Les petites et moyennes entreprises (PME) sont le moteur de l'économie américaine.

Nombre de ces PME ont des débuts modestes, avec une idée, une étincelle de créativité, d'initiative et d'ingéniosité. Cette étincelle initiale est la genèse de ce qui peut devenir une entreprise florissante et en pleine croissance. Dans l'économie numérique d'aujourd'hui, les entreprises en pleine croissance ont besoin du soutien d'une technologie de gestion d'entreprise pour les aider à organiser leurs activités et à les préparer à une croissance future.

Pour de nombreux créateurs d'entreprise, il est logique de commencer par une technologie de base, comme QuickBooks, qui est conçu pour gérer les besoins comptables et financiers de base.

Mais les entreprises qui ont des ambitions plus élevées atteignent un point critique où elles doivent se poser quelques questions importantes :

• Où en est mon entreprise aujourd'hui ?
• Où est-ce que je veux l'emmener ?
• Ai-je la bonne technologie pour y parvenir ?

Si vous vous posez déjà ces questions, en voici d'autres. Êtes-vous prêt à faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure ? Êtes-vous prêt à affronter plus vigoureusement la concurrence sur le marché ? Êtes-vous prêt à réaliser vos ambitions de croissance ? Si c'est le cas, il est peut-être temps pour vous de devenir QuickBooks Graduate et de passer à une solution de gestion d'entreprise plus robuste et plus complète.

Mais comment savoir si vous êtes prêt à obtenir votre diplôme ? Examinons cinq signes clairs.

Cinq signes indiquant que vous êtes prêt à devenir un diplômé de QuickBooks

1. Votre nombre d'employés augmente.

Lorsque les entreprises se développent, elles investissent dans de nouveaux employés. L'intégration de nouveaux membres de l'équipe "donne à votre entreprise la possibilité de s'étendre à de nouveaux domaines et de se développer là où vous avez déjà réussi". Mais à mesure que les effectifs augmentent, vous avez plus de données sur les employés à gérer, plus d'opérations de paie à effectuer et plus de personnes qui ont besoin d'accéder aux données stockées dans votre système de gestion d'entreprise.

Les systèmes comptables de base, comme QuickBooks, ne sont pas conçus pour gérer une telle quantité d'informations et un tel nombre d'utilisateurs. La plus grande édition de QuickBooks Enterprise sur site permet à 40 utilisateurs de travailler en même temps dans le système, et les éditions de QuickBooks Online basées sur le cloud computing permettent de gérer 25 utilisateurs. Pour les entreprises qui comptent plus d'utilisateurs, cette limitation peut séparer les employés des données dont ils ont besoin pour faire leur travail, ce qui entraîne des ruptures de communication, des contournements manuels et encourage les entreprises à utiliser d'autres logiciels déconnectés pour combler les lacunes, ce qui ne fait que créer des silos de données.

2. Vous vous implantez dans plusieurs endroits ou vous prévoyez de le faire.

Vous ouvrez peut-être de nouveaux magasins de détail, vous ajoutez un entrepôt ou vous vous étendez à plusieurs centres de distribution. Quoi qu'il en soit, votre entreprise s'étend physiquement et vous devez être en mesure de gérer chaque site à partir d'une plateforme unique et complète.

Les éditions de QuickBooks sur site ne sont tout simplement pas évolutives. Si vous optez pour QuickBooks Online, chaque site ou locataire doit payer un abonnement distinct. Ainsi, par exemple, si vous êtes un détaillant et que vous devez gérer deux magasins, vous paierez le double de ce que vous paieriez pour gérer un seul magasin. Au fur et à mesure de votre croissance, vous aurez besoin d'un système plus complet qui ne vous pénalise pas par des frais d'abonnement supplémentaires.

3. Le nombre de vos clients augmente.

Les clients d'aujourd'hui sont très exigeants en matière de rapidité, de facilité et de personnalisation du service. La gestion de la relation client (CRM) est la clé pour répondre à ces demandes et forger des relations solides - transformer les acheteurs en clients fidèles. Comme QuickBooks se concentre sur la comptabilité et la finance, il ne dispose pas d'un module CRM natif pour stocker les données des clients, créer des portails de libre-service pour les clients ou donner aux représentants du service clientèle un accès instantané aux données des clients. Au fur et à mesure que votre liste de clients s'allonge, ces limitations peuvent entraver votre capacité à répondre rapidement aux besoins des clients.

4. Vos revenus augmentent et vos besoins financiers deviennent plus complexes.

Les entreprises en pleine croissance passent rapidement d'une comptabilité de base à une comptabilité complexe. Vous pouvez commencer à effectuer des transactions entre sociétés, à vous implanter dans de nouvelles zones fiscales et à devoir vous conformer à différentes exigences financières et réglementaires. Vous pouvez être amené à gérer des contrats de location, des instruments financiers complexes (actions, obligations, prêts, etc.) ou même des opérations internationales.

Les fonctions d'automatisation de QuickBooks étant limitées et ne s'appliquant qu'aux besoins comptables de base, vous risquez de vous retrouver bloqué dans une boucle de saisie manuelle et en double, ce qui limite votre capacité à suivre des données financières complexes. Bien que QuickBooks fournisse un journal d'audit, celui-ci n'affiche que 150 enregistrements à la fois, ne peut être imprimé que sur 300 lignes à la fois et ne peut être exporté vers Excel, ce qui rend difficile le maintien d'une piste d'audit complète et précise.

5. Vous devez faire face à de nouveaux concurrents plus importants.

Pour conserver un avantage concurrentiel, il faut souvent combattre le feu par le feu. Les grandes entreprises sont armées d'une solide technologie de gestion d'entreprise qui leur donne un accès instantané aux données de l'ensemble de l'entreprise, rationalise la communication entre les employés du back-office, du front-office et du terrain, fournit un accès à distance pour les projets en cours et facilite une prise de décision rapide et précise. Si QuickBooks peut gérer les finances de base, il n'est pas conçu pour vous fournir les données dont vous avez besoin pour faire face à ce niveau de concurrence.

De nombreux utilisateurs de QuickBooks qui ne sont plus en mesure d'utiliser la solution sont également confrontés à des problèmes très concrets. Il s'agit notamment de nombreuses solutions de contournement manuelles dont la gestion nécessite des employés supplémentaires. Ils peuvent consacrer de plus en plus d'argent et de ressources à la maintenance de la technologie, en essayant de forcer le système à suivre le rythme de leurs opérations. Elles peuvent être confrontées à des retards dus à QuickBooks, avoir des difficultés à se développer et finir par payer des frais de plus en plus élevés pour le renouvellement des abonnements, des applications tierces coûteuses et difficiles à mettre en œuvre, ainsi que des exigences matérielles élevées.

Si vous êtes dans ce cas, vous êtes prêt à passer de QuickBooks à un nouveau système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) avancé et complet. Mais il existe de nombreuses options logicielles sur le marché, alors quel système choisir ?

Devenir un diplômé QuickBooks

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Mais quelles sont les fonctions que vous devez rechercher dans un système ERP pour répondre au mieux aux besoins de votre entreprise en pleine croissance ? Nous aborderons cette question dans un prochain blog, alors restez à l'écoute !