Dans les entreprises de taille moyenne à croissance organique, il arrive un moment où les dirigeants réalisent que les processus qu'ils utilisent ne peuvent plus évoluer.
processus qu'ils utilisent ne peuvent plus évoluer. Chez CoachComm, qui fabrique des casques d'écoute pour
pour les entraîneurs, les diffuseurs et les applications industrielles, le propriétaire Peter Amos a reconnu que sa technologie héritée du passé freinait la croissance de l'entreprise.
technologies héritées du passé freinaient la croissance de l'entreprise. Comme de nombreux propriétaires de petites entreprises, il avait entendu dire que la mise en œuvre d'un système ERP pouvait prendre des années et des années.
que la mise en œuvre d'un système ERP pouvait prendre des années et coûter des millions, et qu'elle dépassait souvent le budget prévu,
Selon M. Amos, il lui a fallu des années pour venir à bout de ces idées fausses.
Mais l'examen de la façon dont l'entreprise basée à Auburn, en Alabama, traitait manuellement les données par le biais de diverses applications patrimoniales l'a forcé à surmonter son hésitation.
par le biais de diverses applications existantes l'a forcé à surmonter son hésitation. Ce qui est le plus révélateur, c'est la façon dont
CoachComm a tenté de gérer son MRP manuellement, ce qui nécessitait un employé à temps plein.
"Ce que nous faisons est relativement complexe", explique M. Amos. "Nous ne construisons pas de fusées, mais nous en sommes probablement proches.
mais nous en sommes probablement proches. Nous fabriquons des cartes de circuits imprimés en interne, avec plus de 3 000 pièces par unité. La gestion de toutes
gérer toutes ces pièces pour s'assurer que nous disposons de ce dont nous avons besoin à tout moment pour les différents circuits imprimés que nous construisons.
circuits imprimés que nous fabriquons est une tâche considérable".
Les casques de CoachComm comprennent également des plastiques, des composants métalliques et d'autres matériaux. Certains de ses produits sont fabriqués sur commande, tandis que d'autres sont fabriqués sur stock.
Certains de ses produits sont fabriqués sur commande tandis que d'autres sont fabriqués sur stock.
L'entreprise vend directement à ses clients entraîneurs, qui comprennent des centaines de lycées et d'universités, la NFL et la Ligue canadienne de football.
collèges, la NFL et la Ligue canadienne de football. Elle vend également par l'intermédiaire de distributeurs à des radiodiffuseurs locaux et nationaux tels que 30 Rock, Tonight Show et MSNN.
diffuseurs locaux et nationaux tels que 30 Rock, The Tonight Show et MSNBC, pour ne citer que quelques clients.
quelques clients. CoachComm stocke également des produits pour soutenir son équipe de service sur le terrain.
Notre personnel faisait un excellent travail de gestion manuelle, mais le MRP était une tâche impossible", explique M. Amos.
tâche impossible", explique M. Amos. Pour s'assurer de ne jamais manquer de pièces, l'entreprise a surstocké ses pièces et les stocks ont gonflé.
pièces, et les stocks ont explosé. "Nous nous sommes surcouverts en matière de stocks parce que nous avions tellement peur de manquer de pièces.
Nous nous sommes surcouverts en matière de stocks parce que nous avions tellement peur de manquer de quelque chose au lieu de savoir ce qui se passait", explique M. Amos.
Une personne gérait manuellement les feuilles de calcul MRP, qui contenaient des données provenant des bons de commande, des bons de service, des niveaux de stock et des futurs bons de travail.
d'achat, des ordres de service, des niveaux de stock et des futurs ordres de travail. Après avoir ajouté les nouvelles données, une mise à jour prenait de 45 minutes à une heure.
une mise à jour prenait de 45 minutes à une heure.
"Il faut alors tout déchiffrer et fixer des priorités", explique Gardner Swindall, Senior Supply Chain Manager.
de la chaîne d'approvisionnement. "Notre planificateur d'inventaire a dû aller voir ce qu'il avait à construire, et
les dates limites d'utilisation. Nous devions ensuite réexécuter (la feuille de calcul) parce que les matériaux nécessaires ne figuraient pas dans la feuille de calcul.
matériaux nécessaires ne figuraient pas dans la feuille de calcul"."Nous utilisons jusqu'à 25 niveaux de composants pour nos produits finis", ajoute-t-il. "Ce processus
était pour les pré-assemblages, qui passaient aux sous-assemblages, et jusqu'au niveau de la carte de circuit imprimé".
circuit imprimé"."Chaque jour, nous faisions fonctionner ce système manuellement", poursuit M. Swindall. "Nous en sommes arrivés au point où
nous essayions de le faire trois fois par semaine, mais si nous le faisions, nous risquions de rater des commandes.
quelqu'un s'en chargeait tous les jours".
Applications déconnectées
CoachComm a eu du mal à rapprocher manuellement les données de ses systèmes autonomes, qui comprenaient
son ancien système ERP Aptean Southware, Infor CRM (anciennement Sales Logix) et Agile, ainsi que quelques autres applications.
ainsi que quelques autres applications. Ces applications sur site contenaient des données historiques couvrant près de 30 ans.
près de 30 ans. Cependant, ces données n'étaient pas uniformes. Les noms des clients, les numéros de pièces et
d'autres informations n'étaient pas cohérentes au sein de ces applications et nécessitaient un grand nombre de rapprochements manuels pour chaque processus de l'entreprise de fabrication.
manuel pour chaque processus de l'entreprise de fabrication.
Je redoutais de quitter Southware ; tout ce qui concernait le changement de système me répugnait".
m'horripilait", confie Amos. "J'ai entendu et vu tellement de mauvaises histoires d'entreprises qui changent de système, même si c'est pour passer d'un système à un autre.
d'un système à un autre. J'en suis arrivé au point où notre logiciel, aussi bon soit-il, n'était tout simplement pas adapté à notre type d'activité.
n'était tout simplement pas adapté à notre type d'activité et à ce que nous faisons. Finalement, nous avons décidé que nous devions
faire le saut".
Les systèmes déconnectés entravaient l'échange d'informations, et l'assemblage de données pour les ventes ou le service à la clientèle nécessitait un surcroît de travail.
service clientèle nécessitait un surcroît de travail, selon les dirigeants.
Du point de vue des ventes, le CRM n'offrait aucune vue sur les stocks, les détails d'expédition ou d'autres données que nous pourrions souhaiter consulter, comme les tickets de support", explique Mike Whitley, vice-président des ventes.
données que nous pourrions souhaiter consulter, comme les tickets d'assistance", explique Mike Whitley, vice-président des ventes.
"Nous passions un temps fou à rechercher des informations, ce qui n'était pas la meilleure façon d'utiliser notre temps.
ce qui n'était pas la meilleure façon d'utiliser notre temps. Même lorsque j'obtenais les informations à partir d'autres systèmes, l'intégrité des informations était pour le moins suspecte.
l'intégrité des informations était pour le moins suspecte.
L'équipe de vente utilisait le système CRM pour envoyer les commandes au service clientèle, qui opérait dans Infor CRM.
dans Infor CRM. Ils devaient convertir complètement ces numéros de pièces en un autre ensemble de numéros de pièces et les entrer manuellement", explique Whitley.
de pièces et s'y rendre manuellement", explique M. Whitley. "Nous n'avions pas non plus de visibilité sur les tickets d'assistance.
tickets d'assistance".
Le service clientèle, le support technique et les équipes de service sur le terrain travaillent sous un même toit mais ont des fonctions indépendantes.
mais ont des fonctions indépendantes. Chaque équipe manquait de visibilité sur les ordres de service pour comprendre ce qui avait été fait lors des appels de service.
ce qui a été fait lors des appels de service. Au lieu de cela, ils devaient retrouver la personne qui avait effectué le service pour lui demander ce qui avait été fait.
service pour lui demander ce qui a été fait.
Pour une entreprise qui se targue d'offrir le meilleur service à la clientèle, fournir des informations et des produits à des clients qui ont toujours besoin de délais rapides devenait problématique.
et des produits à des clients qui ont toujours besoin de délais rapides devenait problématique.
Le manque d'informations gênait également le service d'expédition. Selon M. Swindall, Aptean Southware
manquait de contrôles et d'équilibres, ce qui se traduisait parfois par des tirages de stocks négatifs. Le service
Le service d'expédition n'avait pas d'informations sur les retours ni de notifications en cas de rupture de stock.
M. Amos affirme qu'il ne disposait pas des données financières approfondies dont il avait besoin pour prendre les meilleures décisions.
"Sans données, vous ne savez pas comment vous vous comportez ni comment ajuster vos performances", explique-t-il.
"Vous avez besoin d'informations pour savoir où vous en êtes.