chargeait tous les jours".

Applications déconnectées

CoachComm a eu du mal à rapprocher manuellement les données de ses systèmes autonomes, qui comprenaient
son ancien système ERP Aptean Southware, Infor CRM (anciennement Sales Logix) et Agile, ainsi que quelques autres applications.
ainsi que quelques autres applications. Ces applications sur site contenaient des données historiques couvrant près de 30 ans.
près de 30 ans. Cependant, ces données n'étaient pas uniformes. Les noms des clients, les numéros de pièces et
d'autres informations n'étaient pas cohérentes au sein de ces applications et nécessitaient un grand nombre de rapprochements manuels pour chaque processus de l'entreprise de fabrication.
manuel pour chaque processus de l'entreprise de fabrication.

Je redoutais de quitter Southware ; tout ce qui concernait le changement de système me répugnait".
m'horripilait", confie Amos. "J'ai entendu et vu tellement de mauvaises histoires d'entreprises qui changent de système, même si c'est pour passer d'un système à un autre.
d'un système à un autre. J'en suis arrivé au point où notre logiciel, aussi bon soit-il, n'était tout simplement pas adapté à notre type d'activité.
n'était tout simplement pas adapté à notre type d'activité et à ce que nous faisons. Finalement, nous avons décidé que nous devions
faire le saut".

Les systèmes déconnectés entravaient l'échange d'informations, et l'assemblage de données pour les ventes ou le service à la clientèle nécessitait un surcroît de travail.
service clientèle nécessitait un surcroît de travail, selon les dirigeants.

Du point de vue des ventes, le CRM n'offrait aucune vue sur les stocks, les détails d'expédition ou d'autres données que nous pourrions souhaiter consulter, comme les tickets de support", explique Mike Whitley, vice-président des ventes.
données que nous pourrions souhaiter consulter, comme les tickets d'assistance", explique Mike Whitley, vice-président des ventes.
"Nous passions un temps fou à rechercher des informations, ce qui n'était pas la meilleure façon d'utiliser notre temps.
ce qui n'était pas la meilleure façon d'utiliser notre temps. Même lorsque j'obtenais les informations à partir d'autres systèmes, l'intégrité des informations était pour le moins suspecte.
l'intégrité des informations était pour le moins suspecte.

L'équipe de vente utilisait le système CRM pour envoyer les commandes au service clientèle, qui opérait dans Infor CRM.
dans Infor CRM. Ils devaient convertir complètement ces numéros de pièces en un autre ensemble de numéros de pièces et les entrer manuellement", explique Whitley.
de pièces et s'y rendre manuellement", explique M. Whitley. "Nous n'avions pas non plus de visibilité sur les tickets d'assistance.
tickets d'assistance".

Le service clientèle, le support technique et les équipes de service sur le terrain travaillent sous un même toit mais ont des fonctions indépendantes.
mais ont des fonctions indépendantes. Chaque équipe manquait de visibilité sur les ordres de service pour comprendre ce qui avait été fait lors des appels de service.
ce qui a été fait lors des appels de service. Au lieu de cela, ils devaient retrouver la personne qui avait effectué le service pour lui demander ce qui avait été fait.
service pour lui demander ce qui a été fait.

Pour une entreprise qui se targue d'offrir le meilleur service à la clientèle, fournir des informations et des produits à des clients qui ont toujours besoin de délais rapides devenait problématique.
et des produits à des clients qui ont toujours besoin de délais rapides devenait problématique.
Le manque d'informations gênait également le service d'expédition. Selon M. Swindall, Aptean Southware
manquait de contrôles et d'équilibres, ce qui se traduisait parfois par des tirages de stocks négatifs. Le service
Le service d'expédition n'avait pas d'informations sur les retours ni de notifications en cas de rupture de stock.
M. Amos affirme qu'il ne disposait pas des données financières approfondies dont il avait besoin pour prendre les meilleures décisions.

"Sans données, vous ne savez pas comment vous vous comportez ni comment ajuster vos performances", explique-t-il.

"Vous avez besoin d'informations pour savoir où vous en êtes.

Solution ERP

ERP de fabrication abordable, ouvert et complet

CoachComm a évalué plusieurs des principales marques de l'industrie des ERP.

"Nous avons examiné certains grands noms, mais nous les avons rapidement écartés", explique-t-il. "Ils étaient trop gros, les Oracles du monde entier et SAP. Nous avons jeté un coup d'œil à NetSuite, mais nous avons décidé que c'était plus que ce que nous voulions essayer d'absorber".

Amos a fait appel à un consultant externe pour l'aider à réduire ses choix, et celui-ci lui a recommandé
Acumatica. Les dirigeants de CoachComm ont appris qu'Acumatica offrait un modèle de licence unique,
une solution de bout en bout qui unifie de manière transparente tous les aspects de son fonctionnement tout en permettant aux applications tierces de se connecter de manière transparente.
applications tierces de se connecter de manière transparente.

Amos a choisi Acumatica parce qu'il "aimait la proposition de valeur globale. Elle contenait les éléments
dont nous avions besoin et semblait correspondre le mieux à nos besoins, y compris la valeur d'un point de vue financier, le coût et la structure financière ", explique-t-il.
financière, son coût et sa structure financière", explique-t-il.
La normalisation des données permet une mise en service en douceur

CoachComm a travaillé avec Copious Solutions pour déployer Acumatica, et a également réengagé Alan Walker en tant que vice-président exécutif pour aider CoachComm à normaliser et à unifier ses systèmes disparates.
Alan Walker en tant que vice-président exécutif pour aider CoachComm à normaliser et à unifier ses informations disparates provenant de ses quatre anciens systèmes.
disparates provenant de ses quatre anciens systèmes.

"J'ai engagé Alan parce que je savais qu'il avait les compétences nécessaires pour
de nous aider à traverser ce processus et d'avoir quelqu'un à nos côtés pour le mener à bien", explique M. Amos.
Il a fallu un an à CoachComm pour unifier et normaliser 30 ans de données jusqu'à ce qu'ils se sentent à l'aise, mais cela a été récompensé par une mise en service en douceur.
mais cela a porté ses fruits avec une mise en service en douceur.

"Lorsque nous avons été mis en service, nous avons pu continuer à travailler et nous n'avons pas manqué un seul jour, pas même un seul jour d'expédition.
pas un seul jour d'expédition. Nous avons pu continuer à avancer", explique M. Amos.

"Dans l'ensemble, je suis heureux que nous ayons survécu", ajoute-t-il. "Il y a eu tellement d'histoires d'horreur sur le passage à de nouveaux systèmes.
d'histoires d'horreur sur le passage à de nouveaux systèmes. C'est un témoignage de l'effort du groupe, mais Alan était à la tête de tout cela... Il devait unifier ces données.
il devait unifier ces données".

Bien que Walker ait déjà travaillé chez CoachComm, il a d'abord dû apprendre comment l'entreprise fonctionnait et comment les différents logiciels interagissaient.
et comment les différents logiciels interagissaient. Il a également dû se familiariser avec les nouveaux produits de CoachComm et synthétiser les données en un tout commun. Nous avions ce numéro d'identification de fabrication ici, et nous l'appelions quelque chose d'autre ici, et quelque chose d'autre là", explique-t-il.
ici, et quelque chose d'autre là", explique-t-il. "C'était très déroutant. Il s'est appuyé sur plusieurs employés clés pour l'aider à comprendre les informations contenues dans les systèmes Infor CRM, Aptean SouthWare et Agile PLM d'Oracle.

"Le plus gros morceau a été de comprendre la chaîne d'approvisionnement et l'expédition", explique M. Walker. "Chaque après-midi, j'envoyais à Gardner une invitation pour le lendemain matin à 8 heures.
l'après-midi, j'envoyais à Gardner une invitation pour le lendemain matin à 8 heures, car j'avais des questions à poser sur ce que j'avais appris la veille.
questions sur ce que j'avais appris la veille. Je n'aurais jamais pu faire cela sans lui.
Cela aurait été un échec à 100 %.

Résultats

Avec le déploiement d'Acumatica Manufacturing, les dirigeants de CoachComm disposent de données précises et en temps réel.
en temps réel qu'ils utilisent pour gérer l'entreprise de manière beaucoup plus efficace.

"Nous voyons plus clairement les différents éléments de notre activité", explique M. Amos. "Nous pouvons planifier notre
Nous pouvons planifier notre production, maintenir de meilleurs niveaux de stocks et voir tout ce que nous devons faire pour mieux gérer l'entreprise".
mieux gérer l'entreprise."

CoachComm n'immobilise plus ses liquidités ni son espace d'entreposage avec des stocks excédentaires.
ne manque plus de pièces critiques, ce qui lui arrivait fréquemment avant la mise en œuvre d'Acumatica.

En tant que propriétaire d'entreprise, le simple fait d'avoir réussi à passer de l'autre côté de la chaîne a été une chose extrêmement bénéfique", déclare M. Amos.
Amos, ajoutant que les gestionnaires surveillent les données et les utilisent pour mieux faire leur travail.

Le fait d'avoir des données dans un système unique et harmonisé a éliminé de nombreuses heures que les employés passaient auparavant à rechercher et à traduire des données.
à rechercher et à traduire des données.

Amélioration des devis et accélération du service à la clientèle
Le service des ventes est beaucoup plus efficace et utilise beaucoup mieux son temps lorsque l'équipe crée des devis, suit les expéditions des clients et consulte les documents historiques.
les devis, suit les expéditions des clients et consulte les documents historiques, explique Whitley.

"L'application Acumatica est très intuitive, facile à utiliser, donne de bonnes informations et est disponible du bout des doigts. L'équipe y a accès lorsqu'elle est en déplacement. Nous pouvons également consulter des informations
par territoire, par région, par représentant interne, par représentant externe, et créer des groupes et des filtres pour tout ce qui relève de la clientèle.
pour tout ce qui concerne les clients".

Il a fait l'éloge des tableaux de bord des ventes qu'ils ont créés. "C'est un outil inestimable qui nous donne un accès instantané aux mesures que nous voulons voir et suivre en un seul endroit.
instantané aux mesures que nous voulons voir et suivre, le tout en un seul endroit".

Le processus d'établissement des devis prend moins de temps et Whitley peut désormais consulter les détails concernant les clients, les divisions, les concessionnaires et les distributeurs - des informations dont il ne disposait pas auparavant.
distributeurs, ce qui n'était pas le cas auparavant.

Rationalisation de la chaîne d'approvisionnement et de l'expédition
Le fait de disposer de données plus nombreuses et en temps réel sur la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise a permis à Swindall d'avoir une meilleure visibilité sur les commandes programmées, produites et expédiées.
visibilité sur les commandes programmées, produites et expédiées, ce qui n'était pas le cas auparavant.

"Nous avons été en mesure d'entrer par fournisseur et de fixer nos délais de livraison, ce qui n'était pas le cas auparavant", explique-t-il. "Nous pouvons désormais fixer un délai de livraison pour une pièce, en fonction de son fournisseur.

Une meilleure connaissance de ses fournisseurs a permis à l'entreprise d'examiner l'historique des prix et, forte de ces informations et d'autres données, CoachComm a commencé à établir des prévisions.
et, forte de ces informations et d'autres données, CoachComm a commencé à faire des prévisions. "Le fait d'avoir des prévisions
de la MRP nous permet de voir où nous pourrions combiner les quantités de lots, où nous pourrions réduire les coûts, et où nous pourrions tirer parti d'un système de gestion des stocks.
réduire les coûts, et où nous pouvons tirer parti des commandes globales pour économiser sur les frais d'expédition", explique M. Swindall.
CoachComm a connecté Starship à Acumatica, ce qui permet aux ventes d'obtenir des confirmations d'expédition et de voir où en sont les expéditions.
d'obtenir des confirmations d'expédition et de voir où les envois sont en transit. "L'utilisation d'Acumatica a été très

Cela nous a ouvert les yeux et nous sommes impatients d'utiliser tous les outils qu'il offre", déclare-t-il.
Starship, l'une des nombreuses applications tierces qui se connectent de manière transparente à Acumatica, permet également de rationaliser la recherche de tarifs, ce qui aide l'entreprise à économiser sur les frais d'expédition.
rationalise la tarification, ce qui permet à l'entreprise d'économiser sur les frais d'expédition.

Acumatica : Importation et exportation faciles des données
M. Walker a félicité les développeurs d'Acumatica pour la façon dont ils ont conçu le logiciel, en en faisant une plate-forme flexible et facile à utiliser qui lui permet d'extraire et de saisir des données sans effort.
une plateforme flexible et facile à utiliser qui lui a permis d'extraire et de saisir des données sans effort.

"Les scénarios d'importation et d'exportation d'Acumatica sont tout simplement phénoménaux", déclare-t-il. Au lieu de demander aux
les services informatiques de travailler en coulisses avec SQL et d'ingérer des données directement dans une table, Acumatica s'en charge,
Acumatica fait tout cela pour vous, dit-il.

M. Walker a également fait l'éloge de la fonctionnalité multi-locataires de la plate-forme, qui s'est révélée inestimable,
ainsi que ses fonctions de recherche et ses options de personnalisation flexibles. Dans Acumatica ERP,
une seule instance de l'application peut servir plusieurs locataires, qui représentent des
Les entreprises ou les divisions distinctes que les dirigeants souhaitent garder séparées. Une plateforme unique,
Walker n'a pas besoin de se connecter et de se déconnecter s'il doit travailler dans une autre division, ce qui lui permet d'économiser du temps et de la frustration.
de temps et de frustration.

Une plateforme pour une croissance sans restriction
Chaque département étant désormais sur une plateforme unique, cohérente et intuitive, CoachComm est en train de
de fonctionnalités et de modules Acumatica supplémentaires. L'entreprise prévoit d'ajouter des capacités limitées de commerce électronique, une gestion mobile des dépenses et un portail client.
de commerce électronique, une gestion mobile des dépenses et un portail client.

"Nous avons pris la bonne décision en optant pour Acumatica", déclare M. Amos. "Elle a été validée par le fait que tout le monde l'aime.
que tout le monde l'aime. Le logiciel est bien conçu, complet et facile à utiliser.