La solution ERP en nuage Acumatica pour Happy Valley

Happy Valley découvre le coût réel de la culture et de la vente de cannabis après avoir déployé Acumatica Manufacturing

Siège

Siège social à Newburyport, MA ;
fabrication, distribution et vente au détail
à Gloucester, MA, vente au détail à Boston, MA

Industries

Fabrication, la distribution, le commerce de détail

Vallée heureuse

Mise en œuvre d'une plateforme ERP unique, connectée et moderne, adaptée aux opérations de culture et de fabrication de cannabis.
Connexion en temps réel avec le METRC et d'autres systèmes de conformité et de déclaration pour le cannabis imposés par l'État
Amélioration de la gestion des stocks et mise en place d'un système de planification des ressources en fonction du temps
Mise en place d'un système efficace de suivi des stocks conçu pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises du secteur du cannabis
Meilleure connaissance des coûts dans les différents services
Des flux de travail simplifiés et des fonctionnalités configurées pour une traçabilité complète
Connexion d'applications tierces telles que Tableau et d'applications de vente au détail, éliminant la programmation personnalisée pour la veille économique et les ventes en officine.
Maintien de la qualité et de la réputation de la marque tout en améliorant la disponibilité des produits
Automatisation des processus manuels, augmentation de la productivité des employés et de la satisfaction des clients
Amélioration des rapports tout en éliminant les saisies de données inutiles pour un accès plus rapide aux informations critiques de l'entreprise

"Acumatica est la première plateforme qui, selon nous, englobe l'ensemble de nos activités. Elle nous fournit les outils dont nous avons réellement besoin pour faire progresser notre entreprise."

Sean Corrigan, vice-président des opérations

Vallée heureuse

Défis

Solution ERP

Résultats

Défis

DÉFIS

Lorsque le Massachusetts a légalisé le cannabis récréatif en 2016, un groupe d'investisseurs a obtenu une licence et a construit une installation de 45 000 pieds carrés à Gloucester.
une licence et a construit une installation de 45 000 pieds carrés à Gloucester où ils cultivent et extraient des
des cannabinoïdes et fabriquent, distribuent et vendent des produits de consommation courante à base de cannabis sous la marque Happy Valley.
sous la marque Happy Valley.

L'équipe avait l'ambition de devenir une entreprise verticalement intégrée qui cultive ses propres produits et les vend par l'intermédiaire de ses propres dispensaires et d'autres dispensaires locaux.
produits et les vend par l'intermédiaire de ses propres dispensaires et d'autres dispensaires locaux. Une fois qu'ils auront perfectionné
l'activité au niveau de l'État, ils prévoient de s'étendre à d'autres États. Le cannabis ne pouvant être vendu
le cannabis ne peut pas être vendu au-delà des frontières de l'État, ils peuvent conclure des accords de licence pour la marque, les produits et/ou les formules.

"Pendant longtemps, nous n'avons pas été considérés comme un secteur juridique", déclare Sean Corrigan, vice-président des opérations.
Opérations. "L'industrie du cannabis présente de nombreux défis. La chaîne d'approvisionnement
La chaîne d'approvisionnement a été un énorme défi pour nous, tout comme le suivi de nos stocks et de notre main-d'œuvre. Je ne pense pas que
beaucoup n'ont pas une véritable compréhension de leurs coûts."

Alors que de plus en plus d'États légalisent le cannabis et que de plus en plus d'entreprises se lancent dans ce secteur, les prix du cannabis chutent.
baisse, ce qui rend d'autant plus difficile la réalisation de bénéfices. C'est pourquoi les dirigeants s'efforcent
l'efficacité de leurs opérations. "Tout ce que nous pouvons faire pour améliorer l'efficacité de nos produits, l'organisation de nos activités, etc.
produits de manière plus efficace, en étant organisés dans tout ce que nous faisons, cela va faire baisser nos coûts.
et nous voulons être en mesure de répercuter ces économies sur le consommateur", explique M. Corrigan.

En 2020, Happy Valley a ouvert un dispensaire de détail sur le site de Gloucester. Un deuxième dispensaire
a ouvert l'année suivante à East Boston. Au cours de ces premières années, l'entreprise a commencé à
à d'autres détaillants de cannabis du Massachusetts. "Nous avons commencé à générer
Nous avons commencé à générer des revenus au premier trimestre 2020 grâce aux ventes en gros, puis nous avons lancé notre magasin de détail, et nous nous sommes battus pour survivre à la crise.
de notre magasin de détail, et nous nous sommes battus pour survivre à la folie de cette année Covid", explique Kai Earthsong, vice-président de la chaîne d'approvisionnement.
Earthsong, vice-président de la gestion de la chaîne d'approvisionnement

Système financier de base

Happy Valley a commencé par utiliser QuickBooks, un progiciel financier d'entrée de gamme. Au fur et à mesure qu'elle développait ses
les cadres ont créé des feuilles de calcul pour la gestion des stocks, la planification de la production,
gestion et le suivi des consommables, l'approvisionnement et le catalogage des données de
des données d'essai provenant de laboratoires tiers indépendants, entre autres opérations.

"Tout ce que vous voulez. Nous avions un grand cahier d'exercices compliqué pour cela", dit Earthsong. Et Corrigan d'ajouter,

"Nous avions 50 feuilles de calcul Excel différentes que nous utilisions pour gérer notre entreprise. Le problème
était qu'aucune d'entre elles ne communiquait entre elles".

Peter DeRoche, directeur financier et l'une des deux personnes utilisant QuickBooks, a tenté de réconcilier des feuilles de calcul cloisonnées avec des données financières.
de réconcilier les feuilles de calcul en silo avec les données financières. "La visibilité et le suivi des transactions étaient très
la visibilité et le suivi des transactions étaient très difficiles et très manuels", explique-t-il. Il en va de même pour le rapprochement des factures avec ce que Happy Valley a réellement reçu.
Happy Valley a réellement reçu. La société essayait de suivre les coûts des marchandises vendues, de gérer les stocks et de suivre les achats sur des feuilles de calcul distinctes.
sur des feuilles de calcul distinctes.

"Auparavant, nous n'avions pas de système de reçus pour prouver quoi que ce soit", explique-t-il. "Lorsque nous recevions une facture, elle était approuvée et nous la payions,
elle était approuvée et nous la payions". Ce n'est que plus tard, lorsqu'ils se sont retrouvés à court d'argent, qu'ils ont appris qu'ils n'avaient pas reçu la totalité du montant.
qu'ils n'avaient pas reçu le montant total. M. DeRoche perdait beaucoup de temps à se connecter et à se déconnecter de QuickBooks
pour gérer les différentes branches de l'organisation, ce qui était frustrant à la fin du mois, dit-il.
Considération de l'ERP

"En 2020 et 2021, nous n'avions pas d'idées", explique Earthsong. "Nous essayions simplement de faire fonctionner le navire, de suivre les éléments essentiels et de nous assurer que nos comptes étaient réconciliés.
de faire fonctionner le navire, de suivre les éléments essentiels et de veiller à ce que nos comptes soient réconciliés. Des aspects plus
Les aspects plus sophistiqués et ambitieux du suivi et de l'analyse des informations - comme le suivi des coûts réels ou l'analyse des pistes - ne sont pas pris en compte.
ou l'analyse des pistes - n'étaient que des étincelles à nos yeux".

Avec des informations en silos, Happy Valley avait du mal à comprendre quels étaient ses niveaux de stock ou ce qui était en commande.
ou ce qui était en commande, dit-il. Nous avions une idée de nos coûts, une sorte de calcul à l'emporte-pièce, ajoute M. Corrigan, mais le fait de comprendre et d'enregistrer notre travail et d'aller au centime près dans tout ce que nous faisons est vraiment ce qui va nous aider à piloter notre entreprise".
de notre main-d'œuvre et d'aller au centime près dans tout ce que nous faisons, c'est vraiment ce qui va nous aider à développer notre activité à l'avenir".
à l'avenir."

C'est à la mi-2020 que Happy Valley a envisagé pour la première fois de déployer un ERP. "Nous avions l'ambition d'avoir
d'une saisie complète des données et d'un moteur d'agrégation. Nous voulions tirer parti de la puissance des
Nous voulions tirer parti de la puissance des données résultant de l'expansion de la marque et de la base de production", explique Earthsong.

"Nous avons également reconnu que les données, si elles étaient collectées et gérées correctement, constituaient une valeur ajoutée pour l'organisation.
l'organisation".

Solution ERP

SOLUTION

La flexibilité et la personnalisation d'Acumatica sont essentielles

Il existait peu de solutions ERP destinées aux cultivateurs, fabricants, grossistes et détaillants de cannabis.
et les détaillants. Les grandes entreprises créaient des applications ERP personnalisées, ce qui, Earthsong le savait, serait coûteux et prendrait trop de temps.
qu'elles seraient coûteuses et prendraient trop de temps. Happy Valley a évalué plusieurs applications
applications spécifiques au cannabis, dont MJ Freeway et Trellis. "Mais ce que nous avons découvert en regardant sous le capot, c'est qu'il n'y avait rien d'intéressant.
sous le capot, c'est qu'il n'existait pas de véritable système ERP à 360 degrés, capable
d'être personnalisé", explique Earthsong.

Happy Valley avait besoin d'un reporting financier solide, de flux de travail hautement automatisés, d'une plate-forme
qui puisse gérer les processus opérationnels uniques de l'entreprise, et une traçabilité des produits du berceau à la tombe.
traçabilité des produits du berceau à la tombe. L'État exige qu'ils utilisent METRC, l'application logicielle dominante de suivi et de traçabilité pour les entreprises de cannabis, qui est également exigée par plusieurs autres pays.
pour les entreprises du secteur du cannabis, qui est également exigé par plusieurs autres États.
Mais METRC est une application autonome qui exige que les données soient saisies manuellement, importées ou synchronisées à partir d'applications externes.
synchronisées à partir d'applications externes.

Le cabinet d'experts-comptables de l'entreprise a poursuivi ses recherches et a découvert QuantumLeaf, un revendeur à valeur ajoutée Acumatica
Cloud ERP et fournisseur indépendant de logiciels (ISV) avec une solution étendue et connectée pour le cannabis.
solution étendue et connectée pour le cannabis.

Basé sur l'informatique en nuage avec tarification à la consommation

"Les opérations d'Acumatica basées sur le cloud étaient très attrayantes, et son module de fabrication ainsi que ses fonctions de contrôle des stocks offrent de nombreuses fonctionnalités de personnalisation et d'options.
de contrôle des stocks offrent de nombreuses fonctions de personnalisation et d'options", explique Earthsong.
Earthsong. La plateforme commerciale était flexible et, grâce à la plateforme spécialisée dans le cannabis de QuantumLeaf, elle permettait de suivre les lots de cannabis.
QuantumLeaf, elle permettait de suivre les lots de cannabis, ajoute-t-il.
Earthsong a apprécié le modèle de licence unique d'Acumatica, basé sur la consommation, qui permet à l'entreprise d'économiser de l'argent puisqu'elle n'a pas besoin d'acheter de licences.
d'argent puisque l'entreprise n'a pas à s'inquiéter de l'escalade des coûts de licence par utilisateur au fur et à mesure de sa croissance et de l'ajout de nouveaux employés.
d'utilisateurs au fur et à mesure de sa croissance et de l'ajout de nouveaux employés. La société emploie plus de 200 personnes.
"La facturation à l'utilisateur aurait été une rupture pour nous", explique Earthsong. "Chaque jour, nous avons quelques douzaines de mains.
Chaque jour, nous avons quelques dizaines d'utilisateurs dans le système. Tout le monde n'utilise pas le système de la même manière.
mais nous aurions été très déçus par un modèle de licence basé sur l'utilisateur". Il a également apprécié le fait que
Acumatica a de nombreux partenaires qui développent des applications pour le cannabis.

Mise en œuvre

Après avoir obtenu l'aval de son cabinet comptable et embauché QuantumLeaf, Happy Valley a déployé
Acumatica Manufacturing. La partie la plus difficile de la mise en œuvre a été de traduire ce qui, selon Earthsong, était une matrice désordonnée de fichiers Excel en processus ERP normalisés.
Earthsong dit qu'il s'agissait d'une matrice désordonnée de fichiers Excel dans des processus ERP normalisés. Chaque service
département avait des processus non structurés qui devaient être reproduits dans Acumatica.
Certains employés n'avaient jamais utilisé d'ERP auparavant. "Notre directeur financier avait déjà une expérience de l'ERP
dans d'autres secteurs, mais pour la plupart d'entre nous, nous n'avions aucune expérience en matière d'ERP", explique M. Earthsong.
Les processus ont dû être repensés pour tenir compte des caractéristiques uniques de l'industrie. "Il y avait beaucoup d'éléments différents dans cette organisation au sein de notre entreprise.
Il y avait beaucoup d'éléments différents dans cette organisation au sein de nos départements de fabrication", explique-t-il.
"Il existe de nombreux sous-départements différents.

Happy Valley ayant des aspirations nationales, il était essentiel de commencer par une plate-forme flexible.
Notre objectif ultime est de disposer d'un système interopérable avec d'autres marchés, tout en tenant compte des garde-fous propres à chaque marché", explique M. Earthsong.
des garde-fous spécifiques à chaque marché", explique M. Earthsong. "Chaque État a
Chaque État a des méthodologies différentes pour le contrôle des stocks, les processus de fabrication, l'étiquetage de conformité, les tests, et la liste n'est pas exhaustive,
tests, et la liste est encore longue", ajoute M. Earthsong.

Résultats

BÉNÉFICES

Tout dans un seul système

Une fois Acumatica déployé, les dirigeants de Happy Valley ont obtenu de nouvelles informations commerciales
car toutes ses données étaient connectées de manière transparente dans une base de données et une plateforme uniques, explique
Earthsong. Les membres de l'équipe ne perdent plus de temps à saisir des données dans des feuilles de calcul et d'autres applications, ce qui leur a permis de gagner énormément de temps.
applications, ce qui leur a permis de gagner énormément de temps. Les cadres prennent de meilleures
Les cadres prennent de meilleures décisions en utilisant des analyses approfondies pour avoir une vue complète de l'ensemble des opérations.

"Nous avons procédé département par département, en commençant par la finance et le commerce de gros", explique Earthsong.
dit Earthsong. "Les avantages pour ces départements ont été immédiats, car nous avons fait la transition entre les finances
de QuickBooks et le commerce de gros d'Excel. Désormais, nous disposons d'une interconnectivité avec nos
grands livres, les commandes, les expéditions et la facturation, le tout dans le même système".

Notre équipe de vente est mieux informée sur les stocks et dispose d'un meilleur environnement pour le suivi de ses ventes et la maîtrise de ses comptes et de ses finances", ajoute-t-il.
pour suivre leurs ventes et rester au fait des comptes et des finances", ajoute-t-il.

Comprendre les coûts réels

Plus important encore, Happy Valley dispose désormais de données dont les dirigeants ne pouvaient que rêver auparavant. Grâce à l'accès en temps réel aux indicateurs clés de performance, l'entreprise comprend le coût réel de ses activités sur l'ensemble de ses opérations, de la culture à la disponibilité des stocks, en passant par l'état de la fabrication et les tests.
de la culture à la disponibilité des stocks, en passant par l'état de la fabrication, les essais et la vente.
et la vente. La compréhension des coûts réels est un défi auquel sont confrontées de nombreuses entreprises du secteur du cannabis.

"Nous tirons parti de la veille stratégique et découvrons des gains d'efficacité que nous ne connaissions pas auparavant".
Earthsong. "La solution Acumatica/QuantumLeaf fait désormais partie de notre ADN", ajoute-t-il.
ajoute-t-il. "Nous nous y fions jour après jour pour l'accès à l'information, la planification des ordres de production, l'approvisionnement et le suivi de ce que nous produisons,
l'approvisionnement et le suivi de ce que nous produisons, le contrôle des stocks, les comptages ponctuels, les comptages par cycle, la connaissance des stocks, etc,
la connaissance des stocks, et bien d'autres choses encore.

Les services de Happy Valley saisissent désormais les frais généraux et assurent le suivi de la main-d'œuvre et des matériaux qu'ils ne pouvaient pas entièrement identifier auparavant.
qu'ils n'étaient pas en mesure d'identifier auparavant. "Le fait de pouvoir créer des tableaux de bord individualisés qui comprennent
tout ce qu'ils ont besoin de savoir, y compris ce sur quoi ils travaillent aujourd'hui, et ce sur quoi ils travailleront demain, l'ordre de priorité de chacune de ces choses est devenu beaucoup plus facile à gérer.
l'ordre de priorité de chacune de ces choses est devenu beaucoup plus facile et plus visible pour tous les membres de l'organisation.
et plus visible pour tous les membres de l'organisation", explique M. Corrigan.

En conséquence, "chaque département calcule ces coûts d'une manière bien meilleure qu'auparavant, ce qui l'aide à comprendre quelles sont ses marges réelles", ajoute M. Earthsong.
ce qui les aide à comprendre quelles sont leurs marges réelles", ajoute Earthsong.

Suivi efficace des souches et des lots

Happy Valley fonctionne de manière beaucoup plus efficace, selon Earthsong. L'entreprise peut mieux
suivre les lots et les souches de cannabis tout au long du processus de fabrication, tout en améliorant la
de l'État. Les entreprises de cannabis doivent attribuer des numéros de lot uniques à chaque souche et à chaque lot.
et à chaque lot. En outre, chaque lot possède des attributs qui doivent être enregistrés et gérés tout au long de l'inventaire, des tests et du suivi.
et gérés tout au long de l'inventaire, des tests et du suivi, et chacun d'entre eux doit être conforme aux mandats de conformité pour des applications telles que le METRC.
de conformité pour des applications telles que le METRC.

Grâce à la solution spécialisée QuantumLeaf construite sur Acumatica, les entreprises de cannabis peuvent suivre les matières réglementées depuis les sources de matières premières jusqu'à la production.
peuvent suivre et tracer les matières réglementées depuis les sources de matières premières jusqu'aux processus de production
processus de production, tels que l'extraction, la distillation, les edibles, l'emballage et la livraison. "Ce que
QuantumLeaf a développé des fonctionnalités permettant de superposer ces attributs supplémentaires à l'inventaire et à la gestion des stocks d'Acumatica.
des fonctions d'inventaire et de traçabilité des lots d'Acumatica", explique Earthsong.

Conformité connectée

QuantumLeaf automatise également les rapports de transaction requis pour BioTrack, METRC, Santé Canada et d'autres systèmes de conformité.
Canada et d'autres systèmes de conformité. "La saisie des données réglementaires est assez extrême", explique M. Earthsong.
dit Earthsong. "Les exigences de conformité peuvent être onéreuses, mais nous disposons désormais des outils nécessaires pour suivre les informations requises.
pour suivre les informations nécessaires.

La possibilité d'analyser chaque aspect de notre processus de production, de créer des efficacités et de stimuler l'efficacité grâce à ces données nous a énormément aidés", déclare M. Corrigan.
d'efficacité grâce à ces données nous a énormément aidés", déclare M. Corrigan. "Parce qu'il s'agit d'une plante vivante, chaque fois que nous cultivons une souche, elle peut donner un rendement différent.
plante vivante, chaque fois que nous cultivons une souche, le rendement peut être différent. Elle peut être testée différemment, et elle peut
pousser différemment."

À tout moment, l'entreprise cultive environ 50 cultivars, qui nécessitent tous un cycle de vie et des soins post-récolte uniques.
de vie et des soins post-récolte. "Il était impossible d'assurer le suivi de tous ces éléments", explique-t-il. Mais avec Acumatica,
Acumatica leur permet d'entrer un nombre illimité de variables dans la plateforme. "Cela nous permet de prendre
Cela nous permet de prendre des décisions qui vont nous aider à développer notre activité", explique M. Corrigan.

Chaîne d'approvisionnement rationalisée

Happy Valley gère une chaîne d'approvisionnement complexe, selon Earthsong. La culture d'un produit agricole
La culture d'un produit agricole régi par diverses lois nationales ajoute à la complexité des tests et de la traçabilité,
et pour l'emballage, par exemple. "Honnêtement, je ne sais pas comment je ferais sans un ERP à 360 degrés.
ERP À 360 DEGRÉS. Avant que nous ne mettions en œuvre l'aspect inventaire et approvisionnement d'Acumatica, je faisais tout avec Excel.
tout avec Excel. L'entreprise était beaucoup plus petite à l'époque, mais je devenais fou à force d'essayer de tout synchroniser.
tout synchroniser".

"Aujourd'hui, il est absolument essentiel de disposer des données d'approvisionnement que nous avons avec Acumatica
avec les dates de fabrication, les dates de livraison, les reçus d'achat et notre fonctionnalité MRP. C'est l'épine dorsale
l'épine dorsale de ce que fait mon département.

Des possibilités illimitées

Le niveau élevé de données granulaires fourni par Acumatica et QuantumLeaf confère à Happy Valley un avantage concurrentiel.
Happy Valley un avantage concurrentiel qui contribuera à la croissance de l'entreprise.

Acumatica nous aide à nous développer en nous fournissant une connaissance granulaire des coûts par lot pour nos produits en cours de fabrication, nos matières premières et nos stocks de produits finis", explique-t-il.
en cours, des matières premières et des stocks de produits finis", explique-t-il. "La plupart des concurrents du secteur n'ont pas la maturité nécessaire pour avoir ce niveau de connaissance des coûts.
n'est pas assez mature pour avoir ce niveau de connaissance des coûts". Avec Acumatica, l'entreprise
Acumatica, l'entreprise dispose des outils nécessaires pour gérer les matériaux, l'utilisation des ressources et les appels d'offres.
avec une gestion évolutive de la chaîne d'approvisionnement qui peut l'accompagner dans l'avenir.

"Ce qui nous réjouit le plus, c'est d'être en mesure d'améliorer l'efficacité", explique M. Corrigan.
"Chaque minute compte. Chaque dollar compte, chaque centime compte. Nous avons produit plus de 1,2 million de films préenregistrés à 1 000 dollars l'année dernière,
de pré-rolls à 1 000 dollars l'année dernière, et lorsque vous tenez compte de quelques secondes ou de quelques centimes pour chacun d'entre eux, c'est vraiment très important.
sur chacun d'entre eux, cela s'additionne vraiment. Pouvoir comprendre nos coûts et être en mesure d'intégrer la gestion de notre chaîne d'approvisionnement dans les processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement.
d'intégrer notre gestion de la chaîne d'approvisionnement dans les opérations a été énorme. Nous ne manquons pas de matériaux d'emballage.
Nous ne manquons pas de matériaux d'emballage, nous ne manquons pas de produits.

Nous nous voyons passer d'une marque produisant 2 à 3 millions d'unités par an à des dizaines de millions d'unités sur plusieurs marchés", explique Earthsong.
millions d'unités sur plusieurs marchés", explique Earthsong. D'ici un an ou deux, Happy
d'ouvrir un troisième dispensaire de vente au détail, la limite autorisée dans le Massachusetts, et une usine de fabrication à Newburyport.
de fabrication à Newburyport. D'ici là, les dirigeants suivront de près
ses nouvelles données afin de prendre les meilleures décisions possibles.

"J'ai essayé de nombreux systèmes différents", explique M. Corrigan. "Acumatica est le premier qui, selon nous, englobe l'ensemble de notre activité.
englobe réellement l'ensemble de notre activité. Il nous fournit les outils dont nous avons réellement besoin pour faire progresser notre activité, et ce dans un marché et un secteur qui se compriment.
dans un marché et un secteur qui se compriment. Il y a beaucoup d'opérateurs
font faillite. Ils ne comprennent pas vraiment ce que sont leurs coûts. La chose la plus importante que je
recommander, c'est de bien comprendre toutes vos données. Comprenez comment votre entreprise
est gérée. Il peut être un peu effrayant de changer les choses, mais (le déploiement d'Acumatica) est l'une des meilleures décisions que nous ayons prises en tant qu'entreprise.
des meilleures décisions que nous ayons prises en tant qu'entreprise".