Acumatica ERP et Microsoft Flow/Power Automate

Révision : janvier 2023

Introduction à Microsoft Power Automate

Pour les entreprises, la première question posée aux fournisseurs de logiciels est de savoir si vous pouvez automatiser mon entreprise, alors qu'en réalité, l'automatisation devrait être utilisée comme un outil permettant à l'entreprise de développer ses fonctions essentielles, et non comme l'élément central lui-même.

Acumatica ERP est extrêmement puissant en termes de flexibilité, d'agilité et de connectivité et, avec un peu de temps et de frappe, il sera capable de se connecter à presque tous les systèmes et d'effectuer toutes les tâches demandées par les clients. Le piège dans lequel tombent la plupart des développeurs est d'essayer de tout écrire, gérer et traiter à partir du même système. Les entreprises investissant dans l'automatisation, le développement évolue également vers un environnement sans ou avec peu de code pour interconnecter les systèmes et exécuter les tâches. Un petit conseil, n'essayez pas de réinventer la roue...

Qu'est-ce que Microsoft Power Automate ?

Cela m'amène au sujet de Microsoft Flow, désormais connu sous le nom de Microsoft Power Automate. En bref, Microsoft Power Automate est un outil d'automatisation robuste conçu pour connecter des applications et des services. Il vous aide à rationaliser les tâches répétitives, à augmenter la productivité et à éliminer les interventions manuelles coûteuses. La plateforme élimine les silos de données entre les services, permettant une intégration transparente des équipes financières, opérationnelles et terrain.

De plus, Power Automate utilise l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation robotisée des processus (RPA) pour effectuer des actions complexes tout en traitant les flux de travail. Cela signifie que votre entreprise peut mettre en œuvre des protocoles de prise de décision plus rapides tout en conservant un contrôle strict sur les processus.

Modèles prédéfinis pour une efficacité opérationnelle

En intégrant Power Automate à votre ERP basé sur le cloud, vous favorisez une croissance évolutive. Vous vous assurez ainsi que l'augmentation de votre volume de transactions n'entraîne pas d'alourdissement de votre charge administrative.

Pour commencer, Power Automate dispose d'une bibliothèque complète de modèles pour différentes fonctions :

1. Collecte de données
2. Notifications
   1. Courriels
   2. Microsoft Teams
   3. Notifications mobiles
3. Connectivité avec des tiers
4. Automatisation du travail à distance
5. Gestion des événements et du calendrier

L'utilisation de ces modèles vous aide à garantir une conformité et un contrôle opérationnel sans faille. Vous pouvez automatiser les rapports de conformité, envoyer des alertes immédiates pour les mises à jour critiques du système et assurer une synchronisation parfaite entre vos équipes interdépartementales.

Pourquoi automatiser avec Acumatica ERP ?

Dans cet article, je montrerai comment envoyer des informations d'Acumatica ERP à Power Automate, qui effectuera les tâches requises. En utilisant Power Automate, aucun code n'a été nécessaire pour créer la fonctionnalité requise qui aurait autrement nécessité des centaines de lignes de code à écrire et ajouté des références de bibliothèques à construire avec le projet.

Pour simplifier la démonstration, lorsqu'un ingénieur de service commence son rendez-vous sur Acumatica ERP (Enterprise Resource Planning), il informe les équipes de support ou d'expédition sur Microsoft Teams qu'il est arrivé chez le client et qu'il a commencé son travail.

Configuration du point de déclenchement

Pour utiliser Microsoft Power Automate, il faut s'enregistrer et se connecter à un compte, avec de nombreux modèles gratuits, ou étendre son abonnement à Office 365 pour y inclure Power Automate. Pour plus d'informations, voir les tarifs des différents packages.

En ouvrant le flux de travail de la notification Acumatica, quelques éléments peuvent être illustrés :

1. Détails - Détails et description du flux de travail
2. Connexions - Les connexions intégrées utilisées par le flux de travail.
3. Contrôleur de flux - Le contrôleur de validation permet de vérifier si le flux de travail contient une erreur ou un avertissement.
4. Historique - Le journal de l'historique du flux de travail en cours d'exécution

En modifiant le flux de travail, vous êtes invité à ajouter des étapes. À droite, deux étapes ont été créées.

1. Réception d'une requête HTTP (point de déclenchement)

Dans sa forme la plus basique, la requête HTTP est appelée par Acumatica et déclenche à son tour l'étape suivante du flux de travail.

2. Poster un message MS Teams (Exécuter une tâche)

La tâche sera déclenchée lorsque l'action précédente aura été effectuée et que l'action de l'étape suivante aura été réalisée. Le message informera une équipe au sein de MS Teams utilisant le canal sélectionné pour publier le message requis.

Comme vous pouvez le voir à droite, aucun code n'est nécessaire pour créer les appels de connexion, ainsi que la configuration et l'intégration avec Microsoft Teams. Cet exemple concerne l'abonnement du propriétaire et donne accès (en fonction de la sécurité) à l'organisation MS Teams Teams et Channels de l'abonnement.

Avant de passer à Acumatica, le processus peut être testé manuellement en utilisant les actions Flow Checker et Test, dans le coin supérieur droit du Workflow builder.

Connexion du flux de travail dans Acumatica

Dans Acumatica, vous devrez étendre la fonction/action qui appellera Power Flow. Dans cet exemple, lorsque l'utilisateur clique sur " Démarrer un rendez-vous " dans l'écran des rendez-vous (FS300200), le système exécute la méthode de base et appelle ensuite Power Automation.

GIST : https://gist.github.com/Gerhard-ZA/5901c2365ce8f0b7fd9ff1ba885d659a

Et maintenant, le test !

Comme le montre l'historique :

La valeur stratégique de l'automatisation intégrée

En résumé, Power Automate est un framework léger qui vient compléter la gamme d'outils d'automatisation dont les entreprises ont besoin, avec l'avantage d'une mise en œuvre nécessitant peu ou pas de code et des milliers de modèles parmi lesquels choisir.

L'utilisation de l'outil Power Automate permet de réduire le temps que les développeurs consacrent habituellement à la configuration des environnements et à la création de diverses bibliothèques qui doivent être interconnectées. Désormais, ils peuvent consacrer plus de temps à l'automatisation des fonctions métier et moins de temps à la mise en place des frameworks nécessaires à leur exécution.

Franchissez une nouvelle étape vers l'efficacité

La connexion de votre ERP à de puissants outils d'automatisation externes transforme le mode de fonctionnement de votre organisation. Elle comble le fossé entre les services sur le terrain, l'administration back-office et la supervision de la direction.

Passez en revue vos processus manuels actuels et identifiez les domaines dans lesquels les données circulent lentement entre les services. En tirant parti d'Acumatica et de Microsoft Power Automate, vous pouvez créer une entreprise plus connectée, plus résiliente et plus efficace. Explorez dès aujourd'hui les modèles disponibles et commencez à créer des flux de travail qui éliminent les goulots d'étranglement et donnent plus de moyens à votre personnel.

Pour plus d'informations sur Microsoft Power Automate, veuillez consulter le site https://emea.flow.microsoft.com/en-us/.