OFS International

Défi de la mise en œuvre : Changement culturel

"Au fur et à mesure que nous développons notre activité, passant d'une simple société de services à une entreprise de fabrication et à un fournisseur de solutions complètes, nous avons eu besoin de plus qu'un simple système d'inventaire", explique M. Dorovskikh. "Acumatica nous donne la possibilité de fournir des bons de commande, des matières premières disponibles et des modules de fabrication pour fournir des inventaires précis et disponibles à la vente, y compris tous les coûts pertinents.

M. Dorovskikh a convaincu la direction de mettre en œuvre Acumatica dans une division nouvellement acquise, à titre de test, afin de prouver que le système pouvait fonctionner dans l'ensemble de l'entreprise, y compris dans le cadre de plusieurs acquisitions en cours.

Au début, le plus grand défi a été d'amener de nombreux membres de l'OFSi non seulement à adopter de nouvelles pratiques commerciales, mais aussi à se sentir à l'aise dans l'utilisation des nouvelles technologies. "Il s'agissait de changer notre façon de travailler.

OFSi a acheté la version sur site d'Acumatica et a mis en œuvre les modules Manufacturing, Inventory, Financial et Field Service, ce dernier étant conçu pour les entreprises qui réparent des produits ou des équipements sur le site de leurs clients.

Elle a également intégré des solutions tierces, notamment Office 365 et Microsoft PowerBI, entre autres. "Tout ce qu'Acumatica peut offrir, nous le voulons", déclare M. Dorovskikh. "Nous prévoyons de nous appuyer sur cette base. Il note également qu'il a obtenu l'autorisation de dépenser un peu plus d'un quart de ce que d'autres fournisseurs lui ont dit qu'il devrait dépenser pour un ERP.

Les gestionnaires disposant des autorisations nécessaires bénéficient d'une transparence totale sur les opérations financières d'OFSi dans n'importe laquelle de ses quatre entités. "Nous pouvons désormais analyser les retards de paiement des clients, savoir qui est le plus gros client à un moment donné et combien nous avons en stock", explique M. Dorovskikh. "Nous ne disposions pas de ces informations auparavant.

"Les responsables peuvent désormais effectuer des recherches dans Acumatica et voir d'où provient un chiffre réel au lieu de devoir demander à la comptabilité de le trouver", ajoute-t-il. OFSi compte environ 300 employés, dont 80 utilisent Acumatica.

OFSi a réduit son délai de facturation de 21 jours à la journée même. Acumatica a introduit de la transparence dans ses systèmes et fournit rapidement toutes les informations relatives à un travail ou à un client spécifique.

100 % de croissance des revenus

"Acumatica a permis à OFSi d'augmenter ses ventes de 100 % d'une année sur l'autre", déclare David Green, vice-président des opérations. Le logiciel flexible et complet d'Acumatica a probablement permis à OFSi d'économiser environ 250 000 dollars en frais de conseil nécessaires pour modifier le logiciel en fonction des pratiques d'OFSi avec d'autres solutions ERP, ajoute-t-il.

L'avantage concurrentiel d'OFSI réside dans le fait qu'elle offre un service complet de tuyaux, de raccords, de connexions de qualité supérieure, d'accessoires et de services sur le terrain. Pour fournir cette gamme complète de produits et de services avec des niveaux élevés de service à la clientèle, OFSI avait besoin d'un système ERP très précis pour répondre aux commandes des clients, de la demande à l'exécution, dans un délai de 2 semaines. Acumatica aide l'entreprise à maintenir un niveau élevé de service à la clientèle.

Intégration d'un système MES (Manufacturing Execution System) et d'une usine automatisée

L'OFSI est au milieu de sa quatrième phase de mise en œuvre d'Acumatica, un effort personnalisé pour l'aider à acheter, vendre et surveiller les tuyaux, ainsi que les services qu'il vend pendant l'utilisation des tuyaux.

L'entreprise est tenue de saisir et de tracer des paramètres spécifiques concernant ses tuyaux afin de garantir la qualité du service à ses clients. Pour ce faire, elle a créé un programme qui associe une commande de tuyaux spécifique et ses attributs à un code-barres sur le tuyau qui peut être suivi tout au long de son utilisation, et Acumatica se connectera à toutes ces données.

"Tout doit être traçable, car si un problème survient chez le client, nous devons savoir comment le résoudre", explique M. Green. Et Dorovskikh d'ajouter : "Seul Acumatica pouvait nous permettre d'intégrer toutes ces informations".

Facilité d'audit

"OFS International, LLC a récemment réalisé un audit de ses états financiers conformément aux directives strictes du Public Company Accounting Oversight Board, et Acumatica a joué un rôle essentiel dans sa réussite et sa réalisation dans les délais impartis. Nous avons audité plusieurs années en tandem et, au milieu de la période d'audit, nous avons changé d'ERP, passant d'un système précédent à Acumatica. Il y a une différence notable dans la collecte, la représentation et l'archivage des données qu'Acumatica fournit par rapport à notre ancien ERP, et Acumatica facilite un niveau de transparence pour nos dossiers qui est crucial pour l'archivage de nos données et la représentation financière. Nos futurs audits seront plus rationalisés grâce aux capacités de conservation et de présentation des données d'Acumatica". ajoute Erica Howard, comptable principale.