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En août 2020, l'Iowa et plusieurs États du Midwest ont été frappés par un puissant ouragan terrestre, connu sous le nom de derecho.
connu sous le nom de derecho, une tempête sans précédent qui a causé 11,9 milliards de dollars de dégâts dans la région.
dans toute la région. Les mini-tornades, les inondations et la grêle de la tempête ont frappé une bande de riches terres agricoles sur 90 000 miles carrés et ont causé des dégâts considérables.
de terres agricoles riches sur 90 000 miles carrés et aplati des silos à grains, des entrepôts de foin, des granges et détruit des millions de dollars d'équipement agricole.
et détruit des millions de dollars d'équipements agricoles.
Bien que dévastatrice, la destruction a offert une énorme opportunité à de nombreuses entreprises de construction.
de construction. Parmi elles, Mid-States Companies, basée à Nevada, dans l'Iowa.
de conception et d'ingénierie, de mécaniciens d'entretien, de construction, d'équipements de manutention, de grues et de services de camionnage pour les exploitations agricoles et d'autres industries.
grues et des services de camionnage à des exploitations agricoles et à d'autres industries.
"La tempête a détruit des millions de boisseaux de stockage en quelques heures", explique Andrew Pistorius, directeur financier de Mid-States, qui ajoute que de nombreux silos à grains récemment construits ont été détruits.
Andrew Pistorius, directeur financier de Mid-States, ajoutant qu'un grand nombre des silos à grains récemment construits étaient
récemment construits devaient durer 50 ans ou plus. "Tout devait être reconstruit rapidement. Tout d'un coup, nous
tout ce travail à faire".
Utilisant QuickBooks et JobBOSS, les dirigeants savaient qu'augmenter leur charge de travail de plus de 50 % serait au mieux un défi.
de plus de 50 % serait, au mieux, un défi.
"C'était un moment catalyseur pour nous, où nous devions trouver le moyen de faire plus de travail que nous n'en avions jamais fait", explique M. Pistorius.
"Mais cela nous a transformés en une entreprise différente, car nous avons réalisé que nous pouvions faire beaucoup plus en tirant parti d'autres stratégies.
en tirant parti d'autres stratégies.
Mid-States a déployé de nouvelles stratégies en matière de main-d'œuvre, modifié sa façon de travailler avec les sous-traitants et investi dans une transformation numérique.
a investi dans une transformation numérique. L'année suivant le derecho, le chiffre d'affaires a bondi de 30
millions de dollars. La transition n'a toutefois pas été facile. Au cours de ses deux premières décennies d'existence, l'entreprise familiale
Mid-States utilisait QuickBooks, le progiciel financier d'entrée de gamme que de nombreuses petites entreprises utilisent lorsqu'elles démarrent leurs activités. Au fil du temps, l'entreprise s'est rapidement développée, ajoutant un certain nombre de services liés à la construction.
s'est rapidement développée, ajoutant un certain nombre de services liés à la construction. Elle comprend aujourd'hui
d'au moins 12 entreprises. Plutôt que de dépenser ce qui est souvent perçu comme un investissement de plus de 1
millions de dollars dans un système ERP traditionnel, Mid-States a complété QuickBooks par de très nombreuses feuilles de calcul.
avec de très nombreuses feuilles de calcul.
En fin de compte, l'utilisation de feuilles de calcul et la gestion des opérations de fabrication à l'aide du programme d'ordonnancement JobBOSS sont devenues difficiles à gérer et inefficaces.
programme d'ordonnancement JobBOSS, sont devenues lourdes et inefficaces. Pour établir le devis d'un projet, les employés utilisaient des feuilles de calcul créées individuellement pour calculer les coûts,
employés utilisaient des feuilles de calcul créées individuellement pour calculer les coûts, ce qui pouvait prendre une bonne partie de la journée.
d'une journée. Ils prenaient ensuite une autre journée pour créer une offre réelle, en utilisant leurs propres feuilles de calcul.
personnellement. Lorsque des modifications étaient suggérées par un client, ils mettaient à jour les feuilles de calcul et envoyaient les modifications supplémentaires par courrier électronique.
les feuilles de calcul et envoyaient les modifications supplémentaires par courrier électronique. Toutes ces informations étaient stockées
localement sur l'ordinateur de l'employé.
"Nous n'avions aucun moyen de suivre l'état d'avancement de chaque offre ou projet", explique M. Pistorius. Pour savoir
combien d'offres étaient en suspens, lesquelles étaient de bonnes opportunités, lesquelles avaient fait l'objet d'une révision de prix ou même le montant total des recettes prévues pour le projet, cela nécessitait des conversations ponctuelles avec l'équipe de vente. "C'était une question de personnes et non de processus.
WIP nécessaire, comptabilité de projet
L'édition construction de QuickBooks était bien pour la comptabilité, mais pas pour la comptabilité de projet ou l'analyse, dit Pistorius.
ou l'analyse de projets, explique Pistorius.
"Il n'est pas conçu pour la gestion. Il peut rendre compte de vos projets, mais il ne vous aidera pas à les planifier, ni à créer de nouveaux systèmes pour assurer le suivi de la conformité ou de l'application des règles.
à créer de nouveaux systèmes de suivi de la conformité ou d'autres choses de ce genre.
ce genre de choses". En outre, seul le comptable externe avait accès aux données.
voulait un rapport, par exemple, il fallait qu'elle l'exécute. "Il n'y avait pas de possibilité de libre-service, d'analyse et de consolidation des données.
de faire des analyses, puis de consolider les données et d'établir des prévisions", explique Pistorius.
D'autres cadres avaient également besoin de données et de capacités d'analyse que QuickBooks ne fournissait pas.
"C'est un exemple très simple, mais si Austin, qui est notre chef des opérations, voulait savoir quel était notre revenu net pour l'année, je devais exécuter quatre rapports dans QuickBooks.
savoir quel était notre revenu net pour l'année, je devais exécuter quatre rapports dans QuickBooks, puis procéder à l'élimination nette parce que les données n'étaient pas intégrées et que nous ne disposions d'aucune sorte d'outil de gestion.
puis faire l'élimination nette parce que les données n'étaient pas intégrées et que nous ne disposions d'aucune sorte de suivi interentreprises ou d'un système qui aurait pu être mis en place par l'entreprise.
suivi inter-sociétés ou d'un système capable de le faire", explique M. Pistorius.
Comme il n'y avait que le système financier de base, ils n'avaient pas accès à des données telles que les heures travaillées dans la semaine, le travail en cours ou l'efficacité des heures travaillées.
les heures travaillées par semaine, les travaux en cours ou l'efficacité des heures travaillées. "Il n'y avait pas de
Il n'y avait pas de système statistique", précise-t-il.
Le secteur de la fabrication utilisait JobBOSS et QuickBooks, et manquait de visibilité opérationnelle.
et manquait de visibilité opérationnelle. JobBOSS était très clairement écrit pour Windows XP et était très peu flexible", explique Pistorius, qui a utilisé des produits SAP dans des entreprises antérieures.
Pistorius, qui a utilisé des produits SAP dans des entreprises antérieures. Les rapports personnalisés de QuickBooks
Les rapports personnalisés de QuickBooks entraînaient des frais de conseil élevés, et les rapports standard ne contenaient pas les informations qu'il souhaitait.
informations qu'il souhaitait. "Nous en sommes arrivés à un point où il n'y avait pas assez de contrôles ou de systèmes et où nous devions avoir des budgets de projets qui n'avaient pas été établis à l'avance.
Nous avions besoin de budgets de projets qui n'étaient pas dans des feuilles de calcul", explique M. Pistorius. "Ce n'était tout simplement pas
ne fonctionnait pas. Nous devions savoir où nous en étions avant la fin d'un projet".
Nous n'avions aucun moyen de savoir où nous en étions par rapport à l'estimation d'un travail, à moins qu'un gars ne sorte sa feuille de calcul enregistrée sur son ordinateur", ajoute-t-il.
qu'un gars ne sorte sa feuille de calcul sauvegardée sur son ordinateur", ajoute-t-il. "Et lorsque nous devions
Lorsque nous devions effectuer un travail, nous ne disposions pas de cette feuille de calcul. Nous ne savions donc pas à quel prix il l'avait vendu,
et nous ne savions pas s'il s'agissait d'un travail à prix fixe. Nous savions que nous avions fait une offre au client, mais nous ne savions pas ce qui avait été convenu.
mais nous ne savions pas ce qui avait été convenu. Nous n'avions pas d'endroit où stocker les documents relatifs
Nous n'avions pas d'endroit où stocker le document relatif au travail afin de pouvoir y revenir rapidement. Nous avions beaucoup de problèmes, probablement plus que nous ne le pensions.
que nous ne le savions".
Les systèmes dont disposait Mid-States ne permettaient aucune automatisation et QuickBooks ne pouvait pas non plus gérer les exceptions liées à la fabrication.
les exceptions de fabrication. La tempête et l'énorme opportunité ont mis en évidence la nécessité d'une meilleure
meilleure plateforme financière, explique Pistorius
