Portacool LLC

Acumatica Manufacturing Edition Suite

Les dirigeants de Portacool ont évalué plusieurs applications ERP, dont Sage, Microsoft Dynamics et SAP. Ils ont d'emblée écarté deux fournisseurs d'ERP parce que l'expérience antérieure des employés indiquait qu'une mise en œuvre de SAP prendrait deux ans et que Microsoft Dynamics nécessiterait une documentation approfondie des processus.

Acumatica était un nom totalement nouveau pour Ferren et McElroy. Algorithm, le partenaire technologique de Portacool, a insisté pour leur montrer Acumatica Manufacturing Edition. Dans le cadre de leur audit préalable, les dirigeants de Portacool ont accepté une démonstration abrégée d'Acumatica. "Sept heures après le début de la démonstration, tout le monde était encore dans la salle à poser des questions", raconte Ferren.

Les dirigeants ont appris qu'Acumatica était conçu pour les fabricants qui fabriquent sur stock, fabriquent à la commande, configurent à la commande, conçoivent à la commande et se concentrent sur les projets. Ils ont également pris connaissance des applications natives permettant de connecter les données et les processus métier pour le contrôle des modifications techniques, la gestion de la production, la planification des matériaux, la planification et l'ordonnancement avancés, l'estimation et la configuration des produits basée sur des règles.

Ils ont également appris que des fonctions telles que le kitting avec désassemblage, les articles matriciels pour les familles de produits, le traitement externe de l'ingénierie, le suivi des lots et des séries, et la prévision de la demande, pouvaient stimuler la productivité des opérations de l'entrepôt et de l'usine. Avec Acumatica, ils pouvaient créer des ordres de production manuellement, à partir de la planification des besoins en matériaux (MRP) ou directement à partir des commandes clients.

Portacool a été impressionné par la profondeur des rapports d'Acumatica, sa facilité d'utilisation et sa connexion transparente avec les principales applications tierces.

"Je pense que le principal argument de vente a été la connectivité d'Acumatica", explique M. Ferren. "J'ai utilisé Avalara, Salesforce et tous les modules complémentaires les plus courants. La transition transparente vers d'autres applications était donc une caractéristique très intéressante. J'ai également été enthousiasmé par la capacité des équipes à personnaliser les écrans en fonction de leurs besoins, par le fait qu'Acumatica a été créé sur un cadre ouvert et qu'il utilise le langage C# et Visual Studio.

La convivialité m'a convaincu", explique M. McElroy. "J'ai également apprécié le fait qu'Acumatica soit basé sur le cloud, de sorte que lorsque nous travaillons à domicile, nous pouvons facilement mener nos activités avec continuité. Auparavant, nous devions nous connecter à un VPN et notre système était un cauchemar.

Déploiement rapide

Avant la mise en œuvre, le directeur des finances et de la comptabilité, Stacey Mikesh, a contribué à rationaliser les procédures pour rendre l'entreprise plus efficace. Il a également rétabli une base financière avec des données propres et significatives pour une croissance continue. La réinitialisation a permis à Portacool d'éliminer de nombreux processus basés sur le papier et la saisie manuelle de données dans des feuilles de calcul disparates. Armé de la technologie et d'outils de reporting flexibles, Portacool a pu stimuler sa croissance grâce à des données précises et en temps réel sur lesquelles il pouvait compter.

"Je passais trop de temps à préparer des données et des analyses et à aider notre équipe financière à rassembler des informations", explique Mikesh. "Par conséquent, je passais très peu de temps à examiner et à gérer les informations.

Algorithm, partenaire de l'année 2022 d'Acumatica Manufacturing, a organisé une formation approfondie pour tous les membres de l'équipe de Portacool, dont beaucoup n'avaient pas d'expérience préalable en matière d'ERP.

Ayant déjà réalisé deux implémentations d'ERP, Ferren était préparé à d'éventuels pépins lors de la mise en service. "Je suis arrivé ici très tôt, prêt à partir", déclare-t-il. "Nous avions mis en place une hotline et tout le reste. Très vite, nous nous sommes demandé si le téléphone n'était pas en panne. Nous n'avons eu aucun problème et je me suis demandé si nous n'avions pas raté quelque chose. Comment se fait-il que cette journée se passe si bien ?

Le fait d'avoir un excellent partenaire de mise en œuvre, une préparation approfondie et une plateforme de gestion d'entreprise moderne et bien conçue a beaucoup aidé, dit-il.

"Nous sommes très enthousiastes à propos d'Acumatica", déclare M. Ferren. "Notre mise en œuvre n'a pris que sept mois.

Visibilité en temps réel pour une meilleure prise de décision

Portacool disposait instantanément de données fiables lui permettant de prendre des décisions commerciales plus rapidement et en connaissance de cause - un avantage crucial lors de la pandémie et des problèmes de chaîne d'approvisionnement mondiale qui persistent aujourd'hui.

Grâce à la conception et à la navigation intuitives d'Acumatica, Portacool dispose de données plus claires, de rapports exploitables et d'un taux d'adoption plus élevé de la part des utilisateurs. L'entreprise a mis en place des rapports par canal, sur la rentabilité par UGS, par marché et par compte client. Il s'agit d'informations nouvelles et essentielles qui n'étaient pas disponibles dans le système précédent. Portacool a mis en place un suivi des séries pour assurer la traçabilité du berceau à la tombe, des composants aux produits finis. La suite de fabrication fournit une analyse détaillée des coûts de fabrication afin d'identifier les domaines d'amélioration et de rentabilité par tâche, par poste de travail ou par article.

Portacool dispose désormais de rapports et d'alertes qui lui permettent de savoir quand les paiements sont dus sans avoir à établir de rappels manuels. Par exemple, Portacool avait déjà attendu un paiement de 600 000 dollars pour apprendre, trois mois plus tard, que la facture n'était pas passée par la solution EDI existante. Avec Acumatica, l'équipe reçoit désormais immédiatement une alerte automatisée pour rectifier la situation et réémettre la facture immédiatement.

"La seule façon de survivre et de réussir sur ce marché est d'avoir une visibilité sur les indicateurs clés de performance (KPI) pour piloter la fabrication, maintenir la rentabilité, assurer la satisfaction des clients et la qualité. Nous n'aurions pas pu le faire sans Acumatica", déclare M. Ferren.

Amélioration de la gestion des stocks

La gestion des stocks a constitué un défi au cours des deux dernières années. Si l'entreprise était restée sur son ancien système, "nous serions en si mauvaise posture aujourd'hui", déclare M. Ferren.

Auparavant, Portacool assurait le suivi des produits finis à l'aide d'un système rudimentaire, basé sur le papier, avec saisie manuelle des données à la fin de l'équipe. Les rapports d'inventaire et de production consistaient à se promener avec des étiquettes en papier et à compter physiquement les produits. La copie carbone résultant de ce processus servait de base à un recomptage pour vérifier les chiffres. Au bout de trois ou quatre jours, ils rassemblaient les résultats sur papier et les saisissaient manuellement dans Excel. Ensuite, ils rapprochaient les rapports pour résoudre les divergences.

"Cela a littéralement pris quatre jours", explique M. Ferren. "Aujourd'hui, avec Acumatica, cela prend moins d'une journée. Nous avons modifié une application dans Acumatica pour effectuer un comptage physique à l'aide de lecteurs de codes-barres, imprimer une étiquette et indiquer automatiquement que ce comptage a été traité et s'il y a des écarts. C'est très rapide et c'est un gain d'efficacité énorme.

Portacool dispose d'une visibilité totale sur les stocks, les données arrivant au fur et à mesure qu'elles sont saisies. "Avec Acumatica, nous pouvons gérer les stocks au niveau de la minute", explique M. Ferren. "Cela nous a été utile pendant la pandémie, car nous pouvions voir les bons de commande, les processus, le fret entrant de Chine, les coûts de fret et les variantes de prix d'achat, ce qui était important lorsqu'un produit qui coûtait 8 dollars il y a un an coûtait maintenant 12 dollars. Cela entraîne une érosion des bénéfices, et nous parvenons beaucoup mieux à gérer cela grâce à une visibilité totale sur les fournitures d'exploitation.

Applications tierces connectées

L'API ouverte d'Acumatica a permis à Portacool de connecter de manière transparente son programme de qualité interne, qui a fourni des moyens d'intégrer les données pour améliorer les produits, la fabrication et le service à la clientèle.

Dans Acumatica, l'équipe peut créer de nouveaux cas qui conduisent à des actions de contrôle de la qualité, explique M. Ferren. Par exemple, si un client appelle pour demander une nouvelle pièce, "nous obtenons son numéro de série, nous pouvons consulter l'historique du cas, la nomenclature et les révisions, et nous pouvons remplacer une pièce ou la remplacer par une autre", explique-t-il. "Nous pouvons alors savoir sur quelle ligne de production la pièce a été fabriquée, qui était la personne chargée du contrôle qualité lorsqu'elle a été mise dans un camion, de quel quai elle est sortie, dans quel camion elle se trouvait et vers quel centre de distribution elle a été acheminée..."

"Les possibilités sont infinies", déclare M. McElroy. "Acumatica nous a aidés à avoir une vue d'ensemble et nous a montré des moyens plus efficaces pour exécuter certains de nos processus et gérer l'entreprise, ce qui a été extrêmement bénéfique pour la société."

Élimination des systèmes papier

Les contrôles de qualité sur les cinq lignes de fabrication étaient autrefois effectués sur une feuille de papier. "Je suis passée devant l'ingénierie et les piles de papier d'une journée étaient hautes comme ça", raconte Mme McElroy en levant la main à environ deux pieds au-dessus de son bureau. "Bill est allé voir les ingénieurs, a discuté de leurs besoins et a créé des listes de contrôle électroniques stockées dans le nuage. Il n'y a plus de papier qui traîne, et c'était très excitant".

Acumatica enregistre les PDF directement dans le système, ce qui a permis d'éliminer l'utilisation de papier dans d'autres départements. Les informations et les données sont stockées dans un dépôt central et accessibles à tous ceux qui en ont besoin.

Vagues de chaleur record et croissance internationale

Grâce à Acumatica, Portacool a pu répondre à la forte demande de produits résultant des vagues de chaleur record qui ont frappé les États-Unis. La croissance se poursuit puisque l'entreprise a obtenu des certifications dans le monde entier, ce qui lui a permis d'attirer de nouveaux clients à la recherche d'options de refroidissement alternatives.

Avec le rôle de plus en plus central du big data dans tous les aspects de la vie et des affaires, la demande de centres de données continue de croître de manière exponentielle, tout comme la demande de supports d'évaporation de la marque Kuul de la part de clients tels que Microsoft et Amazon. "Il s'agit d'une part croissante de notre activité", déclare M. Ferren. "Cela nous aurait fait peur avant Acumatica, mais maintenant nous sommes sûrs de pouvoir gérer les relations avec les plus grandes entreprises du monde.

"Acumatica est le pouls de notre entreprise. La visibilité que nous avons sur l'ensemble de l'entreprise a été le plus grand avantage à ce stade, mais nous avons beaucoup plus d'opportunités à venir alors que nous continuons à découvrir et à explorer plus de fonctionnalités d'Acumatica", dit McElroy. "Pendant 30 ans, nous avons vécu sur le papier et dans la prière, et nous avons eu beaucoup de chance. Puis la pandémie a frappé et nous avons dû prendre des décisions difficiles.

"La mise en œuvre d'un système ERP a représenté un changement considérable, mais c'est l'une des meilleures choses que nous ayons faites depuis longtemps", ajoute-t-elle. "Il nous permet de nous améliorer et nous aide à nous développer.