AcumatiCares
Mozaic est une organisation 501(c)(3) à but non lucratif née de la fusion de deux sections de The Arc of New York : The Arc of Seneca Cayuga et The Arc of Yates. L'organisation dessert plus de 2 000 personnes atteintes de déficiences intellectuelles et de troubles du développement, ainsi que leurs familles, dans la région des Finger Lakes à New York, ce qui en fait le plus grand prestataire de services pour les personnes handicapées dans la région centrale de l'État de New York.
Quelque 700 membres du personnel offrent une gamme complexe de services : services d'emploi, transport, éducation préscolaire, services de conciergerie, déneigement et entretien des pelouses, ainsi que des services basés sur Medicaid : services cliniques, services de jour et résidentiels, soutien communautaire et services de remboursement pour les particuliers, ce qui signifie que Mozaic gère l'argent pour les particuliers.
En outre, elle exploite une entreprise intégrée florissante, Finger Lakes Textiles, qui fabrique des bonnets d'hiver et d'autres vêtements pour les forces armées américaines depuis plus de 25 ans et, plus récemment, pour le grand public sous la marque Arctic Gear, dont 100 % des recettes sont reversées à la mission.
"Nous sommes très complexes pour une opération de 30 millions de dollars", déclare Tammy Raub, directrice financière de Mozaic. "Notre nouvelle initiative stratégique consiste à gérer et à sauver d'autres organisations à but non lucratif.
Défis technologiques des organisations à but non lucratif
Mme Raub ne connaît que trop bien les défis auxquels les organisations à but non lucratif sont confrontées en raison des fonds limités, des exigences gouvernementales croissantes, de la diminution du nombre de donateurs et de l'augmentation de la demande de services. Avant Mozaic, elle était directrice financière d'Arc of Yates, qui fournissait des services de jour et de soutien communautaire, ainsi que des services de transport, aux personnes souffrant de troubles du développement. Il gérait également des unités de logement résidentiel et la Keuka Lake School, qui aidait les enfants et leurs familles à partir de 18 mois jusqu'à l'âge préscolaire, avec des services de besoins spéciaux par le biais de classes intégrées.
Chez Yates, les fonds étant limités, M. Raub travaillait avec un ancien système financier inefficace. "J'ai débarqué dans une situation délicate : il y avait un système Microsoft Dynamics qui était parfois en service, parfois en panne, et qui était installé sur place", explique M. Raub. "Il était susceptible de tomber en panne sur notre réseau et nous avions des problèmes de sécurité dans cet environnement.
Yates ayant perdu son directeur général en 2014, l'association avait exploré les possibilités de fusion avant l'arrivée de Raub en 2016. Selon le manuel de la section Arc NY, chaque fois qu'une association perd son directeur général ou son directeur financier, elle est tenue d'étudier les possibilités de fusion. Le conseil d'administration de Yates ne voulait pas dépenser d'argent pour une nouvelle plateforme financière, car il pensait qu'il adopterait celle utilisée par un partenaire de fusion.
Seule la fusion que Yates évaluait à l'époque n'a pas abouti.
L'adoption d'Acumatica commence à l'Arc de Yates
Lorsqu'elle a cherché à mettre à niveau l'ancien système Microsoft Dynamics, Mme Raub a appris qu'il était tellement dépassé que sa mise à jour coûterait aussi cher que la mise en œuvre d'une nouvelle solution. À l'époque, l'association était obligée de fonctionner en dehors du système existant avec des feuilles de calcul et des bases de données Access, un système inefficace qui nécessitait une double saisie.
M. Raub a convaincu le conseil d'administration de Yates qu'il avait besoin d'une plateforme financière évolutive, basée sur le cloud, dotée de fonctionnalités en libre-service et suffisamment flexible pour gérer les services à but lucratif et non lucratif, ainsi que la comptabilité des fonds, ce qui manquait à l'ancien système Microsoft Dynamics.
"Nous avions l'intention de nous développer et nous voulions évoluer sans avoir à payer des frais par utilisateur", explique M. Raub. "L'une des principales choses que nous voulions, c'était l'évolutivité, et c'est ce qu'Acumatica nous a apporté. C'était la seule solution qui répondait à toutes nos exigences et à de nombreux souhaits.
