5 signes qui montrent que QuickBooks ne vous suffit plus

5 signes qui montrent que QuickBooks ne vous suffit plus

Si vous utilisez QuickBooks, découvrez les signes clés indiquant que votre entreprise est prête à passer à une solution ERP cloud plus complète, telle qu’Acumatica. Découvrez comment cette transition peut vous aider à relever les défis liés à la croissance, à réduire les tâches manuelles, à améliorer la visibilité et à soutenir la prochaine étape de la réussite de votre entreprise.

Les petites et moyennes entreprises (PME) sont le moteur de l'économie américaine. Bon nombre d'entre elles ont connu des débuts modestes, nées d'une idée, d'une étincelle de créativité, d'initiative et d'ingéniosité. Cette étincelle initiale peut donner naissance à une entreprise florissante et en pleine croissance. Et dans l'économie numérique d'aujourd'hui, les entreprises en pleine croissance ont besoin de solutions technologiques de gestion d'entreprise qui leur permettent d'organiser leurs opérations et de se préparer à une croissance future.

Pour de nombreuses entreprises qui utilisent QuickBooks, il est judicieux de commencer par une solution technologique de base spécialement conçue pour répondre à leurs besoins essentiels en matière de comptabilité et de gestion financière. QuickBooks peut aider les nouvelles entreprises et les petites structures à supprimer les processus papier, à simplifier la gestion de la paie et des obligations fiscales, et à gérer leurs rapports financiers de base.

Mais les entreprises qui ont de grandes ambitions finissent par atteindre un tournant décisif où elles doivent se poser quelques questions importantes :

• Où en est mon entreprise aujourd'hui ?
• Où est-ce que je veux l'emmener ?
• Ai-je la bonne technologie pour y parvenir ?
• Les limites de QuickBooks posent-elles des problèmes d'évolutivité à mon équipe ?
• Les applications isolées, les tableurs et les solutions de contournement manuelles ralentissent-ils l'activité de votre entreprise ?

Si vous vous posez déjà ces questions, en voici d'autres. Êtes-vous prêt à faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure ? Êtes-vous prêt à affronter plus vigoureusement la concurrence sur le marché ? Êtes-vous prêt à réaliser vos ambitions de croissance ? Si c'est le cas, il est peut-être temps pour vous de devenir QuickBooks Graduate et de passer à une solution de gestion d'entreprise plus robuste et plus complète.

Mais comment savoir si vous êtes prêt à obtenir votre diplôme ? Examinons cinq signes clairs.

Quand faut-il passer à autre chose que QuickBooks ?

Pour les entreprises en pleine croissance, la décision de passer à un autre logiciel que QuickBooks ne se résume pas à une simple question de comptabilité. Il s'agit de savoir si votre système de gestion d'entreprise est capable de s'adapter à l'augmentation du nombre d'employés, de sites, de clients, à la complexité croissante des besoins financiers et à la pression opérationnelle grandissante.

Les cinq signes suivants peuvent vous aider à déterminer si QuickBooks continue de soutenir votre croissance ou s'il la freine.

1. Votre équipe est-elle en train de dépasser les limites d'utilisateurs de QuickBooks et de devoir recourir à des solutions manuelles ?

À mesure que les entreprises se développent, elles embauchent de nouveaux collaborateurs. L'intégration de nouveaux membres au sein de l'équipe offre à votre entreprise l'opportunité de se développer dans de nouveaux domaines et de renforcer sa présence là où elle a déjà connu le succès. Cependant, à mesure que les effectifs augmentent, vous devez gérer davantage de données relatives aux salariés, traiter davantage d'opérations de paie et permettre à davantage de personnes d'accéder aux données stockées dans votre système de gestion d'entreprise.

Les logiciels de comptabilité de base, comme QuickBooks, ne sont pas conçus pour gérer un tel volume d'informations ni un nombre aussi élevé d'utilisateurs. La version « Enterprise » de QuickBooks, installée sur site, permet à 40 utilisateurs de travailler simultanément dans le système, tandis que les versions « QuickBooks Online » hébergées dans le cloud prennent en charge 25 utilisateurs.

Ce que cela implique pour les équipes en pleine croissance

Pour les entreprises comptant un grand nombre d'utilisateurs, cette limitation peut empêcher les employés d'accéder aux données dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela peut entraîner des problèmes de communication, ralentir les processus de validation, obliger à recourir à des solutions de contournement manuelles et inciter les entreprises à utiliser d'autres logiciels non connectés pour pallier ces lacunes.

Lorsque les équipes atteignent les limites d'utilisateurs, elles peuvent passer à un forfait supérieur, acheter des licences supplémentaires, partager leurs identifiants de connexion, exporter des données vers des feuilles de calcul ou collecter et ressaisir manuellement les informations. Ces solutions de contournement peuvent entraîner des risques de sécurité, des problèmes d'intégrité des données, une baisse de productivité et une augmentation des erreurs. À long terme, ces limitations de QuickBooks pour les entreprises en pleine croissance créent des problèmes d'évolutivité qui empêchent les employés de travailler à partir d'informations précises et à jour.

2. QuickBooks permet-il de gérer plusieurs sites, plusieurs entités et une activité en pleine expansion ?

Peut-être êtes-vous en train d'ouvrir de nouveaux magasins, d'agrandir votre entrepôt, de vous développer vers plusieurs centres de distribution ou de gérer plusieurs entités commerciales. Quelle que soit la situation, votre entreprise connaît une expansion tant sur le plan physique qu'opérationnel, et vous devez gérer tous vos sites à partir d'une seule et même plateforme complète.

Les éditions sur site de QuickBooks ne permettent tout simplement pas l'évolutivité dont ont besoin de nombreuses entreprises en pleine croissance. Si vous optez pour QuickBooks Online, chaque site ou « tenant » nécessite un abonnement distinct. Ainsi, par exemple, si vous êtes un commerçant et que vous devez gérer deux magasins, vous paierez le double de ce que vous paieriez pour gérer un seul magasin.

D'où vient la complexité opérationnelle ?

À mesure que de nouveaux sites, entrepôts ou entités viennent s'ajouter, l'entreprise a souvent besoin de nouveaux outils, de nouveaux flux de travail et de nouvelles façons de relier les informations entre elles. Avec QuickBooks, ces complexités peuvent être amplifiées par des applications isolées, des instances distinctes, la saisie en double des données et l'utilisation de tableurs pour regrouper les informations à l'échelle de l'entreprise.

Cela peut entraîner des retards dans le traitement des commandes et la gestion des stocks, des flux de travail et des processus inefficaces, des cycles budgétaires interminables, ainsi qu’une visibilité limitée sur les performances au niveau des sites. À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin d’un système plus complet qui vous aide à centraliser vos opérations, plutôt que de contraindre l’entreprise à gérer cette complexité à l’aide de systèmes distincts et de processus manuels.

3. La croissance de la clientèle et le manque de cohérence des données ralentissent-ils le service ?

Les clients d'aujourd'hui ont des attentes élevées en matière de service rapide, simple et personnalisé. La gestion de la relation client (CRM) est essentielle pour répondre à ces attentes et nouer des relations solides qui transforment les acheteurs en clients fidèles.

QuickBooks étant axé sur la comptabilité et la finance, il ne dispose pas d'un module CRM intégré permettant de stocker les données clients, de créer des portails en libre-service pour les clients ou d'offrir aux chargés de service client un accès immédiat aux données des clients.

Pourquoi les données clients doivent-elles provenir d'une source unique et fiable ?

À mesure que votre clientèle s'élargit, ces limites peuvent vous empêcher de répondre rapidement aux besoins de vos clients. Les entreprises tentent souvent de résoudre ce problème en ajoutant des applications tierces de gestion de la relation client (CRM), de gestion des stocks, de gestion des services ou de reporting. Mais lorsque ces applications ne partagent pas systématiquement leurs données avec QuickBooks, les informations clients risquent de se retrouver cloisonnées dans des systèmes distincts.

Cette fragmentation des données entraîne la création de « silos de données ». Elle peut obliger les collaborateurs à consacrer un temps précieux à la collecte, au rapprochement et à la consolidation des informations, au lieu de se consacrer au service client. Elle peut également limiter votre capacité à identifier les tendances chez les clients, à répondre aux problèmes liés au service, à gérer les commandes en cours et à prendre des décisions éclairées sur la base des données opérationnelles actuelles.

4. L'augmentation du chiffre d'affaires et la complexité financière entraînent-elles une hausse des coûts ?

Les entreprises en pleine croissance passent rapidement de besoins comptables simples à des besoins complexes. Vous pouvez être amené à effectuer des transactions intra-groupe, à vous implanter dans de nouvelles zones fiscales et à vous adapter à différentes exigences financières et réglementaires. Vous devrez peut-être gérer des contrats de location, traiter des instruments financiers complexes, voire faire face aux exigences liées aux opérations internationales.

Comme QuickBooks dispose de fonctionnalités d’automatisation limitées qui ne répondent qu’aux besoins comptables de base, vous risquez de vous retrouver pris dans un cercle vicieux de saisies manuelles et redondantes, ce qui limite votre capacité à suivre des situations financières complexes. Bien que QuickBooks propose un journal d’audit, celui-ci n’affiche que 150 enregistrements à la fois, ne peut être imprimé que par tranches de 300 lignes et ne peut pas être exporté vers Excel, ce qui rend difficile la tenue d’une piste d’audit complète et précise.

Pourquoi un logiciel de comptabilité basique peut finir par coûter cher

Bien que le prix abordable soit un argument de vente courant de QuickBooks, de nombreux utilisateurs de longue date constatent que cette solution comptable autonome devient rapidement coûteuse à mesure que l'entreprise se développe. Ses fonctionnalités limitées peuvent contraindre les entreprises à recourir à des applications tierces onéreuses, à des intégrations sur mesure, à des mises à jour manuelles, à la maintenance du matériel et à des logiciels spécifiques à leur secteur d'activité pour gérer la gestion de la paie, la gestion des stocks, la gestion de la relation client (CRM), le reporting et les exigences de conformité, qui ne cessent de se multiplier.

Assurer la synchronisation de ces applications supplémentaires lors des mises à jour de QuickBooks peut également représenter une charge importante, en particulier pour les petites et moyennes entreprises ne disposant pas d’un service informatique dédié. Lorsque les processus manuels, les systèmes supplémentaires et les rapports décalés deviennent la norme, le coût réel ne se limite plus aux abonnements logiciels. Il inclut également le temps, la main-d’œuvre, les erreurs, les retards et la perte de visibilité.

5. Votre système actuel vous permet-il de rivaliser avec des entreprises plus importantes ?

Pour s'assurer un avantage concurrentiel et le conserver, il faut souvent riposter par la même arme. Les grandes entreprises disposent de technologies de gestion d'entreprise performantes qui leur permettent d'accéder instantanément aux données à l'échelle de l'entreprise, de rationaliser la communication entre les collaborateurs des services administratifs, des services en contact avec la clientèle et du terrain, d'offrir un accès à distance pour les projets menés en déplacement et de faciliter une prise de décision rapide et précise.

Même si QuickBooks permet de gérer les opérations financières de base, il n'est pas conçu pour vous fournir les données dont vous avez besoin pour être compétitif à ce niveau.

De nombreux utilisateurs de QuickBooks, pour qui la solution est devenue insuffisante, sont également confrontés à de réels problèmes. Parmi ceux-ci figurent des solutions de contournement manuelles qui nécessitent du personnel supplémentaire pour être gérées. Ils peuvent être amenés à consacrer de plus en plus d'argent et de ressources à la maintenance de leur infrastructure technologique, en essayant de forcer le système à suivre le rythme de leurs activités.

Elles risquent de subir des retards liés à QuickBooks, de rencontrer des difficultés à se développer et de se retrouver à payer des frais toujours plus élevés pour le renouvellement de leurs abonnements, des applications tierces coûteuses et difficiles à mettre en œuvre, ainsi que des exigences matérielles importantes.

À quoi ressemble l'inefficacité opérationnelle ?

L'inefficacité opérationnelle peut se traduire par des retards dans la production de rapports, une exécution lente des commandes et de la gestion des stocks, la saisie en double de données, des informations clients fragmentées, des cycles de clôture longs et un travail fastidieux sur des tableurs. Les coûts liés à l'ajout d'applications diverses, au recours à des interventions manuelles et à la compilation de rapports à partir de multiples sources de données peuvent empêcher l'entreprise de gérer efficacement ses opérations.

Si vous vous reconnaissez dans cette description, cela signifie que vous êtes prêt à passer de QuickBooks à un nouveau système ERP (progiciel de gestion intégré) plus avancé et plus complet. Mais il existe de nombreuses solutions logicielles sur le marché : alors, quel système choisir ?

Pourquoi passer de QuickBooks à Acumatica ?

Si vous travaillez pour une entreprise prête à franchir une nouvelle étape en matière de croissance et de réussite, Acumatica pourrait bien être la solution qu'il vous faut.

Le choix entre Acumatica et QuickBooks ne se résume pas à une simple comparaison entre deux systèmes comptables. Il s'agit de déterminer si votre entreprise a besoin d'une solution ERP unique, flexible et native du cloud, capable de regrouper en un seul et même endroit la gestion financière, le CRM, la paie, la gestion des services, le reporting, la gestion des stocks et les données opérationnelles.

De nombreux autres anciens utilisateurs de QuickBooks ont constaté qu’Acumatica répondait parfaitement à leurs besoins professionnels, de plus en plus complexes et en pleine croissance, en leur offrant une solution complète, affranchie des limites de QuickBooks. Ils apprécient le modèle de licence flexible d’Acumatica, ses fonctionnalités simplifiées de comptabilité multi-locataires et inter-sociétés, ses applications de gestion de la relation client (CRM) et de gestion de la paie, ses fonctionnalités complètes de gestion financière, sa sécurité conçue pour le cloud et son application mobile.

Les avantages d'Acumatica pour les entreprises en pleine croissance

Acumatica offre une source unique et fiable d'informations en regroupant les données opérationnelles de tous les services dans une base de données centralisée. Cela permet aux collaborateurs d'accéder à des informations d'entreprise à jour quand et où ils en ont besoin, notamment grâce à des fonctionnalités de travail à distance et sur mobile.

Acumatica prend également en charge la gestion fiscale, la comptabilité internationale, les fonctionnalités multidevises, le reporting en temps réel et des processus métier évolutifs pour les entreprises ayant des besoins plus complexes. Les clients ont indiqué passer moins de temps à collecter des données, à établir leurs états financiers trimestriels et à traiter les expéditions, tout en clôturant leurs comptes plus rapidement et en gagnant du temps sur la facturation.

Pour les entreprises qui utilisent QuickBooks et qui se demandent pourquoi passer de QuickBooks à Acumatica, la réponse tient souvent à leur croissance. Lorsque les solutions de contournement manuelles, le cloisonnement des données, la hausse des coûts et les retards opérationnels commencent à freiner l'activité, une solution ERP moderne peut apporter la structure, la visibilité et l'évolutivité nécessaires pour franchir une nouvelle étape vers la réussite.