AcumatiCares
13 minutes
de temps de saisie économisé pour chaque commande
20 heures
a permis d'économiser chaque semaine du temps de saisie des données
30 jours
sauvegardé avec des tableaux de bord personnalisés pour l'établissement de rapports
TOUGHBUILT, innovateur de l'industrie de l'outillage, s'agrandit avec Acumatica
ToughBuilt
- Automatisation des processus de saisie des commandes, réduisant les heures de travail à quelques minutes, ce qui permet de gagner du temps.
- Élimination des processus manuels, ce qui a permis de maintenir l'emploi à son niveau actuel
- Réduction du temps de saisie des commandes, soit un gain de temps de 13 minutes par commande
- Augmentation du volume des transactions grâce à l'enregistrement automatique
- Amélioration des stocks et de la visibilité avec les fabricants sous contrat, ce qui renforce les relations avec les partenaires.
- Accès aux données à partir de n'importe quel endroit, ce qui facilite le travail des cadres et des vendeurs.
- Les économies réalisées ont permis à ToughBuilt d'investir dans des employés en R&D qui ont créé de nouveaux produits et augmenté les ventes.
"Nous avons opté pour Acumatica parce que nous aimions son modèle de licence, qu'il était basé sur le cloud, qu'il offrait une grande variété de modules complémentaires tiers et qu'il permettait de le personnaliser en fonction de la façon dont nous gérons notre entreprise, aujourd'hui et à l'avenir".
Défis
Solution ERP
Résultats
Défis
Défis
Fondée en 2012, Industries ToughBuilt Inc. (NASDAQ : TBLT ; TBLTW) est un innovateur dans l'industrie de l'outillage, fabriquant des sacs de quincaillerie/outils, des genouillères, des chevalets et d'autres produits de qualité professionnelle liés à la construction pour les entrepreneurs et les bricoleurs. Vendant ses produits par l'intermédiaire de géants de la vente au détail tels que Home Depot, Menards et Western Pacific Building Materials aux États-Unis, l'objectif de ToughBuilt est de créer de la valeur en rendant la vie plus facile et plus productive. La société cotée en bourse, qui connaît une croissance rapide, a augmenté ses ventes de près de 25 % en 2019 pour atteindre 20 millions de dollars. L'entreprise a des plans d'expansion ambitieux qui comprennent le déploiement de plusieurs nouveaux produits innovants, le développement d'applications mobiles pour l'industrie et l'expansion dans d'autres grands détaillants comme Lowe's, Home Depot Canada, Do It Best et True Value Hardware. ToughBuilt prévoit également d'accroître ses ventes à l'échelle internationale, selon son dernier dépôt 10K auprès de la Securities and Exchange Commission.
L'entreprise a d'abord utilisé QuickBooks pour gérer sa comptabilité, mais il est rapidement devenu évident que le logiciel d'entrée de gamme ne pouvait pas soutenir la croissance rapide de ToughBuilt ou ses projets de devenir une société cotée en bourse. Il y a six ans à peine, ToughBuilt affichait un chiffre d'affaires d'à peine 1 million de dollars.
Martin Galstyan, contrôleur de gestion et directeur financier par intérim de ToughBuilt, explique que QuickBooks ne disposait pas des fonctionnalités EDI dont l'équipe comptable avait besoin. Ils étaient obligés de saisir manuellement les commandes, puis de les envoyer à leurs expéditeurs 3PL, qui leur renvoyaient ensuite une feuille de calcul. Cette feuille de calcul nécessitait ensuite un travail manuel supplémentaire pour transférer les informations dans QuickBooks.
"C'était un vrai casse-tête", dit-il.
Prior : Cinq heures par jour pour traiter les commandes
M. Galstyan estime qu'il fallait quatre à cinq heures par jour pour traiter les commandes, certaines commandes multi-lignes prenant 15 minutes chacune. Les dirigeants craignaient de devoir ajouter trois ou quatre personnes supplémentaires rien que pour saisir les commandes au fur et à mesure que le volume des transactions augmenterait.
Les dépenses devaient également être saisies manuellement. Il était difficile de suivre les stocks et la communication avec l'équipe de vente se limitait à des courriels et des appels téléphoniques.
"QuickBooks est une bonne solution pour les petites entreprises, mais une fois que l'on a atteint notre niveau, on ne peut plus l'utiliser", explique M. Galstyan.
"Nous avons vu venir la croissance et nous savions qu'il était essentiel de nous préparer à réussir avant qu'elle ne se produise", ajoute-t-il.
ToughBuilt a commencé à chercher un nouvel ERP tout en mettant en place les processus et la technologie nécessaires pour devenir une société cotée en bourse. L'objectif était de trouver une solution ERP offrant des capacités de gestion d'entreprise complètes de bout en bout.
Solution ERP
Solution ERP
ToughBuilt recherchait une solution abordable basée sur le cloud qui pourrait facilement se connecter à des logiciels tiers, gérer des exigences sophistiquées en matière de rapports financiers et s'adapter facilement à la croissance de l'entreprise. L'objectif était d'automatiser autant de processus que possible.
"Nous avons examiné Sage et quelques autres, mais nous avons décidé d'opter pour Acumatica parce que nous aimions son modèle de licence ; il était basé sur le cloud, offrait une grande variété de modules complémentaires de tiers et permettait également de le personnaliser en fonction de la façon dont nous gérons l'entreprise", explique M. Galstyan.
Plutôt que de facturer par utilisateur, Acumatica, basé sur le cloud, offre un modèle de tarification ERP plus abordable, basé sur le paiement des ressources informatiques réellement utilisées. Acumatica est trois fois moins cher que d'autres systèmes, note M. Galstyan.
Résultats
Résultats
La saisie des commandes est passée de quelques heures à quelques minutes
La capacité d'Acumatica à étendre la solution par le biais d'applications tierces connectées de manière transparente a permis à ToughBuilt de disposer d'une solution entièrement automatisée qui peut s'adapter à la croissance de l'entreprise. Klear Systems, le fournisseur de solutions de ToughBuilt, a intégré le logiciel Order Action d'Artsyl, le logiciel fiscal d'Avalara, le logiciel de veille stratégique de Data Self, SPS Commerce pour l'EDI et MAPADOC à Acumatica, formant ainsi une solution intégrée transparente pour le partage des données et l'automatisation.
"Nous pouvons désormais traiter les commandes de manière plus efficace", explique M. Galstyan. "Nous n'aurions jamais pu faire ce que nous faisons aujourd'hui sans Acumatica.
Les connexions transparentes et automatisées à ses plateformes en ligne ont éliminé 20 heures de saisie de données que Galstyan et son équipe effectuaient auparavant chaque semaine. Grâce à l'automatisation, ToughBuilt n'a pas eu besoin d'ajouter trois ou quatre employés supplémentaires pour le traitement des commandes à mesure que l'entreprise augmentait son volume de transactions, explique M. Galstyan.
La connexion d'Acumatica à la plateforme de transformation docAlpha d'Artsyl Technologies et à l'application de processus intelligents OrderAction, que M. Galstyan et les membres de l'équipe ont découverte lors de leur participation au salon annuel Acumatica Summit, a été déterminante pour l'automatisation.
"Avec OrderAction d'Artsyl, ce qui nécessitait auparavant des heures de travail manuel ne prend plus que deux minutes au maximum pour entrer les informations relatives aux commandes dans Acumatica", explique M. Galstyan. "Nous avons réduit le temps perdu par nos employés pour saisir les commandes.
Avec plus de 400 commandes traitées automatiquement au cours d'une semaine donnée, l'équipe comptable de ToughBuilt peut désormais consacrer du temps à l'établissement de rapports et à l'analyse. Avec OrderAction, les commandes physiques sont envoyées à un compte e-mail et les données sont automatiquement extraites et envoyées au module financier Acumatica de ToughBuilt. Les commandes de vente numériques entrent automatiquement dans le système, ce qui a permis de réduire le nombre de jours d'impayés.
Une vision fondée sur les données
ToughBuilt dispose de bien meilleurs rapports et d'une meilleure visibilité sur les performances de l'entreprise en temps réel, explique M. Galstyan. L'équipe de ToughBuilt a créé divers tableaux de bord dans Acumatica et environ 5 000 rapports DataSelf à partir de données disponibles d'un simple clic, et non plus 30 jours plus tard comme c'était le cas auparavant.
"Sur le plan financier, tout est plus facile à suivre dans Acumatica. Tout est connecté et plus rapide, ce qui nous donne un moyen efficace de gérer l'entreprise", explique-t-il.
L'accès en tout lieu assure la continuité des opérations
"Avec des sites aux États-Unis et une fabrication en Inde et en Chine, nous avions besoin d'un logiciel accessible depuis n'importe où, ce qu'offre Acumatica", explique M. Galstyan. Par exemple, lors de l'épidémie de Covid-19, M. Galstyan et son équipe ont travaillé à domicile pour traiter les commandes et communiquer avec les expéditeurs 3PL à partir de téléphones et d'ordinateurs portables, ce qui a permis d'assurer le bon déroulement des opérations. ToughBuilt a des bureaux à Londres et à Shanghai, des expéditeurs 3PL au Mexique et au Canada, et prévoit d'ouvrir des bureaux dans d'autres pays dans le courant de l'année.
En plus d'alléger le personnel d'exploitation, Acumatica et OrderAction d'Artsyl "nous ont permis d'embaucher des employés supplémentaires en recherche et développement qui ont ensuite créé de nouvelles lignes et de nouveaux produits que nous avons pu mettre sur le marché à une vitesse record pour générer une augmentation des ventes", explique M. Galstyan.
Le nouveau système de gestion étant basé sur le cloud, tout le monde y a accès. L'équipe de vente envoie les justificatifs de dépenses via l'application mobile Acumatica sur leur smartphone, ce qui a permis de réduire les erreurs, d'augmenter la vitesse à laquelle les ventes reçoivent les remboursements et de réduire considérablement la quantité de travail pour M. Galstyan et son équipe. Auparavant, ils saisissaient les dépenses manuellement après avoir reçu les informations par courrier électronique.
En outre, les membres de l'équipe de vente ont accès à tout moment et en tout lieu à l'état des commandes des comptes clients et aux niveaux de stocks de produits disponibles sur les différents sites, des informations qui n'étaient pas facilement accessibles auparavant. "Il était très difficile pour notre personnel de vente de savoir où se trouvaient les stocks auparavant", explique M. Galstyan.
Une croissance persistante et efficace
ToughBuilt dispose désormais de processus commerciaux plus efficaces pour gérer plus efficacement sa croissance. "Avec Acumatica, vous allez économiser de l'argent et du temps, et vous n'aurez pas besoin d'embaucher plus de personnel (comptable)", explique M. Galstyan. "Le fait d'être dans le nuage rend tout plus fiable et plus facile. Aujourd'hui, tout le monde veut des informations, et les veut tout de suite. Acumatica étant basé sur le Web, les informations sont à portée de main et vous pouvez les consulter où et quand vous en avez besoin.
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