SAM

L'ERP en nuage réduit les coûts techniques

Au départ, l'équipe SAM a examiné des solutions sur site comme SAP et Sage, mais les dirigeants ont décidé qu'une plateforme en nuage leur permettrait d'éviter de dépenser des milliers de dollars pour de nouveaux serveurs et du matériel pour prendre en charge l'ERP. "Comme notre infrastructure était fragile, nous aurions dû mettre à niveau nos serveurs", explique M. Patton.

En faisant des recherches sur les ERP en nuage, M. Patton a découvert Acumatica Cloud ERP.

"Deux choses m'ont immédiatement attiré dans le modèle Acumatica", explique M. Patton. "L'un était la réduction des coûts de maintenance et l'autre l'absence de licence par utilisateur. "La tarification d'Acumatica Cloud ERP étant basée sur les transactions et non sur le nombre d'utilisateurs, SAM peut se développer en sachant que sa licence est un coût fixe et que le budget de l'infrastructure technologique n'augmentera pas car l'entreprise n'aura pas besoin de remplacer les serveurs ou les disques durs.

"Avec Acumatica, il n'y a pas de surprises en matière de licence ni de coûts de remplacement", explique M. Patton.

Il a également apprécié l'intuitivité et la facilité d'utilisation d'Acumatica. "Si un système est facile à utiliser, il sera utilisé, et c'est ce que nous voulons en tant qu'entreprise", explique M. Patton.

L'arrêt pour cause de pandémie permet la mise en œuvre de l'ERP

En mars 2020, SAM a pris la décision difficile de fermer temporairement ses deux sites de production, conformément aux directives gouvernementales visant à protéger la santé et le bien-être des employés. Depuis, l'entreprise a rouvert ses portes et mis en place un système de travail flexible, certains employés travaillant à domicile, afin de réduire le nombre de personnes présentes sur le site. Grâce à la mise en œuvre d'Acumatica Cloud ERP pendant la période d'arrêt, l'entreprise a pu assurer la continuité de ses activités dès que le gouvernement a déclaré qu'elle pouvait rouvrir ses portes.

"Honnêtement, nous ne serions peut-être pas là si nous n'avions pas Acumatica", déclare M. Patton. "Nous nous sommes rapidement assurés que les services des ventes, de la production et des finances disposaient d'ordinateurs portables, et Acumatica était le seul système qui fonctionnait. Nos anciens systèmes posaient des problèmes.

L'accès en tout lieu améliore le service à la clientèle

Avec Acumatica Cloud ERP, les 125 employés de SAM ont un accès instantané aux informations essentielles et l'équipe de vente mobile travaille de n'importe où, sur n'importe quel appareil. Le personnel de vente saisit les informations en quelques minutes et les données sont instantanément dans le nouveau système et visibles. C'est une grande amélioration par rapport aux informations qui n'apparaissent que plusieurs jours plus tard.

"Nos vendeurs travaillent à distance et, grâce à Acumatica, ils peuvent se plonger directement dans les commandes et les expéditions et avoir les informations à portée de main", explique M. Patton.

L'équipe de production a désormais une idée de ce que les ventes réservent chaque jour et peut planifier en fonction des commandes réelles. "Auparavant, nous fonctionnions à l'aveuglette", explique M. Patton. "Désormais, nous pouvons voir le volume, le lieu, le type de produit, et les responsables peuvent préparer et intégrer de nouvelles commandes dans le calendrier de production.

SAM a rationalisé son système de traitement des commandes et peut ajouter des notes et des pièces jointes aux commandes, et envoyer automatiquement des courriels de confirmation. Grâce à l'intégration d'Acumatica Cloud ERP avec d'autres systèmes, la demande de commandes de SAM est transmise en toute transparence à ses systèmes d'expédition et de production.

L'utilisation d'Acumatica dans le cloud permet aux deux usines de travailler de manière transparente sur les mêmes commandes clients, informations auxquelles les commerciaux peuvent accéder pour connaître les éventuels retards et informer les clients en temps réel. Les clients sont automatiquement informés des informations relatives à l'expédition dès qu'elles sont publiées dans Acumatica Cloud ERP, ce qui évite aux commerciaux d'avoir à téléphoner au client.

Amélioration de l'expérience des clients

Bien que la notification automatique puisse sembler être une petite fonctionnalité, elle améliore l'expérience client de SAM et lui permet de mieux se concentrer sur l'offre d'un support client de qualité supérieure. "Si nous commettons une erreur, quelle qu'elle soit, cela entraîne souvent un coût", déclare M. Patton, qui explique que l'entreprise utilisait auparavant un système déconnecté pour tenter de suivre ces problèmes. "En utilisant les cas dans Acumatica, nous pouvons les identifier et les traiter dès que possible. Nous sommes très centrés sur le client ; sans client, nous n'existons pas, et nous essayons d'offrir le meilleur service possible.

La flexibilité du logiciel est une autre caractéristique d'Acumatica Cloud ERP qui contribue à améliorer la satisfaction des clients. Lorsqu'on lui a demandé si SAM pouvait intégrer des codes clients spécifiques pour toutes les transactions, cela n'a pas posé de problème car c'était facile à faire dans Acumatica. SAM a également été en mesure d'activer la commande électronique ou l'EDI pour les clients qui le souhaitaient, ce qui a encore accru la satisfaction des clients. "Ce sont les choses simples qu'Acumatica fait si bien", explique M. Patton.

SAM prévoit de créer un portail client qui permettra à ses plus gros clients de se connecter directement à la plateforme Acumatica Cloud ERP pour accéder aux informations sécurisées les concernant. Patton n'a pas à s'inquiéter des licences de siège ou des coûts supplémentaires pour cet accès au portail car Acumatica ne facture pas par personne.

Les données en temps réel améliorent la prise de décision et les prévisions

Les dirigeants, où qu'ils soient, peuvent se connecter aux tableaux de bord intégrés d'Acumatica Cloud ERP pour visualiser les commandes, la situation financière de l'entreprise et les produits en cours de production, et disposer d'informations actualisées pour prendre des décisions.

"Je suis encore étonné de penser que je peux être assis dans un Starbucks en train de boire un café tout en regardant notre solution ERP, mais c'est la flexibilité et la facilité d'utilisation que toutes les entreprises devraient attendre de nos jours", déclare M. Patton.

"Le cycle du devis à l'encaissement est l'élément vital de notre entreprise, et Acumatica nous a donné les outils nécessaires pour le gérer de manière efficace et efficiente à chaque étape", ajoute-t-il. "Nous disposons d'outils précieux pour voir ce qui se prépare, pour effectuer toutes nos prévisions à l'aide de tableaux de bord et pour nous concentrer sur les clients clés."

Grâce à l'API ouverte d'Acumatica Cloud ERP, SAM a relié ses informations de camionnage à Acumatica "pour faciliter la vie des responsables logistiques qui doivent s'assurer que les livraisons de produits sont acheminées correctement sur les 25 camions de l'entreprise".

SAM a intégré plusieurs applications tierces et les a connectées à Acumatica de manière transparente. La société utilise B2B Gateway pour l'EDI. "La structure API ouverte d'Acumatica nous permet également d'intégrer nos anciens systèmes jusqu'à ce que nous soyons prêts à les remplacer. Nous pouvons voir la base de données SQL et communiquer avec elle", explique M. Patton.

La sécurité basée sur l'informatique dématérialisée apporte la tranquillité d'esprit

Grâce à un logiciel moderne hébergé dans le nuage, M. Patton a bénéficié d'un système de sauvegarde fiable, d'une plus grande sécurité et de la tranquillité d'esprit que procure la sauvegarde automatique et sécurisée de vos données. "Si vous comptez sur votre ERP pour être le seul référentiel de vos données et de votre logique d'entreprise, il doit être à jour en permanence", explique-t-il.

"Acumatica assure la sécurité de nos données", ajoute M. Patton. "L'une des grandes réussites de l'année dernière a été la mise en place d'Acumatica."

La demande potentielle stimule la croissance rapide

À l'approche de 2021, les fabricants de moules britanniques ont été surpris par une forte augmentation de la demande, chaque mois apportant un nouveau record de ventes, selon un magazine industriel. SAM surfe sur cette vague et se réjouit de la croissance future.

"Nous envisageons de créer une entreprise de construction de maisons résidentielles", explique M. Patton. "Nous savons qu'avec Acumatica, nous pouvons facilement créer une nouvelle division pour faciliter ce projet et, si nous acquérons d'autres entreprises, Acumatica pourra continuer à se développer avec nous.