La solution ERP en nuage Acumatica pour le groupe Dukathole

Le fabricant de briques Dukathole Group accélère sa croissance et s'attaque à la crise du logement en Afrique du Sud grâce à Acumatica ERP

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Siège

Afrique du Sud

Industries

Fabrication, Distribution, la construction

Applications remplacées

Sage

Groupe Dukathole

Acquisition d'une solution intégrée, basée sur le cloud, fournissant des informations et des rapports financiers précis.
Accès en temps réel aux données, ce qui a permis d'intégrer avec succès trois acquisitions importantes et d'en assurer la rentabilité.
Gestion précise des stocks, mise au jour de l'utilisation abusive des ressources, amélioration de la transparence dans l'ensemble de l'entreprise.
Solution de gestion d'entreprise facile à utiliser, réduisant le temps nécessaire à la formation des nouveaux employés et augmentant la productivité.
Obtention de données précises sur la production, amélioration de la gestion des centres de coûts et amélioration des résultats.
Amélioration de l'expérience client grâce à l'utilisation de la notification push, qui permet d'informer les clients des livraisons sur place.
Expansion dans le secteur de la construction grâce à l'utilisation intensive de la fonctionnalité des projets
a fourni une plate-forme connectée pour une croissance continue, permettant à Dukathole de construire des maisons dans les délais et dans le respect du budget, augmentant ainsi les possibilités d'emploi pour la main-d'œuvre

"Lorsque nous ajoutons une nouvelle société, nous n'avons pas besoin d'acheter des licences d'utilisation supplémentaires. Nous créons simplement une nouvelle branche dans Acumatica et l'intégrons rapidement dans Dukathole Group."

Graham Leonard, directeur financier et directeur des opérations

Groupe Dukathole

Défis

Solution ERP

Résultats

Défis

Fondé à Aliwal North, en Afrique du Sud, il y a 20 ans, le groupe Dukathole est devenu le plus grand fabricant de briques en béton de haute qualité du pays, affichant un taux de croissance annuel de 52 % au cours de la dernière décennie, en raison de l'explosion de la demande pour ses briques.

Les briques de ciment constituent le principal matériau de construction des maisons attribuées à environ 12,5 millions de Sud-Africains, qui squattent les quartiers en dehors des villes et les jardins des habitations officielles. Le gouvernement sud-africain estime qu'il manque 2,1 millions de logements au niveau national. Selon la BBC, avec un taux de livraison annuel de 136 000 logements, seuls 1,5 million des 2,1 millions nécessaires seront disponibles d'ici 2030. Entre-temps, la population continue de croître.

Dans l'espoir de contribuer à combler le manque de logements, Charles Kieck, fondateur de Dukathole, et sa femme Landi ont étendu l'entreprise à la province de Queenstown, dans la province du Cap-Oriental, en 2009 et ont commencé à produire d'autres produits en ciment, notamment des tuiles, des pavés, des linteaux et des produits préfabriqués. Ces mesures ont transformé l'entreprise en un guichet unique pour les produits en ciment. L'entreprise a également ouvert un autre site de production de briques à Herschel à la suite d'un pic de la demande.

Trois acquisitions majeures accélèrent la croissance de l'entreprise

Consciente que son usine de Queenstown ne pouvait pas approvisionner tout le Cap-Oriental en briques, Landi a décidé de faire une offre à deux fabricants de briques en difficulté pour sauver leur entreprise, INCA, qui possède deux succursales - chacune à deux heures de route de Queenstown et de Laman.

Cependant, il ne suffisait pas de fabriquer et de vendre des briques. En participant au programme gouvernemental de reconstruction et de développement (Reconstruction Development Program ou RDP), les Kieck ont déterminé que chaque rand sud-africain (1 rand = ~0,06295 dollar) économisé permettait à une personne vivant dans une cabane d'obtenir une maison. Landi a réalisé que l'acquisition de MMS Developments, une entreprise de construction également en cours de sauvetage, lui permettrait de se développer sur le marché de la construction de logements. Dukathole a fait une offre pour les trois entreprises, bien que MMS ait perdu 40 millions de Rands en deux ans et que Laman n'ait pas été rentable depuis 2006.

"Nous étions tranquillement convaincus que nous serions en mesure d'absorber cette croissance exponentielle et que nos antécédents financiers, nos pratiques de gestion allégée et notre solide base d'actifs nous permettraient d'obtenir avec succès le financement nécessaire", a écrit M. Landi dans une lettre annuelle résumant les acquisitions.

Cette confiance s'explique en partie par la mise en œuvre de Sage en cours. Dukathole prévoyait de faire fonctionner le système ERP afin de partager des informations avant la conclusion des acquisitions. Les chiffres financiers détaillés renforceraient leurs offres et les aideraient à obtenir des financements.

Les coûts croissants d'un échec de la mise en œuvre de Sage ERP

Dukathole a remporté et conclu les trois acquisitions : INCA en janvier, MMS en février et Laman en juillet. Mais la mise en œuvre de Sage échouait et menaçait l'entreprise. Par exemple, d'août à octobre, l'entreprise n'a pas pu générer de relevés de comptes clients, établir des relevés de comptes créanciers pour les rapports d'ancienneté, ni consulter les niveaux de stock.

"C'était une mise en œuvre horrible, qui ne fonctionnait pas et qui ne bénéficiait d'aucune assistance", explique Graham Leonard, qui a rejoint le groupe Dukathole en tant que responsable des finances et des opérations au milieu de cette année-là. Pour ne rien arranger, "le partenaire chargé de la mise en œuvre de Sage ne comprenait pas notre activité, ce qui s'est traduit par des factures élevées et de longs délais d'exécution pour les demandes de modifications mineures". En outre, la gestion des stocks de Sage était extrêmement peu fiable. Toute modification de configuration devait être renvoyée au Royaume-Uni et, moins de deux ans après la mise en œuvre de Sage Live, le produit a été complètement abandonné.

Dukathole ne comptait qu'un seul informaticien, chargé de gérer la maintenance technologique, l'électricité peu fiable, les multiples fournisseurs d'accès à Internet sans fil et les serveurs distants. "Sage était un logiciel en nuage distant qui nécessitait beaucoup de maintenance et tombait souvent en panne", explique M. Leonard.

Naviguer dans six systèmes financiers déconnectés

Sans Sage, les six divisions de l'entreprise fonctionnaient sur six systèmes financiers différents qui incluaient diverses instances du logiciel comptable Pastel, hérité de Sage. Pour fournir les documents nécessaires à l'acquisition, "nous devions fournir une feuille de calcul consolidée. Tout devait être consolidé dans Excel, et c'était un cauchemar", explique Leonard.

Ils savaient qu'ils avaient besoin d'un nouveau système financier fournissant des données précises afin de pouvoir.. :

Réduction des coûts d'exploitation
Limite des stocks
Améliorer la production dans chaque usine de fabrication
Construire davantage de maisons pour résoudre les problèmes de logement du Cap-Oriental et de l'État libre, et employer plus de 450 Sud-Africains.

Leonard et le nouveau responsable de la chaîne d'approvisionnement ont commencé à rechercher des systèmes ERP, tels que SAP BusinessOne, Microsoft Dynamics 365, Sage Evolution, Oracle NetSuite et un acteur ERP à croissance rapide, Acumatica.

Dukathole a réduit sa liste. Après le fiasco de Sage, "nous ne voulions pas de promesses en l'air, mais voir les systèmes fonctionner et en savoir plus sur les personnes qui les déploieraient", explique Leonard. Les principaux fournisseurs n'ont pas répondu ou ont envoyé des collaborateurs juniors qui n'ont pas pu nous montrer comment fonctionnaient leurs systèmes et qui ont souvent dit "nous vous recontacterons".

Solution ERP

Ce n'était pas le cas avec Acumatica Cloud ERP et son partenaire QEDO, qui a fourni une démonstration détaillée de la façon dont les différents processus de Dukathole fonctionneraient dans Acumatica.

L'équipe de Dukathole a choisi Acumatica, citant son interface facile à utiliser, son modèle de licence unique, sa fonctionnalité inter-sociétés et sa capacité à se connecter à d'autres applications. En outre, les modules de fabrication, de distribution, de comptabilité de projet et autres d'Acumatica se sont également distingués.

Dukathole a mis en œuvre Acumatica par étapes, en commençant par sa nouvelle branche de construction, MMS. Ensuite, Dukathole Brickworks a été mis en service, suivi de Dukathole Logistics deux mois plus tard. Chaque branche a démarré avec les principaux modules financiers d'Acumatica. Elles ont ensuite ajouté les autres flux de travail inter-modules d'Acumatica au milieu de la pandémie de COVID.

"Tout système ERP qui peut être mis en service pendant une fermeture brutale et qui permet à tout le personnel d'être formé et de fonctionner à distance doit être envisagé par tout le monde", explique M. Leonard.

Résultats

Aujourd'hui, Dukathole fabrique un million de briques de béton par jour, gère 40 camions de livraison et construit dix maisons par jour. L'entreprise gère également une division minière qui extrait des matières premières pour les processus de production. L'entreprise est passée de trois sites de fabrication de briques en 2017 à huit, avec des opérations couvrant l'ensemble de la chaîne de valeur, de la fabrication de briques à la livraison et à la construction de maisons RDP (subventionnées). En outre, Dukathole Group a ouvert deux sites de vente au détail et noué des relations de distribution avec quatre quincailleries.

L'utilisation d'Acumatica comme base financière, de fabrication et de construction a fourni à Dukathole les informations dont il avait besoin pour transformer un fabricant de briques en béton en l'un des principaux constructeurs de maisons et fournisseurs de produits de construction d'Afrique du Sud.

Dukathole est très efficace et léger grâce à une solution d'entreprise flexible qui offre un accès en temps réel aux données critiques de toutes les unités sur une plateforme unifiée. "Le fait d'avoir une vue d'ensemble de chaque entité nous permet de voir si une entité ne tire pas son épingle du jeu et de procéder rapidement à des ajustements", explique M. Leonard. "Nous ne voulons pas que le groupe souffre si l'une des autres divisions est en difficulté.

"Landi est une machine à idées", ajoute-t-il. "Lorsqu'elle voit une opportunité, elle la déploie immédiatement, et c'est pourquoi nous avons déployé Acumatica si efficacement. Le logiciel fournit des données très rapidement, et nous pouvons les utiliser pour prendre des décisions."

L'accès aux données depuis n'importe où est vital pour une entreprise distribuée. "L'application mobile d'Acumatica permet aux propriétaires de consulter des tableaux de bord sur leur téléphone lorsqu'ils sont en déplacement. Ainsi, s'ils doivent se rendre dans l'est de Londres, cela représente quatre heures pendant lesquelles ils peuvent continuer à être productifs tout en étant en déplacement", explique M. Leonard.

Le personnel passe moins de temps à saisir des données et à créer des feuilles de calcul manuelles et plus de temps à utiliser les données pour améliorer la prise de décision. Par exemple, ils analysent les données en temps réel sur des tableaux de bord. Les tableaux de bord personnalisés fournissent des rapports flexibles qui les aident à visualiser les opérations et à examiner les détails de n'importe laquelle des huit succursales, de sorte qu'ils peuvent identifier rapidement les défis et s'adapter en conséquence.

Les données centralisées rationalisent les rapports financiers trimestriels et annuels et fournissent des données essentielles aux agences gouvernementales qui délivrent les contrats de logement.

Favoriser l'efficacité et la productivité à long terme

Dukathole a déployé une suite complète de modules Acumatica, y compris la fabrication, la distribution, la comptabilité de projet pour la construction et la gestion de la relation client. En outre, la suite a permis à l'entreprise de se développer rapidement dans de nouveaux secteurs d'activité grâce à des processus opérationnels et de fabrication qui l'aident à mieux suivre les coûts, tels que les nomenclatures.

L'entreprise a amélioré la planification logistique de l'approvisionnement, ce qui l'a aidée à livrer les briques à temps. En outre, l'amélioration de la précision de l'inventaire a permis de découvrir des vols qui étaient auparavant perçus comme des erreurs de saisie de données dans l'ancien système Sage.

Les tableaux de bord personnalisables d'Acumatica aident les dirigeants à visualiser rapidement les marges au niveau des produits, ce qui leur permet d'identifier les produits non rentables et d'augmenter le résultat net.

Facilement connectée à la paie et à la notification push par SMS

La plateforme flexible d'Acumatica se connecte à des applications tierces, ce qui permet à Dukathole de connecter " tout ce à quoi nous pensons ", explique Leonard. Par exemple, Dukathole extrayait auparavant des données de plusieurs systèmes de paie et créait des journaux manuellement, ce qui prenait deux à trois heures. L'entreprise utilise désormais PaySpace, un système de paie local qui se connecte de manière transparente à Acumatica et l'aide à se conformer aux exigences strictes du gouvernement sud-africain en matière de paie et de ressources humaines.

"Aujourd'hui, il suffit de cliquer sur un bouton car Acumatica est très ouvert, ce qui permet des intégrations faciles.

L'API ouverte d'Acumatica, combinée à son modèle de licence pour utilisateurs illimités, a permis à Dukathole de créer un système d'alerte de livraison pour ses plus de 30 camions à l'aide de notifications par SMS, améliorant ainsi les délais de livraison et l'expérience des clients. "Les chauffeurs peuvent automatiquement avertir les clients et les maîtres d'ouvrage qu'un camion est parti, ce qui facilite le suivi tout au long du processus de livraison.

Le choix d'une solution facile à utiliser était essentiel pour soutenir le personnel diversifié. En plus de ses livreurs, les chauffeurs indépendants peuvent également envoyer des données critiques à Acumatica à l'aide de l'application mobile.

Poursuite d'une croissance rapide, dons de maisons pour atténuer la crise du logement en Afrique du Sud

Acumatica fournit à Dukathole une base financière solide pour jouer un rôle essentiel dans la résolution de la crise du logement en Afrique du Sud. "Le logement est un problème majeur, et nous ne le rattraperons jamais", déclare Leonard. "Il y a quelques mois à peine, le gouvernement nous a dit que nous étions le seul entrepreneur à respecter ses délais et son budget, et qu'au lieu de construire une maison sur trois, il voulait que nous construisions toutes les maisons du Cap.

"La flexibilité d'Acumatica nous aide à soutenir notre esprit d'entreprise ", déclare Leonard. "Lorsque nous ajoutons une nouvelle entreprise, nous n'avons pas besoin d'acheter des licences d'utilisation supplémentaires. Il nous suffit de créer une nouvelle branche dans Acumatica et de l'intégrer rapidement à Dukathole Group."

Maintenant que chaque succursale dispose de tableaux de bord et de données financières en temps réel, M. Dukathole reçoit des demandes de clients souhaitant intégrer l'EDI dans leurs activités, explique M. Leonard. Dans le cadre de son engagement à gérer une entreprise légère, efficace et rentable, la société déploie autant de fonctionnalités d'Acumatica que possible.

Dukathole s'est engagé à construire une maison supplémentaire pour chaque centaine de maisons publiques construites et à la donner aux personnes dans le besoin. Avec Acumatica à la barre de l'efficacité, Dukathole et les Kieck ont fait don de plus de 30 maisons, dont une pour une femme sans-abri âgée de 101 ans.

"Acumatica est vraiment une solution tout-en-un, adaptable, qui permet rapidement de mettre en œuvre tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. Et elle est facile à utiliser", déclare M. Leonard.