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SOLUTION

En collaboration avec son partenaire technologique Information Integration Group, Inc, Mme Mheidze a brièvement envisagé de mettre à niveau Sage 100 mais, après examen, elle a estimé qu'il ne s'agissait pas d'une véritable solution en nuage. "Sage Cloud n'est qu'une solution semi-cloud, elle est très lourde et prend beaucoup de temps", dit-elle. "Corriger quelque chose nécessitait des étapes complexes ; un pas en avant puis trois pas en arrière pour corriger. Il y avait aussi beaucoup de traitement par lots, ce qui signifiait beaucoup d'attente."

Sage 100 était encore une solution sur site qui n'offrait que des intégrations "connectées au nuage". Le traitement par lots ne prend pas en charge les données en temps réel. "Avec Sage 100, nous devions maintenir un serveur et les coûts associés à ce serveur étaient importants. C'est pourquoi l'élimination du casse-tête de la maintenance du système sur site a été la première raison pour laquelle nous avons choisi Acumatica", explique M. Mheidze.

Information Integration Group a présenté à Erickson Acumatica Cloud ERP, une plateforme connectée unique qui offre un modèle de tarification basé sur l'utilisation plutôt que sur le nombre de postes. "Le prix de Sage pour les utilisateurs supplémentaires était exorbitant", explique M. Mheidze. "J'ai apprécié le fait qu'Acumatica ne se préoccupe pas du nombre d'utilisateurs, mais de la quantité de données utilisées. Nous n'avons pas à nous inquiéter de la croissance exponentielle de nos données, mais que se passe-t-il si j'ai plus de personnes qui travaillent pour moi ? Je n'ai pas à m'inquiéter de l'augmentation rapide des coûts."

Grâce aux conseils de l'Information Integration Group, Mme Mheidze s'est occupée seule de la mise en œuvre de l'ERP Acumatica Cloud du côté d'Erickson, tout en continuant à assumer ses fonctions de directrice financière dans le cadre d'un calendrier agressif de trois mois. "Tout le monde disait que j'étais folle d'essayer de faire les choses aussi vite", dit-elle. Mais l'expertise de l'Information Integration Group et la facilité d'utilisation d'Acumatica ont facilité les choses, dit-elle. "Aujourd'hui, c'est comme si Sage n'avait jamais existé.

Une entreprise connectée améliore les opérations

Lorsqu'on lui demande quels sont les principaux avantages d'Acumatica Cloud ERP, Mme Mheidze n'hésite pas : " Lamobilité, l'accessibilité et l'unification", dit-elle. Le fait de passer de la gestion de systèmes déconnectés sur différents sites à la centralisation de toutes les données en un seul endroit "a été un énorme avantage", dit-elle. "Nous avons dû faire passer la Californie et l'Ohio, qui fonctionnaient encore avec QuickBooks, à Acumatica pour unifier tout le monde. Aujourd'hui, tout le monde peut accéder à l'ERP et il n'y a plus de systèmes de codification ou de grand livre différents.

Désormais, tout le monde est sur la même longueur d'onde, avec des données alignées sur sept sites. "Le fait de voir toutes les données améliore vraiment notre capacité à servir les clients et à fabriquer des produits", explique M. Mheidze.

"Nous pouvons voir les inventaires valides et, si nous avons besoin de savoir ce que nous allons fabriquer la semaine prochaine, nous pouvons voir ce qui est en stock et utiliser ces informations. Dans Sage, les informations ne se trouvaient pas sur un seul écran, et nous devions faire beaucoup plus d'assemblages manuels des informations pour apprendre la même chose".

Un ERP sécurisé inspire la confiance

Avec sa casquette d'informaticienne, Mme Mheidze ne se préoccupe plus de la sécurité des connexions Internet, de la résistance des pare-feu sur les différents sites ou de l'augmentation des coûts de maintenance des serveurs. "Avant, il y avait beaucoup de coûts, de maintenance et d'obstacles à la sécurité", dit-elle. "J'étais constamment inquiète. Maintenant, tout ce dont j'ai besoin, c'est d'une solide connexion Internet pour accéder à l'ERP depuis n'importe où." Acumatica Cloud ERP hébergé sur AWS offre une sauvegarde et une sécurité automatiques.

Mme Mheidze apprécie le fait qu'Acumatica Cloud ERP dispose d'une API ouverte permettant aux applications tierces de se connecter facilement. Toutefois, comme elle en est encore aux premiers stades de l'utilisation de la nouvelle plateforme, elle n'a pas ajouté d'autres applications. "Acumatica offre tout ce dont j'ai besoin.

L'interface intuitive facilite et accélère la formation

Mme Mheidze est responsable de la formation aux logiciels pour le fabricant et a parcouru les manuels d'Acumatica Cloud ERP, la formation en ligne, puis a formé les employés à distance. "L'interface utilisateur d'Acumatica est absolument fantastique, attrayante et intuitive", déclare-t-elle. "Si vous passez d'un écran à l'autre ou d'un endroit à l'autre, l'interface vous ramène au même endroit - vous n'avez pas besoin de retaper ou de vous souvenir de quelque chose. Acumatica est très dynamique, intuitif et personnalisable ; tous nos utilisateurs sont satisfaits.

L'un de ses plus grands défis a été la gestion du changement qui accompagne la mise en œuvre de tout nouveau logiciel. "Il est difficile de rompre les habitudes des gens", dit-elle. "Ils ont l'habitude de faire les choses d'une certaine manière et je dois donc beaucoup leur expliquer, ce qui est difficile et stimulant pour n'importe quelle entreprise.

Les employés apprécient de pouvoir personnaliser les tableaux de bord d'Acumatica Cloud ERP afin de présenter les informations importantes pour leur rôle et de pouvoir facilement déplacer et modifier les colonnes. "C'est comme un Lego", dit-elle.

Amélioration de la communication

Erickson International a stimulé la communication parce qu'Acumatica Cloud ERP permet à tout le monde de voir instantanément les données concernant n'importe quel lieu ; les données n'ont plus besoin d'être manipulées ou importées ou exportées en dehors du système, de sorte que les conversations se déroulent instantanément.

"Si vous êtes une entreprise de taille moyenne qui souhaite se développer et qui a besoin d'unifier ses sites, Acumatica apporte un gain incroyable : il relie les gens. Dans le monde d'aujourd'hui, nous avons besoin de communication et Acumatica nous permet d'avoir des informations unifiées et rapides à portée de main", explique M. Mheidze.