Boca Terry

Acumatica Retail Edition

Après une deuxième recherche d'ERP, Boca Terry a décidé d'implémenter Acumatica Retail Edition avec l'aide du partenaire d'Acumatica, i-Tech Support Inc.

"L'intégration et la facilité d'utilisation d'Acumatica semblaient supérieures à celles de NetSuite ", explique Edward. "Lorsque nous avons visionné les démonstrations, nous nous sommes aperçus que la solution était bien plus remarquable que toutes celles que nous avions examinées. Il nous allait comme un gant et l'intégration de ce que nous faisons en tant qu'entreprise semblait être une transition en douceur."

Avec Acumatica, les dirigeants de Boca Terry ont une visibilité totale sur les informations commerciales essentielles qu'ils utilisent pour prendre des décisions en temps réel, fondées sur des données. Ils savent où se trouvent les stocks, ce qu'ils ont en stock, et peuvent livrer les bons produits aux bons endroits et aux bons moments. Les informations financières sont disponibles instantanément grâce à divers tableaux de bord. Boca Terry fonctionne désormais de manière beaucoup plus efficace, affirment les Cohen.

"Nous n'avons plus besoin de prendre une heure ou deux pour comprendre ce qui se passe", explique Edward. Il n'a pas non plus à interrompre sa journée pour compiler des feuilles de calcul et envoyer des mises à jour par courrier électronique à Bruce, qui travaille depuis la Californie et n'avait pas accès aux données nécessaires auparavant.

Boca Terry a réduit le nombre de jours nécessaires à l'expédition d'une commande parce qu'Acumatica lui offre une visibilité totale sur ses stocks, une information dont elle ne disposait pas auparavant. Le responsable des expéditions se concentre sur la tâche à accomplir et ne perd plus de temps à saisir manuellement de longues commandes de vente.

Lorsque les chaînes d'approvisionnement ont été perturbées par la pandémie, les commandes de stocks de Boca Terrysont passées de quelques mois à plus de six mois. Grâce à Acumatica, Boca Terry a obtenu une visibilité sur ce qui était sur l'eau et sur la date d'arrivée prévue, ce qui lui a permis de donner des estimations plus précises à ses clients. C'est une visibilité qu'ils n'avaient pas auparavant.

Désormais, toute personne connectée à Acumatica voit quand les peignoirs ou les serviettes sont censés arriver et peut fournir cette information aux clients. La visibilité et les notifications concernant le suivi des stocks et des conteneurs ont permis à Boca Terry d'améliorer son service à la clientèle.

L'entreprise a également amélioré son cycle de commande jusqu'à l'encaissement. Elle accepte désormais davantage de cartes de crédit et le traitement des paiements est beaucoup plus facile grâce au traitement intégré des cartes de crédit d'Acumatica.

Grâce à Acumatica, de nombreuses tâches administratives de Boca Terrysont désormais automatisées, ce qui a permis de réaliser des économies de temps et d'argent incalculables.

Amélioration de l'efficacité opérationnelle

L'équipe Boca Terry est plus efficace. L'équipe de vente saisit les commandes directement dans Acumatica, ce qui a éliminé le besoin d'une personne chargée de la saisie des commandes à temps plein. Cette personne se consacre désormais à l'expédition et à l'acheminement plus rapide des commandes.

Pour suivre l'état des commandes, les employés se connectent à Acumatica et peuvent instantanément visualiser une commande et son état.

Auparavant, ils devaient appeler Edward, qui devait passer du temps à chercher manuellement les informations requises. Grâce aux informations en temps réel toujours disponibles dans Acumatica, Edward a éliminé au moins huit appels par jour, dit-il, et a récupéré des heures qu'il utilise maintenant pour se concentrer sur la gestion de l'entreprise.

"Acumatica m'a rendu la vie tellement plus facile. C'est incroyable", déclare Edward.

Par exemple, "si je n'informais pas les clients et les vendeurs chaque semaine, ils ne sauraient pas quelles sont les dates d'échéance prévues, et si je devais les informer chaque semaine, cela me prendrait une semaine", explique-t-il.

"Acumatica et i-Tech ont pu développer un système qui nous permet, lorsqu'un conteneur quitte l'Extrême-Orient ou l'endroit d'où il vient, de télécharger l'ensemble du conteneur avec tout ce qui figure sur le bon de commande. Nous indiquons une date d'expédition estimée, car une fois que le conteneur est mis à l'eau, nous savons dans les trois jours quand il doit arriver dans le pays.

Comme chaque article figurant sur un bon de commande est automatiquement disponible, l'équipe de Boca Terry ne passe pas une heure à réceptionner manuellement chaque article figurant sur un bon de commande à l'arrivée d'un conteneur. "Lorsqu'un conteneur arrive, il nous suffit de cliquer sur 'reçu' et le tour est joué", explique Edward. Une fois les articles reçus, tout le monde peut consulter ces informations et les partager avec les clients.

En outre, Boca Terry dispose d'un aperçu de la rentabilité de chaque article vendu, une information dont les dirigeants ne disposaient pas auparavant. "Auparavant, chaque trimestre ou chaque mois, nous allions dans QuickBooks. Auparavant, chaque trimestre ou chaque mois, nous allions dans QuickBooks, puis nous consultions notre FOB (fret à bord) et nous obtenions le total des chiffres relatifs au fret et aux droits de douane", explique M. Bruce. "Nous pouvions obtenir une marge brute globale. Mais aujourd'hui, nous pouvons obtenir instantanément une marge brute pour chaque style individuel.

"Nous pouvons également explorer les bons de commande pour consulter les notes, alors qu'il me fallait auparavant trois ou quatre étapes pour le faire".

Tâches manuelles automatisées

Lorsqu'une commande est saisie dans le système, une confirmation de commande est automatiquement envoyée au client ; personne n'a besoin de se rappeler d'envoyer un courrier électronique. Les relevés de compte des clients ne sont plus imprimés et envoyés par la poste, ce qui a permis d'économiser environ 500 dollars par mois, selon Edward.

Lorsqu'une commande personnalisée est enregistrée, Bruce et Edward - qui approuvent et créent les bons de commande pour les usines à l'étranger - en sont automatiquement informés ; le personnel de vente n'a pas besoin de se rappeler de leur envoyer un courriel. Auparavant, "si quelqu'un ne vous en parlait pas, nous ne le saurions même pas", déclare Edward.

Si un certain style de peignoir ou de serviette est commandé et doit provenir d'un certain fournisseur, un rapport automatisé avertit les Cohen si un bon de commande n'a pas été établi pour ces articles. "Nous ne manquons plus rien aujourd'hui", déclare Edward. "Avant, c'était un cauchemar.

"Chaque fois que quelqu'un saisit une commande, le prix indiqué est correct", explique Bruce. "Ce n'était pas le cas auparavant. Il fallait consulter le prix de base, puis la feuille de calcul de l'usine pour s'assurer que les informations étaient correctes.

Le connecteur natif d'Acumatica pour BigCommerce transfère automatiquement les commandes en ligne, explique Edward. "Dans l'ancien système Access, nous ne pouvions pas enregistrer de ventes et nous perdions probablement 500 000 dollars par an parce que nous ne faisions pas vraiment le lien. Nous nous contentions de passer des écritures de journal sur les rentrées d'argent sans les associer chaque jour. Désormais, chaque commande de vente provenant du site de commerce électronique est automatiquement téléchargée et enregistrée dans Acumatica, ce qui nous permet de voir la vente en question.

L'expédition des commandes de commerce électronique est plus facile et nécessite moins d'étapes, ajoute-t-il. Plutôt que d'aller dans BigCommerce, de télécharger toutes les informations, d'imprimer les bons de commande et de renvoyer les informations aux clients, "tout se fait automatiquement".

Accès à distance

L'application mobile d'Acumatica permet aux cadres d'accéder aux informations depuis n'importe où, ce qui leur a permis de travailler depuis n'importe où et de profiter davantage de leurs vacances. "Je reviens tout juste de l'Antarctique", raconte Edward. "J'étais à bord d'un bateau dont le Wi-Fi était très limité, mais c'était génial parce que je pouvais m'asseoir dans ma cabine, consulter (les fichiers de l'entreprise) et voir ce qui se passait. Lors de ses précédents voyages, explique-t-il, il était difficile de se connecter à distance à un serveur sur site, et bien souvent, il ne parvenait pas à établir une connexion.

L'équipe de vente à distance peut se connecter de n'importe où et a un accès instantané aux informations, où qu'elle se trouve. Ils ne téléphonent plus à Edward pour obtenir des informations et peuvent être plus productifs. L'accès instantané signifie que Boca Terry n'est pas limité par les VPN, explique Bruce.

Acumatica offre un nombre illimité de licences d'utilisation, ce qui signifie que les dirigeants n'ont pas à s'inquiéter de l'escalade des coûts du logiciel lorsqu'ils ajoutent des employés supplémentaires. Auparavant, les Cohen retardaient l'ajout de vendeurs supplémentaires en raison de l'augmentation des coûts par utilisateur et des problèmes d'accès à distance.

Prêt pour la croissance

Les Cohen continuent d'affiner les opérations de Boca Terryet envisagent d'ajouter des fonctionnalités via la vaste bibliothèque de fournisseurs d'applications tierces d'Acumatica, dont une qui automatiserait davantage de fonctions d'expédition, explique Bruce. Ils sont convaincus que la feuille de route et le plan d'amélioration continue d'Acumatica aideront Boca Terry à se développer à l'avenir.

"Acumatica est très à l'écoute de ses clients et veille à ce que nous puissions continuer à nous développer", déclare Edward, qui fait l'éloge des investissements annuels de la société dans la plate-forme et de la communauté croissante de développeurs tiers.

"Si quelqu'un a affaire à deux, trois ou quatre applications différentes tout au long de la journée, Acumatica est la solution idéale", déclare-t-il. "Acumatica est une évidence.

"Acumatica nous permet de mieux gérer l'entreprise", ajoute-t-il. "Nous sommes beaucoup plus efficaces, nous obtenons des réponses plus rapidement et cela nous donne confiance dans ce que nous faisons au quotidien. Nous disposons d'informations précises et pouvons prendre des décisions rapidement.